Hur genomför man en årsstämma?

Årsstämma hålls en gång om året i enlighet med organisationens konstitution eller regler. Under detta möte måste du diskutera ekonomi, styrelseval och andra frågor som berör hela organisationen.

Del 1 av 3: del ett: planering av mötet

1
Granska organisationens regler. Innan du ställer in något bör du granska organisationens regler och föreskrifter angående årsstämman. Medan de flesta organisationer följer samma allmänna struktur kan vissa detaljer variera.
- Detaljer som du kan behöva ägna särskild uppmärksamhet åt för att inkludera vilken typ av meddelande du måste ge medlemmarna angående mötet, förfarandet för att välja nya styrelseledamöter och vilken typ av information som måste granskas vid varje årsstämma.
- Du bör också kontrollera hur många personer som måste vara närvarande för att mötet ska anses vara officiellt och hur nya ändringar av organisationens konstitution ska presenteras och röstas om.
2
Planera mötet tidigt. Ställ in datum och tid för årsstämman så tidigt som möjligt. Meddela nyckelmedlemmar omedelbart.
- Icke-väsentliga medlemmar bör informeras när detaljerna har slutförts.
- När alla har informerats om datumet bör du skicka ut regelbundna påminnelser för att förhindra att någon glömmer.
3
Säkra platsen. Om du inte har en egen plats måste du välja en plats som kan hålla din årsstämma och säkra den så snart som möjligt.
- Även om du har egna anläggningar kan det att tillfället verkar mer betydelsefullt att hålla årsstämman på en separat plats och som sådan locka fler deltagare.
- Välj en plats som rymmer alla inblandade. Se till att rummet är tillräckligt stort för att hålla alla bekvämt. Om du har medlemmar eller andra deltagare som behöver specialboende (som breda dörröppningar och ramper för rullstolsbundna medlemmar), kontrollera att platsen kan matcha dessa behov innan du bokar den.
- När du väl har bestämt dig för rätt plats, boka den så snart du har ställt in datum och tid.
4
Förbered en agenda. Dagordningen är i huvudsak en lista eller en översikt över den information som kommer att behandlas vid årsstämman.
- Förbered denna agenda i förväg. Du kan behöva skicka ut det till deltagarna med tillkännagivandet om mötet, men även om du inte gör det måste du ha det redo att passera vid det faktiska mötet.
- Lista diskussionsämnena i den ordning du förväntar dig att ta upp dem.
- Vanligtvis är det tillräckligt att lista en rubrik på varje ämne på en agenda. Du behöver antagligen inte ge några detaljer om varje ämne.
- Ett exempel på en agenda kan se ut ungefär som:
  - DAGORDNING
  - 1) Välkommen
  - 2) Ber om ursäkt för frånvaro
  - 3) Tidigare årsstämmans protokoll
  - 4) Ärenden som härrör från minuter
  - 5) Ordförandens årsrapport
  - 6) Sekreterarens årsrapport
  - 7) Kassörens årsredovisning
  - 8) Val av befäl
  - 9) Allmän verksamhet
  - 10) Datum för nästa möte
  - 11) Stängning av mötet
För att hålla en årsstämma, börja med att välkomna deltagarna med en formell hälsning.
5
Ta erforderlig tid att förbereda dokument och rapporter. Det tar tid att förbereda alla olika uttalanden, rapporter och dokument du behöver för årsstämman, så börja tidigt.
- Ta hand om alla dokument och rapporter som du ansvarar för så tidigt som möjligt.
- Påminn andra ledamöter att också förbereda den information de ansvarar för.
- Dokument som du kan behöva förbereda kan inkludera månatliga finansiella rapporter och andra finansiella rapporter, föregående årsstämmans protokoll, presidentens rapport, sekreterarens rapport och kassörens rapport.
6
Kommunicera med medlemmar om ledarroller. Om styrelseval kommer att diskuteras vid årsstämman bör du leta efter medlemmar som kan passa nödvändiga roller före själva mötet.
- Prata med de medlemmar du har ögonen på och fråga om de skulle vara villiga att ta rollen.
- Om extra utbildning kommer att krävas, ge de medlemmarna den utbildning de behöver.
7
Skicka meddelandet. Du måste skicka ett formellt "Notice of Meeting" till alla medlemmar. Följ reglerna i din organisations regler när du bestämmer när och hur du ska göra detta.
- Du kan också behöva bjuda in sponsorer, medlemmar i livet och alumner samt andra intressenter eller närstående parter.
- Vanligtvis måste ett möte innehålla datum, tid, varaktighet och plats för årsstämman. Du måste ange att val hålls när det är tillämpligt.
- Du kan inkludera hela dagordningen för mötet, eller så kan du välja att nämna en eller två viktiga punkter. Kontrollera organisationens konstitution för att fastställa rätt förfarande.
8
Ställ in utrymmet före mötet. Anlända flera timmar tidigt på årsstämman så att du kan ställa in rummet.
- Tänk på att vissa deltagare kan komma 30 minuter för tidigt eller så. Försök att ställa in alla platser och förfriskningar innan det händer.

Del 2 av 3: del två: diskuterar dagordningen vid mötet

1
Ta några minuter. Sekreteraren är vanligtvis ansvarig för att ta mötesprotokoll, men om detta inte är fallet för din organisation måste du utse någon som ska spela in innehållet på årsstämman.
- Håll reda på alla beslut som fattas vid årsstämman, särskilt de som rör val och ändringar i organisationens konstitution.
- Det kan också vara en klok idé att spela in deltagarnas namn och kontaktinformation. Du kan göra detta genom att be deltagarna att logga in när de anländer.
2
Välkomna deltagarna. Öppna årsstämman med en formell hälsning. Se till att mötesagendan och årsrapporterna distribueras till deltagarna under denna hälsning.
- Förklara mötet som öppet. När du gör det, ange organisationens fullständiga namn och det aktuella bolagsstämmanumret (den tjugoförsta årsstämman, den trettioio årsstämman etc.).
- Välkomna alla medlemmar och namnge alla speciella besökare.
3
Be om ursäkt. Om någon officer eller betydande medlem är frånvarande kan du kort ange namnen på de frånvarande efter ditt välkomstmeddelande.
- Du kan bjuda in andra närvarande medlemmar att be om ursäkt på uppdrag av ytterligare frånvarande deltagare.
- Gör ett formellt förslag för att acceptera ursäkterna.
Måste du läsa upp alla medlemmar som inte är med i utskottet vid en årsstämma?
4
Granska tidigare mötesprotokoll. Kontrollera att alla har fått en kopia av mötena från förra årets årsstämma. Granska dessa protokoll och, när alla frågor behandlas, gå till att formellt acceptera protokollet.
- Om det finns några ändringar eller korrigeringar som måste göras måste de göras innan protokollet accepteras.
- Efter att ha röstat för att acceptera protokollet kommer ordföranden att behöva skriva av dem.
5
Presentera nya frågor. Ämnen som är relaterade till protokollet från din tidigare årsstämma bör behandlas omedelbart efter att dessa protokoll har godkänts.
- Diskutera frågorna efter behov. Detta är vanligtvis en tid för att presentera oro och iakttagelser, så formella rörelser kanske inte är nödvändiga.
6
Granska rapporterna. Du måste diskutera presidentens eller ordförandens rapport, sekreterarens rapport och kassörens rapport.
- Läs och diskutera varje rapport en efter en. När varje rapport har granskats grundligt bör du göra ett formellt förslag om att anta den rapporten.
- Under kassörens rapport kommer du att behöva presentera deltagarna med ett register över föregående års ekonomi. Kassören kan vanligtvis utföra uppgiften, men vissa organisationer kan kräva att en oberoende part används.
7
Gå igenom val. Om nya styrelseledamöter måste väljas vid årets årsstämma bör du hålla dessa val efter att rapporterna har avgivits men innan någon allmän affär har behandlats.
- Förbered nödvändigt material i förväg.
- Besluta om röstningssystemet före mötet. Förklara systemet tydligt innan rösterna avges.
- Ett neutralt parti bör räkna rösterna.
- Protokollet måste visa vem som nominerades, vem som föreslog nomineringen och vem som utstationerade den. Den bör också lista antalet röster som varje kandidat hade och vem som valdes för varje position.
8
Diskutera allmän verksamhet. Allmän verksamhet är vanligtvis den sista frågan som diskuteras vid en årsstämma. Detta är en tid för deltagarna att ta upp frågor och problem som inte annars behandlas.
- Eftersom den här delen av mötet är något informellt kommer du antagligen inte att ta några rörelser eller röster under den här tiden.
9
Ställ in ett datum för nästa möte. Om du vet datum och plats för nästa årsstämma, ange det i slutet av detta möte.
- Hoppa över detta steg om inga formella planer har gjorts ännu.
10

Stäng mötet. Förklara stämman när allt har täckts.

Även om det är en SAB-styrelse. Hur genomför jag en årsstämma om vissa medlemmar inte håller med om några av besluten?

Del 3 av 3: del tre: gör mötet trevligt

1
Lägg upp en hälsosam vid dörren. Be en medlem eller två att stå vid dörren och hälsa på människor när de anländer.
- Användningen av hälsningar kan göra att atmosfären verkar vänligare och mer välkomnande.
2
Ge förfriskningar. Försök åtminstone att skaffa vatten till deltagarna, särskilt om mötet blir långt.
- Att erbjuda en mängd olika förfriskningar är ett bättre alternativ. Överväg att tillhandahålla både kalla drycker (vatten, iste och limonad / punch) och varma drycker (kaffe och varmt te).
- Beroende på tid på dagen kan det också vara lämpligt att erbjuda lättare snacks som ost och kex.
3
Bjud in en gästtalare. Den gäst högtalare bör tala om en inofficiell fråga av stor vikt för medlemmarna i din organisation.
- Vanligtvis följer talaren presentationen av allmänna affärer men kommer innan slutet av det faktiska mötet. Om så önskas kan du dock be talaren att presentera när det officiella mötet avslutas.
4
Erbjud priser. Ett dörrpris kan uppmuntra närvaro. Raffles kan uppmuntra både närvaro och ekonomiskt stöd.
- Överväg att vara värd för en 50/50 tombola där hälften av intäkterna går till vinnaren och hälften går till organisationen.
- Presentkorglottningar är ett annat alternativ.
- Överväg att göra närvaro ett krav för att få priser.
5
Följ mötet med ett socialt. Uppmuntra närvaro genom att hålla den formella affärsdelen av årsstämman så kort som möjligt. Följ det med ett socialt där deltagare kan interagera och roa sig.
- Om du har budgeten, överväga att vara värd för en lunch när mötet avslutas. Du kan sänka kostnaderna genom att göra lunchen till en potluck.
- För organisationer med lägre budgetar kan en informell cocktailtimme vara mer realistisk. Istället för att tillhandahålla förfriskningar under mötet, vänta till efteråt och servera snacks med en mängd alkoholfria drycker och vin.

Läs också: Hur genomför man ett första styrelsemöte?

Hur genomför man en årsstämma?

Steg

Del 1 av 3: del ett: planering av mötet

Del 2 av 3: del två: diskuterar dagordningen vid mötet

Del 3 av 3: del tre: gör mötet trevligt

Frågor och svar

Kommentarer (3)

Läs också: