Hur fakturerar jag en kund?

Använd ordet "faktura" på formuläret, ha ett fakturanummer, fakturadatum och inköpsnummer om fakturan motsvarar en.

Behöver du skapa en faktura men inte säker på hur du gör det? Att skicka ut bra fakturor kan innebära att ditt företag får betalt av fler kunder, så fakturering är mycket viktigt för småföretag eller personer som erbjuder tjänster. Skapa en professionell faktura för att förbättra fordringar.

Del 1 av 3: skapa ett noggrant fakturaformulär

1
Låt det se professionellt ut. När du skickar en kund en faktura är det viktigt att du tar med viktiga uppgifter, snarare än att bara klottra det skyldiga beloppet på ett papper.
- Använd ordet "faktura". Antag inte att kunden vet att fakturan är en faktura om du inte använder det ordet.
- Ge fakturan ett nummer. Du vill hålla koll på fakturan. För att göra det enklare bör du inkludera ett unikt identifieringsnummer på fakturan.
- Vissa företag lägger vanligtvis till ett skatteregistreringsnummer (så kallat TIN) på fakturor. Fråga med en revisor om du har en eller behöver göra det. Till exempel är ideella organisationer och barnomsorgsorganisationer några organisationer som vanligtvis kommer att inkludera skatteregistreringsnummer på fakturor.
2
Numrer fakturan. Att numrera de fakturor du skickar ut ska göra det möjligt för dig att hålla reda på dem, särskilt eftersom du ska behålla en kopia av varje faktura.
- På detta sätt ska fakturorna vara ordnade efter nummer baserat på det datum de skickas. Du kan antingen köpa fakturor som redan är numrerade, använda programvara som skapar dem åt dig eller skapa dina egna och numrera dem.
- Inkludera det inköpsnummer som fakturan motsvarar om det finns ett. Detta hjälper dig att använda bättre redovisningsmetoder i ditt företag.
- Anpassa fakturan genom att fråga i frontend om kunder behöver någon speciell information, till exempel ett arbetsgivaridentifieringsnummer eller en inköpsorder. Fråga vem fakturan ska riktas till om du har att göra med en kund.
3
Datum fakturan. Om du vill få betalt i tid bör du datera fakturan men också notera de betalningsvillkor som du förväntar dig att kunden följer. Dessa villkor bör också anges när de köps.
- Till exempel bör fakturan innehålla det datum då själva fakturan utfärdades, samt datumet för köp av varorna eller tjänsterna.
- När du listar betalningsvillkoren ska du göra det klart för konsumenten hur snart kunden förväntas betala. Till exempel kan betalningen förfalla inom 30 dagar.
- Vissa företag väljer att erbjuda rabatter. Om du gör det, stava dem också tydligt på fakturan. Du kan till exempel erbjuda 1 procent rabatt om kunden betalar fakturan inom 30 dagar.
Antag inte att kunden vet att fakturan är en faktura om du inte använder det ordet.
4
Spara en kopia av alla fakturor. Småföretag bör ha register över alla fakturor som skickats i minst sex år. Detta är viktigt för skatteändamål och bara bra affärsredovisning.
- En revisor kan hjälpa dig att räkna ut reglerna och föreskrifterna för registrering.
- Det är möjligt att föra elektroniska register. Men om du gör det, behåll en säkerhetskopia. Bokför kvitton omedelbart så att du kan spåra konton förblir utestående, vilka kunder har skickat in lite pengar och som inte skickar några alls.
- Fakturerade betalningar är i huvudsak att du ger kredit till en kund och lagen anser att detta är ett lån utan säkerhet, vilket innebär att det inte var säkrat med säkerhet, vilket gör det svårare att återkräva pengarna från en kund om de inte har pengar att betala.
5
Håll fakturorna till ett minimum. I början kan det finnas mindre felmarginal för ett litet företag när det gäller intäkter, så varje betalning kan betyda.
- Försök att hålla fakturering till ett minimum när du börjar och få betalning i förskott kontant när det är möjligt.
- För många småföretag är det inte ovanligt att en tredjedel av dina fordringar är försenade.
- Tänk på om det är värt att erbjuda tjänster till ett schablonbelopp i förväg snarare än till en dyrare timpris eftersom du kanske inte får tillbaka det du är skyldig med det senare.
6
Använd en elektronisk fakturatjänst. Sådana tjänster, även om de kostar pengar, kan hjälpa dig att spåra och organisera dina fakturor och få dem att se mer professionella ut.
- I vissa tjänster kan du skapa och skicka fakturor via e-post, till exempel. Du kan se vilka fakturor som har betalats och skicka ut påminnelser till dem som inte är det. Det finns också appar som skickar ut fakturor via telefon.
- En del av tjänsterna innehåller en fullständig historik över kundens konto. Detta kan hjälpa dig att hålla koll på både kunder och betalningar.
- I vissa av tjänsterna kan du lägga till företagslogotypen på fakturan och helt enkelt kräva att du fyller i online-rutor för att uppdatera beloppet. Det finns många av dessa tjänster som erbjuds via Internet.

Del 2 av 3: inklusive rätt innehåll

1
Beskriv tjänsten tydligt. Du måste göra det tydligt tydligt vilken tjänst som tillhandahölls för de begärda pengarna på själva fakturan. Var specifik, inte vag.
- En bra faktura bör göra det mycket tydligt vad kunden beställde. Specificera eventuella merkostnader, till exempel skatt, hanteringsavgifter eller andra tillägg. Längst ner på fakturan, presentera det totala beloppet.
- Förutom att beskriva i detalj vad kunden debiteras för, bör du inkludera mängden köpta varor eller tjänster. I vissa fall kan detta vara timmar som faktureras.
- Inkludera priset per enhet, utöver det totala priset. Ibland debiteras kunder med ett fast pris i många timmar eller enheter, och ibland köper de bara en enhet av något.
2
Inkludera din kontaktinformation. En av de viktigaste uppgifterna du måste ta med på en faktura är hur ditt företag kan kontaktas och var kunden ska skicka pengarna.
- Antag inte att kunden vet vad fakturan är till för. Se till att ditt företags namn står tydligt på det, samt din adress och telefonnummer. Kunden kanske vill ringa företaget med frågor om fakturan, så inkludera ett kundservicenummer om möjligt också.
- Inkludera kundens information. Det är mycket viktigt att det tydligt framgår vem som köpt varorna och tjänsterna och ombeds betala. Så se till att du inkluderar kundens information också och få bra information från kunden i fronten, så att du inte behöver slå upp den.
- Det kan också vara en bra idé att legitimera beställningen genom att inkludera namnet på den enskilda kontakten som faktiskt placerade den eller godkände köpet om du har att göra med ett företag. Du kan också lägga till namnet på kontaktpersonen i ditt företag som tog ordern.
När du skickar en faktura till en kund måste den se professionell ut och tydligt beskriva de tjänster som tillhandahölls.
3
Överväg att lägga till en personlig anteckning. I slutändan vill du att kunden ska komma tillbaka för att köpa fler varor och tjänster, så du kan överväga att anpassa fakturan.
- Vissa företag lägger till meddelanderutor på sina fakturor där de kan tacka kunder för deras beskydd. En studie visade att att lägga till "tack" eller "tack" till en faktura ökar chansen att den betalas med 5 procent.
- En enkel, tack för ditt företag eller vi uppskattar chansen att hjälpa dig kan gå långt för att bygga starka kontakter med kunderna.
- Ibland använder företagen en fakturameddelande för att notera viktig information om en kunds konto eller för att inkludera kampanjinformation.
4
Ange tidsramen för betalning på fakturan. Inkludera helst detta med fetstil eller offsetbokstäver så det är svårt att missa. Vanligtvis är betalningsfönstren 30, 60 eller 90 dagar.
- Gör det klart hur kunden ska göra betalningen, vart den ska skickas och till vem kunden ska skicka den. Du vill inkludera alla detaljer som en kund skulle använda som en ursäkt för att inte betala.
- Försök att undvika att använda orden "vid mottagande" när du begär en betalning inom en viss tidsram. Vissa kunder kan hävda att de inte fick fakturan. Ange datum då varorna eller tjänsten tillhandahölls. Datum fakturan med det datum då den skickades ut.
- Inkludera något som " betalning inom 30 dagar". Godkänn betalningsvillkoren i fronten innan du levererar produkten eller tjänsten.

Del 3 av 3: öka chansen att kunderna betalar fakturan

1
Överväg elektronisk leverans. Det är i dessa dagar möjligt att leverera fakturor såväl elektroniskt som papperskopior. Vissa kunder föredrar det och det kan leda till fler betalningar.
- Vissa studier har visat att företag får betalning snabbare om de skickar ut onlinefakturor. Elektroniska betalningar kan också spara pengar genom att minska papperskostnaderna och de hjälper till att eliminera bedrägerier som kan förknippas med pappersbaserade kontroller.
- Vissa företag tillåter kunder att välja. Elektroniska betalningar fungerar inte för vissa kunder, som de med dålig syn eller som inte vet hur man använder datorer, så ge kunderna alternativ.
- Elektroniska betalningar är också praktiska för vissa kunder, som kanske inte har tid att köpa frimärken, gå till postkontoret eller på annat sätt hantera pappersfakturor. Det är också svårare för dem att argumentera för att de aldrig fick fakturan.
2
Överväg att ta ut sena avgifter eller ränta. Om du inte redan gör det kan du tvinga kunder att betala ränta på sena betalningar eller ta ut sena avgifter.
- Kunder kan prioritera de fakturor som tar ut ränta och sena avgifter framför de som inte gör det och skicka din faktura högst upp i betalningshögen.
- Var mycket tydlig på fakturan (och i fronten vid inköpstillfället) hur mycket du kommer att ta ut i ränta eller sena avgifter och när.
- Du kan till exempel meddela kunden att han eller hon kommer att debiteras 2 procent ränteavgift per månad för sena betalningar. Kontrollera med lagar och förordningar i ditt område om debiteringsränta.
3
Erbjud incitament. Det är möjligt att motivera kunder att betala sina fakturor genom att använda negativ förstärkning (såsom räntekostnader eller sena avgifter), men det är också möjligt att uppmuntra dem att göra det genom att använda positiv förstärkning.
- Till exempel kan fakturan innehålla en rabatt på 1 eller 2 procent på den totala betalningen om kunden betalar tidigt (ange tidsramen mycket tydligt). Erbjud saker som presentkort, varor, krediter eller framtida rabatter på produkter om kunden betalar inom en viss tidsram.
- Positiva incitament hjälper till att bygga varumärkeslojalitet och positiva känslor hos kunderna. Tänk på att ingen tycker om att få en räkning i posten och i slutändan vill du att kunden ska köpa från dig igen.
- Ibland erbjuder företag kunderna tidiga uppgörelser för att ta hand om beloppet eftersom det kan vara bättre än att få någonting. Se till att kunden faktiskt har fått fakturan genom att kontrollera kundens adress.
Kunden kanske vill ringa företaget med frågor om fakturan, så inkludera ett kundservicenummer om möjligt också.
4
Bestäm kundens risk för utebliven betalning. Innan du tillhandahåller varor och tjänster till en kund i förväg, avgöra om kunden sannolikt kommer att betala.
- Efterfråga kontanter i förskott från personer som riskerar att inte betala. Några faktorer att tänka på är om kunden har ett långvarigt mönster för att betala fakturor i rätt tid.
- Hur stor är kunden? Detta kan fungera åt båda hållen. Om företaget du har att göra med är mycket stort kan det vara mer sannolikt att de betalar sina räkningar. Men risken för förlust för dig är större om företaget inte betalar.
- Bestäm hur mycket risk du har råd att ta och om du har möjlighet att spela på en mer riskfylld kund. Överväg om du odlar kunden på lång sikt eller om det sannolikt kommer att vara en engångsförsäljning.

Tips

Var medveten om faktureringsterminologin: Net 30 betyder att alla pengar ska betalas 30 dagar efter fakturadatumet, men kunderna kommer troligen inte att känna till sådana affärsvillkor.

Varningar

Slarvig fakturering kan kosta dig pengar.

Läs också: Hur noterar jag bilagor i ett brev?

Hur fakturerar jag en kund?

Steg

Del 1 av 3: skapa ett noggrant fakturaformulär

Del 2 av 3: inklusive rätt innehåll

Del 3 av 3: öka chansen att kunderna betalar fakturan

Tips

Varningar

Frågor och svar

Kommentarer (1)

Läs också: