Hur skapar jag en jobbbeskrivningsmall?
För att skapa en jobbbeskrivningsmall, börja med "Jobbtitel", som du kanske vill fetstil så att den får mest uppmärksamhet. Lägg sedan till "Handledare" så att kandidaterna vet vem de kommer att rapportera till. Ge sedan ett betydande utrymme för "Jobböversikt", tillsammans med linjer för en uppdelning av jobbets "Huvudfunktioner". Därefter kanske du vill inkludera avsnitt för "Nödvändiga färdigheter" och "Kvalifikationer" samt ett avsnitt för att beskriva specifika "Arbetsförhållanden". Slutligen skapa utrymme för "Lön" längst ner i din mall. För att lära dig hur du lägger till ett avsnitt för fysiska eller mentala krav i din jobbbeskrivningsmall, läs vidare!
Du vill lämna ett utrymme i början av din jobbbeskrivningsmall för positionstiteln.
En arbetsbeskrivning är ett kritiskt viktigt dokument som används för att anställa och hantera anställda. Den kommunicerar ansvaret för den som gör jobbet och de kvalifikationer och färdigheter som behövs för att slutföra det. Att ha en mall för alla arbetsbeskrivningar inom ett företag eller en organisation hjälper till att hålla dem konsekventa och enhetliga i stil och innehåll, samt säkerställa en rättvis anställningsprocess. Skapa ett dokument som ger en ögonblicksbild av företaget och avdelningen och ger sedan utrymme för arbetsuppgifterna och de kvalifikationer som krävs för varje enskild position.
Del 1 av 3: samla information
- 1Bestäm vem som ska skapa mallen. Vanligtvis använder organisationer sina personal- eller personalavdelningar för att skapa jobbbeskrivningsmallar. I vissa fall kan dock en avdelningsgrupp, en chef eller en annan person (vanligtvis den direkta chefen för en position) vara ansvarig för att skapa en. I alla fall, se till att skaparen av mallen är bekant med företagets eller organisationens behov.
- 2Skriv en beskrivning av ditt företag eller din organisation. Denna översikt kommer att inkluderas i alla arbetsbeskrivningar för att ge en känsla av din arbetsplats. Således kan den skrivas i förväg så att den kan införas i mallen när du förbereder den.
- 3Förbered jobböversikter, om relevant. Du kan använda den jobbbeskrivningsmall du använder för varje position du annonserar genom att fylla i mallen med den information som är relevant för den positionen. Men om du gör (eller räknar med att göra) mycket anställning av en viss position, kan du skapa en speciell mall som innehåller en sammanfattning av det jobbet. Detta sparar lite tid.
- Till exempel kan en skola ha en allmän mall för alla jobb, samt en mer specialiserad mall för matematiklärare, en annan för engelska lärare etc.
Del 2 av 3: skapa mallen
- 1Börja med positionstiteln. Den specifika titeln är viktig eftersom den skiljer en position från en annan. Du vill lämna ett utrymme i början av din jobbbeskrivningsmall för positionstiteln.
- Tänk på att inkludera en jobbtitel som är tillräckligt specifik för att skilja på positionen och hjälpa individen att förstå sina uppgifter, men ändå tillräckligt bred för att täcka alla potentiella uppgifter i tjänsten.
- Till exempel kan "Lärare" vara för brett från en jobbtitel, medan "Matematiklärare för sjunde klass " faktiskt kan vara för specifik om positionen ibland också behöver lära matte till sjätte eller åttonde klassare. Istället kan " Middle Grades Mathematics Teacher " vara både specifikt och tillräckligt brett.
- Ofta är jobbtiteln särskilt formaterad (med fetstil eller större teckenstorlek etc.) för att uppmärksamma den.
För att skapa en jobbbeskrivningsmall, börja med "Jobbtitel", som du kanske vill fetstil så att den får mest uppmärksamhet. - 2Lämna utrymme för att specificera avdelningen (om relevant). Om ditt företag eller din organisation är uppdelad i flera sektioner, ska en arbetsbeskrivning nämna vilken avdelning eller annan enhet som en viss position rapporterar till. När du skapar en jobbbeskrivningsmall är det viktigt att lämna en plats för avdelning, vanligtvis nära början av dokumentet.
- 3Definiera handledaren. Du kanske tycker att det är användbart att lämna ett avsnitt i din mall för att beskriva övervakningen av en viss position och / eller i vilken utsträckning den övervakas. Detta kan hjälpa en individ att förstå vem han eller hon skulle rapportera till när han utför en viss position, och vilken roll positionen har i ett företags eller organisations hierarki.
- Du kan också lämna ett avsnitt för att diskutera tillsynsroller för en viss position (om det är relevant), om det handlar om att hantera andra personer.
- Att inkludera ett avsnitt om handledning i en arbetsbeskrivning kan också vara ett användbart register när man bestämmer hur man ska hantera konflikter som kan uppstå om en viss position.
- 4Ge en sektion för jobböversikt. Tänk på detta som att beskriva syftet med positionen och dess roll inom ditt företag eller din organisation som helhet. En jobböversikt kommer kort att bekräfta grunden för positionen, så lämna utrymme i din jobbbeskrivningsmall för att svara:
- Vad vill du att jobbet ska uppnå?
- Vad är dess syfte?
- Vilken är den primära skyldigheten för den person som arbetar i denna position?
- 5Skapa ett utrymme för att beskriva viktiga uppgifter och ansvar. Dessa kan också kallas "huvudfunktioner" eller "väsentliga funktioner." Oavsett vad du kallar det ska det här avsnittet i en arbetsbeskrivning innehålla en lista över de uppgifter som är kopplade till tjänsten, oavsett vem som fyller den.
- Lista arbetsuppgifterna i viktordning, med hjälp av en punktlista eller annan tydlig formatering.
- Tänk på följande modell för att effektivt skriva om de viktigaste uppgifterna för ett jobb: åtgärdsord + ämne + specifika aktiviteter. Du kan till exempel ange en specifik skyldighet för en säkerhetsansvarig på arbetsplatsen som " Förbered månatliga säkerhetsrapporter genom att samla in, verifiera och sammanfatta säkerhetsdata för arbetsplatsen."
- Du kanske också vill inkludera procentsatser som beskriver hur lång tid en position tillbringar särskilda uppgifter. Till exempel kan en jobbbeskrivningsmall för lärare användas för att ange att kanske 75% av tjänsten ägnas åt läraruppgifter, 15% för att ge råd till studenter och 10% för att tjänstgöra i kommittéer.
- 6Överväg att lämna utrymme för "andra" uppgifter. Om de exakta uppgifterna för vissa befattningar inom ditt företag eller din organisation beror på individer som fyller dem, kanske du vill lämna ett utrymme med texten "Andra uppgifter kan inkludera...." Detta ger dig flexibilitet att införliva andra uppgifter och ansvarsområden på en kandidats erfarenhet eller förmågor.
- 7Skapa en kompetensavdelning. Att identifiera en viss uppsättning färdigheter som krävs för att utföra i ett visst jobb kan hjälpa individer att förstå om de har förmågan och kunskapen att fullgöra sina grundläggande uppgifter.
- Exempel på färdigheter inkluderar saker som "Möjlighet att använda kalkylprogram på ett skickligt sätt" och "Effektivt hantera team med 5-6 praktikanter"
- Kom ihåg att färdigheter kan vara "hårda" (lärbara färdigheter, som att arbeta med ett visst verktyg, kunskap om ett specifikt program eller förmågan att skapa en viss typ av dokument eller objekt) eller "mjuk" (ofta kallad " personers färdigheter", "dessa hänvisar till din förmåga att interagera med andra och att använda emotionell intelligens). Din jobbbeskrivningsmall kanske vill återspegla detta genom att skapa en specifik plats för den ena eller den andra eller båda.
Avsnittet för kvalifikationer i en jobbbeskrivningsmall används för att lista någon utbildning, specifik utbildning eller certifiering som krävs för att utföra jobbet. - 8Sätt av ett utrymme för att lista kvalifikationer. Avsnittet för kvalifikationer i en jobbbeskrivningsmall används för att lista all utbildning, specifik utbildning eller certifiering som krävs för att utföra jobbet.
- Kvalifikationer kan omfatta: examensgrader; specifikt antal års erfarenhet av att göra en viss typ av arbete; erfarenhet av att använda specifik utrustning, programvara osv.; och certifieringar som krävs enligt lag eller andra föreskrifter för att fullgöra arbetsuppgifterna.
- Du kan också överväga att inkludera ett utrymme i din mall för minimikvalifikationer och önskade kvalifikationer. Till exempel kan en viss position kräva kunskap och erfarenhet av en kandidatexamen för att utföra sina viktiga uppgifter, men ditt företag eller din organisation kanske föredrar att någon som arbetar i den positionen har en magisterexamen.
- 9Gör utrymme för att beskriva alla speciella fysiska eller mentala ansträngningar som jobbet kan kräva. Du kanske till exempel vill ha ett utrymme i din jobbbeskrivningsmall för att beskriva huruvida en viss position kräver saker som att lyfta tunga föremål, sitta under längre perioder, utföra repetitiva uppgifter eller resa.
- 10Lämna ett avsnitt för att karakterisera arbetsförhållandena. För vissa befattningar är det relevant att avslöja arbetsförhållanden. Till exempel kräver vissa positioner att man arbetar med eller kring saker som giftiga material, potentiellt farlig utrustning, alltför höga ljud eller extrema väder. Om detta är relevant för din arbetsplats (eller kan vara relevant för vissa positioner), inkludera ett avsnitt för det i din jobbbeskrivningsmall.
- Om en viss position som du senare använder mallen inte har några farliga eller på annat sätt anmärkningsvärda arbetsförhållanden kan du skriva något som " normal kontorsmiljö " i det här avsnittet eller helt enkelt ta bort det från mallen.
- 11Gör ett utrymme för detaljerad lön, förmåner eller finansiering. Om den jobbbeskrivningsmall du skapar kommer eller kan användas för reklam för öppna positioner och rekrytering av kandidater kan du också välja att inkludera finansiell information. Du kan lämna en plats för att identifiera en viss lön eller löneintervall, en beskrivning av de förmåner som finns tillgängliga på din institution (oavsett om de är allmänna eller positionsspecifika) och om positionens finansieringskälla, om det är relevant.
Del 3 av 3: granskning av mallen
- 1Distribuera ett utkast till din mall till chefer och handledare. Alla som kommer att behöva använda mallen för att skapa jobbbeskrivningar ska ha en möjlighet att granska mallen, ge feedback om den och arbeta tillsammans för att göra eventuella förbättringar av den.
- 2Använd mallen för att mata in några arbetsbeskrivningar som redan är skrivna. Detta hjälper dig att avgöra om du har utelämnat något eller behöver utvidga mallen. Om du inte redan har skrivit en arbetsbeskrivning, använd mallen för att öva dig på att skriva en, granska den sedan tillsammans med relevanta chefer.
Du kan använda den jobbbeskrivningsmall du använder för varje position du annonserar genom att fylla i mallen med den information som är relevant för den positionen. - 3Spara mallen. Förvara mallen på en plats som är lättillgänglig. Om många olika personer kommer att behöva komma åt mallen för att kunna skriva jobbbeskrivningar måste den vara lättillgänglig.
- Lägg till exempel den slutliga mallen på ett företagsintranät, om du har en. I annat fall sparar du den i en delad mapp eller molnlagring.
- 4Granska och uppdatera jobbbeskrivningsmallen regelbundet. När ett företag eller en organisation förändras och växer kommer dess arbetsbeskrivningar också. Gör en periodisk (årlig, tvåårig, etc.) granskning av mallen till ett kalenderobjekt i dina personal- och ledningsmöten.
- Ta inte med någon information som diskriminerar en person baserat på ålder, kön, sexualitet, ras, funktionshinder, nationalitet osv.
Läs också: Hur anställer jag tillfälligt anställda?
Kommentarer (1)
- Detta hjälpte till med en hälsouppgift.
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
