Hur samlar man affärsbehov?

Eftersom affärsbehov fokuserar på ett visst projekt kan du hålla möten med relevanta personer från projektet.

Att samla affärsbehov är ett steg i problemlösning som inträffar efter att ett potentiellt problem har identifierats, men innan en lösning utvecklas. Syftet är att samla in, sammanfatta och kommunicera fakta om befintliga förhållanden. Dessa fakta används sedan för att ytterligare definiera, kvantifiera och projicera konsekvenserna och effekterna av att fortsätta status quo.

Del 1 av 4: identifiera affärsbehov

1
Analysera det identifierade problemet. Innan företagets krav samlas in behöver företaget en fråga att fokusera på. När ett problem har identifierats söker företaget i sin tur den bästa lösningen för att lösa problemet. Affärsbehovet ger en motivering av projektet och de detaljer som krävs för att bestämma den optimala lösningen.
- Det innebär att företaget kontinuerligt måste samla in data om sina kunder så att det kan identifiera problem och så att det har data som kan motivera nya projekt. När ett nytt projekt har beslutats kan du gå vidare till att samla affärsbehov.
- För att klargöra problemet, börja med problemförklaringen. Problemet är huvudsakligen varför du startar projektet. Du såg ett problem inom företaget eller med dina kunder som behövde åtgärdas. Ditt problemuttalande bör innehålla exakt vad problemet är.
- "Problemet" kan också vara ett behov som företaget har eller en möjlighet för tillväxt.
2
Samla laget. Eftersom affärsbehov fokuserar på ett visst projekt kan du hålla möten med relevanta personer från projektet. Teamet kommer att bestå av personer i olika roller som är associerade med de element som påverkas av eller påverkar problemet. Du kan behöva träffas mer än en gång för att samla in den information du behöver.
- I ditt teammöte, diskutera vad problemet är och vem det påverkar. Se till att personer vid mötet har nummer som säkerhetskopierar problemet.
- Till exempel kommer ett kvalitetsproblem att kräva produktions- och inspektionsfolk, såsom industritekniker och arbetsledare, samt personal inom HR-personal om det finns potentiella arbetskraftselement (fackförening) inblandade.
3
Ta itu med alla aspekter av problemet. Det vill säga problemangivelsen borde naturligtvis täcka vad problemet är, men det bör också täcka vem det påverkar, var det händer och när det händer. Den bör också ta itu med vad problemet påverkar, förutom människor. Kom ihåg att teamet inte identifierar problemen utan orsakerna, konsekvenserna och effekterna av problemförklaringen som tidigare utvecklats.
- Med gruppen kan du börja identifiera de olika avdelningarna som berörs, hur de påverkas och den befintliga effekten av status quo. Låt någon skriva på en tavla eller skärm som är synlig för alla. Skriv ner problemuppgiften högst upp. Låt människor kasta ut idéer och skriva dem på tavlan.
- Se till att människor kommer förberedda; om du redan har skapat problemförklaringen, borde de ha läst det och tänkt på det på egen hand.
- Bedöm inte idéer. När människor slänger ut idéer, ska du inte bedöma, åtminstone medan du brainstormar. Människor kommer att tveka att säga saker om de tror att de kommer att bedömas.
- Uppmuntra alla att prata. Om någon inte har sagt något, ring den personen för att se om han eller hon har något att bidra med.
4

Begränsa idéer. När du väl har brainstormat är det dags att begränsa din lösning. Diskutera vilken av lösningarna som verkar vara den bästa. I grund och botten ska du bestämma vad ditt företag ska göra för att lösa problemet. Du kanske har bestämt att du vill återgå till några av dina originaldesigner med några uppdateringar.

När ett nytt projekt har beslutats kan du gå vidare till att samla affärsbehov.

Del 2 av 4: utveckla en projektplan

1

Utveckla en projektplan för att slutföra datainsamlingsprojektet. Detta bör innehålla en definition av roller, ansvarsområden och myndigheter som är involverade i datainsamlingsprojektet. Stava ut de berörda avdelningarna och data som ska samlas in och analyseras. Innan du går vidare, se till att varje lagmedlem är på samma sida och engagerad i planen och dess eventuella framgång.
2

Definiera exakt vad som måste hända. För att genomföra detta projekt måste du definiera vad företaget behöver göra exakt. Till exempel, om problemet är att kostnaderna för en produkt är för höga, kommer de områden som omfattas att inkludera inköp, produktion, förpackning, frakt och redovisning, bland annat för att bestämma nuvarande och tidigare trender för materialkostnader, produktionscykler, och kostnad.
3

Upprätta leveranser. Din enda leverans i ett datainsamlingsprojekt är en rapport om den aktuella situationen med tidigare trender, tillsammans med beräknade konsekvenser om status quo kvarstår. Om affärsproblemet som ges till teamet ber om data om projicerade lösningar, skulle dessa också inkluderas i dina leveranser.
4

Arbeta med nödvändiga myndigheter. För denna del av projektet måste du arbeta med cheferna för flera avdelningar för att bestämma vad som är lämpligt att kräva för leveranser. Skapa ett sätt att arbeta med nödvändiga myndigheter och processer för att samla information. Vanligtvis är avdelningschefer ovilliga att ge tillgång till dem utanför, så det behövs en överenskommen myndighet och åtkomst i förväg.
5

Upprätta ett schema. Ange milstolpar och uppgiftssekvensen. Denna del är något annat du kan göra i en liten grupp eller ett team. I huvudsak vill du lägga ut när vissa delar av projektet kommer att hända. Basera dina uppskattningar på hur lång tid dessa typer av projekt har tagit tidigare. Det betyder också att definiera när projektet ska börja och när det ska avslutas.
6

Skapa en budget. Varje projekt måste ha en budget. Budgeten baseras på uppskattningar med redovisningsavdelningen. Diskutera siffrorna med redovisningsavdelningen för att avgöra vilken budget för varje del av projektet kommer att bli.
7

Dokumentera produktens eller tjänstens omfattning. Utveckla en detaljerad beskrivning av vad produkten eller tjänsten kommer att bli. Du kan arbeta med designteamet för att komma med den här beskrivningen. Den ska innehålla leveranser, resurser, schema och kostnader.

Affärsbehovet ger en beskrivning av motiveringen för projektet och de detaljer som krävs för att bestämma den optimala lösningen.

Del 3 av 4: samla in och dokumentera data

1
Upprätta processen. Den befintliga processen för tillverkning av produkter eller tjänster för dina kunder måste fastställas. Självklart kommer processerna att etableras av hela avdelningar som arbetar tillsammans för att komma fram till lösningen. Det är dock ditt jobb att definiera processen i företagets krav. Identifiera hur de processer som studeras påverkar problemet, antingen som orsak eller konsekvenser. Studera processen genom att:
- Sammanställa observationer av processen.
- Genomföra intervjuer med anställda som utför processen.
- Analysera kvantifierade mått på processen såsom volym, cykeltider, kostnad, kvalitet.
2
Skapa ett processflödesdiagram. Ett sätt att visa processen är att använda ett flödesdiagram. Du använder former för varje steg i processen med pilar för att visa hur produkten eller tjänsten rör sig. Det är i huvudsak en karta över hur processen fungerar. Det kan visa var problem kan uppstå med processen om det produkten hamnar på flaskhals i ett visst område.
- Till exempel, om ett område kan producera 40 av produkterna på en timme, men nästa steg i processen bara kan göra 20 på en timme, måste processen justeras.
3

Kvantifiera processelement. Din processanalys visar hur varje steg kommer att påverka ytterligare ett steg. Därför bör processen för ditt projekt inte automatiseras förrän du har fått en fullständig förståelse för processen genom en analys. Inkludera en förklaring av in- och utgångar med fysiska räkningar, cykeltid och annan relevant data. Observera särskilt när processen går från en avdelning till en annan eftersom det här ofta är källan till största ineffektivitet.

Att samla affärsbehov är ett steg i problemlösning som inträffar efter att ett potentiellt problem har identifierats, men innan en lösning utvecklas.

Del 4 av 4: rapportering av resultat

1

Dra informationen till en rapport. När du väl har samlat in informationen för varje del och skrivit upp den måste du samla det hela till en stor rapport. Dela upp det i större processer och delprocesser, så det är lätt att läsa. Använd visuella bilder där det är möjligt för att klargöra förståelsen. Se också till att vara så kortfattad som möjligt, eftersom många kommer att behöva läsa denna rapport.
2

Håll det kortfattat. Detta uttalande behöver inte vara sidor långt. Det kan vara ett stycke eller två, eftersom det bara uttrycker problemet. Faktum är att huvuddelen av problemet borde kunna uttryckas i en enda mening.
3

Samtal med dina teammedlemmar. Bekräfta dina resultat med teammedlemmar och avdelningskällor. Detta steg är en kvalitetskontroll för att säkerställa att inget har utelämnats eller felaktigt framställts. Fråga om några ändringar behöver göras.
4

Gör nödvändiga ändringar. Om du behöver göra ändringar, ändra dokumentet. När du har gjort ändringar måste du skicka ut den igen och se till att markera skillnaderna så att dina läsare inte behöver läsa hela dokumentet igen.
5

Sammanfatta dina resultat. Skriv en kort sammanfattning av dina viktigaste resultat så att de lätt kan förstås av läsarna. I de flesta fall bör sammanfattningen vara högst två sidor. Se till att ta med referenser eller länkar om du har skapat en elektronisk rapport.
6

Presentera din rapport till sponsringspartiet. Skapa en presentation och presentationsmaterial så att du kan visa dina resultat för sponsringspartiet. Om en muntlig rapport är nödvändig, förbered dig för det mötet genom att granska dina resultat.

Tips

Det är ofta användbart att ta in en professionell affärsanalytiker för att utföra denna analys. En utomstående professionell är inte så nära din organisation och kommer att se saker du saknar.

Läs också: Hur hanterar jag tiden som företagare?