Hur genomför man ett första styrelsemöte?
Vid det första mötet kommer den första styrelsen att använda den omröstningsmetod som föreskrivs i stadgarna för att välja den "permanenta" styrelsen.
När du har lämnat in inkorporeringsdokument, betalat arkiveringsavgifter, utarbetat stadgar och träffat advokater och revisorer är nästa steg för att starta ett företag att hålla ett första styrelsemöte. Detta möte krävs för att lagligt bilda ett företag. Det finns flera viktiga saker att göra vid detta möte, men det kan också vara lite av en fest för dem som är involverade i att starta företaget, eftersom det signalerar slutet på den formella införlivningsprocessen.
Vid detta möte kommer de första styrelseledamöterna och styrelseledamöterna att godkänna styrdokumenten, fatta beslut och välja den första styrelsen. Mötet kan vara mycket kort om det behövs, men de brukar ofta ta längre tid än andra styrelsemöten, eftersom det vanligtvis finns mycket att diskutera om företagets början. Följ riktlinjerna nedan för att ordentligt genomföra ett första styrelsemöte.
- 1Ställ in ett datum och tid som är bra för alla regissörer att delta. Var noga med att ge företagets chefer gott meddelande så att alla kan delta. Generellt sett måste du vara beslutförd för att kunna bedriva affärer vid mötet där en majoritet av alla styrelseledamöter är närvarande. Vanligtvis kan styrelseledamöter "delta" i mötet genom konferenssamtal så länge alla närvarande kan höra varandra. Styrelseledamöter kan rösta genom fullmakt om det i stadgarna föreskrivs fullmaktsröstningar, men eftersom detta möte är en tid där de första styrelseledamöterna kommer att fatta många beslut är det viktigt att så många styrelseledamöter deltar i mötet som möjligt så att de kan ge sina synpunkter.
Dina stadgar kan kräva att vissa styrelseledamöter får ett visst meddelande innan ett möte hålls, vilket vanligtvis föreskriver att meddelandet ges ett visst antal dagar i förväg. Om så är fallet måste du meddela ordentligt. Alternativt kan du leda mötet utan att ge det specifika meddelandet om alla styrelseledamöter deltar i mötet och inte bestrider bristen på varsel, om vissa styrelseledamöter saknar mötet men det finns fortfarande beslutsförhet vid mötet (under förutsättning att de var och en undertecknar ett meddelande om undantag), eller om de styrelseledamöter som saknar mötet undertecknar protokollet från det missade mötet. I allmänhet är det en bra idé för varje regissör som missar något möte att skriva ut protokollet från det missade mötet genom att helt enkelt skriva "godkänt" och underteckna sitt namn.
Följ riktlinjerna nedan för att ordentligt genomföra ett första styrelsemöte. - 2Spela in protokoll från mötet. Företagsprotokoll är där resultaten av rösterna, protokollet över beslut och sammanfattningar av företagets föreslagna idéer sparas. En regissör, vanligtvis sekreteraren, bör hålla reda på vad som hände vid mötet. Protokollet behöver inte innehålla något specialiserat språk, utan bör återspegla exakt vad som sagts och gjordes vid mötet.
Objekt som ska ingå i protokollet är: tid, plats och medlemmar närvarande vid mötet; alla relevanta företagsfrågor som tas upp och en sammanfattning av några av de viktigaste frågorna som tagits upp som svar på den frågan; resultatet av eventuella röster, inklusive vem som röstade för eller emot; och all annan viktig information om vad som hände vid mötet. En bra tumregel är att inkludera all information som en regissör som inte kunde delta i mötet skulle behöva veta. Protokoll ska arkiveras med alla andra viktiga företagsdokument. En exempelmall är länkad nedan. - 3Anta stadgarna. I många fall bildar ett företag som just har bildat en stadgekommitté i de tidiga stadierna av bolagsordningen för att utarbeta en uppsättning stadgar för företaget. De ursprungliga stadgarna överenskomms vanligtvis informellt redan före detta formella möte. Därför är antagandet av stadgarna en enkel fråga att rösta och registrera resultaten. Reglerna själva kan föreskriva en viss typ av omröstning för beslut, men vid detta första möte kommer varje direktör att ha en röst och majoriteten av alla styrelseledamöter måste godkänna stadgarna. Varje direktör undertecknar vanligtvis rätt plats i stadgarna och resultatet av omröstningen kommer att registreras i protokollet från mötet.
- 4Välj en "permanent" styrelse. Bolagsordningen föreskriver vanligtvis en "initial" styrelse. Dessa styrelseledamöter är de som deltar i det första mötet och gör det första arbetet för att bilda företaget. Den ursprungliga styrelsen kan eller inte vara densamma som den permanenta styrelsen. Vid det första mötet kommer den första styrelsen att använda den omröstningsmetod som föreskrivs i stadgarna för att välja den "permanenta" styrelsen. Antalet styrelseledamöter i företaget anges i bolagsordningen. Ordet "permanent" är i citat eftersom det hänvisar till den nyvalda styrelsen, men dessa styrelseledamöter är vanligtvis uppe för omröstning årligen eller halvårsvis.
Den ursprungliga styrelsen kan eller inte vara densamma som den permanenta styrelsen. - 5Utfärda lager. Vid detta första möte bör det fysiska intyget om aktieägande godkännas genom styrelsens beslut. Varje stat kommer att ha ett förfarande för de formaliteter som krävs i intyget. Många företag väljer att beställa "företagsböcker" från ett företagsförsörjningsföretag som levereras med aktiecertifikat som enkelt kan fyllas i och ges till aktieägarna.
- 6Gör andra relevanta resolutioner. Eventuellt kan du vid det första mötet göra andra beslut som är nödvändiga för att börja bedriva affärer. Sådana ämnen kan innefatta att välja ett bankinstitut, en advokat (om en inte redan har valts), ett försäkringsbolag och / eller en revisor. Du kan också välja att diskutera löner och förmåner för anställda. Det är inte ett krav att diskutera dessa ämnen vid ett första styrelsemöte, men det kan vara nödvändigt för att bedriva affärer och därför kan det vara effektivt att diskutera dem just nu. Styrelsen kan också välja att ta upp andra valfria ämnen under det första styrelsemötet, i vilket fall följande bör övervägas:
- Bestäm om du kommer att kräva att aktieägarna tecknar köp / säljavtal. Ett köp / säljavtal kräver att en aktieägare ger andra aktieägare eller företaget den första rätten att vägra om de vill sälja sina aktier. Ett exempel på köp / säljavtal ingår i länken " California Corporate Formation Information " nedan.
- Bestäm vem som får auktorisera att underteckna på företagets vägnar. Tänk på vilken av styrelseledamöterna som kommer att ha rätt att underteckna kontrakt på företagets vägnar. Normalt kan företagets befattningshavare (president, vice president, etc.) behöva auktorisation i effektivitetsskäl.
- Bestäm om du ska vara ett S-företag. En S Corporation är ett företag som väljer att undvika dubbelbeskattning av traditionella företag genom att betala skatt på företaget på individnivå. För att bli en S Corporation måste alla aktieägare underteckna valet på IRS-blankett 2553 och betala kvartalsskatter.
- Välj en redovisningsmetod. Den IRS kräver företag som har lager att använda periodisering metoden. Periodiseringsmetoden använder termerna "leverantörsskulder" och " kundfordringar." Detta innebär att du genererar inkomst när du säljer din produkt och köparen är skyldig att betala för den. På samma sätt företag kostnaderna genereras när bolaget blir skyldig att betala för något. Kontantmetoden för redovisning är mycket enklare. Det fungerar i huvudsak som ett bankkonto. Inkomster redovisas när de tas emot och kostnader redovisas när företaget betalar sina räkningar. Ett företags ekonomiska frågor kan vara ganska komplexa. Hyra en bra revisor eller finansiell rådgivare för att ge råd till verksamheten om dessa frågor.
- Tillåt frigöring av medel för initiala kostnader och inköp. De personer som är auktoriserade i avsnittet ovan kanske vill godkänna frigöring av medel från företagskontot för eventuella startkostnader som kan uppstå, såsom kostnader för advokater, hyra, lager etc.
- Styrelsemöten i allmänhet bör genomföras som andra affärsmöten. Var artig när andra talar, var artig när du pratar med andra och anteckna vid behov.
Vid detta möte kommer de första styrelseledamöterna och styrelseledamöterna att godkänna styrdokumenten, fatta beslut och välja den första styrelsen. - Styrelsemötet behöver inte vara en formell affär som kräver affärsdräkt, en strikt agenda och ett styvt system för hur mötet kommer att fungera, även om vissa företag, vanligtvis med stora styrelser, väljer att driva möten på detta sätt av effektivitetsskäl.
- Ditt företags stadgar innehåller svaren på många frågor som kan uppstå vid mötet. Föreslå alla styrelseledamöter att de noggrant granskar de föreslagna stadgarna innan de deltar i mötet.
Läs också: Hur man startar en frisersalong?
Frågor och svar
- Kan en VP hålla ett möte och göra ett förslag utan presidenten?Kort sagt, ja. Kraven för ett styrelsemöte definieras generellt av företagets stadgar, med förbehåll för begränsningar i bolagsordningen och relevant statlig lag. Vanligtvis är det enda kravet att en viss andel av styrelseledamöterna är närvarande. Presidenten är helt enkelt en styrelse som utses av styrelsen, även om presidenten i de flesta mindre företag och vissa större är också styrelseledamot. Hans närvaro är därför inte nödvändig om inte företagets stadgar specifikt kräver det.
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
