Hur man driver ett effektivt möte?
När du skickar ditt utkast till mötesagenda, fråga deltagarna om de har några frågor eller ytterligare saker att lägga till dagordningen.
Om det körs effektivt kan ett möte vara ett extremt användbart sätt att samla resurser och få flera perspektiv på en uppgift eller ett projekt. Nycklarna till att driva ett effektivt möte är att ställa in och hålla fast vid en gedigen agenda, genomföra ett möte som hanterar tiden effektivt och tydligt tilldela handlingsbara saker som människor kan slutföra efter mötet.
Metod 1 av 3: ställa in en agenda
- 1Sätt ett huvudfokus för mötet. Innan du håller ditt möte måste du slutföra dagordningen. Om ett ämne inte är nödvändigt eller kommer att distrahera från mötets huvudfokus, ta bort det från den slutliga dagordningen. Du kan lägga upp ämnet för ett annat möte eller diskutera det direkt med den personen.
- Om du väljer för många mål förlorar ditt möte fokus.
- 2Skriv ett utkast till dagordning och cirkulera det före mötet. När du planerar ett möte, inkludera en preliminär dagordning som visar vad mötet kommer att handla om så att människor har en chans att förbereda sig. Att berätta för människor vad mötet kommer att handla om i förväg kommer att ge ett mer effektivt och effektivt möte eftersom alla kommer att vara på samma sida.
- Om någon behöver sammanställa information för mötet, berätta för dem hur det relaterar till en punkt på dagordningen.
- Skicka förslaget till dagordning minst en vecka före mötet.
- 3Låt människor lägga till saker på dagordningen. När du skickar ditt utkast till mötesagenda, fråga deltagarna om de har några frågor eller ytterligare saker att lägga till dagordningen. Du kanske inte har funderat på något eller varit oklar om ett ämne på dagordningen.
- Att låta människor bidra till agendan får dem att känna att de bidrar och kan ge ett mer effektivt möte.
Tips: Överväg att använda ett delat dokument som ett Google- dokument så att flera användare kan lägga till agendan.
- 4Bestäm hur mycket tid du vill spendera på varje objekt. För att schemalägga hur länge du vill att ditt möte ska pågå, bör du titta på varje punkt på dagordningen och ställa in maximal tid du kan spendera på det. Att ställa in en tidsgräns för varje ämne kommer att hålla mötet i rörelse.
- Ge åtminstone fem minuter för ett objekt för att möjliggöra en produktiv diskussion.
- Ge mer tid till viktigare saker.
Papperskopior av agendan kan hjälpa människor att fokusera på mötet eftersom de känner till mötets struktur. - 5Inkludera tid för diskussion och frågor i slutet av mötet. Ta alltid med cirka 5-10 minuter i slutet av dagordningen för att människor ska ställa frågor eller för att klargöra något från mötet. Om folk vet att de har tid att gå in i mer detaljer eller ställa en fråga i slutet av mötet kommer mötet att gå mer effektivt.
- Det är också ett bra tillfälle att fråga om någon är oklar om något som diskuterades i mötet.
Metod 2 av 3: genomföra mötet effektivt
- 1Dela ut kopior av dagordningen i början av mötet. Skriv ut kopior av mötesagendan för att ge deltagarna så att alla kan se schemat och vad mötet kommer att innebära. Se till att alla på mötet får en kopia.
- Placera en bunt med dagordningarna nära ingången så att människor kan ta en på väg in.
- Papperskopior av agendan kan hjälpa människor att fokusera på mötet eftersom de känner till mötets struktur.
- 2Tilldela 1 person som officiell anteckningsbokare. För att hålla alla fokuserade på diskussionen och inte oroa dig för att skriva ner viktiga punkter, utse 1 person som ska anteckna. Välj någon som är bra på anteckningar eller ha någon som inte är relaterad till mötet, som en sekreterare eller en annan kollega, sitta på mötet för att göra anteckningar.
- 3Diskutera en fråga i taget för att hålla fokus på det ämnet. Gör det klart att mötet kommer att fokusera på ett ämne i taget innan du går vidare till ett annat ämne. Det är lätt för människor att tappa fokus på ett ämne och börja diskutera eller tänka på andra diskussionspunkter i ett möte.
- Du kan säga något som "Vi har mycket att täcka, så låt oss ta itu med varje föremål i taget så att vi inte går vilse."
- 4Uppmuntra människor att skriva ner frågor att ställa i slutet. Be i tidens intresse att skriva ner alla frågor de har så att de kan diskuteras i slutet av mötet. Detta förhindrar att ditt möte avbryts av frågor och gör det mer effektivt.
- Ofta kan människors frågor besvaras under mötet, så att skriva ner frågor kan spara tid och hålla människor fokuserade på mötet.
- 5Tilldela åtgärdsposter när de kommer upp. När ett projekt eller uppgift kommer upp i mötet, tilldela det till den person som är bäst utrustad för att utföra det. En av de viktigaste aspekterna av ett möte är de handlingar som distribueras till deltagarna. Utan uppföljningsuppdrag var mötet mestadels bara en diskussion. Det måste finnas åtgärder för att ett möte ska vara effektivt.
Tips: Ange en tidsfrist för uppgiften som ska slutföras eller för en statusrapport om artikeln. Tidsfrister gör att människor känner sig mer benägna att följa upp med en åtgärd.
Att berätta för människor vad mötet kommer att handla om i förväg kommer att ge ett mer effektivt och effektivt möte eftersom alla kommer på samma sida. - 6Inkludera alla i diskussionen. Många är inåtvända och tycker inte om att prata framför människor, men de har ofta giltiga och användbara åsikter och information. Fråga människor hur något ser ut ur deras perspektiv. Ställ frågor som främjar en djupare diskussion för att få människor att prata.
- Om det bara finns en person från redovisningsavdelningen i ett möte, kan de känna sig som odd-man-out. För att få dem att bidra, fråga dem något som: "Hur ser det ut ur ett bokföringsperspektiv?"
- Snarare än att ställa platta frågor som "Vad tycker du?" Ställ djupare frågor som främjar diskussion som "Varför tror du att det är så det är?" eller "Kan du utöka varför du tror att det här är?"
- 7Håll dig till agendan när diskussionen blir av ämnet. Möten kan ofta spåras av diskussioner som går utanför ämnet och kan äta upp mycket tid. När du ser att ett ämne eller en diskussion tappar fokus kan du regera i mötet genom att använda agendan för att komma tillbaka på rätt spår.
- Säg något som: "Se, det här är väldigt intressant, men låt oss fokusera på målen och diskussionsämnena för mötet. Kanske kan vi prata mer om det i slutet eller efteråt."
- 8Sammanfatta mötets handlingsbara saker i slutet. När mötet närmar sig en avslutning, avsluta alltid med en sammanfattning av anteckningarna och gå igenom de handlingar som diskuterades. Se till att den som tilldelats ett föremål vet vad de behöver göra och när de behöver göra det.
- Ge deltagarna en chans att ställa frågor eller förtydliga ett objekt.
- 9Använd anonyma feedbackformulär för att ge människor en röst. Låt deltagarna veta att du planerar att tillhandahålla formulär för dem för att berätta hur effektivt mötet var. En anonym feedbackformulär är ett utmärkt sätt att få människor att känna sig bekväma med att yttra sig. Stöt inte kritik. Om något kan göras bättre i nästa möte, gör det!
- Du vill att människor ska känna att de kan berätta för dig om de har problem med ditt möte och förmågan att berätta för dig anonymt kan få dem att känna sig tillräckligt bekväma för att ge dig kritik.
Metod 3 av 3: hantera mötetiden
- 1Planera mötet för den bekvämaste tiden för alla. För maximalt engagemang från dina deltagare, undvik att planera ditt möte under någons lunchpaus eller eftermiddag. Välj en tid där människor kommer att vara mest fokuserade och inte kommer att bli frustrerade av besväret.
Tips: Planera brainstorming-möten på morgonen när människors förmåga att tänka kreativt är som högst. Problemlösningsmöten planeras bäst senare på eftermiddagen när människors sinnen är mer avslappnade och de inte distraheras av de uppgifter de behöver göra den dagen.
Nycklarna till att driva ett effektivt möte är att ställa in och hålla fast vid en gedigen agenda, genomföra ett möte som hanterar tiden effektivt och tydligt tilldela handlingsbara saker som människor kan slutföra efter mötet. - 2Starta och avsluta mötet i tid. Att starta ett möte sent kan tömma energin i rummet från början av mötet. Deltagarna i ditt möte ser på dig som ett exempel, så sätt ett bra genom att komma i tid. Du vill inte heller att folket i ditt möte undrar när det någonsin kommer att sluta. En bestämd sluttid kommer att hålla människor fokuserade och engagerade.
- En definitiv sluttid kommer också att få människor att arbeta snabbare.
- 3Sätt en förväntan att alla behöver fokusera på mötet. Börja mötet med att meddela att du planerar att följa mötets dagordning och att du förväntar dig allas fulla uppmärksamhet. Nämn att dagordningen har reserverat en tid i slutet av mötet för frågor och diskussion.
- Lägg bort bärbara datorer och dokument som inte är relaterade till mötet.
- Att använda en smartphone för att kontrollera e-post under mötet kan ibland vara till nytta. Men håll telefonerna borta såvida de inte behövs.
- 4Incheckning med rummet var tionde minut. Möten kan ibland vara lite tråkiga och den genomsnittliga uppmärksamheten för en person är cirka 10 minuter. För att hålla alla engagerade, kolla in med alla i rummet för att se till att de är uppmärksamma och att de följer med.
- Ta en stund då och då och fråga saker som: "Hur mår alla? Har du några frågor?" Det ger dig en chans att se hur engagerade människorna i rummet är och det uppmuntrar också människor om de vet att du tittar och pratar med dem.
Läs också: Hur upptäcker du en snickare?
Kommentarer (4)
- Jag har utsatts för olika förolämpningar på arbetsplatsen. Detta har orsakat några traumatiska effekter på mitt arbetsliv och mitt kärleksliv. Artikeln har hjälpt mig att uppnå framgång.
- Jag behövde förbereda mig för ett möte och behövde hjälp med att få information för varje del av mötet. Den här artikeln påminde mig om element eller bra minuter.
- Mer effektiv i möten och hjälpsam.
- Jag gillar särskilt tanken på struktur, inte bara för mötet, utan att den övergår till en handlingsplan som kan beslutas och kommuniceras.
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
