Hur gör jag bokföring för ett litet företag?
För att göra bokföring för ett litet företag, börja med att skapa ett kalkylark för leverantörsskulder med kolumner för information som leverantörens namn, typ av kostnad och det belopp du är skyldig. Lägg sedan upp din information och uppdatera kalkylarket minst en gång i veckan så att du kan hålla koll på dina räkningar. Du måste också skapa en fakturamall med tydliga termer, till exempel "betalning förfaller inom 30 dagar efter fakturadatum", så att du kan be kunderna om betalning. När en kund betalar, lämna in en kopia av fakturan med den annullerade check eller annat betalningsbevis. För att lära dig mer, inklusive hur du dokumenterar småpengar och avstämmer dina konton, läs vidare!
Om du inte vill göra det själv finns det bokföringsprogramvara som du kan köpa som gör bokföring lätt.
Bokföring är att registrera dina dagliga affärstransaktioner. Du måste registrera pengarna som går ut och de pengar som kommer in. Eftersom dokumentation är nyckeln måste du ordna dig. Håll kvar kvitton, räkningar och annullerade checkar. Var särskilt uppmärksam på dina småpengar och kom ihåg att avstämma dina konton minst en gång i månaden.
Del 1 av 4: Ställa in dina konton
- 1Spara bevis på företagskostnader. Leverantörsskulder är den summa pengar du är skyldig andra människor för företagskostnader. Om du köper lager eller förnödenheter måste du samla bevis på kostnaden. Du kommer också att behöva denna information senare vid skattetiden. Spara följande:
- räkningar
- kvitton
- kontoutdrag
- kreditkortsutdrag
- betalningsbevis
- andra dokumentation
- 2Ställ in ett kalkylblad eller en huvudbok. Du måste skapa ett elektroniskt kalkylblad eller en storbok på ett papper. Om du inte vill göra det själv finns det bokföringsprogramvara som du kan köpa som gör bokföring lätt.
- Tänk på att flytta till ett automatiserat system när du får mer än två räkningar om dagen eller om dina utgifter ökar snabbt.
- 3Skapa kolumner för nödvändig information. Du kommer att inkludera följande information i ditt kalkylblad eller huvudbok, så skapa en kolumn för varje:
- leverantörens namn
- kontonummer
- typ av kostnad (t.ex. kontorsmateriel, professionella tjänster etc.)
- datum då du fick fakturan
- Summan du är skyldig
- 4Skicka information dagligen. Det är viktigt att inte förbise leverantörskonton och glömma att inkludera dem i kalkylarket. Ha för vana att publicera information dagligen.
- Om du har få utgifter kanske du vill skicka bara veckovis eller månadsvis, men det är viktigt att du kommer ihåg att utveckla en rutin.
- 5Betala dina räkningar i rätt tid. Kom ihåg att betala räkningar ofta - varje vecka är perfekt. Vänta inte till förfallodagen. Ge dig själv några dagar före tidsfristen.
- Att betala räkningar tidigt är ett bra sätt att upprätthålla effektiva relationer med dina leverantörer.
- Men om du har anställts av ett företag för att arbeta som bokförare är det nödvändigt att betala i tid för att behålla ditt jobb.
Även om beloppen kan verka små kan de snabbt lägga upp för ett litet företag.
Del 2 av 4: Konfigurera dina kundfordringar
- 1Skapa en fakturamall. Du vill att din faktura ska vara tydlig så att kunderna betalar så snabbt som möjligt. Inkludera följande information på din faktura:
- din företags kontaktinformation
- din företagslogotyp (om tillämpligt)
- tydliga betalningsvillkor, till exempel "betalning förfaller inom 30 dagar efter fakturadatum"
- detaljer om detaljerna i din tjänst
- arbetade timmar
- namnet som en check ska göras till (särskilt viktigt om du arbetar under ett fiktivt företagsnamn)
- 2Spara betalningsbevis och andra dokument. Precis som du dokumenterar dina utgifter, dokumenterar du också dina kundfordringar. Håll fast vid följande och skapa om möjligt elektroniska kopior:
- fakturor
- avbrutna kontroller
- annat betalningsbevis
- 3Skapa ett kalkylblad eller en huvudbok. Du behöver något för att ange dina kundfordringar. Välj ett kalkylblad eller en huvudbok. Överväg också att använda programvara. Du kan använda samma programvara för kundfordringar som du använder för leverantörskonton.
- Om du får 5-10 fakturor i veckan bör du överväga att automatisera systemet.
- 4Infoga kolumner för information om kundfordringar. Ställ in kolumner för följande information i ditt kalkylblad eller huvudbok:
- Köparens namn
- fakturadatum
- fakturanummer
- skuldbeloppet
- förfallodatum
- förfallna belopp
- datum betalning mottogs
- 5Lägg upp information till dina huvudböcker regelbundet. Var vana med att hålla dig på de belopp som dina kunder är skyldiga dig. Du bör bokföra kundfordringar regelbundet, vilket beror på storleken på ditt företag. Nyckeln är att få en konsekvent vana så att du inte glömmer.
- Om du får flera fakturor om dagen är det en bra idé att publicera dagligen.
- Men om du bara har några stora fakturor i månaden, kanske du vill skicka varje månad eller varje vecka.
- Ändå, om du bokför konton som ska betalas dagligen, bör du vana att granska kundfordringar samtidigt.
- 6Följ upp sena betalningar. En bokhållare behöver också spåra kunder som inte har betalat i rätt tid. <> Du måste skicka lämpliga brev som berättar för kunden att deras faktura ska betalas.
- Om du upptäcker att kunder inte betalar företaget kanske du vill prata med ägaren om att ge kunderna fler alternativ för betalning. Till exempel kan företaget acceptera kreditkort.
Du bör fråga andra företagsägare vem de använder för en bokhållare och om de skulle rekommendera personen.
Del 3 av 4: dokumentering av småpengar
- 1Upprätta startbalansen. Du kan snabbt tappa koll på vart dina småpengar har gått om du inte håller exakta register. Följaktligen börja med en initial balans. Gör det tillräckligt litet så att dina anställda inte känner sig frestade att stjäla från det men tillräckligt stora för att det kan täcka rimliga kostnader.
- De flesta småföretag kan klara sig med 37€-200€ i små pengar.
- 2Kräva kvitton. Håll noggranna register över vad små pengar spenderas på. Kräv dina anställda att tillhandahålla kvitton på alla inköp som görs med små kontanter. Ha en mapp där du lagrar kvitton och vana dig att ordna kvitton varje vecka.
- 3Skapa en logg. Du bör också hålla en logg tillsammans med dina kvitton. Du behöver loggen eftersom inte varje köp kommer att ha ett kvitto. I loggen antecknar du beloppet från små kontanter och vad som spenderades på. Ange informationen omedelbart.
- Om du till exempel tog 15€ ut för att köpa nya pennor till kontoret, bör du ange informationen så snart du tar bort pengarna från småkassan. Om du har pengar kvar, anteckna att du returnerar pengar till småkassan.
- 4Fyll på genom att skriva en check till dig själv. Detta är ett bra sätt att dokumentera kontantöverföringar. Du kan behålla en kopia av den avbrutna check som visar vilket konto du överförde pengar från. Ta inte bara kontanter från din egen plånbok och dumpa det i småkassan.
- 5Ange små kontantinformation exakt i din balansräkning. Betrakta små kontanter som en tillgång i dina finansiella rapporter. Försumma inte att spela in det korrekt. Även om beloppen kan verka små kan de snabbt lägga upp för ett litet företag.
Del 4 av 4: Avstämma dina konton
- 1Spara bokföringar för alla finansiella konton. Du kan ha flera affärsbankkonton. Till exempel har små företag vanligtvis ett checkkonto för att betala räkningar och ett sparkonto för att spara pengar för att betala skatt för egenföretagare. Du bör också skapa ett huvudbok eller kalkylark för var och en av dina större konton.
- Om du håller denna huvudbok kan du övervaka ditt företags nuvarande tillstånd. Du behöver inte vänta på det månatliga kontoutdraget för att se om ditt företag är insolvent eller blomstrar.
- 2Förena dina böcker. Du måste se till att din månatliga registrering av utgifter är densamma som visas i dina bankposter. Detta innebär att du analyserar ditt kontoutdrag och dina konton för att se till att samma transaktioner visas på var och en.
- Försoning är ett bra sätt att fånga misstag - din eller bankens. Om banken gör ett misstag kan du kontakta dem. Dela vilken dokumentation du har (kvitton, avbrutna checkar).
- Du kan också fånga bedräglig aktivitet med försoning. Till exempel kan en anställd ha tagit ut pengar från checkkontot utan att berätta för dig.
- Utför avstämning varje månad. Om du väntar för länge blir det svårare att förena. Du kommer inte heller fånga bedrägliga transaktioner i tid.
EXPERTTIPSVår expert håller med: När du förbereder redovisningen för ett litet företag, använd balansräkningen som en kontroll för att hjälpa till med bokens noggrannhet. När du till exempel tittar på balansräkningen bör du få en uppfattning om företagets vinster och förluster, liksom de slutgiltiga lånesaldona och hur mycket ägaren har investerat i verksamheten kontra hur mycket de har tagit ut.
- 3Träffa revisorn. Du kan behöva träffa företagets revisor en gång i månaden för att gå igenom böckerna. Revisorn kan identifiera alla inspelningar som är otydliga eller felaktiga och du kan prata om dem.
För att göra bokföring för ett litet företag, börja med att skapa ett kalkylblad för leverantörsskulder med kolumner för information som leverantörens namn, typ av kostnad och det belopp du är skyldig.
- Vid något tillfälle kan du behöva anställa en bokhållare eller lägga ut din bokföringsfunktion till någon annan. Du bör fråga andra företagsägare vem de använder för en bokhållare och om de skulle rekommendera personen. Det finns några online bokföringsleverantörer du bör undersöka.
- När dina intäkter stiger över 0,70 miljoner euro kan du behöva anställa en egen bokförare för ditt företag.
- US Small Business Administration (SBA) erbjuder en gratis online introduktion till redovisningskurs: https://sba.gov/tools/sba-learning-center/training/introduction-accounting.
Läs också: Hur ansöker jag om en Duns?
Kommentarer (1)
- Jag lärde mig mycket eftersom jag gör bokföring för mitt lilla företag. Bra lärande!
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
