Hur hanterar man oavsiktliga överbetalningar?
Ställ in ett rutinrevisionssystem och tilldela granskningsuppgiften till en anställd som inte regelbundet hanterar löneregister.
Oavsett om det beror på ett redovisnings- eller datainmatningsfel, betalar ibland arbetsgivare av misstag anställda. När detta händer har arbetstagaren en laglig skyldighet att betala tillbaka det belopp som han eller hon har fått för mycket betalt - precis som arbetsgivaren skulle kräva att kompensera om arbetstagarens lönecheck var kort. Vanligtvis kommer anställda att vara överens om situationen när de meddelas, men om den anställde väljer att vara svår och vägrar att återbetala överbetalningen kan du behöva använda andra sätt för att åtgärda problemet.
Del 1 av 3: meddelande till den anställde
- 1Beräkna överbetalningen. Så snart en eventuell överbetalning upptäcks, måste du granska den anställdas löner och relaterade register för att avgöra vad den anställde borde ha fått betalt, och skillnaden mellan vad den anställde borde ha fått betalt och vad den anställde fick betalt.
- Försök hitta källan till problemet så att du kan rätta till det och förhindra att det fortsätter att hända. Detta hjälper dig också att avgöra om det var en engångs sak eller har hänt på flera lönecheckar.
- Om det visar sig att den anställde har fått för mycket betalt under flera lönecheckar måste du bestämma datumet då felet infördes så att du kan bestämma omfattningen av överbetalningen.
- 2Skicka den anställde ett skriftligt meddelande. När du väl vet det exakta beloppet som den anställde var för mycket betalt, ge den anställde ett brev om att de av misstag var för mycket betalda och ge en beräkning av det belopp som den anställde är skyldig dig.
- Skriv ett kort brev i affärsformat om att enligt dina uppgifter var den anställde överbetald. Lista det specifika beloppet samt datum för lönecheckarna som inkluderade en överbetalning.
- Ange ett datum och tid då du vill träffas för att diskutera de alternativ som den anställde har för att återbetala det belopp som han eller hon har fått för mycket betalt.
- Du kanske vill bifoga bevis på överbetalningen, eller så kan du lämna denna information till den anställde på hans eller hennes begäran.
- Underteckna och datera meddelandet, gör sedan en kopia av det till medarbetarens personalmapp.
Underteckna det och låt den anställde underteckna det, gör sedan en kopia för den anställdes register och behåll originalet. - 3Diskutera problemet med den anställde personligen. När du har meddelat den anställde skriftligt, ordna ett möte med honom eller henne för att ta reda på vilka åtgärder som kan göras för att få tillbaka den oavsiktliga överbetalningen.
- Innan mötet äger rum ska du granska statens lagar om att dra av lönen från arbetstagarens lönecheck. Normalt får du göra detta, men inte utan den anställdas vetskap och samtycke.
- Ordna ett möte med den anställde för att prata om olika alternativ för att betala tillbaka överbetalningen.
- Om den anställde uttrycker ovilja att betala tillbaka pengarna, påminna dem om att de har en laglig skyldighet att återlämna pengarna, precis som du skulle ha en skyldighet att betala dem om deras lönecheck var kort.
Del 2 av 3: Åtgärda problemet
- 1Låt medarbetaren skriva under ett bekräftelse på överbetalning. Att få ett undertecknat, skriftligt bekräftelse från den anställde skyddar dig i händelse av att du måste dra av pengar för att täcka överbetalningen från den anställdes check utan hans eller hennes medgivande.
- Skriftlig bekräftelse skyddar dig också om den anställde hävdar att du tog för mycket av framtida lönecheckar. Se till att du inkluderar mängden överbetalning på bekräftelseformuläret.
- Gör en kopia för att den anställde ska förvaras för sina register och behåll originalet i den anställdas personalmapp tillsammans med ditt ursprungliga meddelande.
- 2Se till att överbetalningen dras av från framtida lönecheckar. Om den anställde inte kan betala tillbaka pengarna direkt kan du kanske få hans eller hennes överenskommelse att ta ut pengar från nästa lönecheck för att täcka överbetalningen.
- Enligt federal lag kan du ta ut hela beloppet från den anställdes nästa lönecheck, även om beloppet skulle minska i minimilön eller timmar som den anställde måste betalas.
- Vissa stater begränsar dock beloppet du kan ta ut från varje lönecheck. Beroende på det belopp du har betalt för mycket för den anställde kan det innebära att du måste ta ett mindre belopp av flera lönecheckar för att kompensera för skillnaden.
- Du kan också kunna utarbeta ett avtal med den anställde om att ta ut ett visst belopp varje lönecheck tills överbetalningen återbetalas utan att orsaka den anställde ekonomiska svårigheter.
- Om du gör ett avtal med den anställde, se till att du får det skriftligen. Underteckna det och låt den anställde underteckna det, gör sedan en kopia för den anställdes register och behåll originalet.
- Tänk på att du inte lagligen kan ta ut ränta på den anställde, oavsett hur lång tid det tar att samla in överskottet.
Skriv ett kort brev i affärsformat om att enligt dina uppgifter var den anställde överbetald. - 3Överväg andra alternativ. Om den anställde vägrar att betala tillbaka pengarna eller orsakar svårigheter kan du behöva säga upp den anställde eller till och med stämma dem för att få tillbaka pengarna så att du av misstag överbetalt dem.
- Att säga upp den anställde får inte tillbaka dina pengar, men hotet om uppsägning kan uppmuntra arbetstagaren att vara lite mer samarbetsvillig - speciellt om du påminner dem om att det kommer att sägas upp, vilket kan innebära att de inte är berättigade till arbetslöshetsersättning.
- Om den anställde vägrar att återbetala det belopp som du har överbetalt betraktas detta tekniskt som stöld. Du kan väcka talan vid borgerlig domstol för att återkräva pengarna, men beroende på överbeloppet är det kanske inte värt det, med tanke på tidsinvestering, advokatavgifter och rättegångskostnader.
- Vissa stater tillåter inte affärsenheter att väcka talan vid domstolen för småmål. Men om din stat gör det och mängden överbetalning faller under tröskelvärdet för små fordringar, kan detta vara ett snabbare sätt att få ett domstolsbeslut för dina pengar.
- Tänk på att även om du får ett domstolsbeslut måste du fortfarande verkställa domen. En av de vanligaste metoderna för att verkställa penningdomar är att garnera löner.
Del 3 av 3: förhindra framtida fel
- 1Underhåll korrekta register. Oavsiktliga överbetalningar är mer troliga när anställda tar emot semester eller sjukfrånvaro. Både anställda och arbetsgivare kan hjälpa till att förhindra dessa överbetalningar genom att regelbundet dubbelkontrollera periodisering av timmar.
- Om ledighet begärs, kontrollera alla poster innan begäran beviljas för att se till att den anställde har samlat tillräckligt med tid för att täcka begäran.
- Se till att timmarna kontrolleras innan du vidarebefordrar begäran till din löneavdelning för behandling. Om fel antal betalda timmar skickas och sedan måste ändras kan detta resultera i en överbetalning.
- Som anställd, kontrollera dina lönestubbar regelbundet för att se till att din upplupna tid krediteras på lämpligt sätt. Om du ser ett fel eller tror att du har samlat mer (eller mindre) tid än vad som anges, låt din chef eller någon personell veta.
- 2Meddela personalresurser om förändringar omedelbart. Om en anställd överförs till en annan avdelning eller ett annat skifte kan den förändringen potentiellt leda till över- eller underbetalning. Av denna anledning bör löneposter uppdateras så att ändringen återspeglas i den första tillämpliga lönechecken.
- Om det inte redan finns någon, skapa ett effektivt kommunikationssystem för att vidarebefordra ändringar.
- Det borde finnas en person som ansvarar för behandlingen av löneändringar, så en andra anställd ångrar inte av misstag en ändring som gjordes eller gör en justering mer än en gång.
- Inkludera en verifieringsprocess så att din löneavdelning meddelar både chefen som begärde ändringen och den anställde som är involverad när ändringarna görs och det datum då de träder i kraft.
Av denna anledning bör löneposter uppdateras så att ändringen återspeglas i den första tillämpliga lönechecken. - 3Granska löneposter regelbundet. Regelbundna revisioner kan avslöja problem som förbises, till exempel en uppsägd anställd som fick en extra lönecheck eller avvikelser på tidskorten som kan leda till potentiella betalningsfel.
- Skapa ett rutinmässigt granskningssystem och tilldela granskningsuppgiften till en anställd som inte regelbundet hanterar löneregister.
- Om ett fel upptäcks genom granskning, korrigera problemet omedelbart och bestämma hur mycket över- eller underbetalning gjordes så att du kan åtgärda situationen.
- Anställda bör underrättas om fel som upptäckts under en granskning, även om felet inte har någon inverkan på hur mycket pengar de får eller kommer att få.
Läs också: Hur man bygger rikedom i 20-talet?
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
