Hur redovisas förskottsbetalningar?
Om en kund gör en förskottsbetalning måste du registrera det annorlunda än vanliga betalningar, eftersom det tekniskt räknas som en skuld. Skapa först ett nytt konto som heter "Kunddepositioner" eller "Förbetald försäljning" om du inte redan har ett. Debitera sedan kontantkontot och kreditera kontot för kundinsättningar för förskottsbetalningen. När arbetet är klart fakturerar du kunden med förskottsbetalningen subtraherad från den totala kostnaden. För mer tips från vår finansförfattare, inklusive hur du bokför förskottsbetalningar till företagsrapporter, läs vidare.
Hur redovisar jag förskottsbetalningar när jag betalade det men det går in nästa år?
Att ta emot och redovisa förskottsbetalningar från en klient är en uppgift som kräver noggrann uppmärksamhet åt hur bokföringen görs i ett företags redovisningsposter. Processen innebär vanligtvis att kvalificera vilken typ av betalning som tas emot och sedan fylla i posterna till huvudboken så att när varorna och tjänsterna som är relaterade till betalningen faktureras kan betalningen tillämpas korrekt. Medan den exakta processen kommer att variera något baserat på hur nära verksamheten använder allmänt accepterade redovisningsprinciper, är det troligt att några specifika steg kommer att användas när de bokför dessa förskottsbetalningar.
Del 1 av 3: klassificera förskottsbetalningen
- 1Kvalificera typen av förskottsbetalning. Detta beror på om varorna eller tjänsterna har levererats eller inte. Förskottsbetalningen klassificeras som intäkter om betalningen är för varor och tjänster som helt eller delvis har levererats till kunden men som ännu inte har fakturerats.
- Förskottsbetalningen klassas som intäkter om betalningen sker för varor och tjänster som kommer att levereras och faktureras vid ett framtida datum, eftersom säljaren ännu inte har gett köparen några fördelar.
- 2Skapa ett särskilt konto i företagets redovisningsdagbok. Märk det som "Kundinsättningar" eller "Förbetald försäljning." Du kanske tror att en kundinsättning skulle vara rak inkomst, men eftersom du "är skyldig" kunden något är det faktiskt en skuld gentemot verksamheten.
- 3Relatera förskottsbetalningen till ett kundkonto. Om det här är en ny klient skapar du ett kundkonto i bokföringsposterna. Detaljen för intjänade eller intjänade intäkter bör också bokföras i det kontot, i väntan på ytterligare åtgärder som att fylla i ordern och skapa fakturan för den ordern.
- Till exempel skulle du skapa ett konto som heter "Smith Metal Technology."
Debitera sedan kontantkontot och kreditera kontot för kundinsättningar för förskottsbetalningen.
Del 2 av 3: redovisning av kundinsättningar
- 1Registrera insättningsbeloppet från kunden. I din bokföringsjournal debiterar du kontantkontot och krediterar kundinsättningskontot till samma belopp. Debiteringar ökar kostnader, tillgångar som kontanter eller utrustning och utdelningskonton. Krediter minskar dessa konton och ökar skulder och aktiekonton.
- Till exempel när Smith Metal Technology gör en insättning på 750€, debiterar du kontanter för 750€ och krediterar kundinsättningar för 750€
- 2När arbetet är klart, skicka en faktura till kunden. Notera på fakturan beloppet för den tidigare betalade depositionen och dra det från det totala beloppet. Intäkterna kan redovisas när arbetet har slutförts och kunden har fakturerats, inte när pengarna tas emot.
- Till exempel, om den totala fakturan är för 3730€, dra av insättningen på 750€ till totalt 2990€ skyldig.
- 3Registrera transaktionen i din bokföringsjournal. Intäkterna krediteras 3730€, kundfordringar debiteras för 2990€ och kundinsättningar debiteras för 750€ Så här registrerar du intäkterna till företaget - genom att konvertera en skuld (skyldigt arbete) till en tillgång (kundfordringar).
Om du rapporterar med kontantbasis debiteras alla betalningar till (bank) tillgångskonto och krediteras till (Regelbundet) inkomstkonto.
Del 3 av 3: publicering i företagsrapporter
- 1Boka förskottsbetalningen. Detta kommer att finnas antingen i balansräkningen eller i resultaträkningen baserat på betalningsklassificeringen (som baseras på huruvida en procentandel av arbetet / tjänsten redan har levererats). Om de klassificeras som "intjänade intäkter" kan beloppet bokföras till företagets balansräkning som en skuld under den intjänade / intäktsraden. En notation som förbinder intäkterna med den specifika kundens kontonummer gör det lättare att flytta saldot när en faktura har skapats.
- Till exempel, på balansräkningen skulle du ha en rad som anger Unearned Revenue, 750€ Smith Metal Technology, kontonummer 589.
- Intjänade intäkter kan bokföras till företagets resultaträkning när en faktura har skickats.
- 2Slutför transaktionerna när fakturan har bokförts. Detta kommer att flytta de intjänade intäkterna från balansräkningen, eftersom den nu kan räknas som en betalning på ett specifikt fakturanummer som finns i de öppna leverantörskontona och anses vara en del av fordringarna för perioden. Intjänad inkomst på samma sätt kan flyttas från en utestående rad i resultaträkningen som tillämpas mot saldot på fakturan.
- I resultaträkningen anges "Intäkter 3730€" efter att arbetet har slutförts och fakturan skickats.
- 3Håll bra register. Papperskopior av alla dokument relaterade till varje kundbetalning bör förvaras i minst ett år tills dina konton har granskats och dina skatter har lämnats in. Då kan du spara dokumentation elektroniskt i minst sju år.
För periodiseringsbasis registreras en mottagen förskottsbetalning med en debitering till tillgångskontot (Bank) och en kredit till skuldkontot (Kunddepositioner).
- Många bokföringsprogramvarupaket innehåller automatiserade processer för bokföring av förskottsbetalningar enligt godkända redovisningsprinciper. För att hantera bokningen är allt som krävs att ange betalningsbeloppet, klassificera det som intjänade eller intjänade intäkter och relatera det till en specifik kund. Programvaran gör sedan nödvändiga poster på rätt redovisningsblad och uttalanden.
- Något olika metoder kan användas i olika delar av världen. En metod kräver att man skapar en så kallad väntande eller förskottsfaktura och att förskottsbetalningen listas som kredit på den fakturan. När varorna och tjänsterna har debiterats fakturan tillämpas krediten och kunden får en faktura som återspeglar ett nollsaldo eller eventuellt återstående saldo som förskottsbetalningen inte täckte.
Läs också: Hur skriver man ett kontorsbrev?
Frågor och svar
- Jag skickade fakturan till kunden för en förskottsbetalning. Ska jag spela in denna faktura eller vänta på en betalning?Det är bäst att registrera fakturor när du skriver ut (gör) för att minimera fel och senare förvirring. Det viktigaste är dock att registrera den mottagna betalningen. Hur du registrerar beror på om du rapporterar på kontanter eller periodiseringsbasis. Det är mycket lättare för en nybörjare att köpa ett redovisningsprogram som hanterar all bearbetning åt dig, när du skapar en faktura, tar emot en förskottsbetalning, betalar en leverantörsfaktura, betalar din ansvarsförsäkring årligen etc.
- Visas förskottsbetalningar både som tillgång och skuld?Förskottsbetalningar kommer att debiteras (bank) tillgång och krediteras (kunddeposition) skuld om du rapporterar enligt periodiseringsbasis. Det visas som en tvätt, för du har ännu inte tjänat inkomsten. Om du rapporterar med kontantbasis debiteras alla betalningar till (bank) tillgångskonto och krediteras till (Regelbundet) inkomstkonto. Kontantbasen visar inte tvätten, eftersom det ögonblick du får det anses det vara inkomst, oavsett om det är en förskottsbetalning eller inte.
- Vilket datum ska användas för att registrera försäljningen?Du bör använda det datum då du gjorde försäljningen, antingen på kredit- eller kontantbasis. Du måste fakturera när äganderätten eller risken för varor har överförts.
- Vad skickar jag till en kund som gör en förskottsbetalning?Jag skulle uppdatera fakturan för att visa förskottsbeloppet och datumet, vilket återspeglar det återstående saldot. Om inget saldo ska betalas bör detta anges. Om det finns en återstående saldo ska det belopp som fortfarande ska betalas och datumet (eller vid leverans / slutförande) noteras bredvid det. Om du föredrar kan du helt enkelt skriva ett kvitto, ange betalning (partiell / full) för fakturanummer, med det utestående beloppet (om det finns något). Med kvittoalternativet är det alltid en bra idé att bifoga fakturan. Kunden bör också ha en kopia av fakturan och kvittot.
- Jag samlade 26100€ från en kund i förväg. Hur registrerar jag det i dagboken?För periodiseringsbasis registreras en mottagen förskottsbetalning med en debitering till tillgångskontot (Bank) och en kredit till skuldkontot (Kunddepositioner). De flesta datorprogram gör detta automatiskt och lite annorlunda, så länge du först registrerar en faktura och sedan registrerar som utbetalning till fakturan. För kontantbasis, när du får pengarna debiterar du tillgången (Bank) och krediterar inkomstkontot (Regular Income). Om det bara är en delbetalning på förhand, var noga med att notera det. Återigen kommer de flesta datorprogram att allokera och spåra ordentligt.
Obesvarade frågor
- Hur redovisar jag förskottsbetalningar när jag betalade det men det går in nästa år?
Kommentarer (1)
- Bra jobbat! Väl undersökt.
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
