Hur avstämmer man ett huvudbokskonto?
Eftersom en huvudbok är där alla dina företags transaktioner och kostnader registreras, vill du regelbundet avstämma det eller kontrollera att det är korrekt. Börja med att samla huvudboken samt alla dokument som är knutna till varje transaktion, som fakturor, kvitton och kontoutdrag. Välj sedan ett konto till att börja med och matcha varje post med rätt dokument. Se till att all information registrerades korrekt och att rätt justeringar gjordes. Slutligen dubbelkolla slutbalansen innan du går vidare till nästa konto. Fortsätt läsa för fler tips från vår redaktör, inklusive hur man korrigerar en obalanserad huvudbok!
Se till att saldot överensstämmer med de som redovisas i saldot i bokföringen.
Huvudboken är där alla företagets transaktioner och kostnader registreras. God redovisningssed kräver att huvudboken regelbundet "avstäms" eller kontrolleras för riktighet. Eftersom huvudboken dessutom är informationskällan för de fyra finansiella rapporterna (balansräkning, resultaträkning, kassaflödesanalys och eget kapital), kan avstämning hänvisa till korskontroll av saldona på dessa uttalanden med dessa i huvudboken. Att stämma över huvudboken kan vara användbart vid förberedelserna för en årlig revision eller kan helt enkelt användas för att säkerställa att en företagsägare får en korrekt bild av företagets ekonomiska hälsa.
Metod 1 av 3: säkerställa allmän bokföringsnoggrannhet
- 1Hitta och sammanställa relevanta dokument. Förutom huvudboken behöver du alla dokument som är knutna till varje transaktion i storboken. Dessa inkluderar relevanta fakturor, kvitton, kontoutdrag och alla andra poster som rör transaktioner eller kostnader. I grund och botten måste allt som användes som källa för data för huvudboken för denna redovisningsperiod lokaliseras och monteras för att vara lättillgängligt.
- 2Kontrollera saldot i början av kontot. Börja med att välja ett konto i huvudboken för att avstämma först. Detta kan vara alla företagens många konton, från kundfordringar till lager till räntekostnader. Det spelar ingen roll var du börjar eftersom du kommer att behöva göra varje konto så småningom. När du har valt ett konto måste du först se till att startsaldot för den period som registreras i huvudboken matchar slutbalansen för samma konto från den senaste perioden. Detta säkerställer att eventuella fel som upptäcks ligger i denna period och inte i tidigare perioder.
- Om du till exempel väljer kontantkontot måste du se till att det slutgiltiga kontantsaldot från den senaste perioden var detsamma som det startande kontantsaldot denna period. Varje avvikelse skulle innebära att kontantsaldot rapporterades felaktigt någon gång och att företagets verkliga aktuella kontantbelopp är okänt.
- 3Matcha varje huvudbokspost med dess underliggande transaktion. Gå tillbaka och titta på varje transaktion som påverkade detta konto. Om korrekta bokföringsförfaranden följts bör varje huvudbokspost ha en hänvisning till ett faktura- eller kvittonummer som gör det enkelt att hitta dokumenten. När du har hittat dokumenten, se till att transaktionerna registrerades bara en gång i varje konto, för rätt belopp och på rätt konton. Justera eventuella felaktiga belopp och räkna om de totala kontosaldona därefter.
- Till exempel på kontantkontot skulle du se till att kontrollera transaktioner där kontanter mottogs från kunder eller där företaget betalade ut kontanter.
- 4Se till att justeringar och reverseringar gjordes korrekt. Justeringar, som vanligtvis används för att följa periodiserade redovisningsstandarder, och återföringar, som ändrar poster som gjordes under föregående period, kan båda leda till att konton blir obalanserade om de inte genomförs korrekt.
- Med justeringar är det viktigt att kontrollera att de registrerades under rätt omständigheter, till exempel att en justering som redovisar tjänster som fakturerats men inte tjänats faktiskt var nödvändig under omständigheterna.
- För reverseringar, även kallade reverserande poster, är det viktigt att leta efter att planerade reverseringar för perioden faktiskt gjordes vid rätt tidpunkt. Med andra ord, se till att allt som planeras att vändas faktiskt var omvänd.
Börja med att välja ett konto i huvudboken för att avstämma först. - 5Undersök ovanliga transaktioner. För upplevelsens öga kommer vissa transaktioner att sticka ut som omedelbart ovanliga. Dessa transaktioner är vanligtvis de som gör balansjusteringar som vanligtvis inte görs. Till exempel görs en minskning till ett intäktskonto vanligtvis inte under en vanlig bokföringsperiod. Håll utkik efter någon av dessa ovanliga transaktioner och utsätt alla du hittar för en hög nivå av granskning.
- 6Verifiera kontos slutbalans. Efter justeringar för felrapporterade transaktioner, justeringar eller återföringar, kontrollera och se till att summan av transaktionerna matchar det slutliga kontosaldot. Om ditt beräknade saldo inte överensstämmer med det faktiska saldot på kontot har du felberäknat något.
- 7Upprepa för andra konton. Använd samma process igen för att avstämma de andra kontona i huvudboken. När du har gjort det kommer du att ha en färdig och förenlig huvudbok.
Metod 2 av 3: Kontroll av finansiella rapporter
- 1Samla aktuella finansiella rapporter. Avstämning i vissa fall kan också innebära att man ser till att huvudbokssaldot matchar balanserna som rapporterats för samma konton i den periodens finansiella rapporter. Börja med att få kopior av företagets finansiella rapporter. Du måste jämföra rader på dessa dokument med motsvarande konton i huvudboken.
- 2Undersök intäkts- och kostnadssaldo för resultaträkningen. Börja med att kontrollera att intäkts- eller försäljningskontot är detsamma både i resultaträkningen och i huvudboken. Om det här numret inte matchar kommer nästan allt annat att vara felaktigt. Om du upptäcker en avvikelse måste du gå tillbaka och granska intäktskontot i huvudboken igen.
- Titta sedan på andra intäktskonton, som ränteintäkter eller icke-rörelseintäkter, om tillämpligt. Kontrollera dessa saldon mot deras rapporterade värden i resultaträkningen.
- När du har tagit hand om inkomstvärden, gå vidare till utgiftskonton och sammanlägg kostnader i deras kategorier i resultaträkningen vid behov. Exempelvis skulle kostnader för sålda varor inkludera både materialkostnader för producerade artiklar och direkta arbetskostnader.
- 3Kontrollera balans- och tillgångssaldon i balansräkningen. Titta på de redovisade tillgångsbeloppen i balansräkningen, inklusive kontantbelopp, lager, anläggningstillgångar och andra tillgångskategorier. Se till att saldot överensstämmer med de som redovisas i saldot i bokföringen. Några av dessa konton aggregeras i balansräkningen. Till exempel kan likvida medel innehålla ett antal olika typer av tillgångar, från faktiska kontanter till sparande och checkkontosaldo.
- Efter att ha kontrollerat tillgångarna, gå vidare till skulder och titta på de redovisade korta och långfristiga skulderna i balansräkningen. Se till att dessa matchar slutbalanserna som är registrerade i huvudboken.
Förutom huvudboken behöver du alla dokument som är knutna till varje transaktion i storboken. - 4Kontrollera saldot i övriga finansiella rapporter. De övriga finansiella rapporterna beror till stor del på balanserna i de två första rapporterna. Se till att markera om avvikelser upptäcktes i resultaträkningen eller balansräkningen och där eventuella ändringar på detta konto kan påverka kassaflödesanalysen eller eget kapital.
- 5Gör justeringar om kontona fortfarande inte är lika. Om du märker avvikelser, gå tillbaka och undersök de underliggande transaktionerna kopplade till huvudboksposterna. Visa att kontosaldot är korrekt först och gör sedan ändringen i bokslutet. Uppdatera sedan de andra saldorna som påverkas av denna ändring om din bokföringsprogramvara eller kalkylark inte gör det åt dig.
Metod 3 av 3: korrigera en obalanserad huvudbok
- 1Konstruera en provbalans. Ibland kan en huvudbok ha ett slutligt saldo som är ojämnt fördelat mellan krediter och debiteringar. Helst bör detta saldo vara noll, eftersom kreditvärdet ska matcha debiteringsvärdet. Om detta inte är fallet har en eller ett antal transaktioner registrerats felaktigt. För att se om det finns ett sådant problem, skapa en provsaldo genom att lägga till alla krediter och debiteringar som registrerats på varje konto. Detta beräknade saldo kallas en försöksbalans.
- Innan du går vidare, kontrollera din matte igen och lägg till kredit- och betalkolumnerna tillsammans. Om det fortfarande är obalanserat, se till att du inte placerade några värden i fel kolumn.
- 2Undersök kredit till debiteringssaldo på varje konto. Jämför saldot för varje konto med de transaktioner som utgör det kontot. Om du hittar ett fel går du igenom och beräknar kontosaldot igen med kredit- eller debiteringsvärdena från varje transaktion.
- Följ varje transaktion till det andra kontot som den påverkar och se till att ett motsvarande kreditvärde rapporterades för varje debitering till det ursprungliga kontot och vice versa.
- 3Korrigera obalanser i varje konto, om de fortfarande finns. Om det inte går att balansera kontona om du arbetar med transaktionerna kan du ha ett fel i transaktionsrapporteringen. I det här fallet måste du gå tillbaka till källmaterialet (kvitton, fakturor etc.) för att hitta källan till obalansen. Kontrollera att transaktionen i källmaterialet registrerades korrekt i varje konto som den påverkar. Till exempel, för ett kundköp med kontanter, kontrollera att motsvarande poster gjordes i kontanter, försäljning, lager och kostnad för sålda varor och att dessa poster balanserar till noll.
När du har valt ett konto måste du först se till att startsaldot för den period som registreras i huvudboken matchar slutbalansen för samma konto från den senaste perioden. - 4Kontrollera att testbalansen nu är noll. Efter att ha hittat alla fel som du kan hitta och justerat dem till deras rätta platser och värden, kör en ny provbalansberäkning för att se till att du har åtgärdat problemet. Om du inte har det, gå tillbaka och upprepa processen och kolla igenom ditt arbete från första gången.
- Dokument för andra - inte dig själv. Syftet med avstämningen är att visa för andra att kontosaldot är korrekt. Se till att dina förklaringar inte innehåller för mycket jargong och att de är kompletta.
- Dokumentera allt ditt arbete. Alla ändringar du gör är relevanta för framtida avstämningar eller revisioner.
- Kopiera inte helt enkelt huvudboken; en lista som bara visar aktiviteten in och ut ur kontot är egentligen inte en avstämning. Syftet med försoningen är att underbygga att balansen är korrekt! Listan över all aktivitet visar bara vad balansen är.
Läs också: Hur utvecklar jag en kompensationsplan?
Frågor och svar
- Är en inteckning anläggningstillgångar, omsättningstillgångar, kapitalinkomster, utgifter, långfristiga skulder eller kortfristiga skulder?En inteckning är en långfristig skuld, även känd som en långfristig skuld. Det är ett lån som återbetalas under en längre tid än 12 månader.
- Vad är momsinmatning och -utmatning?Inmatning är vad du har fått i moms - till exempel en av dina fakturor. Output är vad du har betalat ut, till exempel någon annans faktura till dig. De upptar två helt olika platser i en storbok, eftersom en är för försäljning och en för inköp.
Kommentarer (2)
- Det är verkligen mycket hjälpsamt. Tack. Tillhandahåller du programvara för samma?
- Det är en ganska bra förklaring.
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
