Hur kan jag erbjuda rättvis ledighet som ett litet företag?

Vanligtvis erbjuder mindre företag färre än tio dagars betald sjukfrånvaro per år för kvalificerade anställda.

En hög omsättningshastighet bland anställda kan vara ett dyrt problem för småföretag. Som småföretagare värdesätter du dina anställda och vill behandla dem rättvist så att de kommer att förbli lojala i många år framöver. En nyckelkomponent i det förhållandet är att erbjuda rättvis ledighet så att de anställda kan ta hand om sig själva och sina familjer och få möjlighet att uppdatera och ladda. Statlig och federal lag ger en början, men om du vill tävla om de bästa anställda måste du skapa en omfattande policy som går utöver de minsta juridiska skyldigheterna.

Del 1 av 3: tillhandahålla tillräcklig sjukfrånvaro

1
Kontrollera dina skyldigheter enligt statlig och federal lag. Den primära federala lagen som du måste känna till är Family and Medical Leave Act (FMLA). Många stater har liknande lagar som kan innehålla ytterligare krav utöver federal lag.
- Som arbetsgivare inom den privata sektorn gäller FMLA dig om du har mer än 50 anställda som arbetat 20 eller fler arbetsveckor under föregående kalenderår.
- Som ett litet företag kan dina anställda inte omfattas av federal lag. Statliga arbetslagar gäller emellertid vanligtvis för mycket mindre företag och kan ha mycket samma, om inte strängare krav än de i den federala lagen.
- Den statliga lagen som gäller för ditt företag är den i den stat där ditt företag är beläget. Du kanske arbetar nära gränsen mellan två stater, men det spelar ingen roll vilken stat dina anställda bor i - det spelar bara roll var de arbetar.
- FMLA kräver bara att du ger kvalificerade medarbetare obetald ledighet. Valfri betald ledighet som du erbjuder är ditt val och du kan kräva att anställda använder eller ersätter betald ledighet innan de tar FMLA-ledighet.
2
Undersök sjukledighetsprogram för liknande arbetsgivare. Du tävlar med företag som liknar dina för de bästa och mest lojala anställda. Att erbjuda sjukskrivning som är minst lika bra som deras, om inte betydligt bättre, kan ge dig överkanten.
- Vanligtvis erbjuder mindre företag färre än tio dagars betald sjukfrånvaro per år för kvalificerade anställda.
- När du bestämmer dig för hur många sjukdagar eller timmar du vill tillhandahålla, vill du också överväga om du kommer att behöva bevis på någon form av medicinsk anledning för att ta ledigheten, eller om du helt enkelt låter anställda ta ledig ledighet av någon anledning.
- Om du har timanställda kan det vara mer meningsfullt för dem att samla in timmar med betald sjukfrånvaro. Detta kan också göra det möjligt för anställda att ta partidagar för förpliktelser som läkarmottagningar som inte nödvändigtvis tar en hel dag att slutföra.
3
Bestäm om sjukfrånvaron ska variera mellan anställda. Beroende på din interna hierarki kanske du vill erbjuda olika nivåer av sjukfrånvaro för olika klasser av anställda. Detta kan återspegla en anställds rang i din organisation eller andra faktorer.
- Till exempel, anställda som har regelbunden och frekvent praktisk kontakt med allmänheten är mer benägna att bli sjuka på grund av att de blir mer utsatta. Du kanske vill erbjuda ytterligare sjukskrivningsmöjligheter för dessa anställda.
- Du kanske också vill använda en ökad sjukfrånvaro som en extra fördel för anställda i arbetsledande, chefs- eller ledande befattningar.
- Om du planerar att variera sjukfrånvaron, se till att du håller dessa belopp identiska för anställda i samma klassificering för att undvika potentiella diskrimineringsklagomål.
- Du vill också överväga när anställda kommer att bli berättigade till sjukfrånvaro eller någon annan betald ledighet från början. Vissa företag tillåter anställda att börja få sjukskrivning och semester efter så lite som 90 dagars anställning, men de flesta kräver att de anställda ska arbeta i sex månader innan de tjänar dessa förmåner.
Om du har timanställda kan det vara mer meningsfullt för dem att samla in timmar med betald sjukfrånvaro.
4
Bestäm hur lång upplupen tid som ska gälla. Medan du har bestämt hur många dagar eller timmar av sjukfrånvaron som anställda kommer att samlas upp varje år, måste du också bestämma om dessa ledighetstider så småningom går ut eller om de kan ackumuleras på obestämd tid.
- De flesta arbetsgivare tillåter inte att anställda fortsätter att samla betald ledighet, oavsett hur den tiden är märkt eller kategoriserad, på obestämd tid.
- Den främsta anledningen till detta är att du vanligtvis måste betala anställda för upplupna timmar när de lämnar eller avslutas. Utsikten att behöva betala en uppsagd anställd i veckor eller till och med månader av upplupen ledighet kan bryta en liten lönebudget.
- Vanligtvis är den upplupna tiden giltig i minst ett eller två år från det datum då det samlades in.
- Vissa arbetsgivare har "använd den eller förlorat den" -avgiften för betald ledighet där varje anställds ackumulerade tid nollställs varje år.
5
Överväg att inkludera andra alternativ. Det är inte alltid nödvändigt för en anställd att ta en hel arbetsdag på grund av en personlig sjukdom eller ta hand om ett sjukt barn eller familjemedlem. Andra alternativ som att göra det möjligt för anställda att arbeta hemifrån kan öka värdet på begränsad sjukfrånvaro.
- Kontorsanställda kan ofta utföra många av sina arbetsuppgifter hemifrån. Men om du driver en butik är det kanske inte möjligt för kundtjänstmedarbetare att arbeta hemifrån.
- Andra alternativ inkluderar erbjudande av flex-tid, vilket gör det möjligt för anställda att arbeta delade skift eller icke-traditionella timmar så att de kan uppfylla andra skyldigheter eller spendera tid med sina barn.
- Dessa arrangemang är ofta enklare att göra med anställda som får lön, eftersom du inte betalar dem för ett visst antal arbetade timmar. Du kan vara obekväm att låta timanställda arbeta hemifrån på grund av bristen på förmåga att övervaka dem.

Del 2 av 3: tillhandahålla betald semestertid

1
Täck större helgdagar. Du vill åtminstone erbjuda dina anställda betald ledighet för större helgdagar, som juldagen och tacksägelsedagen, även om ditt företag förblir öppet. Bestäm specifika helgdagar som ska inkluderas, och om anställda får arbeta såväl som att få betalt för semestern.
- Många arbetsgivare inkluderar även Memorial Day, Independence Day, Labor Day och New Year's Day bland betalda helgdagar.
- Tänk på att om du inte betalar anställda för semestrar tar de vanligtvis inte många av dessa lediga dagar ändå.
- Vissa arbetsgivare erbjuder anställda möjlighet att arbeta på större helgdagar på frivilligbasis och få dagens ordinarie lön plus den extra semesterlönen.
- Situationen är annorlunda om du inte planerar att öppna ditt företag på stora helgdagar. I sådana fall kan anställda inte arbeta även om de vill göra det. Att betala anställda för semester tenderar att vara viktigare i det sammanhanget.
2
Bestäm vilka anställda som är berättigade. Du kanske vill reservera betald semestertid som en förmån för anställda på chefs- eller ledningsnivå, med en viss mängd obetald semestertid tillgänglig för andra anställda.
- Samtidigt bör du komma ihåg att om du överhuvudtaget kommer att erbjuda semester är det inte möjligt för många anställda - särskilt lågavlönade - att ta någon form av semester.
- Du kan också tillåta olika belopp betald semester för olika klassificeringar av anställda. Du kan till exempel erbjuda en veckas betald semester per år för vanliga anställda och två veckors betald semester per år för chefer.
- Du kanske också vill behålla betald semestertid som belöning för livslängden. Du kan till exempel låta anställda börja samla betald semester efter att ha arbetat med ditt företag under ett helt år.
- För timanställda kan du låta dem samla på sig timmar snarare än dagar med semester.
3
Överväg att erbjuda en kombination av betald och obetald tid. Genom att erbjuda både betald och obetald tid kan dina anställda skapa en kombination som gör det möjligt för dem att ta en längre resa utan att äventyra deras ekonomi.
- Obegränsad semestertid är en trend, som vanligtvis erbjuds tjänstemän eller som obetald tid för timanställda.
- En annan trend är att alla anställda måste ta en viss ledighet, till exempel en vecka eller tio dagar, varje år.
- Eftersom inga statliga eller federala lagar kräver att du erbjuder dina anställda någon specifik betald semestertid är du fri att utveckla ett kreativt program som bäst passar dina företags behov och samtidigt erbjuda rättvisa fördelar för dina anställda.
Den främsta anledningen till detta är att du vanligtvis måste betala anställda för upplupna timmar när de lämnar eller avslutas.
4
Bestäm om de anställda ska kunna tjäna pengar på oanvänd tid. Om anställda får samla semester över flera år kanske du vill göra det möjligt för dem att få betalt eller de timmarna utan att faktiskt ta ledigt, så att de har en potentiell reservreserv tillgänglig för att täcka oväntade utgifter.
- Om du ska tillåta anställda att tjäna pengar på sin oanvända tid måste du räkna ut ett maximalt antal dagar eller timmar som anställda kan tjäna pengar under en löneperiod, lönenivån den tiden är värd och hur länge den anställde måste vänta innan du tar in tiden.
- Du kanske till exempel vill kräva att anställda väntar sex månader efter det att tiden har intjänats innan de tar emot det.
- Maximalt antal semestrar som en anställd kan tjäna in på en gång beror på företagets lönebudget.
- Tänk på att om du har bestämt att upplupen tid kommer att löpa ut efter en viss period, till exempel två år, kräver vissa stater att du betalar anställda för varje oanvänd tid som är inställd att löpa ut snarare än att bara anställa att arbetstagaren tar förlusten.
5
Utvärdera möjligheten till förlängda sabbatperioder. Chefer och andra nyckelpersoner kan uppskatta förmågan att ta långvariga tjänstledigheter för att driva andra möjligheter eller uppfylla skyldigheter.
- Chefer som har andra skyldigheter, såsom politiska eller samhälleliga förpliktelser, eller de som frivilligt ställer viktiga timmar till ideella organisationer kan kraftigt förbättra ditt företags rykte och image genom att ha friheten att utnyttja dessa möjligheter.
- Innan du fastställer en sabbatspolicy, granska företagets struktur och organisation för att säkerställa att verksamheten inte kommer att drabbas för mycket om en eller flera av dina nyckelpersoner tar en längre tjänstledighet.
6
Uppmuntra en semestervänlig arbetsplats. Ofta räcker det inte att bara erbjuda betald semestertid. Anställda måste förstå att de inte kommer att straffas eller ses på att de utnyttjar denna fördel.
- Att föreskriva att alla anställda tar ett minimum av semester varje år säkerställer att dina anställda kommer att utnyttja sin betalda ledighet effektivt.
- Du vill också se till att chefer och chefer konsekvent använder sin upplupna semestertid och att de är öppna för att använda den.
- Genomförandet av en policy för "använd den eller förlorar den", där de anställda måste använda sina upplupna timmar inom en viss tidsperiod eller helt förlora dem, kan göra det mer sannolikt att anställda tar regelbundna semestrar.

Del 3 av 3: skapa tydliga policyer

1
Utarbeta en universell avstängningspolicy. Oavsett om du har bestämt dig för att göra alla ledighetsalternativ tillgängliga för alla anställda, bör din ledighetspolicy ge en tydlig bild för alla anställda av de tillgängliga förmånerna.
- Din policy ska vara skriftlig och bör vara tydlig och lätt att förstå för alla anställda.
- Om vissa typer eller belopp av betald ledighet endast är tillgängliga för vissa klassificeringar av anställda som chefer, inklusive information om dessa fördelar för alla anställda skapar en känsla av öppenhet och rättvisa, och ger också motivation för lägre rankade anställda att fortsätta engagera sig i verksamheten.
- Inkludera information om dina betalda och obetalda avbrottspolicyer i din skriftliga medarbetarhandbok.
2
Definiera vilka anställda som är berättigade till vilka program. Som ett litet företag kanske du inte kan erbjuda samma förmåner till alla anställda. Det är dock viktigt att dina anställda förstår vilka anställda som specifikt är berättigade till vilka förmåner.
- Tänk på att du kan öppna ditt företag för diskrimineringsklagomål om du inte erbjuder samma fördelar för alla anställda i samma klassificering.
- Medan federal lag inte kräver att du erbjuder samma förmåner för alla anställda, måste du erbjuda samma mängder ledighet för anställda med samma läge som utför samma typer av arbete.
Beroende på din interna hierarki kanske du vill erbjuda olika nivåer av sjukfrånvaro för olika klasser av anställda.
3
Lista upp upplupen semestertid och sjukfrånvaro i lönestubbar Att inkludera total upplupen ledighet på dina anställdas lönestubbar är ett av de enklaste sätten att hålla anställda informerade om de timmar de har tillgängliga, samt skydda ditt företag från dyra fel.
- Att ha denna information om lönestubbar betyder att varje anställd vet när som helst hur många timmar han eller hon har samlat på sig och har tillgängliga att använda.
- Om en anställd tror att de har samlat mer tid än vad som visas på deras lönestub, kan de nämna det och få situationen löst snabbare.
4
Beskriv det specifika förfarandet för att begära ledighet. Det räcker inte att erbjuda rättvis ledighet för dina anställda om de inte har någon aning om hur de ska ta det, eller om det inte är klart när du ska meddela att du vill ta ledighet och till vem en sådan anmälan ska ges.
- Anställda behöver veta hur man begär ledighet och vem ska få meddelande om den begäran.
- Kom med en rimlig tidsperiod i förväg för att anställda ska begära tid innan de planerar att ta den. Vanligtvis är minst två veckor tillräckliga.
- Samtidigt måste du avgöra om du kan vägra att begära semester.
- Du måste kunna balansera ditt företags behov med dina anställdas behov och du kan inte ha så många anställda ute samtidigt som din verksamhet lider.
- Överväg och skapa en regel för att hantera undantag när anställda verkligen inte kan lämna ett adekvat meddelande, till exempel en akut medicinsk situation, som kommer att balansera ditt företags behov med dina anställdas behov som står inför brådskande krav.
5
Inkludera obligatoriskt språk angående FMLA. Enligt den federala lagstiftningen måste varje skriftlig avstängningspolicy innehålla viss information som informerar dina anställda om deras rättigheter enligt FMLA. Lagarna i din stat kan också kräva ytterligare information.
- Om du omfattas av FMLA måste du inkludera information om hur mycket obetald ledighet som dina anställda garanterar enligt federal lag, och beskriva processen för att begära ledighet.
- Du måste också ange namnet och jobbet på den person som är ansvarig för att hantera FMLA-förfrågningar.
- Kontrollera statens lag för att ta reda på om det finns något ytterligare språk angående betald eller obetald ledighet som krävs för företag i ditt område.

Läs också: Hur skyddar jag ditt varumärke för framtida tillväxt?

Hur kan jag erbjuda rättvis ledighet som ett litet företag?

Steg

Del 1 av 3: tillhandahålla tillräcklig sjukfrånvaro

Del 2 av 3: tillhandahålla betald semestertid

Del 3 av 3: skapa tydliga policyer

Läs också: