Hur ställer jag in deadlines som företagare?
Men genom att tydliggöra dina tidsfrister, kommunicera dina tidsfrister ordentligt och agera som professionell kommer du att kunna ställa in tidsfrister som fungerar för din organisation och dina anställda.
Tidsfrister är viktiga för alla företag. Småföretag och företagarna som driver dem känner dock till utmaningarna med att sätta användbara tidsfrister för sina anställda. Det beror på att du som företagare måste ställa in en mängd olika tidsfrister för att se till att ditt företag fungerar och att dina kunder är nöjda. Men genom att göra dina tidsfrister tydliga, kommunicera dina tidsfrister ordentligt och agera som professionell kommer du att kunna ställa in tidsfrister som fungerar för din organisation och dina anställda.
Metod 1 av 3: fastställande av rimliga tidsfrister
- 1Lär dig om dina konkurrenter. I slutändan ska varje tidsfrist du anger göras med relevant kunskap om marknadsplatsen och dina konkurrenters handlingar. Utan sådan information kan din deadline vara irrelevant, onödig eller inte realistisk.
- Delta i handelskonferenser. Handelskonferenser, som årsmötet för European Association of Franchisees & Dealers, är bra ställen att nätverka med andra småföretagare som är i en position som din egen.
- Samla in marknadsundersökningsinformation. Du kan göra detta genom att ingå avtal med ett marknadsföringsföretag, göra din egen undersökning på internet eller gå ut ur ditt sätt att möta dina konkurrenter i en en-mot-en-miljö.
- 2Inkludera fasta mätvärden. Varje tidsfrist som du fastställer bör ha detaljer som är kopplade till slutförandet. Utan fasta mätvärden och ett specifikt datum kommer du och dina anställda att ha problem med att möta det.
- Skapa en fast deadline. Till exempel, om du ber dina anställda att redovisa din inventering, ge dem ett specifikt datum då de måste göras.
- Ange siffror så att du och dina anställda kan mäta deras framsteg mot att uppfylla sina mål och deadline. Om du till exempel berättar för dina anställda att de behöver öka försäljningen jämfört med året innan, ge dem en viss siffra de behöver nå, som 149000€ i försäljning.
- 3Skapa realistiska och uppnåbara tidsfrister. Det kanske viktigaste för att sätta in tidsfrister är att se till att de kan uppnås. Att ställa in ouppnåeliga tidsfrister kommer helt enkelt att frustrera dig och dina anställda och skapa en stressig arbetsmiljö.
- Mät tiden för tidsfristen från den genomsnittliga tid det tar för dina anställda att slutföra liknande arbete.
- Om du genom att ställa in en tidsfrist ber de anställda att arbeta mer eller snabbare än normalt, se till att ökningen inte är dramatisk. Be till exempel anställda att arbeta 10% snabbare snarare än 50% snabbare.
Vid någon tidpunkt kan det vara nödvändigt att ompröva de tidsfrister du har angett. - 4Involvera intresserade. Se alltid till att involvera människor som känner till eller kommer att vara involverade i att uppnå ett visst mål i beslutsprocessen. Utan kunskap specifikt för projektet som behöver avslutas kommer du inte att kunna ställa in en realistisk deadline.
- Prata med arbetare som har till uppgift att hjälpa till att uppfylla deadline. Anställda kan bättre förstå unika faktorer, som säsongsrelaterad försäljning eller andra problem, som påverkar din förmåga att uppfylla deadlines.
- Ha en brainstorming vid ett möte. Be till exempel ledning och anställda om idéer om hur man uppnår ett mål. Försök att säga "Jag vill sätta en tidsfrist för vårt slutförande av Johnson-affären. Har någon några bra idéer om att få detta gjort i rätt tid?"
- Konsultera äldre medlemmar i din organisation. Dina partners eller chefer kan ha några värdefulla åsikter angående den tidsfrist du vill ställa in.
Metod 2 av 3: kommunicera deadlines till anställda
- 1Hålla ett möte. När du har angett din deadline bör du hålla ett möte för att informera alla relevanta anställda om projektets mål. Genom att hålla ett möte ser du till att alla är redo för den nya deadline.
- Skicka e-post till alla. Skicka till exempel e-post till alla "Vänligen delta i mötet kl. 9.30 den 6 januari för att diskutera detaljer, mål och deadlines för West Lake-projektet."
- Håll en videokonferens så att anställda som inte kan delta fysiskt kan delta i diskussionen. Använd Skype eller ett liknande program för att underlätta din videokonferens.
- Håll uppföljningsmöten varje vecka eller varannan vecka för att diskutera de framsteg som dina arbetare gör mot deadline.
- Se till att alla relevanta parter deltar i mötet eller görs medvetna om diskussionen vid mötet.
- 2Uttryck tydligt tidsfristen. Under och efter att du håller ett möte måste du tydligt förklara detaljerna i den tidsfrist du anger. Utan ordentlig förklaring kommer dina anställda inte att ha en definitiv vision om vad de behöver göra.
- Antag aldrig att dina anställda vet vad du säger.
- Förklara viktiga begrepp. Till exempel, om du implementerar en ny process eller använder en ny databas för att uppfylla tidsfristen, erbjud en workshop som lär anställda om den nya processen.
- Inkludera en frågestund i varje möte du har angående tidsfristen.
- Förklara för dina anställda vikten av deadline för organisationen. Till exempel, om du försöker slutföra ett projekt för att visa framsteg före en sammanslagning, en låneansökan eller något liknande, bör vissa anställda veta.
- 3Lägg upp tidsfrister och mätvärden. Se till att du och din personal kan se detaljerna i deadline varje dag. Utan att påminna och förstärka tidsfristen kan du och din personal bli bristfällig och kanske inte uppfylla den.
- Häng ett flygblad med information om deadline på ett centralt läge, som ett pausrum.
- Inkludera datum och relevanta specifika siffror, som prestationsnummer eller tillväxtmål, i all kommunikation om deadline.
- Skicka e-post till personalen varje vecka eller varannan vecka.
- Skicka alla påminnelser om tidsfristen på ett vänligt sätt. Överväg att utforma det som en tävling. Om du till exempel lägger ut ett flygblad på kontoret, inkludera språk som "Vinn utmaningen! West Lake-projektet är planerat att slutföras den 4 maj."
- Undvik att offentliggöra parametrarna för tidsfristen så att de verkar gnälla eller förtryckande för personalen. Skicka till exempel inte dagliga påminnelser via e-post eller stör anställda mer än en eller två gånger i veckan om den förestående deadline.
Utan kunskap specifikt för projektet som behöver avslutas kommer du inte att kunna ställa in en realistisk deadline. - 4Var positiv. Ett av kännetecknen för framgångsrika småföretagare är en positiv syn. Genom att vara positiv kommer du inte bara att inspirera dig själv, utan du kommer att bidra till att skapa en positiv affärsstil där människor har en "kan göra" -attityd. "
- Prata i positiva lagtermer och använd fraser som "vi kan" eller "vi kommer att göra."
- Beröm dina anställda när de gör framsteg mot ditt mål. Säg till exempel " Bra jobbat, Joel. Detta kommer verkligen att hjälpa oss att nå den deadline."
- Undvik att presentera tidsfristen som något som blir svårt att uppnå. Istället presentera det som ett försök som visar dina medarbetares och din organisations förmågor.
- Undvik att vara för positiv, och temperera alltid en hälsosam positiv attityd med affärsrealiteter och realistiska förväntningar.
- 5Uppmuntra dina anställda. Genom att uppmuntra dina anställda kommer du att motivera dem att uppfylla dina tidsfrister. Dessutom kommer du att bygga en positiv arbetskultur och hjälpa till att skapa en miljö som anställda kommer att njuta av och uppskatta.
- Berätta för dina anställda att du vet att de kan göra det. Säg till exempel”John, jag vet att denna tidsfrist kan vara nära, men jag är verkligen säker på dina förmågor.
- Erbjud belöningar eller kompensation för att möta eller slå tuffa tidsfrister. Erbjud till exempel en extra semesterdag eller en ekonomisk kompensation för att slå en deadline.
- Försämra eller förolämpa aldrig dina anställda. Dessutom ska du aldrig berätta för dina anställda att deras jobb beror på att göra en tuff deadline.
Metod 3 av 3: hålla dig till deadlines
- 1Ta ansvar. Som liten affärsperson är du ansvarig för alla aspekter av ditt företag. I slutändan bör du se företagets framgång eller misslyckande som din egen. Utan att ta intellektuellt ägande kommer du inte att kunna agera som en riktig professionell.
- Omfatta idén om "bocken stannar här." Som företagsägare är det du som är ytterst ansvarig - och ansvarig - för eventuella fel i din organisation.
- Skyll inte på dina anställda eller andra för den missade deadline. I slutändan misslyckades din organisation med att hålla en tidsfrist eftersom tidsfristen var problematisk eller ledningen misslyckades.
- Var händer på. Se till att du är en aktiv chef. Gör detta genom att prata med eller arbeta med dina anställda ofta under projektets gång. Till slut kommer de att veta att du är en omtänksam och ansvarsfull chef.
- 2Ange konsekvenser för saknade tidsfrister. Genom att anta konsekvenser kommer du att införa en annan motivation för dig eller dina anställda när du slutar en deadline.
- Konsekvenser bör alltid meddelas de anställda när de får en tidsfrist.
- Konsekvenser bör fokusera på individuell tillväxt eller förbättring snarare än att vara bestraffande. Till exempel bör anställda som missar en deadline tillbringa mer tid i utbildning eller ha högre utbildning.
- Vidta straffåtgärder först efter att anställda visar en trend av inkompetens. Överväg att uppsägning bara ska ske efter att en anställd inte har angett flera tidsfrister och du har pratat med och mentorerat den anställde.
Det beror på att du som företagare måste ställa in en mängd olika tidsfrister för att se till att ditt företag fungerar och att dina kunder är nöjda. - 3Reflektera över tidigare fel. Om du eller dina anställda tidigare har missat deadlines bör du spendera lite tid på att tänka på varför. Efter en tanke kommer du utan tvekan att märka trender eller bestående problem som negativt påverkar din organisations förmåga att klara deadlines.
- Tänk på vad du kan göra för att förbättra ditt arbete som chef. Överväg att delta i kongresser, konferenser och utbilda dig själv om att bli en bättre chef.
- Möt med relevanta anställda eller chefer efter en missad deadline. Fråga dem varför de missade tidsfristen eller varför de tror att organisationen inte kunde hålla tidsfristen.
- Utvärdera om en anställd som missade en deadline var oansvarig. Till exempel, om John publicerar mycket på Facebook när han är på jobbet, kommer detta att skada hans produktivitet.
- Tänk på om det fanns unika eller oförutsedda omständigheter som hindrade din organisations förmåga att nå en deadline. Till exempel skulle maskiner som går sönder troligen göra det omöjligt för dig att uppfylla en produktionskvot vid ett visst datum.
- Erbjud sätt för dina anställda att ge anonym feedback. Dina anställda kan ge dig inblick i en missad deadline om de inte fruktar repressalier.
- 4Omvärdera deadlines mitt i projektet. Vid någon tidpunkt kan det vara nödvändigt att ompröva de tidsfrister du har angett. I slutändan finns det ingen anledning att hålla dig till en deadline som inte vettigt längre.
- Fråga om genomförbarheten av din deadline efter projektrelaterade bakslag. Tänk till exempel på om en deadline är genomförbar efter att en leverantör har informerat dig om att de inte kommer att kunna skaffa dig vissa produkter i tid.
- Skjuta upp eller sätt tillbaka dina tidsfrister, om det behövs. Om du eller dina anställda tror att tidsfristen har blivit ohållbar kan du överväga att skjuta tillbaka den.
- Tryck bara tillbaka tidsfristerna av verifierbar anledning.
- Uppskjuta eller avbryta en tidsfrist om den har blivit irrelevant. Om du till exempel har en kort tidsfrist för att slutföra ett projekt så att du kan börja på ett annat projekt, överväga att avbryta tidsfristen om tidslinjen för nästa projekt har förlängts.
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
