Hur bestrider man ett fakturabrev?
Om du bestrider hela fakturan, ange bara att du bestrider fakturan i sin helhet och fortsätt sedan med skälen till din tvist.
Om du äger ett litet företag är du van att ta emot fakturor från leverantörer eller andra som du köper varor eller tjänster av. Som privatperson kan du också få fakturor om du till exempel gör renoveringar i ditt hem. Normalt är dessa fakturor korrekta och du betalar det skyldiga beloppet. Men ibland får du en faktura som inte stämmer - kanske debiterar du dig mer än det belopp du har avtalat, eller så innehåller det varor eller tjänster du inte har fått. Om du behöver bestrida en faktura, är det så snart som möjligt nyckeln till att upprätthålla den goodwill du har byggt med leverantören och försäkra smidigare affärer i framtiden.
Del 1 av 3: bedöma problemet
- 1Granska fakturan du har fått noggrant. Även om du inte tvivlar på att fakturan är felaktig, titta igenom den och se till att du läser den korrekt.
- Om du har tidigare fakturor från samma företag, jämför dem med den aktuella fakturan och notera eventuella skillnader. Dessa kan hjälpa till att avslöja källan till problemet. Till exempel kan företaget ha misslyckats med att notera betalning för den tidigare fakturan och inkluderat båda summan i den aktuella fakturan. I så fall skulle det förhoppningsvis kunna lösa problemet att tillhandahålla bevis på betalning.
- 2Kontrollera dina böcker eller andra poster. Jämför fakturan med dina egna register för att beräkna avvikelsen.
- Om företaget till exempel hävdar att du inte betalade en faktura, bör du inkludera en kopia av den avbrutna check som du skickade som betalning. Alla andra dokument som du har, såsom automatiskt genererade e-postbekräftelser eller kontoutdrag som visar den godkända betalningen kan också vara till hjälp för att bevisa din position.
- 3Granska ditt kontrakt. Om du har ett skriftligt avtal med företaget som skickade fakturan, kontrollera avtalet för att ta reda på den överenskomna metoden för att lösa tvister.
- Betalning är villkorad av att du mottar varorna eller tjänsterna i en form som överensstämmer med avtalet. Om företaget fakturerar dig för varor eller tjänster som du inte har fått, är du inte skyldig att betala enligt avtalet.
- Ditt kontrakt kan också innehålla tidsfrister för meddelande om en omtvistad faktura. Till exempel kan ditt kontrakt säga "Alla fakturor anses vara korrekta och accepterade om leverantören inte underrättas om en tvist inom tio dagar efter mottagandet."
- 4Ring företaget. Innan du skriver ett formellt brev till företaget, ring det kontaktnummer som anges på fakturan för att utesluta enkelt fel.
- Var lugn och artig i telefon och ange att du har en fråga om fakturan du fick. Låt företagets representant förklara fakturan för dig. Om du bestrider någon av hennes uppgifter, berätta för henne att det belopp som hon uppgav inte överensstämmer med dina register.
- Tänk på att tvisten kan vara ett enkelt skrivfel eller en felplacerad siffra eller decimal. Om felet kan åtgärdas via telefon, be personen du talar med att skicka en korrigerad faktura.
- Om du kommer till någon upplösning via telefon, skicka omedelbart ett skriftligt brev till företaget som bekräftar överenskommelsen som nåtts via telefon. Förlita dig inte på några uttalanden eller avtal förrän du har bekräftat avtalet eller har fått en korrigerad faktura.
Beroende på sammanhanget med din fakturatvist kan du kanske hitta medlingstjänster gratis. - 5Samla bevis för att stödja ditt påstående. Om du har kvitton eller andra poster som säkerhetskopierar din påstående om att fakturan är felaktig, gör du kopior av dem för att skicka till det andra företaget.
- Antag till exempel att företaget fakturerade dig för 45 enheter, men du fick bara 20 enheter. Förpackningskvitton du har för de 20 enheterna skulle stödja din position.
- 6Undersök företaget. Om du inte har arbetat med företaget så länge kan det vara värt din tid att ta reda på om andra kunder eller företag har haft liknande problem.
- Du kan till exempel kontakta Better Business Bureau, som anger klagomål från konsumenter och andra företag. Om andra har haft liknande problem, ta reda på om och hur de lyckades lösa tvisten.
Del 2 av 3: skriva ditt brev
- 1Använd rätt affärsformat. Skriv ut ditt brev på företagets brevpapper, om möjligt, och formatera ditt brev på lämpligt sätt.
- Om du är privatperson kan du skapa ditt eget professionella brevpapper med hjälp av en av mallarna som finns i de flesta ordbehandlingsapplikationer.
- Du kan vanligtvis hitta mallar online eller i en ordbehandlingsapplikation som gör att du snabbt och enkelt kan skapa ditt brev genom att ange tillämplig information i förformaterade fält.
- Inkludera datumet för brevet och de metoder som du skickar det - speciellt om du skickar duplikat av brevet med olika metoder.
- För ämnesraden i brevet, sammanfatta brevet syfte och referera till fakturadatum, företagets referensnummer på fakturan, eller bådadera. Du kan till exempel skriva: "Ämne: Fakturatvistelse 99537, daterad den 7 oktober 2015."
- 2Bekräfta mottagandet av fakturan. Börja ditt brev med att identifiera fakturan du skriver om och tacka företaget för att skicka det.
- Om du bestrider hela fakturan, ange bara att du bestrider fakturan i sin helhet och fortsätt sedan med skälen till din tvist.
- Om någon del av fakturabeloppet inte är ifrågasatt kanske du vill fortsätta och skicka en betalning för det beloppet. Om du gör det, låt dem veta först.
- Till exempel kan du skriva: "Jag mottar din faktura daterad 7 oktober 2015 och tack för samma. Medföljer en check på 120€ som full betalning av det obestridda beloppet."
- När du signerar din check godkänner du den med formulering som "Denna check är full betalning och är fullständig och slutgiltig för [faktura]." Identifiera fakturan med hjälp av det datum den fakturerades eller det angivna referensnumret. Om företaget tar emot eller sätter in din check har beloppet accepterats som full betalning.
- Om du gör detta kan det lösa tvisten, för om du senare stäms för det återstående beloppet som du bestrider kan du höja godkännandet som ett bekräftande försvar.
- 3Förklara grunden för din tvist. Om du bifogar några dokument som stöder ditt anspråk, hänvisa till dem i brevet och bifoga sedan en kopia.
- Var kortfattad och håll dig till fakta. Du bör också avstå från att göra några anklagelser eller dra slutsatsen att företaget försöker fuska dig på något sätt. Behandla bara saken som ett enkelt fel som lätt kan korrigeras - även om du har anledning att tro att det inte är fallet.
- Om företaget skickar en faktura för varor som ännu inte har levererats, ange skälet och ange att du kommer att betala för varorna när de mottas.
- 4Nämn alla telefonsamtal eller andra konversationer du har haft. Om du har pratat med företagets anställda eller den person som du riktar dig till brevet till, ska ditt brev därefter ta itu med dessa samtal.
- Du kan till exempel skriva: "Jag pratade med Sharon på ditt kundfordringskontor den 8 oktober, och hon indikerade att jag skulle kontakta dig om denna fråga." Även om du fick veta att fakturan var korrekt och att det inte fanns något fel, ange inte denna information i brevet - det ger bara personen möjlighet att gömma sig bakom den anställde som du redan har pratat med snarare än att titta på saken personligen.
- Om du inte kunde nå någon, bör du nämna det och fortsätta med inställningen att det förmodligen bara är ett enkelt misstag eller missförstånd.
Till exempel kan företaget ha misslyckats med att notera betalning för den tidigare fakturan och inkluderat båda summan i den aktuella fakturan. - 5Begär företaget att vidta åtgärder för att rätta till problemet. När du har beskrivit din tvist med fakturan, ange detaljer om hur du vill att problemet ska lösas och ge företaget en tidsfrist för att svara.
- Ge företaget en rimlig tidsperiod för att lösa problemet - en vecka till tio dagar från mottagandet av ditt brev bör räcka.
- Vid denna tidpunkt behöver du inte hota att du kommer att vidta några specifika åtgärder om ärendet inte löses till din fördel. Det räcker att helt enkelt säga att du kommer att följa andra alternativ om din deadline inte uppnås.
- 6Skriv under brevet. Avsluta ditt brev på en fast men hjärtlig anteckning och inkludera ditt utskrivna namn, din position inom ditt företag och direkt kontaktinformation.
- Se till att du läser igenom den och kontrollerar om det finns stavfel eller andra fel innan du skriver ut och signerar den. Dubbelkolla alla siffror eller beräkningar mot dina poster.
- Längst ner i ditt brev listar du de dokument som du bifogar för att stödja din position.
- När du har slutfört och undertecknat ditt brev, gör minst en kopia till dina poster innan du skickar det till företaget.
- 7Skicka ditt brev. När du har undertecknat ditt brev, skicka det tillsammans med eventuella bilagor så snart som möjligt efter att du har fått fakturan.
- Medan du vanligtvis har så länge som 30 dagar på dig att meddela ett företag om en tvist, har du i vissa fall mycket mindre tid. Till exempel kräver stater som Delaware meddelande om tvist om en byggfaktura inom sju dagar efter mottagandet eller så anses fakturan juridiskt accepterad för det belopp som anges i fakturan.
- Du kanske också vill skicka brevet via fax eller e-post. Om du planerar att skicka den med flera metoder, se till att detta anges i brevet eftersom det förmodligen kommer att tas emot senast.
- Överväg att använda certifierad post eller en privat leveransservice som FedEx eller UPS så att du har bevis på när företaget fick ditt brev.
Del 3 av 3: vidta ytterligare åtgärder
- 1Följ upp efter din deadline. Om du har gett företaget en tidsfrist för att lösa problemet och inte har hört från någon vid det datumet, håll dig till det genom att ringa för att följa upp den dagen.
- Beroende på svårighetsgraden kan du överväga att avsluta din relation med företaget om de inte är villiga att samarbeta med dig för att lösa tvisten.
- Om du å andra sidan har hört från företaget och de inte vill kompromissa i ärendet och insisterar på att fakturan är korrekt, kan du behöva använda andra sätt för att lösa problemet.
- 2Överväg att anställa en advokat. Om företaget vägrar att hantera dig eller om du inte får något svar på ditt brev kan en advokat kanske få ett bättre resultat för dig.
- En advokat kan också ge dig råd om dina juridiska alternativ om det andra företaget stämmer dig för det omtvistade beloppet.
Till exempel kräver stater som Delaware meddelande om tvist om en byggfaktura inom sju dagar efter mottagandet eller så anses fakturan lagligt accepterad för det belopp som anges i fakturan. - 3Kontakta den statliga licensstyrelsen eller byrån. Om individen eller företaget som fakturerade dig regleras eller licensieras av en statlig myndighet, kan byrån ha rutiner för att lösa tvister som liknar din.
- Till exempel, om du är husägare och har en tvist om en faktura som du fick från huvudentreprenören som arbetade med renoveringar i ditt hem, kan du kanske lämna in ett klagomål till ditt statliga byggentreprenörsnämnd. Observera att vissa stater som Oregon kräver att du ger ett skriftligt förhandsmeddelande till entreprenören som specifikt anger din avsikt att lämna in ett klagomål till styrelsen, minst 30 dagar innan du lämnar in klagomålet.
- 4Skicka ett nytt brev. Innehållet i ditt andra brev varierar beroende på svaret du fick från ditt första brev, men bör i allmänhet följa samma format med en starkare och fastare ton.
- Hänvisa till ditt tidigare brev och eventuella samtal eller korrespondens du har haft med företaget under tiden, upprepa sedan din ståndpunkt och alla dokument som du bifogat originalbrevet.
- Om du har ett skriftligt avtal, hänvisa till metoderna som diskuteras i kontraktet för att lösa tvister och ange att du är villig att följa dessa villkor.
- 5Föreslå medling. Särskilt om du har ett skriftligt avtal som innehåller en medlingsklausul, överväg att använda en neutral medlare från tredje part för att hjälpa dig att komma till en kompromiss.
- Medling erbjuder ett snabbare och billigare sätt att lösa en tvist jämfört med en rättegång, vilket uppmuntrar dig att hitta en lösning som fungerar för båda parter.
- Beroende på sammanhanget med din fakturatvist kan du kanske hitta medlingstjänster gratis. Till exempel erbjuder Maryland Home Improvement Commission ett gratis medlingsprogram för husägare och entreprenörer.
Läs också: Hur redovisas skuldförlåtelse?
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
