Hur startar jag ett möte?
Du hittar mallar för hur du startar ett avslappnat möte online: http://sossobriety.org/start-a-meeting.
Oavsett om de är för affärer, rekreation eller support är möten ett viktigt sätt att ge mycket information till en grupp människor. Att prata framför en grupp kan vara skrämmande, särskilt när det är ditt jobb att hålla mötet på rätt spår. Även om det kan verka stressigt i början, kan det vara enkelt att starta ett möte så länge du förbereder dina inledande anmärkningar, hanterar din tid väl och får tydligt dina poäng.
Metod 1 av 3: förbereda inledningsanmärkningarna
- 1Utkast till inledande anmärkningar för ett affärsmöte. Bestäm ett mötesformat innan du börjar planera eventuella inledande uttalanden. Affärs- och styrelsemöten bör ha mer formella inledningsanmärkningar för att erkänna de deltagande medlemmarna. Håll inledande ord korta för mer avslappnade möten, särskilt när deltagarna har en avsedd tid att presentera sig. Du hittar mallar för att starta ett avslappnat möte online: http://sossobriety.org/start-a-meeting.
- Rundbordsmöten kräver kanske inte så mycket förberedelse, eftersom varje medlem leder en annan del av mötet.
- Starta till exempel ett möte med att säga: "Välkommen! Jag vill tacka alla för att ni kom ut till vårt kvartalsbudgetmöte. Innan vi börjar vill jag att ni alla tittar på agendan med mig."
- 2Ange syftet med mötet tydligt. Se till att alla mötesdeltagare förstår vad du kommer att diskutera. Det kommer att bli mycket svårare för människor att fokusera om du inte skapar ett tydligt mål eller syfte. Låt dem veta vad de kan förvänta sig när du har hälsat på dem.
- I en affärsmiljö kan du säga något som: "Syftet med detta möte är att räkna ut ett sätt att trimma kvartalets budget."
- För mer avslappnade inställningar kan du stanna, "Låt oss dela med oss av våra tankar och erfarenheter i den här frågan."
Starta till exempel ett möte med att säga: "Välkommen! - 3Följ en agenda för att undvika förvirring. Granska vad mötet täcker innan du hoppar in i nya konversationer. Olika ämnen kan leda till olika diskussioner, vilket snabbt kan gå ur ämnet om du inte följer en planerad agenda. Att ha en agenda hjälper till att hålla mötet på rätt spår och om ämnet och ger deltagarna ett sätt att övervaka hur länge mötet går.
- Ange tydligt om en viss del av dagordningen endast gäller en person. För att undvika förvirring i mötet, fastställa vem som ansvarar för vilken uppgift. Till exempel, säg "John kommer att hantera alla budgetpapper. Prata med honom om du har några frågor."
Metod 2 av 3: Köra mötet effektivt
- 1Starta mötet i tid för att hålla schemat. Se till att mötet börjar vid den planerade tiden. Du vill visa alla mötesdeltagare att deras tid är värdefull. Genom att starta mötet i tid skapar du en atmosfär av ömsesidig respekt. Punktlighet gör det också lättare att få tid för frågor senare.
- Var noga med att avsluta mötet också i tid.
- 2Granska alla grundregler för att upprätthålla ordningen. Påminn deltagarna om mötespolicyn innan du börjar. Beroende på mötet kan du ha fler grundregler än andra.
- Till exempel kan ett supportmöte ha en sekretesspåminnelse för medlemmarna. Ett affärsmöte kan ha en regel om att deltagarna är grundliga och specifika när de pratar.
- Fastställ dessa regler i början av mötet. Det blir mycket svårare att genomdriva några regler om du tar upp dem vid slumpmässiga tillfällen.
- I ett affärsmöte kan du till exempel säga: "Om du har några problem med detta kvartals budget, vänta till slutet av mötet för att prata med mig privat."
Att ha en agenda hjälper till att hålla mötet på rätt spår och om ämnet, och ger deltagarna ett sätt att övervaka hur lång tid mötet går. - 3Ge tid för deltagarna att presentera sig. Ge deltagarna möjlighet att säga hej och lära sig varandras namn. Ledarintroduktioner är mer nödvändiga och värdefulla för supportgrupper, eftersom varje deltagare kommer att tala under hela mötet. Introduktioner kan också vara värdefulla i en formell miljö, men se till att de inte tar bort saker på mötesagendan.
- Till exempel kan du säga detta vid ett formellt möte: "Innan vi börjar vill jag gå runt i rummet så att varje person kan säga sitt namn och sin position inom företaget."
- Vid ett avslappnat möte kan du säga: "Låt oss gå runt cirkeln och presentera oss själva. Du kan också dela en positiv och en negativ sak som hände dig den här veckan."
- 4Upprätta en tid för frågor och kommentarer. Se till att deltagarna har möjlighet att göra sina röster hörda. Försök att inkludera en specifik punkt i mötets dagordning som är avsedd för att svara på frågor och lyssna på feedback. Om deltagarna känner sig förvirrade när de lämnar kan de tro att hela mötet var slöseri med tid.
- Stäng av eventuellt giftigt beteende från deltagarna. Medan öppen kommunikation är viktig, tenderar passiva aggressiva samtal att göra ett möte spänt och obekvämt. Om du tycker att passiv-aggressiv kommentar kan vara en allvarlig fråga för dina deltagare, gör en kommentar om giftigt beteende i början av mötet.
Metod 3 av 3: få din poäng över
- 1Tala med kortfattat språk för att göra en tydlig poäng. Undvik att använda onödigt fyllningsspråk i en formell miljö för affärsmöten. I en mer avslappnad miljö kan du försöka använda ett vänligt och inbjudande språk för att eliminera förvirring om vem du kanske vänder dig till. Genom att effektivisera ditt eget språk effektiviserar du också mötets effektivitet totalt sett.
- Till exempel i ett formellt möte, istället för att säga "Vi har svårt att distribuera papper på grund av ett mekaniskt problem", säg, "Vi kan inte göra några kopior eftersom skrivaren bröt."
- I ett avslappnat möte, säg, "Låt oss alla dela något bra som hände den här veckan" för att göra det tydligt att du vänder dig till hela gruppen.
Till exempel, i ett affärsmöte kan du säga: "Om du har några problem med detta kvartals budget, vänta till slutet av mötet för att prata med mig privat.". - 2Inkorporera pauser för att lägga vikt vid en punkt. Välj strategiska platser i ditt tal för att inkludera en sekund eller två pauser, eftersom detta hjälper lyssnaren att ägna mer uppmärksamhet åt vad du säger nästa. Genom att pausa kan du också ta andan och mentalt granska vad du vill säga nästa. Tala långsamt och tydligt så att alla kan höra och förstå dig.
- 3Gå till saken genom att använda tydliga, aktiva verb. Tala på ett sätt som är tydligt och handlingsbart så att människor omedelbart kan förstå vad du försöker säga. Försök att undvika att använda den passiva rösten, som tar den direkta åtgärden ur ditt tal. Att inkludera en aktiv röst får din punkt över mycket mer direkt och smidigt än en passiv röst.
- Säg till exempel "Vi nådde vårt mål" istället för att säga "Målet har uppnåtts."
- 4Undvik överflödigt språk så att du kan göra en tydlig poäng. Använd inte onödiga ord när du försöker göra din poäng. Det finns ingen anledning att göra ett uttalande längre än det måste vara när du kan göra din poäng med några ord.
- I alla typer av möten kan termer som "närhet" och "särskilt intresse" förkortas till "närhet" och "intresse" när du talar.
- Säg till exempel "Det här projektet måste slutföras kl. 12.00" istället för att säga "Det här projektet måste vara klart kl. 12.00."
Läs också: Hur övervinna nerver som första ordförande?
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
