Hur underlättar man ett möte?

En mötesledare är den person som ansvarar för att leda ett möte. I huvudsak är facilitatorns syfte att se till att mötet går smidigt från organisation, till start, till slut. Ett väl underlättat möte bör säkerställa att alla mål för mötet nås genom dess avslutning. Således kommer en bra facilitator att se till att alla deltagare förstår syftet med mötet, ser till att alla deltagares behov tillgodoses, se till att mötet flyter smidigt och säkerställer fullt deltagande.

Del 1 av 3: lägga grunden för ett lyckat möte

1
Förberedelse är nyckeln så börja med en agenda. Medan en facilitator bör smälta in i möten och få sitt jobb att se lätt ut, är det viktigt att de förbereder sig mycket för möten. Börja med att skriva en agenda. En bra agenda kommer att innehålla viktiga punkter om mötet och ge tillräcklig detalj så att deltagarna vet var de ska vara och vad de kan förvänta sig.
- Observera start- och sluttiderna för sessioner, liksom realistiska tidsgränser för varje session, för att säkerställa att mötet körs i tid.
- Välj ämnen som påverkar alla som deltar i mötet. Försök få inlägg från de som deltar i mötet om de ämnen som kräver diskussion.
- Försök att ställa ämnena som frågor som behöver besvaras för att stimulera dialog i mötet.
- Lägg märke till vad syftet med diskussionen är. Är det för information, för att lösa ett problem eller för att fatta ett beslut?
- Ange hur deltagarna ska förbereda sig för mötet.
2
Planera inbjudningslistan. Detta kräver en känslig balans. Om det är för få eller för många personer som deltar riskerar du ett oproduktivt möte. Du vill bara bjuda in personer som hjälper dig att nå målet för mötet. Fråga dig själv följande.
- Vilka är de viktigaste beslutsfattarna i frågan?
- Vem är mest kunnig om den information som diskuteras?
- Vem har ett intresse för ämnena?
- Vem kommer att behöva genomföra beslut som fattas?
- Vissa experter föreslår att 8 personer inbjuds till möten där ett beslut måste fattas. Däremot föreslår de 18 personer när syftet med mötet är att brainstorma.
3
Skicka ut inbjudningarna via e-post. Att skicka ett e-postmeddelande är det enklaste sättet att bjuda in dina deltagare. Din e-post ska innehålla en kort introduktion till mötet. Den bör också innehålla datum, tid och eventuellt en RSVP-deadline. Dagordningen ska bifogas e-postmeddelandet.
- Att kräva en RSVP är valfritt, men det gör att du kan förbereda en ordentlig mängd material för alla deltagare.
Ett väl underlättat möte bör säkerställa att alla mål för mötet nås genom dess avslutning.
4
Börja tänka på vad en bra facilitator gör. Genom att reflektera över vad en facilitator gör under ett möte kommer du att ha en bra position för att veta vad som förväntas av dig när det är din tur att utföra jobbet. En bra facilitator kommer att ha ett antal egenskaper som hjälper honom eller henne att hantera tid, människor och olika åsikter. Det är bäst att utveckla dessa egenskaper tidigt.
- Värdera människor och deras idéer. En bra facilitator kommer att förmedla sina egna komplimanger efter att en deltagare har presenterat en idé. Säg något som "tack Samantha, det är mycket användbara punkter som hjälper oss att tänka på problemet på ett annat sätt." Genom att göra detta kommer du att se till att varje person och idé hörs och också att andra kommer att vara säkra på att tala upp.
- Var på tårna. Du måste svara på ett antal olika situationer under möten. Du måste tänka och svara snabbt på dessa olika situationer. Om någon till exempel ger meningsfulla råd, var snabb att berömma dem och leta genast efter en annan deltagare som försöker bygga vidare på denna tankegång. Om någon tar upp en dålig punkt som inte är ämnet, gör dock ditt bästa för att lyfta fram det goda i kommentaren och leta efter en annan deltagare som kommer att bygga på det du tyckte var bra.
- Var väl talad. Det är viktigt att alla i rummet förstår dig. Du vill prata med en rimlig volym så att alla kan höra. Artikulera tydligt och mumla eller mumla inte. Var noga med att använda jargong endast om alla vid mötet är bekanta med terminologin.

Del 2 av 3: ange scenen för mötet

1
Planera platsen och ordna möblerna. Du måste överväga om mötet kommer att vara ansikte mot ansikte, ett virtuellt möte genom skärmar eller en kombination av de två. Beroende på mötesformat måste du se till att alla möbler och hårdvara är på plats, inklusive stolar, bord och projektorskärmar. Det finns flera möjliga sätt att ställa in möbler för ett möte.
- En rundabordssättning hjälper till för diskussionsorienterade möten.
- En miljö med stolar i rader är bra för att skapa en högtalare som huvudfokus. Denna inställning fungerar bra när huvudsyftet är att förmedla information snarare än att söka diskussion.
- En teateruppsättning har ett bord på framsidan av rummet och gör det möjligt för en högtalarpanel att sitta framför. Deltagarna kommer att sitta i rader framför panelhögtalarna som i ett föreläsningsformat.
- En klassrumsuppställning har bord framför stolarnas rader så att deltagarna kan göra anteckningar medan talaren förblir i fokus för mötet.
- Använd den U-formade inställningen för möten där du vill att deltagarna ska se varandra och interagera vid behov.
- Ställ in stolar i en cirkel med dig i mitten för möten avsedda som öppna och deltagande.
2
Tillhandahålla förnödenheter för de som deltar i mötet. En helt förberedd facilitator kommer att förse deltagarna med pennor, anteckningsblock, arbetsböcker, utdelningar och andra verktyg som behövs för mötet. Tänk också på om du måste tillhandahålla inloggningsinformation i förväg för virtuella möten. Det borde finnas en tavla inrättad för att göra det möjligt för människor och presentatörer att göra anteckningar för alla att se, kanske ett blädderblock eller vit tavla. Detta gör att mötet flödar smidigare, så att deltagarna kan få sina frågor besvarade vid angivna tider under mötet.
- Beroende på längden på mötet, tänk på att förse dina deltagare med drycker (kaffe), snacks, vatten och / eller godis.
3
Skicka en e-postpåminnelse om mötet när det närmar sig. Människor är upptagna, och utan påminnelser är det möjligt att de kommer att glömma bort ett kommande möte. Försök att skicka påminnelser till dem som kommer att delta två dagar innan mötet är planerat att äga rum.
- Om du frågade inbjudna att svara, kan du skicka en påminnelse om att de behöver svara inom tidsfristen.
- Var noga med att fråga om någon har ändrat plan i din påminnelse.

Del 3 av 3: känna till din roll som underlättar mötet

1

Anländer till mötet tidigt. Som facilitator bör du vara där för att hälsa på alla som anländer till mötet. Antingen skakar hand när de går in i rummet eller hälsar dem när de loggar in på telekonferensen. Detta kommer att skapa en varm miljö vid mötet och samtidigt visa att du är seriös och redo att diskutera.

Detta gör att mötet flödar smidigare, så att deltagarna kan få sina frågor besvarade vid angivna tider under mötet.
2
Starta mötet i tid och gör målen tydliga. Medan alla i mötet har fått dagordningen, kommer alla deltagare att börja på samma sida genom att åter införa målen. Det hjälper också att sätta tonen för mötet och sätta människor på rätt spår omedelbart.
- Du kan också göra städmeddelanden i början av mötet, inklusive information om pauser, brandutgångar och toaletter.
- Du kan också tänka på att skapa regler för interaktion beroende på vem som deltar i mötet. Regler kan innefatta att visa varandra ömsesidig respekt, hålla sig på ämnet, attackera problemet snarare än personen, stänga diskussionen och inte avbryta andra.
3
Styr mötet genom att låta alla deltagare tala. Alla har en annan metod för att vägleda ett möte och hålla talarna om ämnet. En viktig metod är att se till att konversation och diskussion inte domineras av en eller två personer. Se till att du är på utkik efter alla som kanske vill göra en poäng och ge dem möjlighet att tala genom att be dem om sina tankar.
- Anta att en kollega som heter Samantha ser intresserad ut men har ännu inte bidragit. Du kan försöka säga: "Samantha, hur påverkar den aktuella frågan din avdelning och dig specifikt?"
4
Håll dig till ämnet. Facilitatörens uppgift är att hålla alla deltagare eller högtalare i ämnet. Att tillåta tangenter utanför målet kommer att slänga ditt schema och kan innebära att mötet inte når det avsedda resultatet. Om du känner att diskussioner flyttar från ämnet, omdirigerar du konversationen genom att ställa frågor som direkt relaterar till ämnet.
- Om dialogen har börjat glida, kan du säga: "Men hur påverkar detta den fråga vi diskuterar idag?" Eller, "Allt detta är väldigt intressanta punkter. Vi borde diskutera dessa vid ett senare tillfälle, men låt oss för närvarande fokusera på den aktuella frågan."
- Du kanske också vill flagga idéerna som tagits upp och ta itu med dem på ett senare möte eller på annat sätt. Således kan du ordentligt hedra dessa tangentiella idéer och inte förolämpa någon av deltagarna.
5
Ha en plan för svåra situationer och tömma dem. Om du känner att deltagarna är på väg att gå in i en het debatt, ta in en annan person som du vet kommer att tala till frågan. I grund och botten kommer du att vilja ta bort en debatt genom att föra in mer dialog. I händelse av en konflikt kan du också lyssna på båda sidor och identifiera gemensamma grunder för att föra de motsatta parterna samman.
- I händelse av en svår situation kan du säga: "det är uppenbart att ni båda kommer från olika sidor. Men ni är uppenbarligen överens om vikten av denna fråga så låt oss försöka fokusera vår energi på att hitta ett ömsesidigt fördelaktigt resultat. "
6
Svara på och omdirigera frågor. Som facilitator kan du ta frågor från deltagare så länge du har möjlighet att svara korrekt. Om inte, bör du hänvisa frågan till någon vid mötet som har bättre möjlighet att svara korrekt.
- Om du inte vet svaret på en fråga kan du säga: "Det är en utmärkt fråga. Men jag tror att Samantha är bättre informerad om detta ämne. Samantha, vad är dina tankar?"
För att underlätta ett möte, börja med att spika ner detaljer som syftet, viktiga diskussionsämnen, start- och sluttider, plats och hur deltagarna ska förbereda sig för mötet.
7
Sammanfatta och förenkla resultaten. Anteckna under mötet och se till att du skriver ner alla viktiga idéer och åsikter. Efter avslutad diskussion om ett visst ämne är det till hjälp om handledaren ger en genomgång av vad som sagts och de slutsatser som nåddes.
- Gör ditt bästa för att sammanfatta de viktigaste punkterna från varje deltagare. Markera också vilka lösningar som gjordes i frågorna som togs upp.
8
Fråga hur mötet gick när det avslutades. Feedback är viktigt för att du ska kunna förbättra dig som möteslättare. Du kanske funderar på att fråga följande: Distribuerades agendan vid en bra tid? Hur väl förberedda var deltagarna? Fungerade tiden för varje ämne? Var det tillräckligt med tid för diskussion? Hur kunde rumsuppsättningen förbättras?
- Feedback kan också samlas in via en e-postundersökning som skickas till deltagarna strax efter mötet.
- Var noga med att granska resultatet och göra nödvändiga ändringar för nästa möte.

Tips

Kom ihåg att för att underlätta ett möte behöver du inte vara alltför bekymrad över innehållet. Var istället bekymrad över processen.
Håll dig till bestämda pauser.
Var tillgänglig för deltagarna genom att stanna efter mötet för alla som inte vill tala till gruppen.

Läs också: Hur överbelastar affärsmöten?

Hur underlättar man ett möte?

Steg

Del 1 av 3: lägga grunden för ett lyckat möte

Del 2 av 3: ange scenen för mötet

Del 3 av 3: känna till din roll som underlättar mötet

Tips

Kommentarer (4)

Läs också: