Hur genomför man effektiva möten?

Några viktiga punkter som behöver diskuteras — För att genomföra ett effektivt möte, se till att du dyker upp till mötet med en agenda och några viktiga punkter som behöver diskuteras.

Att driva ett effektivt möte är avgörande för varje företags eller organisations funktion. Det ger en möjlighet att organisera, dela information, samarbeta med olika teammedlemmar och tackla mål effektivt. Att vara beredd, ta ledarskap när det behövs och delegera effektivt är viktiga inslag i effektiva möten. Se till att utnyttja teamets energi och engagemang så mycket som möjligt när du genomför möten.

Del 1 av 3: genomföra ett möte

1
Var redo. Se till att du har agendan till hands, en känsla av vilka viktiga punkter som måste betonas och ett grepp om de resultat som behöver förstärkas innan mötet avslutas.
- Visa upp i tid. Arbetsplatsuppfattning är viktig. Om du dyker upp till möten 15 minuter för tidigt, antar folk att du saknar produktivitet eller använder mötet för att ta dig tid från andra uppgifter.
- Ha en kopia av dagordningen till hands. Medan de flesta saker är digitala i dessa dagar, är det ibland bäst att skriva ut en kopia av dagordningen så att du kan ta snabba anteckningar efter behov.
2
Led mötet. Detta innebär att man vidtar åtgärder för att säkerställa att alla agendaföretag löses och att alla röster hörs. Nedan följer förslag för att hjälpa till med detta:
- Ringa samtal. Möten är ett sätt att effektivt sprida information till en grupp och även möjliggöra diskussion för att säkerställa att alla förstår deras roll i de förväntade resultaten. Genom att ringa samtal ser du till vem som inte är med i mötet så att de kan kontaktas senare och fyllas i. Det visar också att du menar allvar med informationen i mötet.
- Granska dagordningen. Detta hjälper deltagarna att fokusera sin uppmärksamhet och förstå vad som kommer att krävas av dem. Många deltar i mötena efter varandra och det kan vara bra att fokusera på att ge en förhandsarrangör.
3
Bekräfta en handlingsplan. En handlingsplan är en sammanfattning som bekräftar vilka åtgärder som måste följa mötet. Den presenterar också en plan för framtiden som påverkar alla mötesmedlemmar. Nedan följer några förslag för att skapa en handlingsplan:
- Se till att varje mål har en "punktperson": Punktpersonen förväntas inte slutföra målet personligen; istället fungerar de som en projektledare som kopplar ihop de människor som behöver involveras och gör nödvändiga resurser tillgängliga.
- Tilldela framstegsrapporter: Dessa kan vara formella eller informella, men tanken är att personen på plats vet att checka in efter en viss tidsperiod för att bekräfta framsteg på leveranser.
4

Håll dig på ämnet. Efter varje agendapost och dess motsvarande diskussion, sammanfatta kortfattat resultaten per gruppdiskussionen, ställ frågor och gå vidare.

Många deltar i mötena efter varandra och det kan vara bra att fokusera på att ge en förhandsarrangör.
5
Planera nästa möte. Genom att schemalägga ett möte medan alla är närvarande säkerställer det att de kan svara omedelbart med schemaläggningskonflikter. Dessutom betyder det också att ditt möte kommer att planeras så långt i förväg som möjligt, vilket förhindrar konflikter med andra möten.
- Samla agendaposter via e-post. När mötet avslutas, ange att du kommer att använda den aktuella dagordningen som ett utkast till nästa möte och uppmuntra mötesdeltagarna att skicka agendaposter till dig som är relevanta för befintliga mål.

Del 2 av 3: förbereder sig för ett möte

1

Bestäm vem ordföranden ska vara. Denna roll faller vanligtvis på chefer; Ett bra sätt att skapa ledarskapsmöjligheter för kommande teammedlemmar är dock att tilldela dem rollen som ordförande för avdelningsmöten.
2

Be talarna att delta. Högtalare är vanligtvis punktpersonalen för individuella mål. De har organiserat människor och resurser för att få jobbet gjort och kan beskriva processen och resultaten mest effektivt. De kan också uttrycka oro över oförutsedda svårigheter och behovet av fler resurser.

EXPERTTIPS

Vår expert håller med: När du planerar ett möte, ha ett mål och få andra människor inblandade. Du kan till exempel få andra att ge uppdateringar eller bidra till agendan. På så sätt har du inte bara ett pratande huvud längst fram i rummet.
3
Koordinera scheman. Planera möten för att tillgodose tillgänglighet och realistiska begränsningar. Till exempel, medan alla kan vara tillgängliga sent på eftermiddagen på en fredag, är det kanske inte den bästa tiden att diskutera utmanande frågor.
- Om inte alla kan delta i mötet, bedöma vem nyckelaktörerna är för projektet, se till att mötet matchar deras respektive scheman.
- Delegera anteckningen och se till att mötesinformationen sprids till dem som inte kunde delta.
4
Förbered en agenda. En agenda bör åtminstone ange en ämneslista, delegera presentationsuppgifter och ange den tid som ska ägnas åt varje punkt på agendan. Nedan följer några användbara förslag för att skapa en mötesagenda:
- Be om förslag. E-post är en bra källa för detta, eftersom du kan få förfrågningar skriftligen. Acceptera agendeförslag upp till två dagar före mötet.
- Sammanfatta alla agendaförfrågningar i en tabell med kolumner för ämne, talare och tilldelad tid. Om vissa förfrågningar saknar det allmänna temat, kontakta personen och föreslå att begäran görs till ett separat memo eller diskuteras vid ett framtida möte.
- Var realistisk. Försök inte klämma in beskrivningen och diskussionen på 30 minuter på 15 minuter. Istället över tid för mötena och avsluta tidigt vid behov.
5
Upprätta mötesregler. Detta behöver inte vara formellt eller bestraffande men det är bra att föreslå protokoll för att mötet ska gå smidigt och alla får dela sina insikter.
- Detta kan göras i början av mötet. Ange bara "I tidens intresse, håll frågor och kommentarer tills varje talare har presenterat. Om vi inte kommer till din kommentar under den tilldelade diskussionstiden, mejla mig senare så kan vi prata."
6
Ställ in tidsramar. Som en del av din dagordning, inkludera hur länge mötet kommer att pågå samt indikatorer för hur länge enskilda talare kommer att prata, och hur länge det kommer att finnas en allmän diskussion efter varje dagpunkt.
- Detta ger deltagarna en känsla av timing när de bidrar och kan minska ramling eller främmande diskussionspunkter.
- En bra tumregel är att budgetera minst tio minuter efter varje samtal för diskussion.
Att vara beredd, ta ledarskap när det behövs och delegera effektivt är viktiga inslag i effektiva möten.
7

Cirkulera dagordningen. Dagen före mötet, cirkulera mötesagendan. Detta säkerställer att alla har en kopia och är beredda på vad de kan förvänta sig av själva mötet. Detta ger dem också möjlighet att kontakta dig om det finns felaktig information på dagordningen.
8

Skicka ut påminnelser. Om detta är ett nytt eller sällsynt möte, skicka ut en påminnelse en timme före mötet för att påminna alla om att delta.

Del 3 av 3: att vara en effektiv ordförande

1

Var en ledare. Ta ansvar för kommunikationen i mötet. Se till att den uppfyller alla agendamål. Delegera relevant ledarskapsansvar till talare som har en roll i mötet. Visa deltagande i alla faser av diskussionen.
2
Ange framsteg och brist på framsteg. Om detta möte behandlar en pågående serie av mål, ange var framsteg har skett och vem som var ansvarig för det.
- Om det finns mål som inte hade utvecklats sedan förra mötet, ta reda på varför.
- Om detta beror på brist på tid eller resurser, prata med pojkens person om hur man kan ta itu med detta, eventuellt utanför själva mötet.
3
Fokusera på diskussionen som har kommit bort från saken. Det finns tillfällen då entusiasm eller frustration kan driva diskussioner ur kursen. Håll dig uppmärksam och var noga med att få off-point diskussionen i linje med målen för dagordningen. Nedan följer några föreslagna metoder:
- Rama in mötet som ett " faktuminnsamlingsuppdrag ": När vi gör detta innebär det att alla måste höras för att samla så mycket information som möjligt. Detta kan uppmuntra mötesmonopoliserare att vänta på sin tur.
- Prova Cyberstorming: Cyberstorming använder elektronisk chatt eller forumstruktur för att dela idéer och kan utnyttjas för informella möten. Eftersom allt som skrivs kan ses av alla andra teammedlemmar, tar det bort tävlingen om vem som hörs.
- Neutralisera vandring: Om någon vandrar, säg "Det är en bra poäng, Bob, och jag är glad att du tog upp det. Låt oss prata om det senare, ok." Många gånger inser folk inte att de vandrar, men om poängen är tillräckligt viktig för dem, kommer de att komma självständigt till dig för att prata längre.
- Kontrolltangenser: Ibland är problemet inte att en individ fortsätter för länge utan att de försöker att fokusera om diskussionen på främmande punkter utanför dagordningen. När detta händer, erkänn vad som sägs och erbjud dig att lägga till diskussionspunkterna till nästa mötesagenda, men håll fast att mötet måste gå vidare till de angivna målen.
- Ha en en mot en. Ha en konversation med monopoliseraren om vad som hände. Gör detta privat. Var noga med att ta en ton av oro, snarare än irritation. Var noga med att fokusera på det du observerade och erbjud den andra personen möjlighet att förklara deras svar. Erbjud dig att hjälpa denna person att förhindra monopolisering i framtiden.
4
Övergång mellan punkter effektivt. Var försiktig när du bibehåller tidsbegränsningar. Detta betyder inte att vara oförskämd; det betyder dock att låta folk veta att mötet fortsätter och att de kan fortsätta sin nuvarande diskussion med relevanta parter efter mötet.
- Inte ånga roll: Även om det är viktigt att hålla mötet på rätt spår, kan det vara kontraproduktivt att mer för fort mellan dagordningen. Innan du går vidare ska du alltid ställa frågor eller funderingar. Se till att laget är ombord och redo att gå vidare med dig, snarare än att vara kvar.
5
Markera viktiga punkter. Viktiga mål måste betonas, och deras förhållande till mindre kritiska mål betonas.
- Hjälp medlemmarna av mötet att förstå projektets omfattning och hur varje enskild del är en viktig del i en mycket viktigare helhet.
Dessutom betyder det också att ditt möte kommer att planeras så långt i förväg som möjligt, vilket förhindrar konflikter med andra möten.
6

Hjälp med anteckningar vid behov. Det finns vanligtvis någon som har till uppgift att ta anteckningar i varje möte; om de blir överväldigade är det dock ledarens uppgift att gå in och utföra uppgiften för sig själv.
7
Klargör eventuella missförstånd. I slutet av varje punkt erbjuder mötesledaren en sammanfattning som deltagarna kan ta bort från mötet. Dessa sammanfattningar av slutkepsar utgör också en möjlighet för människor att ringa in när de är oklara om något.
- Som mötesledare, var beredd att förklara detaljerade idéer som teammedlemmarna kan förstå.
8
Erbjud en omfattande sammanfattning i slutet av mötena. Avgörande ledarskap undviker stagnation och vackling, håller arbetarna på uppdrag och motiverade, samtidigt som de uppför sig lyhörd för förändring och ny information. Nedan följer funktionerna i avgörande ledarskap:
- Syfteens tydlighet: Säkerställer att alla beslut anpassas till organisatoriska mål och etik.
- Engagemang: Gör det möjligt för ledare att leva med gott exempel och förkroppsligar engagemang med företagets värden som möjliggör effektiv och effektiv beslutsfattande.
- Öppenhet: Tillåter inte egenintresse. Istället visar hur beslut till förmån för företaget hjälper alla att blomstra.
- Skapa en kultur av ärligt misslyckande: Ärliga misslyckanden är inlärningspunkter som fungerar som springbrädor för bättre beslutsfattande. Avgörande ledarskap omfattar de tillfällen då misstag görs.
- Öppen och effektiv kommunikation: Anpassning med företagets värderingar säkerställer att det inte finns någon inkonsekvens eller motsägelse när man kommunicerar uppåt till ledningen eller ner i hierarkin till ledda anställda.

Läs också: Hur får man ett TWIC-kort?

Hur genomför man effektiva möten?

Steg

Del 1 av 3: genomföra ett möte

Del 2 av 3: förbereder sig för ett möte

Del 3 av 3: att vara en effektiv ordförande

Frågor och svar

Kommentarer (10)

Läs också: