Hur skapar man lagligt en lista över föredragna leverantörer?

Bygg ett granskningsteam. När det är dags att granska de färdiga RFI: erna, sätt ett team av anställda tillsammans för att utvärdera dem. Teamet du sätter ihop ska vara ett varierat tvärsnitt av ditt företag så att varje avdelning är representerad och så att du får så många olika perspektiv som möjligt. Se till att du inkluderar finansiella experter och advokater så att de kan granska varje RFI ur deras professionella perspektiv.

Skärm för en initial passform. När ditt team har skapats, ta dig tid varje vecka att sitta ner tillsammans och screena RFI. Den första screeningprocessen bör helt enkelt se till att rensa ut leverantörer som inte passar dina behov. Till exempel, om en leverantör skickar en RFI som anger att de bara kan tillhandahålla bärbara datorer, men ditt företag inte har behov av bärbara datorer, kan du snabbt korsa dem från listan.

• Leta dessutom efter leverantörer som inte passar in i din företagsstil. Till exempel, om en leverantör begär betalning var 15: e dag, men ditt företag bara betalar i månadsbetalningar, kanske du vill stryka dem bort från listan.

Leta efter röda flaggor i de returnerade rfis. Varje återstående RFI bör granskas för passform och kvalifikation. Varje granskare bör ta anteckningar och hålla reda på alla röda flaggor som dyker upp i särskilt RFI. Röda flaggor kan vara vad som helst som ger en granskare paus om att använda just den leverantören på din favoritlista. Om du hittar för många röda flaggor i någon RFI, bör den leverantören tas bort från övervägande. Vanliga röda flaggor i RFI inkluderar:

• Otillräckliga ekonomiska resurser
• En dålig prestationsrekord
• Ett oärligt rykte
• Tidigare civilrättsligt eller straffrättsligt ansvar
• En historia av bedrägerier
• Erbjudanden som verkar vara bra för att vara sanna
• Företagsstrukturer som inte är vettiga

Genomföra intervjuer med möjliga leverantörer. När du har begränsat listan över möjliga leverantörer kontaktar du var och en och gör en andra granskningsnivå. Låt varje säljare veta att de har nått den andra granskningsnivån. Du bör också berätta för dem att du vill intervjua några nyckelmedarbetare som du troligtvis skulle arbeta med om de skulle göra det på din favoritlista. När du genomför dessa intervjuer, behåll frågorna relaterade till den affärsrelation du eventuellt kan bilda.

• Du kan till exempel fråga hur den anställde hanterar beställningar de får, hur de fakturerar och om de någonsin har haft några problem med företag de arbetat med tidigare.

Testa säljarens rykte. Förutom att intervjua medarbetare inom säljarens företag, ställ frågor från andra personer i säljarens bransch. När du intervjuar dessa människor, fråga om säljarens rykte och integritet. Dessa människor kommer ofta att ge dig den mest ärliga informationen om någon. Var dock försiktig när du ställer frågor till en säljares konkurrens. Dessa människor kommer ofta att vara partiska och kanske inte ger dig helt ärliga svar. Försök att hålla dig till så mycket objektiv information som du kan hitta.

Utför webbplatsbesök. Som en sista granskningsnivå för alla leverantörer som har nått det så långt, skicka en begäran om att få tillgång till deras verksamhetsställe. Använd denna möjlighet för att granska förfarandena för att se till att deras anläggningar fungerar och att deras anställda är redo att uppfylla dina behov.

• Träffa nyckelmedarbetare som du skulle arbeta med och överväga om säljaren passar ditt företag.

Begär att varje leverantör undertecknar ett villkor. När du har en lista över leverantörer som uppfyller dina kvalifikationer och som kan erbjuda sina produkter till ett acceptabelt pris, skicka ett brev till var och en som informerar dem om att du vill lägga till dem i din favoritlista. Som en förutsättning för att tas med i listan över önskade leverantörer bör varje leverantör vara skyldig att underteckna ett villkor. Detta dokument beskriver villkoren i ditt avtal med varje enskild leverantör. Det måste bland annat inkludera prissättningen av deras produkter, hur order måste göras, hur fakturering kommer att fungera och hur tvister ska lösas.

Skapa en leverantörslista. Alla leverantörer som undertecknar ditt villkor ska sedan matas in i din slutliga favoritlista. Sök efter mallar som du kanske kan använda online. Innehållet i listan över önskade leverantörer är dock viktigare än formatet på den.

Inkludera säljarens viktiga personliga information. Listan över önskade leverantörer ska kategoriseras efter avdelning så att alla företagets avdelningar enkelt kan hitta vem de ska kontakta för olika produktbehov. Under varje avdelnings titel bör det finnas en lista över godkända leverantörer för alla de olika produkter som avdelningen normalt köper. Varje anställd i ditt företag ska kunna titta på listan över föredragna leverantörer och bestämma:

• Säljarens namn
• Säljarens kontaktinformation
• Produkterna som varje säljare har godkänts att sälja
• Prissättningen för varje produkt

Distribuera din lista till nödvändiga anställda. När listan är klar skickar du den till dem som behöver tillgång till den. Denna lista kan åtföljas av ett internt företagsminne som förklarar vad listan är och hur den ska användas.

Ange en intern policy för granskning. Tillsammans med att skapa en favoritleverantörslista bör du också fastställa en policy för att granska listan regelbundet. Dessa listor måste ses över eftersom affärsstängning, prisändringar och problem uppstår. Ditt företag bör granska listan över föredragna leverantörer så ofta för att säkerställa att den är uppdaterad och arbetar för företaget.

• Många företag kommer att kontrollera sina listor vartannat eller vart tredje år.

Utvärdera resultaten från din ursprungliga lista. När du skapar din ursprungliga lista med föredragna leverantörer, kolla in dina resultat efter flera månaders användning. Du vill göra detta för att se till att du sparar pengar och använder listan till sin fulla potential.

Diskutera prisförändringar när de uppstår. Leverantörer kommer ofta att öka priserna över tid. När detta händer, granska deras plats på din favoritlista och avgör om andra leverantörer kan ge dig ett bättre erbjudande. En stor del av att ha en lista med föredragna leverantörer är att få föredragna priser. Om priset inte är rätt, fortsätt inte relationen.

Leta efter nya spelare. Precis som gamla leverantörer på din lista kan gå ur drift kommer nya leverantörer att existera som inte fanns när du skapade din ursprungliga lista. Granska marknaden regelbundet och leta efter nya leverantörer. Ofta kommer nyare företag att erbjuda bra erbjudanden för att hjälpa dem att få konsekventa affärer.