Hur mäter jag processförbättring?
Att mäta ditt företags processförbättring är avgörande för dess övergripande resultat. Du kan mäta ditt företags processer med hjälp av olika mätvärden, beroende på ditt företags inrättande. Du kan mäta den tid det tar att slutföra olika steg i design, tillverknings- eller distributionsprocessen eller den totala kostnaden för produktionsprocessen. Alternativt kan du mäta kundnöjdhet genom att använda enkäter, registrerade klagomål och andra former av feedback. Du kan också mäta kvantiteten av dina produkter eller tjänster som produceras under en viss tidsperiod. Se till att du överensstämmer med hur data samlas över ditt företag och de enheter de mäter det för att hjälpa dig att spåra dina framsteg över tiden. För fler tips från vår finansförfattare, inklusive hur du redovisar oförutsedda resultat, läs vidare!
Du kan mäta den tid det tar att slutföra olika steg i design, tillverknings- eller distributionsprocessen eller den totala kostnaden för produktionsprocessen.
Ett sätt att företagen förblir konkurrenskraftiga är genom att förbättra sina processer, både operativa och ekonomiska. Detta kräver att man skapar ett sätt att specifikt mäta förbättringar. Som man säger kan "det som inte kan mätas inte hanteras." För att lösa problemet skapar företag mätvärden, mätbara detaljer i en process, för att samla in data om en process före och efter att en förändring införs. Att analysera dessa mätvärden ger data som kommunicerar hur mycket förändringen förbättrade processen, om alls. För att komma igång är det viktigt att du först väljer de mest lämpliga mätvärdena för din process.
Del 1 av 3: organisera ditt processförbättringssystem
- 1Definiera vad som behöver mätas. Det vill säga, definiera vad du exakt menar med förbättring. Vill du att din process ska bli mer pålitlig, snabbare, effektivare eller bättre på något annat sätt? Detta ger klarhet i projektet. Se till att din process ger en effekt som kan mätas på något sätt.
- Till exempel skulle ett företag som vill förbättra leveranshastigheten mäta tiden. Ett datadigitaliseringsföretag kan mäta andelen teckenfel i satser eller processutdata.
- 2Gör ditt projektordförråd konsekvent. Var noga med att använda vanliga definitioner för att säkerställa enhetlighet och noggrannhet. Detta garanterar tillförlitligheten hos information som delas mellan människor från olika anläggningar eller platser. Förhindra missförstånd genom att tillhandahålla tydliga definitioner av alla variabler som mäts.
- Antag till exempel att ett företag mäter tid i dagar. Olika grenar av samma företag kan definiera "en dag" på olika sätt. Det kan bara betyda arbetsdagar, vilken som helst 24-timmarsperiod eller 8-timmars arbetsdag. Sådana inkonsekvenser kan vara vilseledande.
- 3Definiera hur data ska samlas in. Data måste samlas in på ett liknande sätt i hela företaget. Till exempel, om en avdelning använder slumpmässigt urval för att samla in data, så måste alla andra göra det. Annars är det omöjligt att jämföra deras data. Dessutom måste måttenheter definieras. Se till att måttenheterna är lika var du än mäter din effekt.
- Till exempel kunde leveranshastigheten mätas antingen i minuter eller timmar, och det skulle vara ineffektivt att ta tid att konvertera det ena till det andra.
Det kan finnas säkerhetsskador orsakade av projektförbättringsprojektet. - 4Standardisera precisionen i beräkningarna. Det betyder bara att du inte ska ha en avdelning som avrundar tiden till timmen och en annan som anger tid i timmar och hundradelar av en timme. Annars kommer olika nivåer av detaljer i värdena att förvirra resultaten. Tänk på att mindre enheter tenderar att ge mer exakta resultat.
- Till exempel måste alla avdelningar komma överens om hur man avrundar decimaler.
Del 2 av 3: Välja rätt mått för ditt projekt
- 1Välj ett primärt mått. Det primära måttet definierar resultatet eller målet för processförbättringen. Till exempel kan en bilfabrik välja antal bilar som produceras per timme. Innan en processförbättring införs görs en baslinjemätning. I slutet av projektet mäts processen igen. Mängden förbättring beräknas sedan.
- 2Anslut ditt primära mått till ett affärsmätvärde. Affärsmetriket mäter hur en operativ förbättring når ett av företagets mål. Till exempel, om det primära måttet är att tillverka produkten snabbare, kan affärsmetriket vara ökad vinst eller minskade fasta kostnader. Det finns en orsak-och-effekt-relation mellan den primära och affärsmetriken. Det visar varför förbättringen av det primära måttet är bra för företagen.
- 3Överväg möjligheten av oförutsedda resultat. Det kan finnas säkerhetsskador orsakade av projektförbättringsprojektet. Om det primära mätvärdet mäter vad som måste förbättras, måste det finnas ett annat mätvärde, det följdvärde, för att mäta vad som inte får förändras. Följande mätdata bör samlas in före, under och efter projektet. Av de många möjliga konsekvensvärdena i ett visst projekt bör endast de få få som påverkar kvaliteten på resultaten beaktas.
- Till exempel bör ett företag som försöker förbättra leveranshastigheten inte se en ökning av skadade produkter på grund av slarvig hantering. Andelen skadade produkter skulle i detta fall vara följden.
Det primära måttet definierar resultatet eller målet för processförbättringen. - 4Upprätta ett finansiellt mått. Att spara pengar är kanske inte ett företags primära mått. Företagen måste dock övervaka de ekonomiska resultaten av förbättringsprocesser. Detta bör inte förväxlas med en redovisning av projektets kostnad. Snarare bör det ekonomiska måttet vara ett verktyg för att analysera den ekonomiska nyttan av projektet. Många företag fortsätter att övervaka den ekonomiska statistiken i upp till ett år efter det att projektet slutförts.
- Till exempel kan en förbättring av tillverkningstiden förväntas öka företagets intäkter. Företaget skulle övervaka intäkterna, tillsammans med andra faktorer som vinst, från det att ändringarna inleddes och för att mäta hur förändringen i processen påverkade dem.
Del 3 av 3: samla in data
- 1Mät tid. Processtid mäter hur lång tid det tar att slutföra stegen för att skapa en produkt eller tjänst. Andra tidsmätvärden mäter den tid som läggs på att lägga till värde i ett projekt eller hur lång tid det tar att svara på en kunds begäran. Metriska beräkningar kan inkludera procenten vid leverans av tid.
- Att minska procestiden är en beprövad strategi för bättre affärer. Detta möjliggör större produktion och levererar produkten eller tjänsten tidigare. Tänk på möbeltillverkning. Allt annat lika skulle kunderna hellre få sin nya soffa eller matsalsuppsättning snarare än senare. Om du kan minska procestiden förbättrar du dina chanser för upprepade beställningar och nya affärer.
- 2Mät kostnader. Kostnadsmått beräknar den totala kostnaden för produktionsprocessen. De mäter också driftskostnader i förhållande till produktionsnivåer. Kostnad per transaktion mäter kostnaden för att producera en enhet. Kostnadsbesparingar mäter minskning av kostnader per transaktion. Arbetsbesparingar mäter en minskning av arbetstiden som behövs för att producera produkten eller tjänsten.
- Kostnadsminskningsstrategier blir viktiga för företag när intäkterna börjar minska. När till exempel Bank of Europe upplevde en nedgång i utlånings- och handelsintäkterna 2011, beslutade de att minska sin personalstyrka för att fortsätta leverera intäkter till aktieägarna. Bankchefer och konsulter bestämde sig för att använda kostnadsmätvärden för att identifiera jobb för att eliminera som kan spara mest pengar utan att kompromissa med organisationen.
- 3Mät kvalitet. Kvalitetsmått mäter kundnöjdhet. Uppgifter om kundnöjdhet kan samlas in från undersökningar, registrerade klagomål och annan feedback. Kvalitetsvärden bedömer också om processen skapar värde för kunden. De tittar också på frekvensen av fel och behovet av omarbetningar. Defektfrekvensen tittar på andelen misstag. Den procentuella fullständiga och exakta räntan mäter hur ofta inga misstag görs.
- Hälso- och sjukvårdsindustrin är starkt beroende av kvalitetsmått. Kvalitetsförbättring måste vara datadriven. Analytiker tittar på finansiell och klinisk data för att identifiera variationer i hur vården levereras av leverantörer. De bryter ner processen och hittar områden med avfall eller redundans för att skapa en process som ger ett kliniskt resultat av hög kvalitet. Kostnadsminskningen är inte värdefull om den inte höjer eller upprätthåller den nuvarande kvalitetsnivån.
- Nyckeln till kvalitetsförbättring är att öka effektiviteten utan att kompromissa med effektiviteten. Effektivitet avser den mängd resurser som krävs för att leverera en produkt eller tjänst. Effektivitet avser hur väl målen för produkten eller tjänsten har uppnåtts.
Ett datadigitaliseringsföretag kan mäta andelen teckenfel i satser eller processutdata. - 4Mät utdata. Output-mätvärden mäter mängden produkter eller tjänster som produceras under en viss tidsperiod. Produktionsmålet bör anpassas till kundernas efterfrågan. Output-mätvärden tittar också på eftersläpningar och överskott av lager. Dessa bör vara minimala. Slutligen mäts pågående arbeten. Detta avgör antalet produkter eller tjänster i rörledningen.
- En strategi för att öka produktionen inom tillverkning är standardiserat arbete. Till exempel inom bilindustrin har biltillverkare en standardmetod för montering av bilar. Tillverkare kan standardisera produktionsprocesser med målet att öka produktionen. Mätvärden kan hjälpa till att analysera hur väl en process förbättrar produktionen för tillverkaren. Om fler produkter produceras inom en viss tid med den nya standardiserade processen är det en framgång.
- 5Mät processkomplexitet. Detta mått mäter hur många steg som är i produktionsprocessen. Det tittar också på hur ofta processen saktas av genom att byta händer eller kräva tillsynsgodkännande. Det totala antalet processsteg beräknas tillsammans med antalet förädlade processteg. Det här är stegen som gör produkten eller tjänsten mer värdefull. Loop-backar, eller hur många gånger en produkt skickas tillbaka för att korrigera fel, mäts också.
- Företag strävar efter att minska komplexiteten i sina processer, organisation, produkter och informationssystem för att stimulera tillväxt, minska kostnader och öka avkastningen. Att mäta processkomplexitet hjälper chefer att identifiera var produkter eller tjänster fullt ut uppfyller kundernas behov till lägsta kostnad. Det hjälper till att avslöja dolda kostnader i alltför komplicerade processer. Det gör det möjligt för företag att identifiera vilka produkter som är mest lönsamma, vad kunder verkligen värdesätter och var processflaskhalsar kommer i vägen för effektivitet.
Kommentarer (2)
- En wow-artikel. Det gav mig insikt i vad som är processmätningar.
- Den här artikeln är verkligen bra. Det ger enkla riktlinjer för hur man mäter processförbättring.
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
