Hur organiserar jag en promenad eller springer för välgörenhet?

Eller kan någon grupp planera en promenad för välgörenhet — Måste jag vara en del av en officiell organisation, eller kan någon grupp planera en promenad för välgörenhet?

Välgörenhetslopp och promenader är ett utmärkt sätt att samla in pengar för en värdig sak. De för samman människor och kan vara den inspiration som vissa människor behöver för att bli friska och vältränade. Att organisera ett lopp kan vara mycket arbete, men om du har tillräckligt med tid och lite hjälp kan du göra det.

Del 1 av 5: välja och arbeta med en välgörenhetsorganisation

1
Identifiera en välgörenhetsorganisation att arbeta med. Ditt första steg bör vara att identifiera den specifika välgörenhetsorganisation som du kommer att donera intäkterna från ditt evenemang. Du kommer sannolikt redan att ha en sak eller till och med en organisation i åtanke, men du måste vara specifik om din målvälgörenhet för att få deras tillstånd att använda deras namn. Att lägga till namnet på en välkänd välgörenhetsorganisation kan också ge en viss legitimitet till ditt evenemang.
- Om du inte vet vilken organisation du ska stödja, försök att organisera ett evenemang med motsvarande medvetenhetsdag eller månad. Till exempel hålls många insamlingar av bröstcancer i oktober, eftersom det är en månad för medvetenhet om bröstcancer.
- Att ställa in ditt evenemang på detta sätt kan också ge ditt evenemang gratis allmän exponering (genom tidningsartiklar och annan mediebevakning).
2

Kontakta organisationen. För att samla in pengar för välgörenhetsorganisationens räkning måste du ha deras tillstånd. Ring eller skriv din valda organisation och begär deras framtid för att börja planera och organisera ditt evenemang. De kan också kunna ge dig hjälp eller vägledning vid planering eller reklam för ditt evenemang.
3

Utarbeta ett avtal. Oddsen är att organisationen kommer att ha några specifika riktlinjer för externa insamlingsevenemang (de evenemang som inte organiseras direkt av välgörenhetsorganisationen). Dessa kan inkludera regler för budgetering eller reklam, begränsningar för användningen av deras namn eller en specifik lista över ansvarsområden de kommer att ha (eller inte har). Arbeta med organisationen för att sätta dessa gränser och få en djupare förståelse för ditt evenemangs relation till dem. Vissa mer avancerade organisationer kan till och med ha specialiserade förslag och avtal för detta ändamål. Var noga med att fylla i dem helt och exakt.
4

Ta reda på om avgifter kommer att vara avdragsgilla för deltagare eller inte. En sak att fokusera på när du arbetar med välgörenhetsorganisationen är huruvida dina deltagares tävlingsavgifter kommer att dras av eller inte. Skattebefriade donationer kan locka ännu fler deltagare och kommer definitivt att hjälpa till att locka större givare som lokala företag.

Till exempel kan en person få sina medarbetare till varje löfte 0,70€ per mil som de går eller springer.

Del 2 av 5: ställa in mål för din insamling

1
Sätt ett ekonomiskt mål. Mycket av din organisering beror på hur mycket pengar du försöker samla in. Innan du fattar andra beslut, sätt ett mål. Försök att vara realistisk, särskilt om det är första gången du organiserar något liknande detta.
- Ditt ekonomiska mål kan baseras på ett specifikt behov. Till exempel, om den lokala kyrkan behöver 3730€ för att fixa taket, kan 3730€ vara ett bra mål att skjuta för.
- Att sätta ett mål innebär också att skapa en budget. Till exempel kanske du vill samla in 3730€; men om kostnaden för att organisera loppet kommer att vara 1490€, måste du samla in 5220€ för att fortfarande kunna nå ditt insamlingsmål.
2

Ta reda på hur du finansierar initialkostnaderna. Du kommer att behöva pengar för att betala för saker som att planera, få tillstånd och köpa varor. Ett alternativ är att söka någon att teckna förskottsutgiften. Denna institution kan sedan återbetalas från intäkterna innan välgörenhetsorganisationen får sitt bidrag. Denna försäkringsgivare kan vara en sponsor, en lokal bank eller i vissa fall den välgörenhetsorganisation som du donerar till.
3
Ange ett datum baserat på ditt ekonomiska mål. Ju mer pengar du försöker samla, desto längre i förväg kommer du troligtvis att behöva organisera ditt lopp. Det beror på att mer tid ger dig större möjligheter att göra uppsökningar, bygga stöd och hitta sponsring.
- För ett mindre lopp bör du kunna organisera evenemanget med cirka nio veckors varsel om din kommitté kan ägna tid varje vecka åt att organisera.
- Om du försöker dra ett stort antal deltagare från utlandet behöver du mer tid för att organisera och få ut ordet. Vissa tävlingar som detta är planerade ett helt år i förväg.
- Andra evenemang kan tävla med ditt evenemang och kan dra deltagare från ditt lopp. Det är därför schemaläggning är mycket viktigt, särskilt under populära säsonger för löpning.
4
Välj ett namn och ett tema. Din tävling behöver definitivt ett namn. Att välja ett tema är valfritt, men det är ett utmärkt sätt att skilja din tävling och få folk upphetsade över det.
- Ditt namn kan innehålla något om den välgörenhetsorganisation du gynnar. Du kan till exempel kalla det "The Downtown 5k for Animals" eller "November Walk Against Cancer."
- Om du väljer ett tema, se till att ditt namn återspeglar temat. Det kan vara ungefär som "Zombie Run Against Hunger" eller "The Underwear 10k."
- Några populära teman ber deltagarna att klä sig i kostymer eller sätta dem genom hinder som lera eller färgbomber.
- Kommittén bör komma överens om namnet och temat och inkludera dessa i allt reklammaterial.
5
Be din lokala löpande butik om hjälp. Om det finns en butik i din stad som passar löpare kan de gärna hjälpa till med några aspekter av arrangemanget. De har sannolikt varit inblandade i lokala tävlingar tidigare, så de vet vad som går in i det.
- Butiken kan vara intresserad av att sponsra evenemanget, eller så kan de be om betalning mot att erbjuda supporttjänster för loppet. Se till att vara tydlig om vilken typ av hjälp du letar efter och om du är beredd att betala för deras stöd.
- Tala direkt med chefen eller ägaren. Oavsett vilken typ av stöd som slutar förhandlas fram, se till att skapa ett skriftligt avtal för att förhindra missförstånd.
6
Välj en rutt. Scouting potentiella vägar kan vara en kommittémedlems jobb; dock bör alla i kommittén få chansen att se alternativen och godkänna valet av rutt. Kom också ihåg att du kommer att behöva samarbeta med polisen eller kommunen om din rutt kräver vägarna.
- Välj några olika ruttalternativ för att presentera för staden. Det är möjligt att de kommer att avslå din ansökan om tillstånd om rutten skulle vara för störande för trafik eller affärer, så gör din forskning och förstå de kriterier som kommer att beaktas när du föreslår din rutt.
- Topografin kommer delvis att avgöra vem som deltar i ditt lopp. Om du till exempel väljer en väldigt kuperad väg kan personer som inte är särskilt atletiska känna sig skrämda och inte registrera sig.
- Du kan använda onlineverktyg för att kartlägga din rutt och vara säker på att längden är korrekt. Se dock till att gå eller köra rutten själv för att vara säker på att det är en livskraftig rutt för ditt lopp.
7
Skaffa nödvändiga tillstånd. Du behöver evenemangstillstånd eller licenser från stad eller län, beroende på var evenemanget kommer att hållas. Detta kan inkludera lokal polis för trafikstyrning eller organisering av stängning av vägar på tävlingsdagen. Att få dessa tillstånd kan också kräva att du har försäkringsskydd för loppet och din egen organisation.
- Om din rutt kräver gatustängningar kan det involvera ett antal olika myndigheter, inklusive polis, brandkår, stadsfullmäktige och transportavdelningen.
- Du kan behöva lämna in en framställning för att visa att majoriteten (51% eller mer) av bostäderna och företagen stöder vägavstängningar som skulle påverka dem.
8
Närma dig potentiella sponsorer. Sponsring är ett utmärkt sätt att kompensera loppets kostnader. Lokala företag och organisationer kan vara entusiastiska över att stödja dina ansträngningar när du förklarar vilken orsak loppet stöder.
- Du kan utarbeta ett formulärbrev som söker sponsring, men se till att följa upp personligen eller per telefon.
- Du kan skapa olika sponsringsnivåer med motsvarande belöningar. Du kan till exempel säga "För donationer upp till 150€ lägger vi din logotyp i alla våra e-postblast. För donationer upp till 370€ lägger vi din logotyp på våra officiella T-shirts."
- Företag kanske inte är intresserade av att donera pengar, men de kan vara villiga att donera produkter som mat, dryck, tjänster eller hyrautrustning.
9
Börja marknadsföra ditt lopp. Bestäm hur du får ordet om ditt lopp. När du är osäker, använd så många vägar för att marknadsföra ditt lopp som möjligt. Ju fler deltagare desto mer pengar kommer du att samla in.
- Vissa former av marknadsföring som radio- och tidningsannonser kostar pengar. Bestäm i förväg om annonser är något du är villig att betala för.
- Sociala medier är ett utmärkt sätt att marknadsföra ditt evenemang eftersom det är lätt för människor att dela informationen och vidarebefordra den till andra.
- Se till att registrera ditt lopp på webbplatser som tillgodoser löpare. Dessa webbplatser har ofta listor över raser som människor kan anmäla sig till och är mycket populära.

Se dock till att gå eller köra rutten själv för att vara säker på att det är en livskraftig rutt för ditt lopp.

Del 3 av 5: organisera volontärer och personal

1
Sätt ihop en kärnplaneringskommitté. Att organisera ett lopp för välgörenhet är ett stort företag. Antag inte att du kan göra det ensam. Samla istället en grupp människor som du kan lita på. Detta kommer att vara din kärngrupp eller kommitté.
- Det finns inget bestämt antal personer du behöver i din kommitté. Du kanske dock vill börja var som helst från 3 till 7 personer, beroende på storleken på det evenemang du planerar.
- När du ber folk att gå med, var tydlig med vad förväntningarna kommer att vara. Kommer de att bli ombade att skaffa pengar själva? Behöver de delta i möten varje vecka eller månad? Kommer de att få betalt eller är de frivilliga?
- Att välja människor som du redan känner och litar på kan vara bra, för du vet att du kommer att arbeta bra tillsammans. Det kan dock också vara bra att dra in vissa människor från andra kretsar. Detta kan hjälpa din insamling att nå personer som du normalt inte skulle nå.
- Utvärdera din personals erfarenhet eller expertis. Helst vill du ha människor som tidigare har varit inblandade i sådana händelser.
2
Tilldela och delegera roller. Sedan du initierade projektet kan du bestämma om du kommer att tilldela kommittémedlemmarnas roller, om ni alla kommer att rösta om roller eller om människor helt enkelt kommer att frivilliga för de roller de vill ha. Det kan också finnas fler roller än det finns kommittémedlemmar.
- Se till att varje person har kompetens och resurser för att hantera sin roll. Du bör till exempel inte tilldela någon att hantera din online-närvaro om de inte känner till sociala medier.
- Om vissa roller måste fyllas av personer som inte är med i kommittén, besluta vem som kommer att hitta personerna för dessa roller och vem som kommer att kommunicera med dem under hela planeringsprocessen.
- Några roller du kommer att behöva fylla är: volontärkoordinering, webbansvarig, kassör, presskontakt, koordinator för utrustning och säkerhet och mat- och dryckekoordinator.
3
Möt regelbundet för att checka in. Utarbeta ett mötesschema för kommittémedlemmar. Även om människor inte kan vara där personligen borde de kunna ringa in eller skicka e-postuppdateringar och rapporter till gruppen före mötet.
- Möten gör stora deadlines. Du kan till exempel låta alla veta att platsundersökaren vid nästa månads möte skulle ha tre föreslagna kurser och att finanskommittén borde ha säkrat minst en företagssponsor.
- Håll möten korta och punktliga. Om möten dröjer eller inte verkar vara effektiva kommer människor att ta dem på allvar mindre.
4
Börja rekrytera volontärer. Det här jobbet kan vara en kommittémedlems tilldelade roll, men alla bör hjälpa åtminstone lite. Om varje person i kommittén kan rekrytera två eller tre personer till volontärarbete, har du redan en mycket större grupp än vad du annars skulle göra.
- Försök att rekrytera volontärer genom den välgörenhetsorganisation du stöder. Till exempel, om du samlar in pengar för ett lokalt djurhem, se om de kommer att skicka ditt samtal till volontärer till sin lista över volontärer och personer som har adopterat djur.
- Låt volontärer veta att det finns många sätt att göra volontärer. Till exempel, även om någon inte är tillgänglig på tävlingsdagen, kan de fortfarande hjälpa till att fylla på godisväskor veckan innan. Vissa människor kanske inte vill hjälpa alls före loppet men kommer gärna att dela ut vatten till löpare under loppet.
- Gör volontärarbete roligt. Om möjligt, ge förfriskningar till volontärer och anordna ett evenemang för att tacka dem och hedra deras arbete.

Desto längre i förväg kommer du troligtvis att behöva organisera ditt lopp — Ju mer pengar du försöker samla, desto längre i förväg kommer du troligtvis att behöva organisera ditt lopp.

Del 4 av 5: förbereder sig för tävlingsdagen

1
Spåra registranter. Det enklaste sättet att få folk att anmäla sig till tävlingen är att registrera sig online. Det finns många onlineverktyg du kan använda för att spåra och organisera deltagare. Att ha personlig registrering är också viktigt.
- Tänk på att vissa människor (särskilt äldre) kan ha svårt med online-registrering. Du kan göra pappersregistreringar tillgängliga i din lokala löpande butik och lokala gym eller på huvudkontoret för den välgörenhetsorganisation du gynnar.
- Du kan också tillåta registrering av dagen på tävlingsplatsen. Du måste dock planera för detta genom att se till att du har tillräckligt med godispåsar, mat och vatten för att rymma de extra deltagarna.
- Registrering är troligt när du också kommer att samla in pengar från människor. De flesta körningar tar en avgift för att delta (mellan 11€ och 56€, beroende på loppets storlek). Dessa registreringspengar täcker dina kostnader och doneras sedan till välgörenhet.
- Vissa tävlingar ber deltagarna begära löften från sina vänner eller familj. Till exempel kan en person få sina medarbetare till varje löfte 0,70€ per mil som de går eller springer. Dessa pengar doneras sedan istället för (eller utöver) en registreringsavgift.
2
Boka all nödvändig utrustning. Ett lopp kan se väldigt enkelt utifrån, men det är troligt att du kommer att behöva hyra utrustning för den stora dagen. Nästan alla tävlingar använder en professionell tidtagningsenhet så att löpare kan se sin sluttid.
- Du kommer sannolikt också att behöva boka saker som bärbara toaletter, pop-up-tält (för skugga eller skydd mot regn), PA-system för musik eller meddelanden etc.
- Var tydlig med uthyrningsföretaget om du förväntas hämta och lämna utrustningen eller om de levererar den åt dig.
3
Beställ presentationer. Lopp erbjuder nästan alltid deltagarna någon form av symbol eller souvenir för att visa att de deltog. Dessa kan vara T-shirts, hattar, nyckelringar, totepåsar eller frisbees. Du kan också få kuponger donerade från lokala företag som du kan inkludera i godisväskor.
- Se till att du inte spenderar för mycket pengar på utdelningarna. Det kan äta till din insamling!
4
Organisera första hjälpen. Du måste absolut ha första hjälpen tillgänglig på ett lopp. Detta innebär att du har certifierad EMT eller annan medicinsk personal på plats och tillräckliga leveranser av första hjälpen tillgängliga i nödsituationer.
- Din stad kan kräva att du också har en ambulans på plats.
- Grundläggande första hjälpen-leveranser för ett lopp bör innehålla saker som is, essbandage, bandhjälpmedel, antibiotikasalva, epi-pennor för bi-stick och nödinhalatorer.
5
Ställ in banan. Du behöver tydligt angivna start- och mållinjer. Du måste dock också ställa in saker längs kursen. Se ditt tillstånd för att se när du får börja konfigurera. Du kanske kan ställa in vissa saker kvällen innan, eller du kan behöva göra det hela loppets morgon.
- De flesta lopp inkluderar milmarkörer under hela loppet så att löpare kan följa deras framsteg.
- Du behöver vattenstationer inrättade under loppet. Beroende på hur lång loppet är kan du också behöva bärbara toaletter längs banan eller stationer som har sportdrycker eller geler för att hjälpa löpare att tanka.

Del 5 av 5: städa upp och donera

1
Se till att allt avfall och skräp från loppet tas bort. Detta bör göras omedelbart efter att loppet är över. Allt avfall ska packas upp och antingen kastas eller återvinnas på lämpligt sätt. Se till att du har en plan för att kassera papperskorgen när den har samlats in.
- Du kan behöva hyra en soptipp eller ta med soporna till soptippen själv.
- Försök att ha ett team av volontärer som bara ägnar sig åt sanering. Det är troligt att de som deltog i att starta och köra loppet är trötta när det är över. Det är fantastiskt att ha ett besättning med ny energi för att ta hand om saker när loppet är över.
- Försök alltid att lämna ett utrymme bättre än du hittade det. Även om en del av kullen inte orsakades av loppet, plocka upp den. Det kommer att hålla dig i den lokala myndighetens goda nåd, om du vill planera ett nytt lopp nästa år.
2
Returnera all hyrautrustning. Du kan behöva någon att stanna med utrustningen och vänta tills den hämtas. Eller du kan behöva låta en besättning av volontärer ladda den i fordon och skicka tillbaka den. Se till att den har städats och fungerar igen innan du skickar tillbaka den.
- För saker som ljudutrustning, se till att alla sladdar och extra delar returneras tillsammans med de större bitarna. Du kommer att debiteras en rejäl summa om några bitar saknas.
- Se till att returnera all utrustning i tid. Du kan debiteras en extra dag eller mer för att returnera något till och med några timmar för sent.
3
Betala ut eventuella ersättningar eller löner. Om någon använde sina egna pengar för att köpa saker till loppet, se till att de får tillbaka hela beloppet. Om det fanns några betalda anställda, se till att de får den utlovade utbetalningen.
- Se till att samla in kvitton från alla du betalar tillbaka. Du bör behålla dessa för skatteändamål och även så att du kan införliva dem i din dokumentation av budgeten.
- Detta steg bör slutföras av kassör eller kassakommitté om det finns någon.
4
Donera till den välgörenhetsorganisation du väljer. Nu får du äntligen skriva kontrollen. När alla kostnader har täckts bör resten av pengarna doneras till välgörenheten. Ring dem och låt dem veta hur mycket du har att donera. Ta reda på hur och när det är lämpligt för dem att ta emot pengarna.
- Spara inte några extra pengar för dig själv om det inte uttryckligen diskuterades av organisationskommittén.
5
Skicka tack. Det tog sannolikt många händer för att få denna tävling att hända. Låt alla veta hur uppskattande du är för deras ansträngningar och donationer. Ett enkelt "tack" -kort eller telefonsamtal räcker vanligtvis.
- För större företagssponsorer kanske du vill skicka en plack eller något annat som de kan visa i sin verksamhet.
- Att skicka mass-e-post är också acceptabelt för deltagare.
6
Utvärdera evenemanget för framtida referens. Om du tror att du kan ordna ett annat evenemang som det här, sätt dig ner med kommittén och diskutera hur det gick. Det är troligt att ni alla lärde er mycket och kan ha idéer för hur man kan göra saker bättre nästa gång.
- Du kanske vill be om feedback från deltagare och volontärer. De kan meddela dig hur deras upplevelse var och vad som kan göra det bättre nästa gång.
- Även om vissa saker skulle kunna förbättras, var stolta över er själva. Att organisera ditt första lopp är en stor prestation.

Vem som helst ska kunna organisera ett evenemang för välgörenhet.

Tips

Börja smått. För ditt första lopp, välj ett realistiskt ekonomiskt mål och sikta på ett rimligt antal deltagare.
Var vänlig och följsam med myndigheter och polisen. När allt kommer omkring behöver du deras godkännande för att kunna hålla ditt lopp.
Välj en välgörenhetsorganisation som du har en personlig upplevelse med eller en organisation som behöver din hjälp mest.

Läs också: Hur samlar jag in pengar online?

Varningar

Titta på de senaste årens väder på det datum du väljer. Även om du inte kan förutsäga vädret med säkerhet kan du sikta på ett datum då du rimligen kan förvänta dig att vädret ska vara trevligt.
Se till att du har någon nödvändig försäkring för loppet. Motracer ber också löpare att underteckna undantag som frigör tävlingsarrangörerna från ansvaret för eventuella skador.