Hur skriver jag ett affärsbrev till kunder?
För att skriva ett affärsbrev till kunder, använd ett professionellt brevpapper som innehåller ditt företagsnamn eller logotyp. Öppna med en artig hälsning och ange syftet med brevet direkt i första raden. För att skapa en påståendefull ton, var noga med att skriva med den aktiva rösten och lägg till relevant information för att klargöra bokstavens syfte. Vik upp ditt brev med en uppmaning till handling och glöm inte att korrekturläsa brevet noga innan du skickar ut det! Läs mer om hur du skriver med den aktiva rösten!
Hur skriver jag ett affärsbrev till potentiella kunder?
När du äger ett företag måste du troligen skriva brev till dina kunder. Du kan skriva för att berätta om nya händelser eller specialerbjudanden, eller så kan du svara på ett kundklagomål på ditt företags vägnar. Oavsett orsaken till brevet måste du alltid ha en professionell ton.
Del 1 av 2: formatera affärsbrevet
- 1Använd ett professionellt brevpapper. Affärsbrevet kommer att representera ditt företag. Så det ska se distinkt och högkvalitativt ut. Den ska också ha ditt företags logotyp eller varumärke.
- Du kan skapa ett brevhuvud med hjälp av fördesignade mallar för färgpapper i Microsoft word. Var noga med att använda din befintliga logotyp eller varumärke i brevpapper.
- 2Öppna ett ordbehandlingsprogram. Du bör alltid skriva ett affärsbrev på en dator.
- Skapa ett nytt dokument och ställ in 2,50 cm marginaler för dokumentet.
- Använd ett serif-teckensnitt som Times New Roman, Georgia eller Ariel. Var noga med att använda en teckensnittsstorlek som inte är större än 12 poäng men inte mindre än 10 poäng. Brevet bör inte vara svårt att läsa på grund av teckensnittsval eller teckenstorlek.
- Se till att dokumentet är inställt på enstaka mellanrum.
Hur skriver jag ett brev till mina kunder om att jag inte längre kan acceptera deras verksamhet? - 3Ställ in blockformuläret. Blockformuläret är det vanligaste formatet som används för affärsbrev. Det är också det enklaste att installera och följa. Varje rubrik måste vara vänsterjusterad och det ska finnas ett mellanslag mellan varje rubrik. Från början längst upp i dokumentet ska ditt företagsbrev ha följande rubriker:
- Dagens datum eller det datum då du skickar brevet. Datumet är viktigt eftersom det kan användas för dina poster och mottagarens poster. Det kan också ha laglig användning. Så se till att det är korrekt.
- Avsändarens adress. Det här är din adress, formaterad i standardadressstil. Om din adress redan finns i ditt brevhuvud kan du hoppa över den här rubriken.
- Insidan adress. Detta är namnet och adressen på personen du skriver till. Användningen av Mr / Mrs är frivillig. Så om du till exempel skrev till Nina Brown kan du lämna fru / fröken bort från hennes namn om du inte är säker på vad hennes civilstånd är.
- Hälsningen. Detta kan vara " Dear Ms Brown " eller " Dear Nina Brown ". Om du inte är säker på vem som kommer att läsa brevet, använd "Dear Sir, or Dear Madam". Du kan också använda "To Whom It May Concern", men bara som en sista utväg om du inte har någon aning om vem din publik är.
- Brevets kropp. Vi kommer att fokusera mer på detta i nästa avsnitt av artikeln.
- Avslutandet av brevet med en signatur. Detta kan vara "Med vänliga hälsningar" eller "Vänliga hälsningar".
Del 2 av 2: skriva affärsbrevet
- 1Identifiera din publik. Brevets ton bör alltid förbli professionell, oavsett publik. Men du kommer troligen att justera ditt språk eller ditt ordval baserat på vem du skriver till. Om du skriver till personalavdelningen i ett annat företag kan du behöva använda ett mer formellt språk. Men om du skriver till en specifik kund kan du använda ett mer informellt eller avslappnat språk.
- Att identifiera din publik innebär också att du kommer att undvika att förvirra din publik. Undvik att använda terminologi som din läsare inte förstår. En kund kommer sannolikt inte att veta de akronymer som används för rymdprogrammet i ditt företag, till exempel, så undvik att använda dem i brevet.
- Den främsta regeln för att skriva ett bra affärsbrev är att vara tydlig, kortfattad och artig.
- 2Ange syftet med brevet i första raden. Tänk på syftet med brevet. Är det att låta dina kunder veta om din nya plats i en ny del av staden? Är det för att påminna en kund om en obetald räkning eller utestående saldo? Eller svara på ett kundklagomål? Med detta syfte i åtanke, skapa en första rad som låter läsaren veta omedelbart vad brevet kommer att handla om. Var inte vag om syftet med brevet. Kom till saken.
- Börja med att använda "jag" om du säger din åsikt som företagare. Använd "vi" om du skriver på uppdrag av ett företag eller en organisation.
- Fokusera på ett direkt uttalande som: "Vi skriver för att informera dig" eller "Vi skriver för att begära". Du kan också använda ett "jag" -uttalande om du skriver som ägare till företaget. Såsom: "Jag kontaktar dig för att" eller "Jag har nyligen hört talas om... och vill veta mer om..."
- Till exempel skriver du (företagets ägare) Nina Brown om en obetald räkning från förra månaden. Börja brevet med: "Jag kontaktar dig eftersom du har ett utestående saldo på ditt konto från mars 2015."
- Eller så är du anställd i ett företag och skriver som svar på ett kundklagomål mot företagets rymdprogram. Börja brevet med: "Vi har fått ditt klagomål om vårt Mars-rymdprogram."
- Du kanske skriver för att informera läsaren om att de vann en tävling, eller så fick de en plats i ett examensprogram. Börja med en fras som: "Jag är glad att informera dig..." Eller "Vi är glada att kunna informera dig...".
- Om du levererar dåliga nyheter, börja med en fras som: "Vi beklagar att informera dig...". Eller, "Efter noggrant övervägande har jag bestämt mig för att inte...".
Hur kan jag skriva ett ursäktsbrev från en restaurangchef till en kund för att ha något i sin mat? - 3Använd den aktiva, snarare än den passiva rösten. Vi använder den passiva rösten hela tiden i vanligt tal. Men den passiva rösten kan göra att ditt skrivande verkar tråkigt eller förvirrande. Den aktiva rösten är mycket effektivare i ett affärsbrev eftersom den skapar en mer självklar ton.
- Ett exempel på den passiva rösten kan vara: "Vilka specifika klagomål kan jag adressera till dig?" Ämnet för meningen, kunden ("du"), visas i slutet av meningen, snarare än i början av meningen.
- Ett exempel på den aktiva rösten kan vara: "Vad kan jag göra för att ta itu med dina klagomål?" Denna version av frasen, med den aktiva rösten, är mycket tydligare och lättare att förstå för läsaren.
- Användningen av den passiva rösten kan vara ett bra sätt att förmedla ditt meddelande utan att uppmärksamma ett fel eller en osmaklig punkt. Men använd det bara i det här fallet. I allmänhet är den aktiva rösten mycket effektivare i affärsbrev.
- 4Hänvisa till en tidigare händelse eller en tidigare kommunikation med läsaren, om tillämpligt. Du kanske kontaktade Nina Brown tidigare förra månaden med en varning om hennes obetalda räkning. Eller kanske uttryckte en kund sin frustration över rymdprogrammet förra månaden på en konferens. Om du redan har varit i kontakt med läsaren, bekräfta detta. Det kommer att påminna läsaren om din tidigare kontakt och få affärsbrevet att kännas mer omedelbart och viktigt.
- Använd en fras som: "Enligt mitt tidigare brev om din obetalda räkning..." eller "Tack för din betalning i mars." Eller "Det var mycket användbart att höra om dina problem med rymdprogrammet vid konferensen i maj."
- 5Gör en begäran eller erbjud hjälp. Skapa en positiv ton med läsaren genom att göra en artig begäran eller erbjuda hjälp i form av ett arbetsförhållande.
- Anta att du är en företagsägare som försöker få en kund att betala en räkning. Använd en fras som: "Jag skulle uppskatta din omedelbara uppmärksamhet när det gäller din obetalda räkning."
- Anta att du skriver på ditt företags vägnar. Använd en fras som: "Vi vill skapa ett personligt möte med dig och vår chef för personalresurser."
- Du bör också erbjuda dig att svara på alla frågor eller problem som läsaren har. Använd en fras som: "Jag svarar gärna på eventuella frågor eller funderingar om din faktura." Eller "Vill du att vi ger dig mer information om programmet?"
För att skriva ett affärsbrev till kunder, använd ett professionellt brevpapper som innehåller ditt företagsnamn eller logotyp. - 6Vik upp brevet. Inkludera en uppmaning till handling, från din sida eller från läsarens sida. Detta kan vara en begäran om betalning vid ett visst datum, eller en anteckning om att sätta upp ett formellt möte med läsaren.
- Inkludera en mening om att prata med mottagaren av brevet i framtiden. "Jag ser fram emot att träffa dig på budgetmötet nästa vecka." Eller "Ser fram emot att diskutera detta vidare med dig under ditt besök i vårt huvudkontor."
- Notera alla dokument du har inklusive ditt brev. Lägg till en fras som "Vänligen hitta bifogad din obetalda räkning" eller "Du hittar bifogad en kopia av vårt rymdprogram."
- Avsluta brevet med en avslutande fras. Använd "Med vänlig hälsning" eller "Med vänlig hälsning din" för kunder eller kunder.
- Använd "Ditt troget" för formella brev till personer som du inte känner alls.
- Använd bara "Hälsningar" eller "Bäst" om du skriver till någon du känner väl eller har ett samarbete med.
- 7Korrekturläsa brevet. All din noggranna formatering och skrivning är förgäves om bokstaven är full av stavfel!
- Leta efter eventuella fall av passiv röst och försök att anpassa meningen till den aktiva rösten.
- Lägg märke till alla meningar som går långa eller inte är klara och direkta. I ett affärsbrev är mindre vanligtvis mer, så para ner längden på dina meningar om möjligt.
- När du skriver ut brevet, använd 8 x 11 pappersformat. Om du skickar brevet, vik det i tredjedelar och skicka det i ett vanligt kuvert.
Frågor och svar
- Hur skriver jag ett brev till min kund om mervärdesskatt i räkningar?Följ strukturen i ett formellt brev för att skriva till din kund om skatt som läggs till i räkningar.
- Hur skriver jag ett brev till mina kunder om att jag inte längre kan acceptera deras verksamhet?Skriv först något som "Jag är ledsen". Säg sedan att på grund av omständigheterna kan du inte acceptera deras verksamhet längre.
- Hur skriver jag ett brev till mina kunder om att vårt företag ändrar företagets namn?Säg något som: "Vi kommer att ändra vårt företagsnamn till - - - - -. Detta återspeglar bättre den riktning som vårt företag nu tar och är också ett erkännande av vårt större team som kan ge dig bästa möjliga service. Vänligen hitta bifogad vår nya kylmagnet och kalendern som gåvor för att hjälpa dig att komma ihåg vårt nya namn. Nytt namn men samma underbara uppmärksamhet för dina behov. Bob VD. "
- Hur löser jag upp en relation med en klient?Skriv bara till dem och berätta varför du vill upplösa förhållandet och önska dem lycka till.
- Hur skriver jag till mina kunder som meddelar dem om en enda kontaktpunkt i mitt företag?Kontakta den personen eller försök att förbättra ditt affärsbrev med ett annat stycke. Ju mer informativ desto bättre.
- Hur skriver jag ett avslagsbrev om en skadad bärbar dator?Förklara tydligt, artigt och bestämt varför du vägrar att fixa eller byta ut den skadade bärbara datorn. Tacka dem för deras verksamhet och erbjuda ett nummer där de kan nå dig.
Obesvarade frågor
- Hur kan jag skriva ett ursäktsbrev från en restaurangchef till en kund för att ha något i sin mat?
- Hur skriver du ett första beställnings-e-postmeddelande till en kund?
- Hur skriver jag ett brev till min kund och frågar honom om han kommer att köpa ny programvara?
- Hur kan jag skriva ett tackbrev till en ny kund?
- Jag äger en bilbutik och vill skicka ett brev till vår lokala flotttjänst för att försöka behålla sin verksamhet. Hur skriver jag ett affärsbrev till potentiella kunder?
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
