Hur skriver jag en motivering?

En yrkesberättigande, ibland kallad en positionsmotivering eller ett jobbförslag, används ofta i den akademiska världen och i arbeten inom den offentliga sektorn. Denna dokumentation hjälper till att belysa varför en nyskapad eller tidigare position är viktig för en viss organisation. Du kan skriva ett jobbmotiv för att få din chef att anställa en ny anställd; dock kan du också skriva en motivering för att uppmuntra din chef att marknadsföra dig till ett nytt jobb.

Del 1 av 3: fatta beslut

1
Bestäm jobbet. Innan du börjar skriva brevet, se till att du har ett sätt att definiera den position du beskriver. Du måste tänka på en definition för positionen så att du kan ha något att hänvisa till den under ditt brev.
- Tänk på jobbet. Behöver du någon att korrekturläsa artiklar för en tidskrift du skriver? Den personen skulle kunna kallas redaktör eller copywriter.
- Hur stort ansvar kommer den här personen att ha? Om de kommer att svara till en högre redaktör i avdelningen, kanske positionstiteln kan vara Junior Copywriter.
2
Gör nödvändig forskning. Du vill se till att du känner till dina fakta innan du skriver ett affärsförslag. Du måste inkludera vissa detaljer, som en budget och lön, för att göra förslaget realistiskt och informativt.
- Se till att du kan motivera varför denna position är nödvändig. Du kan till exempel känna att etablering av detta jobb kommer att hjälpa företaget att sänka kostnaderna. Låt oss återvända till Junior Copywriter-positionen. Om ditt företag anställer en hel del frilansförfattare och betalar dem per timme, kan de behöva redigera sitt eget arbete. Om ditt företag hade en copywriter, vars lön var något mindre än en frilansande författare, skulle författare inte arbeta så länge. Men sluta inte där: det finns andra motiveringar förutom kostnad. Detta kan inkludera en lägre cykeltid så att artiklar visas i tryck snabbare, högre kvalitet genom att säkerställa korrekt grammatik och innehåll etc.
- Räkna ut en rättvis lön. Oavsett om du beskriver ett jobb för dig själv eller någon annan, vill du se till att den lön du föreslår är rimlig. Spendera lite tid på att undersöka genomsnittliga löner för liknande positioner. Tänk på att startlönerna är låga, så att du kan sträva efter att föreslå en lön eller lönesats på den lägre sidan av genomsnittet.
- Granska ditt företags budget. Du vill veta hur denna position kommer att betalas för. Om positionerna eliminerar vissa kostnader beräknar du hur mycket pengar som kommer att sparas. Du kan lägga in pengarna i en budget för den nya positionen. Du kan också hitta områden där ditt företag har överskjutande pengar, som de ibland kan lägga till nya jobb. Se om du kan använda en del av dessa pengar för att finansiera en ny position.

Del 2 av 3: skriva ditt brev

1
Formatera bokstaven korrekt. Du vill se till att du formaterar ett jobbförslag som ett affärsbrev. Detta kommer att hålla sakerna professionella, vilket ökar din chans att få ditt förslag godkänt.
- Välj ett brevpapper. Om du skriver en motivering för dig själv bör du använda samma brevpapper som du använder för ditt CV. Detta kommer att hålla sakerna konsekventa när du skickar in ditt material. Om du skriver en motivering för en befattning inom ditt eget företag, använd brevpapper som vanligtvis används för kontorsnoteringar och andra affärsrelaterade skrivningar.
- På övre högra hörnet av ditt brev, skriver ditt namn, din adress, datum, adress av verksamheten, och namnet på bokstaven s mottagare.
- Se till att du väljer en ordentlig hälsning. Om du vänder dig till en grupp människor kan du adressera dem alla med deras lämpliga namn och titel och sedan lägga till ett kolon. Till exempel "Kära Dr. Shepherd och Dr. Fox:"
Hur skulle jag skriva ett motiveringsbrev för att avsluta en anställning utan uppsägning?
2
Börja med att ange fördelen för företaget. När du öppnar ditt jobbgrundande är det första du vill göra att visa hur det kommer att gynna företaget. De som läser förslaget är främst intresserade av ett företags välbefinnande. Om de inte ser hur denna position gynnar dem kommer de att tappa intresset. Gå direkt till förmånerna när du skriver ett jobbgrundande.
- Du kan börja med att identifiera en ineffektivitet eller ett problem i företaget som kan behöva en lösning. Konsekvenserna av problemet bör beskrivas i detalj, oavsett om det här är högre kostnader, produkt av dålig kvalitet, etc. Om det finns en roll som du vet behöver till exempel, kan du påpeka det direkt. Du kan också använda lite forskning här för att säkerhetskopiera dina anspråk.
- Låt oss titta på ett annat exempel. Anta att ditt företag har mycket datainmatning att göra för ett kommande evenemang. De som arbetar i kundtjänst har gjort datainmatning på fritiden, men med tanke på deras andra ansvarsområden har det varit många fel och processen går långsamt. Påpeka att datainmatningen skulle göras snabbare och mer exakt med en specifik person som ansvarar för jobbet. Tänk också på kostnaden. Din chef är förmodligen intresserad av kostnadseffektiva förändringar. Observera att kundtjänstrepresentanterna har lagt ner mycket övertid och kostnaden för en tillfällig nyanställd skulle vara mycket mindre än att betala så mycket på övertid.
- I exemplet ovan kan du forska om koncentration. Du kanske hittar några studier som säger att människor arbetar mer effektivt och exakt när de koncentrerar sig på en uppgift i taget.
3
Beskriv det potentiella jobbet i detalj. Härifrån, beskriv det potentiella jobbet i detalj. Det är här du kommer att använda titeln du kom med tidigare. Beskriv vad exakt jobbet innebär och vilken typ av person som skulle vara idealisk för rollen.
- Lista vilka uppgifter jobbet kräver och vilken typ av färdigheter som är nödvändiga. Du bör också beskriva om jobbet är heltid eller deltid och hur det lönar sig. Du kanske vill ta med en kort profil av vilken typ av person du vill anställa.
- Till exempel: "Jag föreslår att vi anställer en specialist på datainmatning på deltid för att hjälpa till med denna arbetsbelastning. Vi behöver någon som är välorganiserad, ägnar stor uppmärksamhet åt detaljer och som helst har haft erfarenhet av datainmatning. Det här jobbet skulle vara bra för en högskolestudent med ett något flexibelt schema. Vi skulle kunna betala den här nyanställda en timavgift, någonstans i intervallet 7,50€ till 9,70€ i timmen. "
4
Beskriv varför du är rätt person för jobbet, om du föreslår ett jobb för dig själv. Du kanske skriver ett jobbförslag för dig själv. Om du har arbetat i ett företag i flera år kan du vara frivillig att övervaka ett nytt projekt. Du kan också ansöka från utsidan. Ibland kan du hjälpa dig att sticka ut genom att föreslå ett nytt jobb för ett företag som du tror att du skulle vara den perfekta kandidaten för.
- Lista din erfarenhet. Prata om vad din bakgrund är, kort översikt över din utbildning och karriärerfarenhet. Detta liknar ett personligt brev. Inkludera endast erfarenhet som är relevant för det jobb du föreslår. Om du föreslår att göra marknadsundersökningar för en ideell organisation, prata definitivt om din marknadsföringsplats för ett lokalt flyktingcenter på college. Det är dock förmodligen onödigt att avslöja att du väntade bord över sommaren, såvida inte de färdigheter som lärts in gäller det föreslagna jobbet.
- Du bör också lista upp specifika utmärkelser eller prestationer. Detta kan vara särskilt användbart för ett akademiskt jobb. Om du till exempel föreslår att du undervisar i en ny konsthistorikurs vid ett universitet, kanske du vill nämna artiklar du har publicerat, bidrag du har fått eller andra utmärkelser du har fått.
5
Prata om lön och kostnader. Du vill se till att du förmedlar att du har gjort din forskning. Människor kommer sannolikt att avfärda ett förslag som inte verkar väl uttänkt. Beskriv hur mycket tjänsten kommer att betala och peka på hur företaget skulle ha råd med dessa kostnader.
- Helst bör en del av kostnaderna komma från sparade pengar. Om en bit av övertidsersättning inte längre ges till kundtjänstrepresentanter kan en del av pengarna gå till att betala en ny anställd. En deltidsanställd till timpris kostar mycket mindre totalt sett än flera heltidsanställda som får övertidsersättning. Se till att du tydligt kvantifierar hur mycket pengar de skulle spara med denna förändring.
- Försök att fokusera mer på hur mycket pengar ditt företag kommer att spara, förutom icke-ekonomiska fördelar. Med hjälp av exemplet ovan kan du skriva något som: "Inte bara kommer denna förändring att spara vårt företag uppskattningsvis 1580€ per månad, jag tror att det kommer att öka moral. Utan stress med datainmatning kommer kundtjänstrepresentanter att ha mer stillestånd. Detta gör att de kan vara mer optimistiska med kunderna. Mindre stress och högre arbetsglädje leder till bättre resultat. "
För att skriva ett jobberättigande, börja med att välja en jobbtitel, som kortfattat definierar befattningens omfattning.
6
Avsluta med en uppmaning till handling. Du vill låta läsarna av ditt brev känna sig entusiastiska över den nya positionen. Avsluta ditt brev med en uppmaning till handling och uppmuntra arbetsgivare att skapa denna nya position.
- Upprepa de poäng du gjort tidigare. I några få meningar, avsluta de viktigaste fördelarna med positionen och prata om hur det är nödvändigt för företaget.
- Prata om hur du kommer att vara i kontakt. Anta att du kommer att ringa senare på veckan för att följa upp till exempel eller be om ett affärsmöte med din chef för att diskutera positionen ytterligare.

Del 3 av 3: revidera ditt brev

1

Skriv några utkast. Du vill se till att du skriver några utkast till ditt förslag. När du har skrivit det ursprungliga utkastet, lägg det åt sidan i några dagar. Titta sedan igenom det efter att du har haft tid att tänka. Skriv om brevet och lägg till ny information eller insikter du tänkt på. Om du har tid, försök att skriva åtminstone några utkast till din motivering.
2
Korrekturläsning för stavfel. Du bör inte lämna in ett jobbfel med skrivfel. Korrekturläsa brevet några gånger och se till att det är fritt från stavning och grammatiska fel. Det kan vara svårt att fånga dina egna skrivfel, men det finns några tips och tricks som kan hjälpa till.
- Ge dig själv lite tid. Det är mer sannolikt att du får typsnitt om du sätter ditt arbete åt sidan i några dagar. Om du inte har några dagar kan du försöka lägga den åt sidan i en timme och sedan läsa igen.
- Skriv ut ditt brev. Om du ändrar formatet från vilket du läser kan du bättre kontrollera typsnitt. Om du inte har en skrivare kan du överväga att ändra typsnitt eller färg. Du kan också försöka läsa ditt brev från sista stycket till det första.
- Tvinga dig själv att nå varje ord genom att placera spetsen på en penna mot skärmen eller sidan. Att läsa ditt brev högt kan också hjälpa dig att fokusera på varje ord.
3

Låt en vän titta över ditt brev. En andra uppsättning ögon kan fånga stavfel du kan missa. Människor blir ofta "blindfel" när de läser sitt arbete, vilket betyder att de saknar sina egna fel när de läser det som skrevs i deras huvud. Att få en vän att läsa ditt brev kan hjälpa dig att få typsnitt.

Du kan skriva ett jobbmotiv för att få din chef att anställa en ny anställd; dock kan du också skriva en motivering för att uppmuntra din chef att marknadsföra dig till ett nytt jobb.
4

Skicka ut ditt brev. När ditt brev är professionellt och polerat, skicka det ut. Se till att du skickar ut det på rätt sätt. Om ditt företag använder träbås för fysisk post, skriv ut det och lägg det i skåpet. Om ditt företag föredrar e-postbilagor, maila brevet till din chef.

Varningar

Förutse invändningar. Under vissa omständigheter är arbetsförklaringsprocessen ganska rutinmässigt och ansökningsförslag nekas sällan. I andra kan det finnas politiska eller ekonomiska påtryckningar som skapar push back. Att ta reda på vilka invändningar som kan komma fram kan hjälpa dig att förbereda ett intelligent, genomtänkt svar som säkerställer att organisationens behov tillgodoses.

Läs också: Hur klär man mig till en konferens?

Hur skriver jag en motivering?

Steg

Del 1 av 3: fatta beslut

Del 2 av 3: skriva ditt brev

Del 3 av 3: revidera ditt brev

Varningar

Frågor och svar

Kommentarer (3)

Läs också: