Hur redovisas småpengar?
För att redovisa små kontanter skapar du en transaktionslogg som täcker datumet, den person som använde små kontanter, en beskrivning av transaktionen och alla andra insättningar eller kostnader. Du vill också köpa en låsbox för kontanter och kvitton. Sätt in 75€-370€ för att starta fonden och se till att du har små och större sedlar samt mynt. Slutligen tilldela en vårdnadshavare eller kassör att vara ansvarig för småkassafonden för att hålla processen konsekvent och säker. Fortsätt läsa för tips om hur du fyller på småpengfonden!
Förvaringsinstitutet eller kassören i småkassan är ansvarig för att utbetala små kontanter i utbyte mot skriftliga kvitton, fylla på kontanter i fonden vid behov och registrera varor som köpts eller betalats med små kontanter.
Varje företag gör små inköp varje dag för artiklar som kontorsmateriel, frimärken, fraktkostnader och andra diverse saker. Att skriva en check för sådana saker är tidskrävande och dyrt. Genom att inrätta en liten kassafond kan en företagsägare behålla kontrollen och redovisa utgifterna med minimal kostnad och administrativt besvär. Om du följer några steg är det enkelt att skapa och hantera ett kontantkonto.
Del 1 av 2: inrättande av småkassasystemet
- 1Köp en låsbox. När du startar en penningfond måste du köpa en låsbox som håller kontanterna tillgängliga för användning och kvitton för vad som har spenderats. Du behöver en liten metallbox som lätt kan passa in i en skrivbordslåda. Denna låda kan antingen ha kombinationslås eller ha ett nyckellås, beroende på vad som är bäst för just ditt kontor. Hur som helst måste det vara extremt säkert för att avskräcka människor från att manipulera lådan.
- Du måste ha en låda som är tillräckligt stor för att hålla alla pengar och kvitton i, men tillräckligt liten för att vara påfallande och lätt gömd. Se till att du får en med ett pengarbricka så att räkningar och ändringar enkelt kan organiseras.
- Dessa finns i de flesta pappersvaror eller kontorsaffärer.
- 2Tilldela ansvar för småpengfonden. När du har en plats att förvara pengarna måste du tilldela en person som ansvarar för småkassan och kontot. Personen du tilldelar ska vara allmänt tillgänglig för alla anställda som kan behöva småpengar, till exempel en bokförare eller en administrativ assistent.
- Förvaringsinstitutet eller kassören för småkassan är ansvarig för att utbetala små kontanter i utbyte mot skriftliga kvitton, fylla på kontanter i fonden vid behov och registrera föremål som köpts eller betalats för med små kontanter.
Kvittoerna ska motsvara skillnaden mellan det ursprungliga kontantkassan och de återstående kontanterna före återbetalning. - 3Förvara småkassan. Små kassaskåp bör förvaras utom synhåll i en stängd låda. Lådan måste finnas i vårdnadshavarens skrivbord eller i en annan låda som det är lätt för vårdnadshavaren att komma till. Kombinationen eller nyckeln för att öppna lådan ska förvaras i en annan låda, eventuellt på vårdnadshavarens nyckelring. Det beror på vem som behöver tillgång till lådan och om du har mer än en vårdnadshavare.
- För att lägga till ett extra lager av skydd kan lådan du håller lådan i också ha ett lås. Detta skulle ge ytterligare säkerhet för de pengar som hålls där.
- Om du har mer än en person som behöver tillgång till kassan, tänk på att göra flera nycklar eller hitta en låda som kommer med ytterligare nycklar.
- 4Bestäm uttagsgränsen. Små kontanter är inte avsedda att ersätta eller undvika redovisningskontroll av kostnader. Det är inställt som en bekvämlighet för små inköp som inte motiverar att skriva kontroller. Du måste fastställa det högsta transaktionsbelopp som ska hanteras genom småkassasystemet. På detta sätt kan alla transaktioner över det beloppet hanteras genom den normala inköpsprocessen.
- Till exempel kan ett företag begränsa små kontanttransaktioner till 37€ eller mindre. Alla transaktioner över 37€ behandlas sedan som ett vanligt konto.
- 5Sätt in kontanter i små kontanter. När du väl har täckt grunderna måste du lägga pengar i små kontanter. Du bör skriva en check till vårdnadshavaren för att inleda upprättandet av fonden. Kontrollbeloppet bör vara tillräckligt för att hantera de flesta kontantköp under den tidsperiod du väljer, men inte så stort att det uppmuntrar stöld. När checken har lösts ut ska pengarna placeras i kassan.
- Ett typiskt startbelopp är mellan 75€-370€
- Se till att du förvarar alla sedlar i småkassalådan. Du bör ha några 15€, några 7,50€, ett bra antal 3,70€ och en anständig summa på 0,70€ Du bör också ha mynt också. Detta gör det enkelt att återbetala småbetalningar.
Förvaringsinstitutet tar sedan ut checken och sätter in pengarna i småkassan och återställer börsbalansen i småkassafonden. - 6Skapa en transaktionslogg för små kontanter. Med den första inbetalningen till små kontanter bör vårdnadshavaren starta en logg över de transaktioner som går genom småkassan. Detta kan vara en enkel handskriven bokföringslogg eller ett kalkylark online som förvararen håller på med. Förvaringsinstitutet bör hålla jämna steg med varje transaktion genom att placera den i loggen. Det bör finnas en rad för beskrivningen av transaktionen, t.ex. kontorsmateriel eller fraktavgift. Det måste också finnas en kolumn för beloppet och den person som använde småpengarna.
- Det bör också finnas en kolumn för insättningar till kontot för att hålla reda på när fonden fylls på. Den första betalningen till små kontanter ska placeras i loggen som en insättning för små kontanter. Sedan kan alla transaktioner dras av från detta belopp.
- 7Upprätta småfonden i företagets bokföringsregister. Kontanter och kontanter är båda tillgångskonton. När man öppnar småskalafonden överförs kontanter helt enkelt från ett tillgångskonto till ett annat utan att det påverkar saldot på organisationens tillgångar. När småpengfonden har blivit en egen enhet bör du hålla reda på den som ett separat konto som kan tabelleras precis som alla andra konton.
- De transaktioner som görs till företagets konto för att öppna små kontanter bör vara en kredit från kontantkontot för den check som ges till små kontanter. Du kan sedan transkribera transaktionen till småkassafonden som en debitering av kontanter till kontot, vilket kommer att fastställa sitt ursprungliga saldo från 0€ till det belopp du sätter in i fonden.
- I detta skede har det inte funnits någon faktisk kostnad eftersom pengarna helt enkelt har överförts från ett konto i företaget till ett annat, så företagets totala tillgångar är oförändrade.
- 8Börja använda pengarna. När det finns tillräckligt med kontanter i småkassan kan företaget börja använda det för små transaktioner. Förvaringsinstitutet bör kräva ett kvitto för varje köp i små kontanter. När förvararen får ett inköpskvitto ska förvararen notera datum och namn på köparen på kvittot och sätta in kvittot i kassan.
- Förvaringsinstitutet bör också ersätta köparen med exakt ändring av köpet.
- Förvaringsinstitutet kan också ge ett förskott på småpengar för att köpa något. Företaget kan komma på ett system där personen som ska köpa något kommer till vårdnadshavaren för ett kontantförskott. Förvaringsinstitutet kan markera köpet i en logg för att förklara vad köparen avser att köpa med kontantförskottet och hur mycket som behövs. När köparen har köpt de produkter som han planerat för, ska han återvända till förvaringsinstitutet med kvitto och byte.
De transaktioner som görs till företagets konto för att öppna små kontanter bör vara en kredit från kontantkontot för den check som ges till små kontanter.
Del 2 av 2: hantera små kontantutgifter
- 1Fyll på kontanterna. Räkenskapsföraren måste fylla på kontantbeloppet i småpengfonden så ofta som behövs. Förvaringsinstitutet bör starta en ny logg varje gång fonden fylls på. Förvaringsinstitutet ska lämna den färdiga listan och åtföljande kvitton till utsedd bokförare. Han kommer att granska kvitton, kontrollera tillägget av små kontantkvitton och skriva en check till förvaringsinstitutet för det totala beloppet för att fylla på fonden.
- Förvaringsinstitutet tar sedan ut checken och sätter in pengarna i småkassan och återställer börsbalansen i småkassafonden.
- Om småpengarna inte används så ofta eller om det finns ett större belopp i lådan, får du aldrig använda alla småpengarna. I dessa fall kan kontoristen fylla på vad som har tagits ut en gång i månaden för att hålla reda på utgifterna och hjälpa till med redovisningen av småpengarna.
- Om du upptäcker att du behöver mer pengar i dina små pengar kan du när som helst öka saldot i fonden. Allt som bokföringsbyrån behöver göra är att skriva en check till förvaringsinstitutet för det extra beloppet. Till exempel, om det ursprungliga saldot på 75€ är otillräckligt för att betala utgifterna större delen av tiden, ska du öka fonden till 150€ genom att skriva en check till vårdnadshavaren för en andra 75€ Förvaringsinstitutet ska sedan följa det normala förfarandet för påfyllning.
- 2Redogöra för små kontanttransaktioner. När listan över transaktioner från förvaringsinstitutet är klar kommer bokföraren att bekräfta att ett kvitto finns för varje transaktion och att utgifterna läggs till ordentligt för att beräkna summan. Han ska sedan sortera varje kvitto i lämplig utgiftskategori och summera utgifterna för varje kategori.
- Vanliga utgiftskategorier som använder småpengar inkluderar porto, kontorsmateriel och transport.
- Det finns inget behov av att göra en post för varje transaktion eftersom en enskild liten kostnad är obetydlig i företagets verksamhet. Logga dem som kompletta summor under varje kategori.
- Det är viktigt att se till att det totala beloppet av kvitton är lika med det ursprungliga beloppet i småkassakontot. Varje variation kan innebära att ett köp inte redovisades. Till exempel, om du hade 75€ på kontot för små kontanter, bör du ha 75€ i kvitton när det är tömt.
- De initiala kontanterna som en liten kontantkörning går sällan till 0. Inkomsterna ska motsvara skillnaden mellan det ursprungliga kontantkontot i småkontokontot och återstående kontanter före återbetalning.
- Följaktligen bör kontrollen för återbetalning motsvara summan av intäkterna och föra små kontanter tillbaka till det ursprungliga saldot.
- 3Logga utgifterna. Efter att ha sorterat och sammanlagt kvitton i var och en av utgiftskategorierna, bör bokföringsdokumentet korrekt registrera utgifterna i samband med småkassakvitton.
- Han bör först kreditera kontantkontot för det totala återbetalningsbeloppet till små kontanter, vilket minskar saldot på huvudkontokontot med samma belopp.
- Han ska sedan debitera de enskilda utgiftskontona för de summor som spenderas i varje. Den totala debiteringen på utgiftskontona kommer att motsvara krediten på kontot.
- Till exempel, om du har 150€ i små kontantkvitton, måste du registrera 150€ på lämpliga utgiftskonton. Om alla 150€ var "kontorskostnader" skulle du debitera kontokostnadskontot 150€
- Kontona för varje typ av utgifter kommer att öka med det belopp som spenderas i varje kategori för att visa att företaget spenderade så mycket på dessa poster. Sedan kommer företagets nettoresultat att minska med det belopp som spenderas på kostnadsräkningen.
Frågor och svar
- Kan vårdnadshavaren av små kontanter fylla på det med kontanter från kundernas kontantinsättningar?Små kontanter fylls på med privata "donationer" från ledningen. Ta inte bort det från pengar som mottagits från kunder (om inte ditt bokföringssystem är extremt avslappnat).
- Vad är det belopp som behövs för att upprätta en liten kontantfond?Små kontanter kan användas för att köpa smärtstillande medel för anställda om utgiften godkänns av företagets policy.
- Är en bokföring för små kontanter ett officiellt dokument, som en allmän journal?Nej. De flesta små kontanter redovisas med en enkel lista över utgifter.
- Vad ingår en icke-kontantartikel i små kontanter?Det finns inga poster som inte är kontanta i små kontanter. Icke-kontanta kostnader redovisas som vanliga kostnader och ingår inte i småkassasystemet.
- Kan jag hitta en balansräkning för små kontanter?Beroende på vilken typ av bokföringsprogram du använder kan du skriva ut en rapport som redovisar dina småpengar. Vanligtvis kan du anpassa vad som händer i en viss rapport och den datumram där du vill använda. Du borde kunna hitta denna information i ditt rapportsektion men det varierar beroende på vilken programvara som används.
- Kan småpengar användas för att köpa smärtstillande medel för anställda?Ja, om utgiften godkänns av företagets policy.
- Kontokuponger kommer att vara separata för små kontanter och huvudkontanter?Kontantkuponger används endast för små kontanttransaktioner.
- Vad är en gästgivare, låda och betalningsmottagare?Det är tre villkor för samma person: den som tar emot pengar från små kontanter.
- Kan en del av småpengarna lagras utanför anläggningen?Ja, men det kan vara lite ont att få tillgång till pengarna om de är utanför webbplatsen, så det rekommenderas att du behåller små kontanter på plats.
Obesvarade frågor
- Vad händer om utgifterna överstiger små kontanter före påfyllning?
- Hur mycket små pengar ska en ideell hantering hantera?
- Kan jag göra en liten kontantpolicy?
- Ingår små kontanter i ett kassaflödesanalys?
- Hur gör jag anspråk på små pengar på jobbet?
Kommentarer (7)
- Jag har jobbat som GM i mer än 20 år, från liten avdelning till en storlek av 30 underhanterade anställda i olika företag. Det är svårt att hantera arbetarnas utgiftskontroll och register. Detta hjälper mig att påminna mig om grunderna.
- Det var så enkelt och tydligt.
- Stor steg-för-steg-översikt, användbar för personer som inte känner till småsyfte och processer.
- Jag gör företagservice med mycket liten bakgrund till ekonomi, särskilt små pengar. Din artikel har hjälpt mig att förstå flödet i småkassasystemet.
- Den här artikeln hjälpte till att öka min förståelse om småkassasystemet och saker att sätta på plats innan jag installerade systemet.
- Wow! Små kontantadministration gjort enkelt!
- Det är bra och informativt.
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
