Hur skapar jag en kommunikationsplan?
För att skapa en kommunikationsplan, börja med att definiera dina mål och den publik du kommer att kommunicera med, som dina arbetsgivare, kunder eller intressenter. När du väl känner till dina mål och målgrupp, börja utarbeta din kommunikationsplan och börja med 1-2 meningar som förklarar vad beslutet du fattar är. Fortsätt sedan med att förklara varför det är rätt beslut och vem det påverkar. Förklara sedan hur beslutet genomfördes och när ändringarna kommer att ske. Slutligen berätta för dem var de kan hitta mer information om beslutet. För att lära dig hur man effektivt levererar en kommunikationsplan, bläddra ner!
För att skapa en kommunikationsplan, börja med att definiera dina mål och den publik du kommer att kommunicera med, som dina arbetsgivare, kunder eller intressenter.
En kommunikationsplan är en färdplan för att förmedla ett meddelande till en publik, som visar vem du behöver för att få information till samt när och hur du tänker kommunicera den. Det är ett viktigt verktyg i hela affärsvärlden, oavsett om du arbetar med marknadsföring, personalresurser, PR eller företagsfrågor. Att ta dig tid att specificera dina mål, målgrupper och kommunikationsstrategier gör din plan så stark och effektiv som möjligt.
Del 1 av 3: bestämma dina mål och målgrupp
- 1Skapa en tidslinje eller kalender för att hålla planen ihop. För att börja skissera din kommunikationsplan behöver du ett par skrappapper tillsammans med en tom tidslinje eller kalender, som du kommer att använda för att organisera dina olika initiativ. När du brainstormar och begränsar dina idéer börjar du skriva in dem i din kalender eller tidslinje. Just nu ställer du bara in kalendern bredvid dig så att du kan hålla timing och schemaläggning i åtanke när du skapar din plan.
- Du kan använda en papperskalender för att hålla på väggen eller skrivbordet, eller gå med en datakalender, som kan ge dig påminnelser när deadlines närmar sig.
- 2Beskriv företagets eller projektets tillstånd. Innan du börjar planera dina idéer för ditt företag eller projekt måste du få en god uppfattning om vad som nu är. Prata med dina anställda, medarbetare eller intressenter, analysera och kartlägg sedan den aktuella situationen så bra du kan. Skriv ner dessa punkter när du brainstormar.
- Tänk på läget på din marknad och företaget eller projektet som helhet. Fråga dig själv vad ditt företag eller projekt gör rätt och vad det kan förbättra.
- Du kan till exempel beskriva ditt företags aktuella försäljning, dess budgetutsikter och dess förväntade tillväxt. Du kan också prata om saker som anställdas och kundtillfredsställelse och lagring.
- 3Ange ditt bredare mål att hålla din plan fokuserad. För att hitta det exakta målet du siktar på, fråga dig själv vad du behöver göra och varför du behöver göra det. Vad är ditt företags eller projekts mål? Vilka idéer har du att förbättra samtidigt trogen till den nedersta raden? Tänk på vad som kommer att vara annorlunda i ditt företag eller projekt när dina idéer har genomförts.
- Skriv ner ditt breda mål med stora, djärva bokstäver. Du kommer att vilja fortsätta att hänvisa till det när du fortsätter att skapa din kommunikationsplan.
- Om du till exempel vill flytta ditt företag från affärer och mot digitala kunder kan du rama in det som ett sätt att fortsätta göra en lönsam vinst i ett föränderligt affärslandskap.
- 4Gör mindre delmål som följer SMART-layouten. När du har identifierat ditt övergripande mål kan du rita upp några delmål som hjälper dig att komma dit. Om du till exempel övergår till en digital butik kan ett mål vara att skapa en webbplats, medan ett annat kan vara att flytta till webbannonsering. Följ SMART-metoden för att göra dessa mål så specifika och uppnåbara som möjligt.
- Skriv ner dina undermål på ditt brainstorming-ark under ditt bredare mål.
Skapa SMART-målGör ditt affärsmål...
Specifikt och fokuserat.
Mätbar så att du kan kvantifiera dina framsteg.
Uppnåelig, så att du kan få det gjort inom en tidsram och med de resurser du har.
Relevant för ditt företags bredare mål.
Timebound, som syftar till att slutföra målet till ett visst datum.
- 5Välj publiken eller publiken du ska prata med. När du väl har bestämt dig för ditt mål, tänk på vem du i slutändan vill prata med och påverka. Fråga dig själv vem som hjälper dig att nå dina mål, vem som är ansvarig för genomförandet av ändringar och, om tillämpligt, vem som kommer att tillhandahålla medel för dem. Börja överväga hur du bäst kan kommunicera dina mål till just den publiken och anteckna anteckningar för varje.
- Om du till exempel kommunicerar med ett stort företag och en konsumentbas kan du dela upp din publik i anställda, intressenter och kunder.
- Om du kommunicerar med olika målgrupper kan du behöva komma med olika strategier för var och en, eftersom en taktik som fungerar för en grupp kanske inte är lika effektiv för en annan. Kommunikation med kunden kan till exempel fungera bäst med en bildbaserad strategi, medan intressenter kanske föredrar mer data och analys.
Utöver att du lyckas genomföra ditt bredare företagsmål vill du också se till att din kommunikationsplan är effektiv.
Del 2 av 3: skapa specifika nyckelpunkter
- 1Bestäm 3 viktiga punkter som du måste förmedla till varje publik. Baserat på din målgrupp och dina bredare mål, börja kartlägga cirka 3 (eller färre) huvudpunkter som varje publik behöver veta. Fråga dig själv, vad är det viktigaste för varje publik att vara medveten om? Hur mycket detalj behöver varje publik?
- Låt oss till exempel säga att du utökar inventeringen av ett detaljhandelsföretag till att omfatta barnkläder såväl som vuxna. Du kan behöva berätta för tillverkningsbranschen mer praktiska fakta om hur förändringen kommer att genomföras och hur de kommer att behöva ändra sina nuvarande processer. För en gren som är mindre direkt påverkad kan du fokusera dina meddelanden på de bredare effekterna av förändringen.
- 2Berätta för publiken vad beslutet är först. Varje publik vill veta exakt vad beslutet är, så lägg det så tydligt som möjligt. Försök att säga det på bara 1-2 meningar, håll det enkelt och enkelt.
- Du kan till exempel säga: "Vi har som företag beslutat att öppna vår detaljhandel för såväl barn som vuxna."
- 3Kommunicera varför det är rätt beslut. Nu kommer du att berätta för din publik varför du har bestämt dig för att göra dessa ändringar, varför de är viktiga och varför det händer nu. Stöd din poäng med data, fakta eller berättelser, eventuellt använd olika detaljer för olika målgrupper. Tänk på vad som kommer att vara mest övertygande för varje publik och hur du kan använda den strategin för att få din poäng.
- Du kan till exempel säga, "Som vårt datateam vet du att de flesta av våra kunder också är föräldrar, cirka 70% av dem. Genom att utöka vårt lager till att omfatta barnprodukter kan vi göra våra befintliga kunder ännu mer nöjda. "
- 4Säg vem som fattat beslutet och vem det påverkar. Din publik vill veta exakt vem detta beslut kommer från och vem som kommer att se de flesta förändringarna. Var specifik och ärlig här, även om några av ändringarna kan vara opopulära.
- Du kan till exempel säga, "Detta beslut togs av ett team bestående av anställda och chefer från varje gren av företaget. Att utöka vårt lager innebär också ökad arbetsbelastning. Vi alla, och särskilt datateamet, kommer att behöva arbeta hårdare än någonsin för att få ut detta initiativ. Under tiden kommer vi att starta anställningsförfarandet för nya analytiker för att hjälpa till att avlasta en del av belastningen. "
- 5Prata om hur beslutet fattades och hur det kommer att genomföras. Vissa målgrupper kan behöva eller vilja veta hur beslutet kom på de högre nivåerna, och att berätta för dem om denna process visar förtroende och hänsyn till deras behov. De flesta målgrupper måste också veta hur förändringen kommer att genomföras, eftersom den påverkar dem.
- Du kan till exempel säga "Vi kom till detta beslut efter att ha slutfört flera övergripande recensioner av kundnöjdhet och engagemang. Vi skickade också ut enkäter till alla våra kunder för att se vad vi kan göra för att behålla deras verksamhet och öppna en barnavdelning var överväldigande populär. "
- När du berättar för en filial hur det påverkar dem kan du säga "Som vårt datateam betyder det att du kommer att hämta information från en ny källa nu: vår barnavdelning. När vi startar första gången innebär detta att mäta träffar och sidlåsning priser samt information om kassan och att jämföra den direkt med våra herr- och damprodukter. "
- 6Säg när ändringarna kommer att ske. När du har beskrivit ändringarnas omfattning och bakgrund måste du berätta för din publik när beslutet kommer att rullas ut. Du kan behöva berätta för dem när de kommer att börja se vissa förändringar och när de måste börja genomföra egna åtgärder.
- Man kan säga något som "Designteamet kommer att börja utveckla nya produkter de närmaste veckorna. Därifrån kommer tillverkningen att börja producera dem. Vi strävar efter att ha vår hemsida och vårt första lager klart om tre månader, med en lanseringsdatum den 15 maj. Din del i detta, som datateamet, kommer att starta precis då. "
- 7Berätta var de kan hitta mer information. Beroende på hur du kommunicerar med din publik kan du kanske ställa dem om de har frågor personligen eller via e-post. Om det är en mindre direkt kommunikation kan du hänvisa dem till en FAQ-sida eller en hjälp hotline.
- Om du till exempel pratar med ett team personligen kan du helt enkelt säga "Har någon frågor?"
- För stora förändringar kanske du vill fråga frågor via e-post och hålla en uppföljningssession för att diskutera dem en efter en.
När du väl känner till dina mål och målgrupp, börja utarbeta din kommunikationsplan och börja med 1-2 meningar som förklarar vad beslutet du fattar är.
Del 3 av 3: stödja och förmedla ditt meddelande
- 1Presentera ditt budskap på ett tydligt, övertygande sätt. När du väl har utvecklat dina nyckelpunkter måste du fortfarande leverera dem på ett sätt som är effektivt och intressant. Använd övertygande strategier som ansluter direkt till var och en av dina målgrupper och visar varför detta är rätt beslut för företaget och för dem som individer.Tips för att få ditt meddelande över
Håll dina idéer enkla och presentera dem på ett oväntat, minnesvärt sätt.
Använd bilder, om möjligt, för att få din punkt att hålla fast.
Använd en berättande struktur, som en berättelse, för att skapa en känslomässig koppling.
Inkludera fakta och data från trovärdiga källor.
- 2Ta reda på hur du levererar ditt meddelande till varje publik. Olika målgrupper kommer sannolikt att kräva olika kommunikationsmedel. I allmänhet kommuniceras dock stora förändringar bäst personligen, vare sig det gäller ett teammöte eller en en-mot-en-samtal. Tänk på hur breda förändringarna kommer att vara och hur de kommer att påverka varje publik för att bestämma hur man bäst tar upp den.
Använd kommunikation ansikte mot ansikte för stora förändringar.
Ha ett möte om de nya idéerna är mer komplicerade eller om du vill ha idéer från andra människor.
Använd pappersutdelningar för att hjälpa människor att komma ihåg datum och detaljer. Om ditt företag litar mer på teknik, skicka ett mejl istället.
- 3Utveckla en strategi för att mäta hur framgångsrik din kommunikation är. Utöver att du lyckas genomföra ditt bredare företagsmål vill du också se till att din kommunikationsplan är effektiv. Detta kan hjälpa dig att bli bättre som handledare, anställd eller kommunikatör i allmänhet. Innan du lanserar din kommunikationsplan, tänk på hur du kommer att mäta dess framgång. Tänk på alternativ som:
- Dela ut en undersökning till din publik och be dem bedöma hur informationen presenterades.
- Mäta investeringsnivåer om du kommunicerar med investerare
- Mätning av behållningsgraden hos kunder eller anställda
- 4Genomför din plan. Nu när du har planerat din kommunikationsplan är det dags att komma igång! Du bör följa din kalender noga för att rulla ut varje fas i din plan, men oroa dig inte om du måste avvika från den då och då. Justera datum och tider efter behov, men se till att du är på rätt väg för att uppnå dina bredare mål.
Att arbeta med andra människor för att göra din kommunikationsplan, inklusive kollegor, handledare eller anställda, kan ge dig andra åsikter om dina val och göra planen övergripande starkare.
- Att arbeta med andra människor för att göra din kommunikationsplan, inklusive kollegor, handledare eller anställda, kan ge dig andra åsikter om dina val och göra planen övergripande starkare.
- Om du kommer att prata med människor personligen, antingen i ett möte eller en-mot-en, planera vad du vill säga i förväg. Du kan titta på anteckningar då och då, men att tala naturligt och få ögonkontakt är det bästa sättet att förmedla ditt budskap.
Läs också: Hur skriver jag ett förvärvsförslag?
Kommentarer (8)
- Jag är student online och den här artikeln hjälper väldigt mycket, tack!
- Bor inte för långt hemifrån så att du inte kan köra.
- Det är en riktigt bra och tydlig introduktion till att ta fram en kommunikationsplan. Det är inte heltäckande, men det tillåter författare att starta processen och själva identifiera hur man gör detta.
- Aldrig hört talas om en kommunikationsplan (men jag blev ombedd att skriva en) och detta hur man åtminstone gav mig en uppfattning om vad som förväntades. Tack!
- Hjälpte mig att vägleda ett möte om kommunikationsplaner och strategi med mitt team. De har det!
- Detta hjälpte mig mycket. Nu vet jag var jag ska börja min kommunikationsplan.
- Jag arbetar för närvarande med en kommunikationsplan för att skapa medvetenhet om nationella servicepriser. Artikeln hjälpte till att rita en handlingsplan för hur vi ska sprida meddelanden till vår publik.
- Det har varit fantastiskt.
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
