Hur håller jag affärsregister för IRS?
Följ dessa regler för att säkerställa att du behåller de företagsregister du behöver för IRS. Del 1 av 3: Välj de typer av företagsregister du behöver behålla.
Varje år måste ditt företag skicka in skatt till Internal Revenue Service (IRS). Skattedeklarationen som du lämnar är en sammanfattning av information som IRS kommer att använda för att fastställa ditt företags skatteskuld. Eftersom avkastningen i sig bara är en sammanfattning måste du hålla bra affärsregister om IRS vill kontrollera ditt arbete (t.ex. om du granskas). IRS har en uppsättning regler angående vilka typer av register som behöver hållas och hur dessa poster måste hållas. Följ dessa regler för att säkerställa att du behåller de företagsregister du behöver för IRS.
Del 1 av 3: välja de typer av företagsregister du behöver behålla
- 1Bedöm vilken typ av verksamhet du har. Den typ av företagsregister du behöver föra är direkt relaterad till den typ av verksamhet du har. Företagen kommer att ha olika registreringskrav från enmansföretag och enmansföretag kommer att ha andra krav än partnerskap. Om det är första gången du startar ett företag och lämnar in federala företagsskatter, kontrollera vilken typ av rapporteringskrav du har.
- Om du är ett C- eller S-företag måste du lämna in ett IRS-formulär 1120 för att rapportera affärsintäkter. Form 1120 kräver djupgående information om särskilda inkomstkällor och avdrag.
- Om du är ett partnerskap måste du lämna in ett IRS-formulär 1065 för att rapportera din inkomst. Medan blankett 1065, precis som formulär 1120, kräver att du identifierar inkomster och avdrag, är de olika typer av inkomster och avdrag mycket olika.
- Titta igenom skatteformuläret och bestäm vilka typer av poster som krävs för ditt företag.
- 2Kontrollera om IRS har några specifika regler för att föra register. I allmänhet kräver IRS inte någon specifik typ av register. Istället kan du välja att hålla alla typer av register som hjälper dig att bevisa ditt företags inkomster och kostnader. Under vissa begränsade omständigheter kan dock IRS kräva att du håller en specifik typ av register.
- Om du är nybörjare i federal affärsskatt och inte är säker på om du behöver behålla en viss typ av register, kontakta IRS.
- 3Se till att du har exakta register över alla företagskostnader och inkomster. Oavsett vilken metod du använder för att föra företagsregister, måste du kunna tydligt visa ditt företags inkomster och kostnader. Systemet du behöver måste innehålla en sammanfattning av ditt företags transaktioner.
- Företagsinkomster kan inkludera vinster från försäljning av varor, utdelning, ränta, hyror, royalty och kapitalvinster. Om du har någon inkomst från någon av dessa källor måste du föra register över dem.
- Affärsutgifter är kostnaderna för att driva ditt företag. De är viktiga eftersom du vanligtvis kan dra av dem på din federala skattedeklaration. Exempel på affärskostnader inkluderar materialkostnader, lagringskostnader, arbetskraftskostnader och vissa företagskostnader.
Den typ av företagsregister du behöver föra är direkt relaterad till den typ av verksamhet du har. - 4Håll styrelseminnet om du driver ett företag. Om du driver ett företag uppmuntras du att hålla styrelsens mötesanteckningar. Dessa anteckningar kan begäras av IRS om de väljer att granska dig.
- 5Sammanställa styrkande handlingar. När ditt företag driver kommer du att generera stödjande dokument. Dina styrkande handlingar måste sparas eftersom de kommer att ge den information du behöver för att fylla i dina affärsböcker (t.ex. tidskrifter och reskontra). Stöddokument inkluderar:
- Försäljningsavgifter
- Betalda räkningar
- Fakturor
- Kvitton
- Insättningsbevis
- Avbrutna kontroller
Del 2 av 3: bestämma hur företagsregister ska hållas
- 1Välj en redovisningsmetod. Innan du lämnar in din första inkomstdeklaration måste du avgöra hur du ska rapportera dina inkomster och utgifter. Den redovisningsmetod du väljer måste användas för att både föra dina böcker och räkna ut din skattepliktiga inkomst. Om du vill ändra din redovisningsmetod på vägen måste du få IRS-godkännande. IRS tillåter i allmänhet att välja från kontantmetoden eller periodiseringsmetoden.
- Enligt kontantmetoden kommer du att rapportera alla inkomster samma år som du får den. Du drar av kostnader under det skatteår du betalar dem.
- Enligt periodiseringsmetoden kommer du att rapportera inkomster det år du tjänar det, även om du kanske inte får inkomsten förrän senare. Du kommer att dra av utgifterna under skatteåret som medför dem, oavsett när du betalar dem.
- 2Använd tidskrifter och huvudböcker. Det registerhanteringssystem du använder behöver för att exakt sammanfatta dina affärstransaktioner (som bestäms genom dina underlag). De flesta affärstransaktioner registreras i tidskrifter och huvudböcker. Du kan köpa tidskrifter och huvudböcker i din lokala kontorsbutik. Journaler är böcker som används för att registrera varje affärstransaktion som visas i dina underlag. Du kan behöva behålla flera tidskrifter för transaktioner som förekommer ofta. Ledgers är böcker som innehåller summorna från alla dina tidskrifter.
- Som ett litet företag som till exempel säljer varor kan du få kvitton när du säljer bärbara datorer, köper bärbara delar och säljer stationära datorer. Alla dessa transaktioner kommer att ha styrkande handlingar. I slutet av varje dag använder du stödjande dokument och skriver ner transaktionerna i dina tidskrifter. Använd huvudboken för att sammanställa all information på ett ställe.
- 3Bestäm om du ska behålla papperskopior eller elektroniska register. Vid denna tidpunkt förvarar du förmodligen stödjande dokument, tidskrifter, huvudböcker och olika andra register om ditt företag. Om du håller dem i papperskopia tar de antagligen en hel del utrymme. Medan IRS tillåter dig att hålla papperskopior av allt, kan du överväga att lagra dina poster elektroniskt. När du gör detta kommer du att kunna mata in data snabbare, hämta poster snabbare och överföra poster till IRS snabbt om de ber om dem.
- Om du väljer att använda ett elektroniskt lagringssystem måste du se till att det uppfyller IRS-standarderna. Ditt lagringssystem måste kunna indexera, lagra, bevara, hämta och reproducera alla dina poster i ett läsbart format.
- IRS kan testa ditt elektroniska system för att säkerställa att det uppfyller deras standarder.
IRS kräver att du håller dina företagsregister under en viss tidsperiod beroende på vad posten är. - 4Håll en separat uppsättning register för varje företag du har. Om du har mer än ett företag måste varje företag ha sina egna register. Varje företag kommer sannolikt att ha sina egna bokföringskrav och du vill inte blanda dem ihop. Dessutom, om IRS beslutar att granska ditt företag, vill de bara se dina register för det företag som granskas, inte alla dina företag.
- 5Sammanfatta dina affärstransaktioner. När du har allt material som behövs för att hålla bra register och du vet vilka register du ska hålla, måste du skapa ett system för att sammanfatta dina transaktioner så att dina register hålls uppdaterade och korrekta. Till exempel kommer ett litet företag vanligtvis att sammanfatta sina affärstransaktioner genom att göra följande:
- Sammanställa alla styrkande dokument dagligen
- Förvara en företagscheckbok
- Sammanfattar dina kvitton dagligen
- Sammanfattar dina kontantkvitton varje månad
- Hålla en checkutbetalningsdagbok
- Fyll i ett avskrivningsark
- Att hålla rekordersättning
- 6Kontrollera ditt arbete. När du fortsätter att föra affärsregister för skatteändamål, gå igenom dessa register och kontrollera dem för fullständighet och noggrannhet. Om du använder ett system med en post kommer din bokföring helt enkelt att baseras på resultaträkningar baserade på dagliga och månatliga intäkter och utbetalningar. Denna typ av bokföring är enkel men inte självbalanserande. Därför, om du använder denna typ av system, bör du varje vecka söka efter fel och se till att dina böcker balanserar.
- Om du använder ett system med dubbla poster (dvs. tidskrifter och huvudböcker) kommer varje konto att ha två kolumner, en för debitering och den andra för krediter. Det är självbalanserande eftersom du alltid registrerar varje transaktion som både debet och kredit. Så länge din kreditkolumn motsvarar debetkolumnen är dina böcker bra.
Del 3 av 3: Att hålla affärsregister tillgängliga för irs
- 1Förstå värdet av exakta affärsposter. Bra rekord är nyckeln till att driva ett framgångsrikt företag. Bortsett från att behöva dem om du granskas av IRS, kan företagsregister hjälpa dig:
- Övervaka ditt företags framsteg
- Förbered dina finansiella rapporter
- Identifiera källorna till dina kvitton
- Håll koll på möjliga avdrag
- Förbered dig för skatter
- Stöd din skattedeklaration
- 2Bedöma ditt ansvar att tillhandahålla korrekta register. Det är ditt ansvar som ägare av ett företag att säkerhetskopiera all information du inkluderar i din företags inkomstdeklaration. Om du granskas har du ansvaret att bevisa att dina poster, avdrag och uttalanden i din skattedeklaration är korrekta. Du kommer att bevisa dessa saker genom att ge IRS dina register. Därför, om du har korrekta och fullständiga företagsregister, kommer du alltid att kunna bevisa de anspråk du gör på dina skatteregistreringar.
IRS har en uppsättning regler angående vilka typer av register som behöver hållas och hur dessa poster måste hållas. - 3Bestäm vilken typ av post du har. IRS kräver att du håller dina företagsregister under en viss tidsperiod beroende på vad posten är. Till exempel, om du har anställda, måste du föra alla uppgifter om anställningsskatt under en viss tidsperiod.
- 4Hitta tillämplig begränsningsperiod. Dina företagsregister måste sparas så länge IRS kan behöva dem för att administrera skattekoden. Denna tidsperiod kallas begränsningsperioden, vilket är den tidsperiod då du kan ändra din skattedeklaration, kräva en kredit, kräva återbetalning eller så kan IRS ta ut ytterligare skatter. Klockan börjar köra denna tidsperiod från förfallodagen för din företags inkomstdeklaration. Därför, om du registrerar dina företagsskatter en vecka tidigt, kommer klockan för rekordhållning inte att börja förrän en vecka senare, på det officiella förfallodagen.
- Om du till exempel är skyldig en extra skatt är tidsfristen tre år. Om du inte lämnar in en skattedeklaration kan skattemyndigheterna be om dina företagsregister under obegränsad tid för det aktuella året.
- 5Gör poster lätt tillgängliga på begäran. Om skattemyndigheten ligger inom begränsningsperioden och de ber om att se dina register måste du göra dem tillgängliga. IRS kommer att meddela dig hur de vill ha posterna, och du kommer att kunna berätta för dem om du har dem i elektronisk eller hård form. Eftersom du kanske blir granskad bör du alltid vara beredd. Förvara dina register i ett säkert, brandsäkert område. Dessutom, om du håller dina register elektroniskt, se till att du säkerhetskopierar dem.
- 6Förstör poster bara när du är säker på att de inte längre behövs. Även om det är viktigt att föra skatteregister så länge som det är nödvändigt, är det också en bra affärspraxis att förstöra register när du kan göra det. Förstörelse av poster frigör fysiskt utrymme för nya poster och gör det lättare att hämta poster.
- Förstör aldrig affärsposter förrän du är 100% säker på att det inte behövs någon ensam. Om du förstör skivor på fel sätt kan du bli böter eller till och med fängelse.
Läs också: Hur granskar du ett bokslut?
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
