Hur förbereder man mig på en arbetskraftsrevision?
Du kan förbereda dig för denna revision genom att samla in nödvändiga register och utse någon att svara på alla revisors frågor.
När du köper en försäkringspolicy för arbetstagare kommer din försäkringsgivare att uppskatta din exponering för arbetsskador. Dina premier kommer att fastställas enligt denna uppskattning. När försäkringen löper ut granskar ditt försäkringsbolag dock dina register för året för att fastställa dina faktiska premier. Om det behövs kan du behöva betala mer för att kompensera skillnaden. Du kan förbereda dig för denna granskning genom att samla in nödvändiga register och utse någon att svara på alla revisors frågor. Efter granskningen, granska revisorns arbetsblad för fel.
Del 1 av 3: samla in nödvändiga poster
- 1Fråga vad du behöver ge. Du bör inte frivilligt ge mer information än vad som begärts. Av denna anledning bör du fråga vilka dokument revisorn behöver se och sedan samla in dessa dokument i förväg.
- 2Samla löneposter. Revisorn kommer troligen att begära löneposter, så ordna dessa. Generellt måste du tillhandahålla kopior av följande:
- lönebok och sammanfattning (löner inkluderar löner, löner, provisioner, övertidsersättning och bonusar)
- rapporter om statlig arbetslöshet
- enskilda resultatposter
- federala skatterapporter (941 rapporter)
- din checkbok
- alla övertidsbetalningar (uppdelade efter anställd)
- 3Dra ihop dina medarbetarregister. Du kommer antagligen också att behöva tillhandahålla detaljerade medarbetarregister som du bör ta ihop innan revisorn anländer. Hitta följande:
- antal anställda
- arbetade timmar, dagar och veckor under året
- detaljerad förklaring av arbetsuppgifter för varje anställd
- fördelning baserat på dollarbelopp om en anställd arbetar i mer än en klassificeringskod
Du kan ha en av två typer av revisioner: en fysisk revision eller en frivillig revision. - 4Hitta dina kontantutbetalningar. Du måste presentera denna information för revisorn, så hitta den i förväg. Dubbelkolla för att se till att alla siffror är korrekta:
- betalningar till alla underleverantörer och oberoende entreprenörer
- material
- avslappnad arbete
- 5Samla in dina försäkringsintyg. Beroende på din stat kan du komma att debiteras arbetstagarnas ersättningspremier för oberoende entreprenörer och underleverantörer. Du vill ha aktuella försäkringsintyg för varje underleverantör som du använde under försäkringsperioden.
- I intygen bör det anges att arbetstagarnas ersättningsförsäkring tillhandahålls. Vissa entreprenörer har endast allmän ansvarsskydd utan arbetstagares ersättning.
- I vissa stater kan enmansföretag och samarbetspartners välja bort arbetstagarnas ersättningskrav.
Del 2 av 3: inställning för revisionen
- 1Bestäm din typ av granskning. Du kan ha en av två typer av revisioner: en fysisk revision eller en frivillig revision. Du borde veta i förväg vilken du kommer att ha:
- En fysisk revision innebär att en revisor kontaktar dig via telefon eller post och planerar ett möte. De måste kontakta dig inom 60 dagar efter utgången av din policy. Du kommer att förse revisorn med dokument. Revisorn arbetar på en tidsfrist - vanligtvis trettio dagar en gång tilldelad din revision.
- En frivillig revision innebär att du får ett formulär i posten från ditt försäkringsbolag. Du måste fylla i formuläret och skicka det till ditt försäkringsbolag. Även om formuläret är grundläggande bör du ringa försäkringsgivaren om du har några frågor.
- 2Identifiera en primär kontakt. Granskningen går smidigare om ditt företag utser en primär kontakt för att arbeta med försäkringsgivaren. Se till att du väljer någon som är bekant med hela verksamheten. Denna person bör också vara bekant med löneregister.
- Denna primära kontakt bör vara bekant med alla tidigare granskningar. De bör granska revisorns kalkylblad och tidigare policyer så att de är medvetna om de problem som kan uppstå.
- 3Rensa ut ett utrymme för revisorn. Revisorn kan arbeta utanför lokalerna. Men om de arbetar på ditt kontor, gör det ett bekvämt utrymme för dem att arbeta. Det ska vara väl upplyst och tyst.
- Försök få revisorn att arbeta i dina lokaler. Detta gör det lättare att dela information och du kan ge så mycket detaljerad information som möjligt. Det kan vara svårt att dela information när revisorer arbetar utanför anläggningen.
Men efter att din försäkring löper ut kommer ditt försäkringsbolag att granska dina register för året för att fastställa dina faktiska premier. - 4Granska den ursprungliga policyn. Denna policy baserades på en uppskattning. Du bör dock granska policyn för att avslöja vad som användes för att beräkna dina ursprungliga försäkringspremier. Tänk på följande:
- Löner. Arbetstagarnas ersättningsnivåer är vanligtvis knutna till din lön. För varje hundra dollar debiteras du en ränta.
- Betygsätta. Priset baseras på vilken typ av arbete som utförts. Detta arbete kommer att klassificeras baserat på ett klassificeringssystem som används för att bestämma arbetarnas komp.
- Klassificeringskoder. Inte allt arbete har samma risk för skada. Revisorn kommer att avgöra vad som är den styrande klassificering som genererar mest löner. Vissa arbetstagare får dock sin egen klassificering, t.ex. kontors- och externa säljare.
- Upplev modifieringsfaktor. Efter att ha fastställt klassificeringen multiplicerar revisorn räntan med din lön. Revisorn kan dock justera detta belopp baserat på tidigare arbetstagares ersättningshistorik.
- 5Analysera allmän information om ditt företag. Titta på din webbplats och se om det finns någon information där som är fel. Din revisor kommer att granska all offentligt tillgänglig information om ditt företag. Du bör korrigera allt som är felaktigt.
Del 3 av 3: hantering av revisionen
- 1Upprätthålla en professionell relation med revisorn. Granskningen kan vara stressande eftersom försäkringsgivaren kan öka dina premier drastiskt. Du kan få processen att gå smidigare genom att alltid vara vänlig och hjälpsam mot revisorn.
- Baserat på din policy kan revisorn förmodligen begära alla finansiella dokument, till exempel skatteregistreringar. Du bör tillhandahålla det omedelbart och utan oenighet.
- Du vill hellre att revisorn arbetar med korrekt information än gissning. När revisorer gissar, ger de information om " värsta fall ", vilket sannolikt blåser upp dina premier.
- Du kan vanligtvis förvänta dig att betala 25% mer när du inte följer revisorn.
- 2Granska revisorns arbetsblad. Ibland gör revisorer misstag som gynnar försäkringsbolaget (och skadar dig). Du bör noggrant granska revisorns arbete när de är färdiga. Du måste be försäkringsgivaren om kopior av revisorns arbetsblad.
- Ett försäkringsbolag erbjuder i allmänhet inte dessa kalkylblad om du inte frågar.
- Undvik att logga ut på ofullständig granskning.
- 3Jämför granskningen med den ursprungliga policyn. Ibland kommer de granskade premierna att vara högre än den uppskattning du fick när du köpte försäkringen. Du vill se till att en ökning är legitim. Leta efter följande:
- Huruvida erfarenhetsmodifieringsfaktorn är högre vid revisionen än i den ursprungliga policyn. Det borde det inte vara.
- Om det finns dyrare klassificeringskoder på granskningen än i den ursprungliga policyn. Ibland ändras din affärsverksamhet så att dessa klassificeringar ändras. Men de bör generellt inte vara frånvarande en större förändring i din verksamhet.
- Oavsett om schemalagd kredit eller debitering har ändrats. Om så är fallet kan du bestrida beloppet.
När du köper en försäkringspolicy för arbetstagare kommer din försäkringsgivare att uppskatta din exponering för arbetsskador. - 4Träffa en försäkringsadvokat. Om du har frågor kan du boka ett samråd med en advokat. Visa dem revisorns kalkylblad och din ursprungliga policy. Din advokat kan avgöra om du har skäl att ifrågasätta granskningen.
- Du kan hitta en försäkringsadvokat genom att kontakta din stat eller lokala advokatförening och be om remiss.
- Ring upp och boka en konsultation. Se till att fråga hur mycket det kommer att kosta.
- 5Tvistar granskningen. Ditt försäkringsbolag bör berätta hur du bestrider revisionsbeslutet. Du kan till exempel behöva skicka register till försäkringsgivaren inom en viss tid. Om du väntar för länge antar försäkringsgivaren antagligen att du godkänner granskningen.
- Försena inte. Ring ditt försäkringsbolag och klaga på att du inte håller med granskningen. Fråga vad du behöver ange och tidsfristen.
Frågor och svar
- Ska vi ta med betalningar för ett hälsosparande konto som arbetsinkomst?Detta beror på din statliga lag. I många stater kan HSA-bidrag dras av. Du bör kontakta din revisor om du har frågor.
- Är en rörmokare som mitt företag kallade för att reparera kontoret toaletten betraktas som en oberoende entreprenör för min arbetskompetens revision?Nej, det är en affärskostnad.
Obesvarade frågor
- Hur avgör jag vad en underleverantör behöver för att tillhandahålla försäkringsinformation med arbetskompensation?
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
