Hur förbereder man sig för skatt på småföretag?

Ett av de största misstagen som småföretagare gör är att göra sina egna skatter när de inte är medvetna om alla småföretagens avdrag och skatteregler.

Skatteförberedelserna måste börja omedelbart för småföretagare. Ett organiserat bokföringssystem måste inrättas för att säkerställa att du har korrekta poster och kvitton för alla avdrag. Om du gör det ordentligt kommer du att ha all information för att säkerställa att du får de bästa skattelättnaderna. För att bli beredd kan du lära dig att ordna, hålla reda på rätt information och undvika dyra misstag.

Del 1 av 3: att ordna

1
Överväg att konsultera en revisor för att hjälpa dig att ordna. En certifierad revisor (CPA) kan hjälpa dig att ställa in ett pappers- eller mjukvaruredovisningssystem så snart du startar ditt företag, för att hjälpa dig att hålla dina register uppdaterade. CPA kan också berätta om förändringar i skattelagen och meddela dig om du måste lämna in kvartalsvisa, halvårsvisa eller årliga skattedeklarationer.
- Om du så småningom vill göra skatter för ditt företag själv är det fortfarande en bra idé att prata med en revisor när du först börjar, för att hjälpa dig att ordna och spara på lång sikt. Be om remisser från andra småföretagare, för att se vilka revisorer i området tar ut rimliga priser, är pålitliga och gör ett bra jobb.
2
Fil IRS-formulär ss-4. Om ditt företag precis börjar, är en av de första sakerna du behöver göra för att föra detaljerade skatteregister att begära ett arbetsgivaridentifieringsnummer, vilket görs genom att fylla i formulär SS-4 och lämna in det till IRS.
- Det här är som W-2 som du ger dina anställda, men för själva verksamheten.
3
Skicka in ett förväntat skattepliktigt inkomstformulär. För att få dina skatter behandlade i tid lämnar de flesta företag in sina beräknade inkomstsiffror från år till år och gör sedan justeringar under nästa räkenskapsår, beroende på hur saker och ting faktiskt hamnade. För att göra detta måste du fylla i rätt formulär, beroende på hur du har strukturerat ditt företag:
- Om ditt företag är strukturerat som enmansföretag måste du fylla i formulär 1040-ES.
- Om ditt företag är strukturerat som ett företag måste du fylla i formulär 1120-W.
4

Hitta rätt formulär, med tanke på ditt företags struktur. Beroende på ditt företags karaktär och hur det är strukturerat måste du använda olika formulär för att förbereda dig för dina skatter ordentligt. Det är en av anledningarna till att det är en bra idé att konsultera en CPA, särskilt när du börjar. För att lära dig mer om de olika former som behövs för partnerskap, företag, ensamföretag och LLC, gå till IRS-webbsidan för småföretag eller klicka här.

Antag inte att du kan göra dina småföretagsskatter.
5
Starta en skattedagbok. Varje vecka eller månadsvis, se till att du eller din bokhållare lägger till försäljning och kvitton i en skattedagbok. Det är viktigt att hålla reda på mottagningsdatum, belopp, betalningsmottagare, kontrollnummer och medarbetarkonton.
- Det är bra att använda en gammal huvudbok, som Ebenezer Scrooge gjorde, men de flesta småföretag använder ett system för arkivering av programvara, som Quickbooks, Run a Small Business | Quicken eller PeachTree eftersom det automatiserar många av funktionerna och det kan uppdateras med skattelagarna från år till år.
- I grundläggande termer måste du spåra vad som kommer in och vad som går ut och korsreferera den informationen dag till dag. Läs den här artikeln för mer information om hur du håller reda på ekonomin för ditt lilla företag.
EXPERTTIPS

Vår expert håller med: Som företagsägare bör du ha en stark redovisning på plats så att du kan betala dina skatter och driva ditt företag mer effektivt. Du kan till exempel använda Excel eller bokföringsprogramvara för att kategorisera dina utgifter och spåra hur du betalar själv.
6
Samla in en w-4 från varje anställd. Du kommer sannolikt att behöva ansöka om ett Employment Identification Number (EIN) eller skatterummer och rapportera alla anställda som anställs. W-4 ska fyllas i av varje anställd vid anställningen.
- Om du hyr ut något arbete till oberoende entreprenörer eller frilansare måste du låta dem fylla i en W-9 och begära ett 1099-MISC-formulär när skattetiden rullar.
- Så snart dessa poster är arkiverade måste du börja hålla tillbaka löner för skatteändamål. Du får aldrig, under några omständigheter, låna pengar från källskatt på anställda, vilket gör dig ansvarig för stora påföljder.
7
Skapa ett separat kalkylblad för varje typ av information. Du måste kunna referera till försäljning snabbt mot kostnader, så att du kan beräkna avdraget enligt skattelagarna för varje. Om du vill jämföra en anställds resekostnader i juni förra året mot kontorsmaterial som samlades i mars i år, borde det inte ta mer än några rullar med musen.
- Läs nästa avsnitt för en mer detaljerad beskrivning av vad och hur man spårar.
8

Håll en kalender med viktiga skattedatum. Om du måste arkivera under hela året, eller om du måste ge alla dina uppgifter till din CPA före ett visst datum, är dessa viktiga tidsfrister att uppfylla. Ställ in påminnelser på din dator och / eller mobiltelefon för att se till att du inte får några kostnader för tardiness.

Del 2 av 3: hålla rätt register

1
Håll en detaljerad redovisning av alla inkomster. För att beräkna dina förväntade inkomstskatter är det viktigt att specificera alla pengar som kommer in över tiden. I din huvudbok måste du spåra:
- Bruttointäkter för försäljnings- och försäljningsrekord
- Lager
- Objekt tas bort för personligt bruk
- Returer och utsläppsrätter
- Bank- och sparkonto
- Investeringsintresse
2
Håll reda på alla utgifter. Utgifter är särskilt viktiga för dig att spåra så mycket detalj som möjligt, för att ge dig själv mest chans för optimala avdrag kommer skattetid. Det är viktigt att hålla reda på allt du köper genom verksamheten, liksom allt du köper personligen, för verksamheten.
- Håll koll på transport- och resekostnader, såsom körsträcka, vägtullar eller parkeringsintäkter, flygbiljetter, hotell, måltider, tips, skatter och internetkostnader.
- Håll koll på kontorskostnader, såsom hyra, affärsfordon, kontorsmateriel, hemmakontors kvadratområde, hemmakontors hyra eller inteckning, reparationer eller underhåll och avskrivningar av tillgångar.
Läs den här artikeln för mer information om hur du håller reda på ekonomin för ditt lilla företag.
3
Håll koll på anställdas löner och bidrag. Tillämpliga kostnader kan omfatta W-2 och W-3 löne avkastning, Health Savings Account (HSA) bidrag, hälsa försäkringspremier och ersättningar till entreprenörer.
- Håll också reda på juridiska avgifter och företagsförsäkringar, till exempel Arbetsersättning eller ansvarsförsäkringspremier. Affärsrelaterade juridiska avgifter är ofta avdragsgilla.
4

Håll reda på din personliga lön, som småföretagare. Det bör finnas dokumentation för hur din lön bestäms. Det är vanligtvis inte lagligt att bara betala själv med hela vinsten från företaget, beroende på vad du hamnar på från år till år.

Del 3 av 3: göra dina skatter

1
Skicka dina anställdas skatteinformation några månader i förväg. Samla in dina skatteregister minst några månader innan skatten förfaller. Du måste skicka W-2 eller 1099 till dina anställda respektive entreprenörer. Om du gör skatter själv eller om du anställer en CPA, se till att du gör dina skatter i god tid, om det skulle uppstå några problem.
- Efter att ha lämnat in dessa får du och dina anställda båda dina formulär när skattetiden rullar. Generellt arkiveras dessa i början av januari för att ge tillräckligt med tid att fylla på igen i april.
2
Bestäm hur du ska göra dina skatter. Det enklaste sättet att göra alla dina skatter är att hyra ut dem. Du kan till exempel använda en mjukvaru- / e-filtjänst, en CPA, en skatteförberedare eller så kan du arkivera dem på egen hand. Begär alla rätt skatteformulär, eller prata med din CPA om vad de behöver.
- De flesta e-filtjänster, särskilt de som är associerade med bokföringsprogramvara, tenderar att ha automatiska skattetjänster som fyller i de obligatoriska blanketterna när du svarar på frågor om ditt företag.
3
Dra av alla nödvändiga utgifter. IRS definierar alla avdragsgilla kostnader som allt som är "nödvändigt och vanligt", vilket innebär att du har ett stort fönster för möjligheter att göra avdrag.
- Se till att alla utgifter klarar det som kallas "skrattestet". Om något inte verkar rimligt kommer det sannolikt att bli flaggat om du skulle möta en revision.
- Var särskilt försiktig i familjeföretagssituationer om du betalar till familjemedlemmar. Familjeföretag måste hålla mycket nära register för att undvika misstankar.
- Det finns några viktiga avdrag som ofta går obemärkt förbi om företagets ägare är omedveten och inte behåller kvitton eller om du inte använder CPA. Till exempel antog USA: s regering 2010 Small Business Jobs Act, vilket gjorde det lagligt att mobiltelefonkostnader dras av som andra fastigheter.
Människor som får inkomst genom att sälja tillfälliga varor eller tjänster får inte göra samma affärsavdrag som personer som driver ett litet företag.
4

Arkivera alla skatteregister i 5 till 7 år. Detta är den tid då du kan granskas av den federala regeringen, så det är viktigt att behålla alla dina välbevarade register under åtminstone den tiden för att ge dig själv ett stort skyddsnät. En annan bra anledning att använda ett programvarubaserat system för registrering.

Tips

Se till att du bestämmer om du driver ett företag eller om du har en hobby. Människor som får inkomst genom att sälja tillfälliga varor eller tjänster får inte göra samma affärsavdrag som personer som driver ett litet företag. Håll utmärkta register över arbetstid, inkomster och utgifter så att du kan bevisa att du driver ett företag.

Varningar

Antag inte att du kan göra skatter för småföretag. Ett av de största misstagen som småföretagare gör är att göra sina egna skatter när de inte är medvetna om alla småföretagens avdrag och skatteregler. Överväg att åtminstone rådgöra med en CPA innan du tar dig an uppgiften och investerar värdefull tid på att göra skatter själv eller med ett online-skatteprogram.

Saker du behöver

Skattdagbok (elektroniskt eller papper)
Resultaträkningar
Kvitton för utgifter
Anställdas identifieringsnummer (arkiveringsnummer)
Blanketter för anställningsförhållanden
Bokföringsprogram

Läs också: Hur lämnar man in skatt när man öppnar ett litet företag?