Hur implementerar jag effektivitetsstrategier?
Du kan fokusera dina effektivitetsstrategier på tre huvudområden: förbättra effektiviteten för dina anställda, förbättra företagets effektivitet när det gäller kontakter och förbättra företagets effektivitet som helhet.
Effektivitetsstrategier är integrerade delar av alla företag. Med dessa strategier kan du maximera effektiviteten och ställa företagets mål och standarder för att leverera värde. Detta gör att ditt företag kan uppnå hög produktivitet och hanterbara kostnader. Du kan fokusera dina effektivitetsstrategier på tre huvudområden: förbättra effektiviteten för dina anställda, förbättra företagets effektivitet när det gäller kontakter och förbättra företagets effektivitet som helhet.
Metod 1 av 3: implementera medarbetarnas effektivitet
- 1Identifiera luckor i anställdas effektivitet. Innan du kan skapa anställdas effektivitetsmål måste du identifiera eventuella luckor eller problem i medarbetarnas effektivitet i ditt företag. Om du har flera avdelningar i ditt företag kanske du vill försöka identifiera minst ett till två effektivitetsbrister i varje avdelning.
- Du kan till exempel ha ett effektivitetsgap mellan anställdas timmar och slutförda projekt. Även om dina anställda verkar arbeta hela arbetsdagarna slutförs inte projekten och vinstmarginalerna uppfylls inte. Du kan sedan analysera hur dina anställda arbetar. Kanske har de inte tillgång till den senaste tekniken, vilket leder till långsammare arbetsprocesser och misslyckas med att uppfylla projektets tidslinjer. Detta kan då vara ett effektivitetsgap för dina anställda: en icke-produktiv arbetsmiljö.
- Ett annat exempel du kanske märker är att dina anställda inte verkar lika motiverade eller energiska på arbetsplatsen och som ett resultat lider kundrelationer och projekt går inte så smidigt som de borde. Du kan då identifiera ett annat effektivitetsgap: låg motivation och incitament för anställda.
- 2Ge ett säkert internetnätverk. Många ineffektivitet hos anställda, som felkommunikation bland anställda och kunder, dålig personalprestanda och missade deadlines, kan spåras tillbaka till ett dåligt internetnätverk. Du kan åtgärda denna ineffektivitet genom att se till att företagets byggnad har ett säkert och robust internetnätverk som kan hålla jämna steg med företagets arbetsbelastning.
- Detta är särskilt viktigt om dina anställda använder internet för att kommunicera med kunder och med varandra. Ett långsamt eller felaktigt nätverk kan leda till missade e-postmeddelanden, misslyckad klientkommunikation och fördröjd feedback från kunder, vilket därmed sänker din anställdas produktivitet.
- 3Se till att dina anställda har en produktiv arbetsmiljö. Som arbetsgivare är det också viktigt att du tillhandahåller en produktiv arbetsmiljö för dina anställda för att se till att de är så effektiva som möjligt. Detta kan innebära att de har tillgång till de senaste stationära eller bärbara datorerna och väl fungerande elektronik som skrivare, skannrar och faxmaskiner. Du bör också se till att det finns fullt fungerande konferenstelefoner i varje mötesrum och tillhandahålla mobiltelefoner för företagsanvändning om dina anställda ofta är på språng.
- Du kanske också vill göra det lättare för dina anställda att dela information med varandra genom att använda Google Drive eller ett annat fildelningsprogram. På så sätt blir viktiga dokument inte felplacerade eller glömda, vilket gör att dina anställda kan använda teknik och fildelning på ett så effektivt sätt som möjligt.
- Om du byter till online fildelning minskar också mängden pappersavfall som ditt företag producerar varje år, vilket eliminerar ineffektivitet som hög avfallsproduktion och pengar som används på återvinning och minskat avfall på kontoret.
Med dessa strategier kan du maximera effektiviteten och ställa företagets mål och standarder för att leverera värde. - 4Kontrollera att din anställds löner är konkurrenskraftiga och inkluderar alla förmåner. En annan möjlig orsak till ineffektivitet hos anställda är brist på konkurrensersättning. Om du betalar för lite och överanstränger dina anställda kan detta leda till förbittring, låg motivation och höga stressnivåer bland dina anställda. Se till att du tillhandahåller löner till dina anställda som är konkurrenskraftiga baserat på marknaden och inkluderar fulla förmåner, såsom hälso- och sjukvård och ett 401K eller ett annat lagringsprogram för anställda.
- De flesta anställda kommer att arbeta hårdare och bättre om de vet att de har arbetssäkerhet och stabilitet och kan lita på att deras arbetsgivare ger en rättvis, konkurrenskraftig lön. Sjukvård och en pensionsplan är också stora incitament för anställda att arbeta effektivt och kan hjälpa dig att hålla dina anställda under en lång tid. Detta minskar sedan behovet av att spendera pengar på anställning och utbildning för nyanställda.
- 5Minska företagets restid för dina anställda. Resor på företagstid och företagskostnad kan leda till minskad operativ effektivitet och bortkastade resurser. Fokusera på att minska den tid dina anställda behöver resa för att komma till en klient eller till en arbetsplats. Om möjligt, lita på videokonferenser och e-post så mycket som möjligt för att minska behovet av anställdes resor och tillåt bara anställds resor när det är absolut nödvändigt.
- 6Implementera ett erkännandeprogram för medarbetare. Låt dina anställda känna att de är väsentliga för ditt företag och nödvändiga för förbättrad effektivitet i företaget genom att skapa ett anställdsigenkänningsprogram. Utse en handledare eller led från varje avdelning för att välja en anställd som representerar hårt arbete, flit, företagskultur och / eller operativ effektivitet.
- Programmet kan sedan belöna erkända anställda med en bonus, ett namn som dragits eller till och med ett rop från sociala medier. Belöningen behöver inte vara dyr eller överdådig. Snarare bör det fokusera på den anställde och se till att de känner sig erkända av företaget, andra anställda och kunder.
- 7Skapa en anställds effektivitetskommitté. För att hålla dig uppdaterad om anställdas effektivitet kan du uppmuntra handledare eller leda att bilda en anställds effektivitetskommitté. Försök att ha en representant från varje avdelning eller område i kommittén så att den är väl avrundad. Planera månatliga möten för att diskutera hur man kan förbättra de anställdas effektivitet och se till att minst ett till två effektivitetsmål skapas varje månad.
Innan du kan skapa anställdas effektivitetsmål måste du identifiera eventuella luckor eller problem i medarbetarnas effektivitet i ditt företag.
Metod 2 av 3: implementering av klienteffektivitet
- 1Ställ in veckovis incheckning med kunder. För att förbättra kundens effektivitet kan du personligen checka in med dina kunder eller fokusera på specifika kunder med högt behov och diskutera eventuella ineffektivitet eller problem. Fråga dina kunder hur deras totala erfarenhet av företaget har varit, liksom hur de känner att deras projektledare, ledare eller kontakt gör det när det gäller tidshantering och kommunikation.
- Du bör också se till att anställda upprätthåller aktiv kommunikation med sina kunder och rörande bas varje dag eller vecka. Även om dina anställda kan ha många projekt på sin tallrik är det viktigt att de håller kommunikationen med sina klienter öppen och tillgänglig. Detta visar att de kan effektivisera sin tid och upprätthålla en effektiv relation med kunderna.
- 2Be kunderna om feedback om ditt företags effektivitet. Du bör vara villig och redo att notera eventuell feedback från kunder som du får i din veckovisa incheckning. Skapa ett kundfeedback-system där feedback matas in varje vecka eller varje månad i en undersökning eller checklista. Du kan sedan granska feedbacken med dina anställda för att ge dem en känsla av kundernas förväntningar och behov.
- Du kan också använda klientfeedback för att identifiera klientens ineffektivitet, till exempel missade deadlines eller misslyckad kommunikation. Du kan arbeta tillsammans med dina anställda för att skapa möjliga lösningar för dessa ineffektiviteter, som att planera tidsfrister en vecka för att säkerställa att de uppfylls eller upprätthålla dagliga incheckningar hos kunder för att hålla kommunikationen öppen och tillgänglig.
- 3Övervaka tidslinjer för projekt för att säkerställa att leveranser uppfylls. Även om du inte vill mikrohantera dina anställda eller dina kunder, bör du ha en god känsla för var kundprojekt står och känner igen när leveranser uppfylls. Det kan innebära att man går på golvet på kontoret flera gånger om dagen för att checka in med vissa team eller områden eller planera dagliga eller veckovisa incheckningsmöten för anställda som arbetar på vissa konton eller projekt.
- Försök att identifiera projekt där kunder har högt behov eller hög risk och håll ett öga på dessa. Du kanske också vill se till att de anställda på kontot eller projektet är beredda att klara av kundens behov och kan svara bra på kundens förväntningar. En stor del av att skapa ett projekt för framgång är att se till att medarbetaren och klienten arbetar bra tillsammans.
Metod 3 av 3: implementering av företags effektivitet
- 1Identifiera viktiga effektivitetsbrister för räkenskapsåret. Ta en bred bild av företagets effektivitet och försök att identifiera minst fyra till fem effektivitetsbrister som du vill att anställda ska fokusera på under verksamhetsåret. Detta kommer att säkerställa att dina mål är aktuella varje år och kan bygga upp målen från föregående år.
- Du kan ha företagets effektivitetsmål som att förbättra arbetsmiljön genom att byta till ett mer sofistikerat datorprogram eller datorsystem, minska mängden pappersavfall som produceras på kontoret, ge bättre kompensation för långvariga anställda och se till att kunderna får mer effektiv projektledning. från anställda.
- När du har identifierat de viktigaste effektivitetsbristerna för året, tilldela ett mål till varje avdelning eller område i företaget. Detta kommer att säkerställa att det är klart vem som är ansvarig för att åtgärda klyftan och öka sannolikheten för att klyftan kommer att åtgärdas.
Genom att fokusera på den senaste tekniken kommer verksamhetseffektiviteten att vara hög och låta dina anställda arbeta till fullo. - 2Förbättra företagets teknik varje räkenskapsår. De flesta företag kan förbättra sin effektivitet genom att förbättra sin teknik varje år, från att uppgradera till snabbare datorer till att investera i flera skannrar eller skrivare för användning på kontoret. Genom att fokusera på den senaste tekniken kommer verksamhetseffektiviteten att vara hög och låta dina anställda arbeta till fullo.
- Om du har växande IT-behov och krav kan du överväga att lägga ut dina IT-behov på en entreprenör eller ett externt företag. Det kan vara en nödvändig kostnad om företaget inte kan hålla jämna steg med IT-behoven hos kunder och anställda och låta ditt företag fokusera på att ge utmärkt kundservice och möta tidsfrister snarare än IT-frågor.
- 3Uppdatera företagets effektivitetsbehov baserat på feedback från anställda och kunder. Använd feedback från dina kunder och dina anställda för att lägga till företagets effektivitetsmål och se till att dessa mål är uppdaterade och aktuella. Låt dina anställda och dina kunder veta att de är aktiva deltagare i att implementera effektivitetsstrategier i företaget och att du litar på dem för att hjälpa företaget att bli effektivare.
Läs också: Hur köper jag aktier i företaget?
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
