Hur uppgraderar du din befintliga ERP-lösning?

Inköpsbeslutsfattaren måste se till att användar, affärs, funktionella och ekonomiska krav granskas.

När det är dags att ändra en befintlig ekonomisk eller affärsledningslösning kan företag ofta bli skrämda av utsikterna till ett så stort företag. Ett par frågor som företag måste ställa sig själva innan de börjar är:

Är du säker på att du verkligen behöver ändra ditt befintliga system?
Har du verkligen odlat det eller använder du det helt enkelt?

Steg

1

Utveckla omfattningen och förstå effekterna och tidsplanerna för implementeringen.
2

Bygg ett team (en styrgrupp) med nyckelrepresentanter för att hjälpa till med planering, utveckling och genomförande av projektet. Användarpopulationen bör fungera som en styrgrupp och säkerställa funktionskrav, befintliga processer, aktuella utmaningar och funktioner som de skulle dra nytta av i ett framtida system beaktas vid valet av ett system.
3

Den köpbeslut aren måste se till att användaren, affärer, funktionella och ekonomiska krav granskas.
4

Sätta ihop en specifikation av viktiga krav inklusive: Affärsstrategi, Sortering av krav, Alla viktiga krav som kan vara icke-standardiserade

Var inte rädd för att ställa frågorna till din supportpartners kontoansvariga, supportteamet och deras onlineforum.
5

Bestäm de element som gör rätt leverantör / partner och var noga med att överväga: Nätverk med samtida inom liknande branscher för att lära av sina erfarenheter kan vara väldigt lärorikt.
6

Skapa en begäran om information (RFI) för att presentera / skicka ut till potentiella leverantörer, beskriv följande ämnen när du strukturerar din RFI: Bakgrundsinformation om köparorganisation, Sammanfattning av applikationskravet, Hårdvarukrav, Skalbarhet (datavolym / användare), Integrationsförmåga, projekttidsplaner och utvalda milstolpar, schema för beräknad kostnad
7

Arbeta med projektgruppen för att utvärdera svaret från potentiella leverantörer och de lösningar de presenterar; se till att följande aspekter beaktas: projektledning och företagsrådgivning, vertikal marknadsexpertis, högkvalitativ service och lokalt stöd, nära förbindelser med programvaruförfattare, rikstäckande / internationell användarbas, lika nivåer av konsultkompetens i händelse av att en premiärminister är frånvarande under vilken tidsperiod projektet måste överlämnas, integrationsförmåga, utveckla förbättringar av mervärde till programvara, implementeringsprocess, specialtillägg, branschkunskap.
8

Utvärdera svaren som en del av denna utvärdering; kortlista ner till tre leverantörer, begär hög nivå och detaljerade demonstrationer (på deras kontor för att möta de inblandade lagen), få ett intryck av storleken och omfattningen av deras verksamhet, arbeta igenom RFI med leverantörerna under dessa möten för att säkerställa att de förstår dina krav och ta telefonreferenser.
9

Begär detaljerade avdelningsutvärderingar / demonstrationer och referensbesök hos den föredragna leverantören. Dessa besök ger möjlighet att förstå implementeringsprocessen och supporten som erbjuds av den potentiella leverantören, men bränn inte dina broar med de andra leverantörerna, i alla fall.
10

Förbered projektplanen med leverantören; granska kontrakten, slutföra kostnaderna och placera ett kontrakt.

Tips

Några av de främsta orsakerna till en systemförändring är: företaget kräver en lösning som kan svara på förändringar i affärsprocesser och rutiner; det finns ett behov av större integration med andra system; den befintliga lösningen uppfyller inte längre affärsbehovet.

Bygg ett team (en styrgrupp) med nyckelrepresentanter för att underlätta planeringen, utvecklingen och genomförandet av projektet.
Något att tänka på vid nästa system du väljer är vikten av att uppgradera regelbundet för att undvika driftstopp, dataförlust och ökade kostnader. Gamla versioner är ofta oförenliga med nya, så det är viktigt att hålla dig uppdaterad.
Som kund som betalar sitt årliga support och underhåll har du vanligtvis rätt till de senaste versionerna av programvaran som en del av detta avtal. Uppgradering av din lösning gör det också möjligt för dig att i allmänhet dra nytta av den senaste versionen av MS Windows, MS Office, MS SQL och andra vanliga affärsplattformar. Dessa kan avsevärt förbättra datasäkerhet, kontrollerad tillgänglighet och hastighet.
Om du inte uppgraderar när helt nya versioner kommer ut, eller om du har ett stort antal korrigeringar, kan du förneka dig affärsfördelar som du redan betalar för med dina underhållsförnyelser.
Var inte rädd för att ställa frågorna till din supportpartners kontoansvariga, supportteamet och deras onlineforum. Det är också en bra idé att kontrollera författarens webbplatser och kundportaler för granskning av de nya versionerna som publiceras av andra användare och att samarbeta med författare och partnerteam vid de vanliga användarevenemangen och grupperna.

Läs också: Hur outsourcer jag?