Hur analyserar jag en affärsprocess?
För att analysera en affärsprocess, börja med att prata med den inblandade personalen. De kan hjälpa dig att identifiera de viktigaste elementen i processen, till exempel de resurser de behöver och de steg de tar för att slutföra varje uppgift som är involverad i processen. Skapa sedan ett flödesschema för att dokumentera alla delar av processen. När du väl har en uppfattning om hur processen fungerar och var den kan behöva förbättras, brainstorma med dina lagkamrater för att hitta lösningar på eventuella problem du har upptäckt. Fortsätt läsa för fler tips från vår medförfattare, inklusive hur man förstår skapandet av en affärsprocess!
För att förstå hur man analyserar en affärsprocess måste du överväga hur en process skapas.
Affärsprocessen är ett system som används av ett företag för att nå ett mål. Det kan också definieras som en uppsättning steg som används för att skapa värde för kunderna. Chefer analyserar affärsprocesser för att bedöma hur väl en viss process fungerar. Chefen analyserar först den aktuella processen. Efter denna granskning kan ledningen besluta om ändringar för att förbättra den befintliga processen. Den förbättrade processen kan hjälpa företaget att spara tid, sänka kostnaderna eller skapa en mer önskvärd produkt för kunderna.
Del 1 av 2: bestämma hur en affärsprocess skapas
- 1Definiera en affärsprocess. En affärsprocess avser aktiviteter som anställda utför dagligen för att uppnå ett organisatoriskt mål. Processen representerar vad ett företag gör för att nå ett visst mål. En affärsprocess bör omfatta alla variationer eller undantag från processen. För att förstå hur man analyserar en affärsprocess måste du överväga hur en process skapas.
- Tänk på omfattningen av uppgiften. Antag att du uppdaterar processen du använder för att skicka fakturor till kunder. Uppgiften omfattar hur omfattande uppgiften är. Anta i så fall omfattningen är varje faktura som skickas till en klient. Du bestämmer att du i genomsnitt skickar 200 fakturor per månad.
- Bestäm ditt önskade resultat. Tänk på vad det är som du vill åstadkomma med processen. I det här fallet vill du att en korrekt faktura skickas till varje kund så snart din produkt levereras. Du skickar en papperskopia av fakturan när du skickar beställningen. Du kommer också att skicka fakturan via e-post till varje kund.
- Observera att delprocesser finns i processer. Ju mer specifik processen är, desto lättare att analysera och förbättra.
- Dokumentera affärsprocessen. Du kan dokumentera processen som en lista med steg och även överväga att skapa ett flödesschema. En process kommer ofta att korsas mellan olika avdelningar i en stor organisation. Din faktureringsprocess kommer till exempel att involvera faktureringsavdelningen och ditt redovisningsområde.
- Definiera avdelningarna eller funktionerna för enheterna i processerna samt alla in- och utmatningar. Exempelvis kräver att löner göra input från produktion för personer och arbetade timmar, lönesatser och avdragsgilla löner från HR-avdelningen etc.
- Skriv ner några undantag från processen. Nästan alla affärsprocedurer kommer att ha undantag eller variationer. Du kan till exempel ha vissa kunder som får stora rabatter. Dessa kunder beställer en stor mängd produkt från dig. De stora rabatterna kräver att din faktureringspersonal kringgår rabatterna som beräknas i din faktureringsprogramvara. Den större rabatten måste anges manuellt för att skapa en korrekt faktura.
- 2Dokumentera din affärsprocess och tänk på vilken typ av process du har skapat. Att separera varje process efter typ kan hjälpa dig att analysera processen och göra förbättringar. Om två processer är av samma typ kan deras processförbättringar vara lika. En viss process kan vara en drift, support- eller hanteringsprocess.
- Din verksamhet avser de dagliga uppgifterna du utför för att leverera en produkt eller tjänst till en klient. Din kundfaktureringsprocess kan ses som en operativ process. Det är viktigt för dig att skicka korrekta fakturor till kunder så att du snabbt kan samla in sina betalningar.
- En supportprocess, som namnet antyder, stöder ditt företags verksamhet. Den mänskliga resurser (HR) avdelningen är ett bra exempel på ett stödområde. HR hjälper faktureringsavdelningschefen med intervjuer och anställning av ny personal. Även om HR inte är direkt involverat i kunder, stöder de verksamhetsavdelningar.
- Varje organisation behöver ledning för att driva den övergripande inriktningen för verksamheten. Processen med att planera och genomföra en budget är en ledningsprocess. Varje företag bör ha en formell process för att skapa en budget. Processen bör kräva att ledningen diskuterar sin avdelnings budget med företagets ekonomichef.
Ett processflödesschema kan hjälpa dig att visualisera en affärsprocess. - 3Analysera affärsprocessen för tecken på processineffektivitet. En affärsprocess består av input och output. Arbete, energi, material och kapitalutrustning anses vara insatsvaror. En insats är en tillgång du använder för att producera intäkter och vinster. En produktion är å andra sidan en fysisk produkt eller tjänst. Ingångar går in i din process och skapar en utdata. Du måste utföra analyser för att hitta ineffektivitet.
- Din process ska använda ingångar effektivt för att producera utdata. Säg till exempel att du hanterar en kedja i bilverkstäder. Dina ingångar är arbete, utrustning och reparationsdelar. Din produktion är ett reparerat kundfordon.
- Långa reparationstider eller stora eftersläpningar i arbetet är en indikation på att något är fel med din process. Problemet kan vara att du planerar reparationer för nära varandra.
- Om kostnaden för dina reservdelar är mycket högre än du budgeterat, är det en annan indikation på att något är fel. Specifikt kan du ha problem med din inköpsavdelning eller med leverantörer som säljer delar till dig
- Basera på de problem du identifierar, bestäm vilka processer som behöver förbättras. Om du behöver prioritera mellan flera processer, välj den process som har störst inverkan på ditt företag. Till exempel kanske du vill fixa väntetiden först. Långa väntetider kan leda till att du förlorar kunder. Gör fixningen av den processen din första prioritet.
Del 2 av 2: analysera din affärsprocess
- 1Prata med nyckelpersoner om processen. När du har identifierat en process att fixa, diskutera processen med de ansvariga för implementeringen. Ta dig tid att intervjua nyckeldeltagare och be dem att identifiera eventuella förbättringar.
- Fråga din personal vad de gör och varför de gör det.
- Bestäm vilka ingångar som behövs för att utföra varje uppgift och var du får varje ingång. Om du till exempel tillverkar jeans, måste du veta vem som levererar din jeans och hur ofta leverantören skickar jeansmaterialet till dig.
- Identifiera utdata för varje uppgift och vem som tar emot utdata. Om du hanterar en bilverkstad bör din reparatör dokumentera det arbete de utför. Reparationspersonalen ska vidarebefordra den informationen till din faktureringsavdelning. Faktureringsområdet producerar en faktura för kunden
- Be om förslag på hur man kan lösa ineffektivitet i processen som din personal avslöjar.
En affärsprocess bör omfatta alla variationer eller undantag från processen. - 2Skapa ett flödesschema för affärsprocesser för varje process. Ett processflödesschema kan hjälpa dig att visualisera en affärsprocess. Du kan använda dokumentationen från dina processdiskussioner för att skapa flödesschemat. Flödesschemat bör innehålla alla steg som krävs för att slutföra en viss affärsprocess.
- Det är viktigt att notera att ett företag processflödesschema endast bör innehålla de definierade procedurer som de anställda måste följa.
- Flödesscheman kan förberedas manuellt eller med hjälp av programvara. Ordbehandlare och kalkylprogram med kartfunktion kan användas. Du kan också hitta programvara som är utformad för att rita flödesscheman.
- Flödesschemat är ett utmärkt verktyg för att tydligt se affärsprocessen framför dig. Detta visuella verktyg kan göra det mycket lättare att identifiera och åtgärda ineffektivitet.
- När du har gjort ändringar i en process, granska resultaten och se om processen gjorde de förbättringar du förväntade dig. Om inte, analysera processen igen och försök att identifiera förbättringsområden. Processanalys bör vara en pågående uppgift för ditt företag.
En affärsprocess avser aktiviteter som anställda utför dagligen för att uppnå ett organisatoriskt mål. - 3Genomför en brainstorming för att hitta processförbättringar. Många processer involverar mer än en avdelning i ditt företag. Gruppsessioner kan identifiera processeffektiviteter som påverkar mer än en avdelning. Dessa sessioner kan också validera informationen som tillhandahålls under dina personliga intervjuer med deltagarna.
- Sammanfatta informationen du har fått och distribuera den till processdeltagare. Detta bör omfatta både deltagare du har intervjuat och andra som du inte intervjuat. Be om feedback från alla. Feedbacken ger ytterligare vägledning för din analys.
- Information som erhållits från deltagare i processen ska ge dig en tydlig uppfattning om hur processen fungerar och vad dess problem är.
- Diskussionerna med personal blir grunden för att göra förändringar i en process. Dina ändringar kan minska kostnaderna, minska cykeltiden, förenkla en process eller förbättra kundtjänsten.
Kommentarer (4)
- Den här artikeln är en del av mitt tema recherche in doctorate theme, dataflöde i affärsprocessen.
- Att anpassa sig till Six Sigma-metoden är till stor hjälp.
- Jag är en affärsanalytiker-konsult och jag arbetar med små företag. Artikeln har hjälpt mig att bättre förklara för ägare vad jag försöker hjälpa till med.
- Mycket trevlig och informativ. Tack för att du tillhandahåller denna värdefulla tjänst!
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
