Hur skapar man ett program för riskhantering och förlustförebyggande?
För att skapa ett program för riskhantering och förlustförebyggande, utse en riskhanteringskoordinator som ska leda ansträngningarna att identifiera och analysera potentiella risker så att du kan implementera strategier för att eliminera eller minimera dem.
För många statliga och federala regeringsentreprenörer krävs riskhanteringsprogram. Men även om du inte uppfyller statliga kontrakt, gynnar ett program för riskhantering och förlustförebyggande ditt företag genom att hjälpa dig att identifiera och utvärdera risker så att du kan förhindra förluster eller minimera dem när de inträffar. För att skapa ett program för riskhantering och förlustförebyggande, utse en riskhanteringskoordinator som ska leda ansträngningarna att identifiera och analysera potentiella risker så att du kan implementera strategier för att eliminera eller minimera dem.
Del 1 av 3: identifiera risker
- 1Sätt någon ansvarig. För att skapa ett program för riskhantering och förlustförebyggande måste du utse en viss anställd - vanligtvis någon på ledningsnivå - som ska övervaka och samordna programmet.
- Att ha en enda person som samordnar ditt program för riskhantering och förlustförebyggande säkerställer organisation och hjälper dig att undvika dubbelarbete.
- Välj någon som är detaljorienterad och analytisk, eftersom deras jobb kommer att innebära läsning och analys av rapporter samt att skapa omfattande lösningar på potentiella problem för att skydda företagets tillgångar och resurser.
- 2Utvärdera ditt företags fysiska miljö. Fysiska risker inkluderar inte bara säkerheten för din fysiska egendom mot stöld utan även eventuella svagheter eller potentiella problem i själva strukturen.
- Du vill bedöma strukturen i byggnaden där ditt företag är beläget med avseende på eventuella defekter, såsom felaktiga ledningar eller stora sprickor i väggar eller tak, som kan utgöra en risk för ditt företag.
- Om du hyr ut istället för att äga lokalerna kanske det inte är saker du kan ha reparerat direkt, men din riskhanteringskoordinator bör identifiera och hålla reda på dem.
- Vissa problem, som ett trasigt lås på en bakre entré, är uppenbara säkerhetsproblem som bör åtgärdas omedelbart.
- Fysiska risker kan också relatera till anställdas arbetsvanor eller procedurer. Till exempel, om lagerarbetare rutinmässigt placerar ett cinder block i bakdörren när de går ut för en rökpaus i stället för att stänga dörren helt, kan detta utgöra en säkerhetsrisk.
- 3Bedöma potentiella juridiska sårbarheter. Beroende på ditt företags bransch kan den rättsliga eller reglerande miljön utgöra utmaningar för din verksamhet och budget som du kommer att behöva redovisa.
- Till exempel meddelade FDA 2016 att det skulle reglera e-cigaretter på samma sätt som det gör vanliga cigaretter. Om du äger ett företag som tillverkar eller distribuerar vapingprodukter representerar detta tillkännagivande en betydande förändring i regleringsmiljön för dina produkter.
- Anställningsregler bör också övervägas när man bedömer juridiska sårbarheter. Om din riskhanteringskoordinator inte har betydande juridisk erfarenhet, överväg att arbeta med en företagsadvokat för att bedöma de områden där ditt företag kan vara sårbart.
- Hälso- och säkerhetsbestämmelser är ett problem för många småföretag, inklusive restauranger och butiker. Att titta på anställda kan hjälpa dig att identifiera områden där du riskerar att citeras för brott mot dessa regler.
Att ha en enda person som samordnar ditt program för riskhantering och förlustförebyggande säkerställer organisation och hjälper dig att undvika dubbelarbete. - 4Tänk på personalfrågor. Oavsett storleken på din arbetskraft måste du identifiera risker som orsakas av problem med anställda och skärningspunkten mellan statlig och federal arbetsrätt med ditt företags policyer och rutiner.
- Ordna regelbundna granskningar av din personal och lönefiler och se till att de är uppdaterade och korrekta.
- Granska företagets policyer och handböcker för att identifiera områden där du riskerar en rättegång för att inte uppfylla kraven i statliga eller federala arbetslagar.
- Om du har statliga eller federala kontrakt kan du behöva följa ytterligare rapporteringskrav för att uppmuntra mångfald i din personal.
- 5Genomföra finansiella revisioner. Regelbundna granskningar kan upptäcka sårbarheter i din budget som kan utsätta dig för fler risker, samt upptäcka avvikelser som kan indikera potentiella förluster eller bokföringsfel.
- Var noga med områden eller avdelningar som tenderar att ha alltför stora kostnader eller uppvisar större förlustmarginaler än andra.
- Om du har anställda som reser i affärer och lämnar in körsträcka- och utgiftsrapporter för ersättning, bör dessa noggrant utvärderas för att säkerställa minimal förlust.
Del 2 av 3: utvärdering av relativa hot
- 1Överväg att ingå avtal med en oberoende byrå. Det finns många oberoende byråer som erbjuder tjänster som är utformade för att granska och rapportera om potentiella risker som ditt företag kan utsättas för, samt ge dig råd om alternativ för att förhindra dessa risker eller minimera din exponering.
- Vet någon oberoende myndighet noggrant innan du anställer dem. Tänk på att många av dessa byråer ingår i större försäkringsbolag och det yttersta syftet med deras utvärderingar är att sälja ytterligare försäkringar till dig.
- Om du har ett relativt litet företag kan du hitta fördelarna med att anställa en oberoende byrå för att göra riskbedömningar och utvärderingar motiverar inte kostnaden.
- Emellertid innehåller statliga och federala regeringskontrakt vanligtvis specifika krav på förebyggande av förlust. Om ditt företag rutinmässigt arbetar under sådana kontrakt kan en oberoende byrå hjälpa till att se till att dina utvärderingar uppfyller myndigheternas krav.
- 2Undersök sannolikheten för olika hot. Du måste förstå hur sannolikt ett hot är att hända så att du kan prioritera dina resurser för att motverka dessa hot eller minimera ditt företags exponering.
- Jämför den relativa sannolikheten med kostnaden för att eliminera eller mildra den risken. Även om en viss risk har mycket låg chans att faktiskt inträffa, om det skulle kunna elimineras genom att ersätta en billig del, är det i ditt företags bästa att fortsätta och göra det.
- Hot med hög sannolikhet som också skulle vara dyrt att motverka eller kontrollera kan kräva planering i flera steg för att gradvis minska hotet över tiden.
För att skapa ett program för riskhantering och förlustförebyggande måste du utse en viss anställd - vanligtvis någon på ledningsnivå - som ska övervaka och samordna programmet. - 3Granska tidigare svar på händelser. Om ditt företag redan har mött någon av de risker du identifierat kan ditt tidigare svar avslöja ytterligare skydd som kan införas eller fel som kan korrigeras.
- Om ditt företag till exempel utsattes för ett hack där kreditkortsnummer stulits, bör din utvärdering innehålla en sammanfattning av när och hur du svarade på hacket, vilka åtgärder som vidtogs för att förhindra att det händer igen och om det finns är kvarvarande problem med kunder som inte är lösta.
- Tänk på anställdas svar i situationer som olyckor eller skador på platsen.
- Om ditt företag har drabbats av en naturkatastrof, utvärdera hur situationen hanterades omedelbart efter händelsen, ditt försäkringsbolags svar och hur väl ditt företag återhämtade sig.
- 4Skapa detaljerade rapporter. Baserat på din utvärdering bör du komma med en rapport för varje signifikant risk som analyserar sannolikheten för att risken kommer att uppstå, de steg du redan har vidtagit för att förhindra den, och ytterligare steg du kan ta för att ytterligare minska sannolikheten för dess förekomst.
- Rapporterna bör inte bara analysera företagets sårbarhet för särskilda risker, utan också lista över möjliga åtgärder som kan minska eller eliminera risken, tillsammans med den tid det tar att genomföra dessa åtgärder och vad de skulle kosta.
- För fler stora problem, ge din riskhanteringskoordinator befogenhet att delegera specifika uppgifter till andra anställda eller att anställa experter för att ytterligare utvärdera situationen.
Del 3 av 3: behandling av riskexponering
- 1Granska företagets policyer. Du kan effektivt bekämpa vissa risker, särskilt de som är relaterade till anställda, genom att ändra företagets policy så att risken för ett potentiellt problem minskas eller elimineras.
- Till exempel kan förändring eller förtydligande av uppsägningsförfaranden minska risken för felaktig ansvarsfrihet.
- Tidigare erfarenheter kan också vara en guide. Om någon utnyttjade ett kryphål i en viss policy och det till slut kostade företaget betydande tid, pengar eller resurser, bör du ändra din policy för att stänga kryphålet så att samma sak inte kan hända igen.
- Utse specifika anställda som ska ansvara för hanteringen av anställdas klagomål så att dina anställda alltid vet vem de behöver prata med. Upprätta förfaranden som kräver att alla åtgärder som vidtas för att lösa en arbetsplatstvist ska registreras skriftligen.
- Om det krävs en omfattande översyn av policyn, överväga att konsultera en företags- eller anställningsadvokat angående effekten av dina föreslagna policyändringar.
- 2Genomföra regelbunden personalutbildning. Alla anställda måste utbildas för att fullt ut förstå tillämpningen av lagar och förordningar på sin arbetsplats, samt visa att identifiera och svara på potentiella problem dagligen.
- Särskilt könsdiskriminering och utbildning om sexuella trakasserier kan minska företagets risk att bli stämd för sexuella trakasserier på arbetsplatsen eller i en fientlig arbetsmiljö.
- Anställda bör också få regelbunden utbildning om hälso- och säkerhetsbestämmelser som gäller på din arbetsplats.
- Se till att alla chefer och handledare får ytterligare utbildning om hur man löser tvister och effektivt kommunicerar med anställda.
Men även om du inte fullgör statliga kontrakt, gynnar ett program för riskhantering och förebyggande av förluster ditt företag genom att hjälpa dig att identifiera och utvärdera risker så att du kan förhindra förluster eller minimera dem när de inträffar. - 3Behåll adekvat försäkringsskydd. En omfattande ansvarsförsäkring kan skydda ditt företag från många potentiella risker, inklusive risken för rättegång om en kund skadas på din egendom.
- Fastighetsförsäkring skyddar dig mot förlust eller skada på företagets egendom, medan en ansvarspolicy skyddar dig om det inträffar en olycka eller skada av företagets skäl.
- Arbetarersättning, som krävs i alla stater, täcker dig om en anställd skadas på jobbet.
- Om du har ett professionellt företag som en advokatbyrå eller en medicinsk praxis kan du enligt din stats lag kräva att försäkring mot felbehandling på alla professionella anställda. Även om det inte krävs enligt lag är försäkring mot felbehandling en sund riskhantering.
- Om ditt företag är särskilt mottagligt för risker kan du överväga att köpa ytterligare paraplyförsäkringar.
- 4Kör regelbundna säkerhetstester. Speciellt om du använder datorer och nätverk ofta i din affärsverksamhet är frekventa säkerhetsskanningar ett måste för att säkerställa att dina företagsuppgifter skyddas från stöld eller korruption.
- Du kan anställa ett oberoende företag för att övervaka ditt nätverk och meddela dig om säkerhetsrisker.
- Se till att ditt trådlösa nätverk är lösenordsskyddat och all känslig information är krypterad.
- Träna dina anställda i informationens säkerhet och se till att lösenord eller åtkomstnycklar inte är kvar där någon kan se dem, till exempel på en anteckning som är tejpad på en datorskärm.
- 5Skapa katastrofplaner. I händelse av en nödsituation bör alla anställda veta hur de ska säkra och evakuera anläggningen för att säkerställa minimala skador eller skador på företagets egendom och tillgångar.
- Tänk på att om katastrof inträffar kan du vara ansvarig inte bara för dina anställdas liv utan även för kunder eller klienter i lokalen.
- Träna anställda i evakueringsprocedurer och skyltar med evakueringsvägar på en framträdande plats, särskilt om ditt företag ligger i ett område som ofta riskerar naturkatastrofer.
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
