Hur skriver jag en företagsrapport?

Granska stegen i guiden Så här skriver du en framstegsrapport för en bra grundläggande rapport.

Affärsrapporter är ett av de mest effektiva sätten att kommunicera i dagens affärsvärld. Även om affärsrapporternas mål är breda kan företag eller privatpersoner använda dem för att fatta viktiga beslut. För att kunna skriva en effektiv affärsrapport måste du först förstå vad det är och hur det kan användas.

Del 1 av 2: bestämma vilken typ av rapport som ska skrivas

1
Presentera en idé. En rapport som presenterar en idé kallas en motivering / rekommendationsrapport. Du kan använda dessa rapporter för att komma med förslag till ledningen eller andra viktiga beslutsfattare. Denna rapport innehåller vanligtvis en sammanfattning och ett brett innehåll. Sammanfattningen belyser din begäran. Rapporten organ gräver i fördelar, kostnader, risker, etc., som är förknippade med din begäran.
- Till exempel vill du ha en 3D-skrivare för din division. För att övertyga din chef att rekvirera en, skulle du skriva en motivering / rekommendationsrapport för att formellt be ledningsgruppen om skrivaren.
2
Nuvarande risker med en specifik möjlighet. En utredningsrapport hjälper till att bestämma riskerna med en specifik åtgärd. Denna typ av rapport är utmärkt för att hjälpa ett företag att förutse konsekvenser. Rapporten kommer att innehålla en introduktion, en sammanfattning och en slutsats. Inledningen belyser problemet som undersöks. Kroppen används för att diskutera fakta och resultat av utredningen. Slutsatsen används för att sammanfatta.
- Till exempel, säg läkemedelsföretaget X vill samarbeta med läkemedelsföretaget Y men har några bekymmer. Företaget X vill inte samarbeta med ett företag som har aktuella ekonomiska problem eller har haft ekonomiska problem tidigare. Företaget X genomför en utredning och använder en utredningsrapport för att diskutera fördjupad finansiell information om företag Y och dess styrelseledamöter.
3
Presentera efterlevnadsinformation för ett styrande organ. Denna rapport, känd som en efterlevnadsrapport, hjälper företag att visa ansvar. Ett företag kommer att använda en överensstämmelsesrapport för att visa bevis för ett styrande organ (stad, stat, federala myndigheter etc.) att det följer alla tillämpliga lagar / regler och att det spenderar pengar ordentligt. Rapporten innehåller en introduktion, kropp och slutsats. Inledningen innehåller vanligtvis en översikt över rapportens viktigaste avsnitt. Organet innehåller de specifika uppgifter, fakta etc. som den reglerande enheten behöver veta. Slutsatsen används för att sammanfatta.
- Till exempel behövde CALPERS (California Public Employees Retirement System) visa sin styrelse att den följde alla tillämpliga lagar och regler under 2010. Den sammanställde en årlig rapportering om efterlevnad för att visa deras aktiviteter för året.
4
Presentera genomförbarheten av en idé eller ett föreslaget projekt. En undersökande rapport för att avgöra om en idé kommer att fungera kallas en genomförbarhetsrapport. Rapporten ska innehålla en sammanfattning och ett brett innehåll. Sammanfattningen presenterar idén. Organet täcker fördelarna, potentiella problem, därmed sammanhängande kostnader etc. med den föreslagna idén. Ett företag kan använda en genomförbarhetsrapport för att utforska frågor som dessa:
- Kan detta projekt slutföras inom dess budget?
- Kommer projektet att vara lönsamt?
- Kan detta projekt slutföras inom den tilldelade tidsramen?
Hur skriver jag en kort rapport om min företagsfördelning för månaden?
5
Nuvarande forskning som hittats i en studie. En rapport om forskningsstudier presenterar forskning om en fråga eller ett problem. Det är en djupgående titt på en mycket specifik fråga. Rapporten ska innehålla en sammanfattning (sammanfattning), introduktion, metoder, resultat, slutsats och rekommendation. Det bör också citera studien eller studierna inblandade.
- Till exempel kan ett företag genomföra en företagsomfattande studie om huruvida man ska förbjuda rökning i sin personallounge. Den som skriver upp studien skulle producera en rapport om forskningsstudier.
6
Hjälp ett företag att förbättra sina policyer, produkter eller processer genom konsekvent övervakning. Denna rapport, som kallas en periodisk rapport, är skriven med fasta intervall, till exempel varje vecka, månadsvis, kvartalsvis, etc. Den kan undersöka effektivitet, vinst och förlust eller något annat mått under det valda intervallet.
- Till exempel kan en läkemedelsförsäljare tillhandahålla en månadsöversikt över sina försäljningssamtal.
7
Rapportera om en specifik situation. En specifik situation - i motsats till ett fast intervall - kräver en lägesrapport. Situationen kan vara så enkel som informationen vid en konferens eller så komplicerad som en rapport om svaret på en naturkatastrof. Dessa rapporter innehåller en introduktion, en sammanfattning och en slutsats. Använd introduktionen för att identifiera händelsen och förhandsgranska kort vad du täcker i rapporten. Slutsatsen diskuterar de genomförda eller nödvändiga åtgärderna för situationen.
- Som ett exempel vill en stats styrande organ ha en lägesrapport efter en orkan.
8
Presentera flera lösningar för ett problem eller en situation. En måttrapport väger flera potentiella lösningar för en given situation. Baserat på resultaten skulle författaren rekommendera en särskild åtgärd. En måttrapport bör innehålla en introduktion, en sammanfattning och en slutsats. Inledningen anger rapportens syfte. Kroppen presenterar situationen eller problemet följt av potentiella lösningar / alternativ. Slutsatsen avslöjar den bästa lösningen eller alternativet.
- ABC Auto Manufacturing, Inc. vill till exempel öppna en anläggning i Asien. Rapporten kan begränsa tre landsalternativ baserat på företagets behov. Rapporten skulle därefter dra slutsatsen vilken av de tre länderna som är den bästa platsen för den nya anläggningen.

Del 2 av 2: skriva en affärsrapport

1
Bestäm ditt mål och format. Fråga dig själv vad du vill att rapporten ska uppnå. Baserat på önskat mål, välj en typ av rapport från listan ovan.
- Oavsett svaret måste du göra ditt mål kortfattat. Om det är rörigt kommer din rapport bara att förvirra din publik, vilket riskerar att skada rapportens trovärdighet.
- Du kanske till exempel vill uppnå en större annonseringsbudget för din avdelning. Din rapport bör fokusera på den aktuella annonseringsbudgeten och hur du effektivt kan använda en större budget.
2
Identifiera din publik. Din publik kan inkludera en extern part (någon som inte arbetar inom ditt företag) eller någon inom ditt företag. Tänk på den kunskap eller förtrogenhet som publiken redan har med det avsedda ämnet. Tänk också på hur publiken kommer att använda informationen i rapporten.
- Kom ihåg att oavsett din publik talar ingen bottenlinje högre än pengar till ett företag eller en kund.
- Anta till exempel att du vill implementera ett jobbdelningsprogram för din division. Du bestämmer att din målgrupp är företagets HR-chef, VD och COO. Tänk på hur mycket de troligen vet om jobbdelningsprogram redan. Svaret anger tonen för rapporten. Om ditt företag aldrig har övervägt ett jobbdelningsprogram kommer rapporten att vara både informativ och strategisk. Om företaget har övervägt ett arbetsdelningsprogram blir rapporten mindre informativ och mer övertygande.
För att kunna skriva en effektiv affärsrapport måste du först förstå vad det är och hur det kan användas.
3

Identifiera vad du behöver lära dig. Den svåraste delen av att skriva en företagsrapport är inte skriven. Det bildar en slutsats och samlar in de uppgifter som krävs för att stödja den slutsatsen. Detta innebär en mängd olika färdigheter, inklusive datainsamling och marknadsanalys. Vad behöver du - och i slutändan - ledningen - veta för att fatta ett välgrundat beslut om ämnet?
4
Samla in lämpliga uppgifter för din rapport. Det är viktigt att dina data är väl undersökta; annars riskerar du att förlora trovärdigheten. Datainsamlingen kommer att bero på vilken typ av rapport du skriver. Se till att dataparametrarna du väljer är kortfattade och relevanta för punkten i rapporten.
- Data kan komma internt, vilket innebär att du kommer att kunna samla in det ganska snabbt. Försäljningssiffror bör till exempel finnas tillgängliga från försäljningsavdelningen med ett telefonsamtal, vilket innebär att du kan ta emot dina data och ansluta dem snabbt till din rapport.
- Externa data kan också vara tillgängliga internt. Om en avdelning redan utför insamling av kundanalysdata, låna den avdelningen. Du behöver inte göra forskningen på egen hand. Detta kommer att vara annorlunda för alla typer av företag, men författaren till en affärsrapport behöver ofta inte göra förstahandsundersökningar.
- Om du till exempel skriver en motiverings- / rekommendationsrapport måste du undersöka alla fördelarna med din föreslagna idé och införliva forskningen i din rapport.
5
Organisera och skriv rapporten. Hur du organiserar din rapport beror på ditt mål. Till exempel skulle du organisera en efterlevnadsrapport annorlunda än en genomförbarhetsrapport. När du har en uppfattning om hur du vill organisera din rapport kan du skriva ditt innehåll.
- Dela upp relevanta data i separata avsnitt. En affärsrapport kan inte vara en stor översvämning av siffror och information. Att organisera data i separata avsnitt är nyckeln till framgången för en välskriven affärsrapport. Håll till exempel försäljningsdata åtskilda från kundanalysdata, var och en med sin egen rubrik.
- Organisera rapporten i lämpliga sektionsrubriker, som kan läsas snabbt som fristående forskning, men som också stöder rapportens grundläggande mål.
- Eftersom vissa av avsnitten kan bero på analys eller inmatning från andra, kan du ofta arbeta med sektioner separat medan du väntar på att analysen ska slutföras.
6
Dra slutsatser med specifika rekommendationer. Dra tydliga slutsatser som följer logiskt av de uppgifter som granskats i rapporten. Rekommendera tydligt den bästa handlingen baserat på dessa slutsatser, om det är lämpligt.
- Alla mål bör innehålla specifika, mätbara åtgärder. Skriv ut eventuella förändringar i arbetsbeskrivningar, scheman eller kostnader som är nödvändiga för att genomföra den nya planen. Varje uttalande bör direkt ange hur den nya metoden hjälper till att nå det mål / den lösning som anges i rapporten.
7
Skriv sammanfattningen. Sammanfattningen bör vara den allra första sidan i rapporten, men det ska vara det sista du skriver. Sammanfattningen bör presentera dina resultat och slutsatser och ge en mycket kort översikt över vad någon skulle läsa om de skulle välja att fortsätta läsa hela rapporten. Det är som en trailer för en film eller ett abstrakt i en akademisk uppsats.
- Sammanfattningen får sitt namn eftersom det troligtvis är det enda en upptagen chef skulle läsa. Berätta för din chef allt viktigt här, med högst 200-300 ord. Resten av rapporten kan granskas om chefen är mer nyfiken.
8
Använd infografik för tillämpliga data, om det behövs. I vissa fall kan det vara bra att ta med grafer eller diagram som visar kvantitativa data. Använd färg på skärmen, eftersom den uppmärksammar och hjälper till att skilja informationen från. När det är möjligt, använd punktpunkter, siffror eller rutade data för att underlätta läsbarheten. Detta skiljer dina uppgifter från resten av din rapport och hjälper till att indikera dess betydelse.
- Generellt sett är visuella siffror en bra idé för affärsrapporter eftersom skrivandet och själva data kan vara lite torra. Men gå inte överbord. All infografik bör vara relevant och nödvändig.
- Använd rutor på sidor med mycket text och inga tabeller eller siffror. En sida full av text kan vara tröttsam för en läsare. Boxad information kan också effektivt sammanfatta viktiga punkter på sidan.
För att skriva en affärsrapport, börja med en introduktion som presenterar en tydlig idé, problem eller mål.
9
Citer dina källor, om det behövs. Beroende på vilken typ av forskning du har gjort kan du behöva förklara var du fick din information. Syftet med bibliografins eller källsidan i en företagsrapport är att tillhandahålla en resurs för andra om de vill följa upp uppgifterna och undersöka dem.
- Använd lämplig formatering för citaten i din rapport, baserat på din bransch.
10
Korrekturläsa din rapport två gånger. Felstavningar eller grundläggande grammatiska fel kan ge dina läsare intrycket att du inte lagt ner tillräckligt mycket på rapporten. Dessa fel kan till och med ifrågasätta trovärdigheten hos dina resultat. Se också till att du presenterar din information på ett tydligt och koncist sätt.
- Till exempel, överanvänd inte snygga ord eller gör dina meningar för ordiga.
- Undvik att använda slang.
- Om din rapport och publik är nära knutna till en viss bransch är det lämpligt att använda jargong eller tekniska termer. Men du måste vara noga med att inte överanvända jargong och tekniska termer.
- I allmänhet skrivs affärsskrivning med passiv röst, och detta är ett av få fall där passivt skrivande vanligtvis är bättre än aktivt skrivande.
- Du kan ofta missa fel när du korrekturläser ditt eget arbete på grund av bekantheten från att skriva det. Överväg att be någon annan på din avdelning som vill att rapporten ska lyckas att läsa igenom den också. Var öppen för feedbacken. Det är bättre att höra om misstag från en medarbetare än från en chef. Granska varje kommentar från peer review och skriv om rapporten med hänsyn till kommentarer.
11

Skapa en innehållsförteckning. Formatera företagsrapporten så formellt som möjligt, skapa en innehållsförteckning för att göra det enkelt att referera till och bläddra igenom din rapport. Inkludera alla relevanta avsnitt, särskilt sammanfattningen och slutsatserna.
12
Paketera din företagsrapport. Det bästa komplementet till en noggrann, väl undersökt rapport är polerad förpackning. Detta kan innehålla fina mappar, bindemedel eller papper. Slutsatsen är att din företagsrapport måste se skarp ut för att fängsla din publik tillräckligt för att läsa den.
- Detta gäller även alla diagram eller diagram som ingår i rapporten.

Läs också: Hur adresserar man en kvinna i ett företagsbrev?

Hur skriver jag en företagsrapport?

Steg

Del 1 av 2: bestämma vilken typ av rapport som ska skrivas

Del 2 av 2: skriva en affärsrapport

Frågor och svar

Kommentarer (10)

Läs också: