Hur gör jag en grundläggande redovisningsrevision?
För att utföra en grundläggande redovisningsrevision, läs de allmänt accepterade revisionsstandarderna och sök efter godkända revisionsmetoder i din specifika bransch. Det är viktigt att läsa dessa standarder, för att utföra en revision kan du behöva anställa en revisor eller annan tredje part. Om du kan göra granskningen själv, korsreferera alla kostnader och kostnader för att säkerställa att informationen är konsekvent. Därifrån dubbelkolla dina kvitton och självdeklarationer och leta efter eventuella avvikelser. Skriv sedan din revisionsrapport. Fortsätt läsa för tips från vår finansiella rådgivare om hur du kan förhindra att ditt företag utlöser en IRS-revision.
För att utföra en grundläggande redovisningsrevision, läs de allmänt accepterade revisionsstandarderna och sök efter godkända revisionsmetoder i din specifika bransch.
En redovisningsrevision är processen att undersöka företagets hela ekonomiska situation, med tonvikt på att säkerställa överensstämmelse med relevanta rapporteringsstandarder och främja adekvata kontanthanteringspolicyer och interna kontroller. I de flesta länder krävs regelbundna revisioner av externa företag för börsnoterade företag. Däremot är småföretag vanligtvis inte föremål för en så sträng uppsättning rapporteringsstandarder och kontroller och är därför ofta inte föremål för obligatoriska revisioner. Att lära sig att utföra en grundläggande intern redovisningsrevision på ditt eget lilla företag kan ge dig en omfattande förståelse för ditt företags ekonomiska styrkor och svagheter.
Metod 1 av 3: förbereda för att genomföra en grundläggande finansiell revision
- 1Förstå ekonomiska revisioner. Helt enkelt finns det finansiella granskningar för att säkerställa att ditt företags ekonomiska information är "sann och rättvis". För småföretag är det största bekymret att alla utgifter och intäkter är korrekta så att skattemyndigheterna vet exakt företagets ekonomiska status och kan bekräfta att alla avdrag är giltiga.
- En formell revision innefattar en granskning av finansiella rapporter från en kvalificerad tredje part (vanligtvis en auktoriserad revisor eller CPA). När det gäller småföretag utförs revisioner vanligtvis av IRS på grund av oro över korrekt rapportering, medan stora offentliga företag vanligtvis anställer externa revisorer (och har interna revisorer) för att bekräfta att finansiell information är giltig för aktieägarna..
- Trots detta kan du fortfarande "självgranska" ditt företag (eller se till att din finansiella information och rutiner är korrekta och rättvisa) för att förbättra ditt företag och skydda dig mot en IRS-granskning.
- 2Lär dig orsakerna till en ekonomisk revision. Det finns flera skäl och fördelar med att regelbundet granska din ekonomi. Även om företagsägaren kan utföra en grundläggande granskning (som regelbundet bör se till att finansiell information är korrekt och att förfarandena är effektiva), är det klokt att anställa en CPA för att göra en systematisk översikt över din ekonomi.
- Finansiella revisioner kan säkerställa att information är giltig och i enlighet med redovisningsstandarder (som allmänt accepterade redovisningsprinciper eller GAAP).
- Finansiella revisioner ser till att alla juridiska och skatteregler följs, vilket kan förhindra en revision från IRS, eller olika juridiska frågor som kan uppstå när bedräglig eller felaktig information presenteras för allmänheten eller investerare.
- De kan också ge företagsägaren utbildning om hur deras verksamhet drivs och hur det kan förbättras.
- 3Förhindra att ditt lilla företag utlöser en IRS-granskning. En grundläggande redovisningsrevision av ditt företag kan vara ett effektivt sätt att förhindra att du får en IRS-revision, vilket kan vara stressande och tidskrävande. Innan du tittar djupare på din ekonomi finns det flera inledande tips som kan användas för att förbättra din ekonomiska ställning och förhindra en IRS-revision.
- Se till att dina avdrag är realistiska och inte överdrivna (särskilt för affärsmat, resor och underhållning). Till exempel är daglig pendling till arbetet vid ett vanligt jobb inte ett giltigt avdrag och inte heller kräver någon personlig kostnad som ett affärsavdrag. En bra regel är att om utgifterna krävs för att tjäna pengar kan de dras av.
- Se till att du har rätt kvitton och register för alla avdrag.
- Ha förklaringar och korrekt dokumentation för större avvikelser mellan år. Om du bidrar mycket mer till välgörenhet ett år än ett annat, ange en förklaring till varför när du lämnar in din retur, och inkludera kvitton eller andra tillhörande dokument.
En grundläggande redovisningsrevision av ditt företag kan vara ett effektivt sätt att förhindra att du får en IRS-revision, vilket kan vara stressande och tidskrävande.
Metod 2 av 3: skapa ett redovisningsspår
- 1Bestäm om ditt företag har tillräcklig redovisningsspårning. En redovisningsspårning består av papper och elektroniska källor som dokumenterar historiken för ett företags transaktioner. Revisionsspår används för att spåra ett företags ekonomiska data från huvudboken till källan till transaktionen / fonderna. Ett starkt revisionsspår ger en omfattande kronologisk lista som dokumenterar de steg som har vidtagits för att påbörja och slutföra transaktioner.
- Bestäm om dina befintliga redovisningsmetoder gör det möjligt för dig att spåra hela processen för en finansiell transaktion med dokumentation. Om inte, måste dina redovisningsprocesser stärkas för att skapa ett tillräckligt redovisningsspår. Om du till exempel köper varor från en leverantör, leta reda på dokumentationen som är associerad med transaktionen (som en faktura), leta reda på transaktionen på lämpligt konto (som kostnad eller kontofördelnings konto) och identifiera vilken typ av transaktion det var (köpa varor från en leverantör).
- Använd bokföringsprogramvara för att skapa ett elektroniskt redovisningsspår för ditt företag. Med hjälp av bokföringsprogramvara för att logga ditt företags ekonomiska aktiviteter kan du enkelt lagra och analysera redovisningsdata enkelt.
- 2Granska ditt lilla företags befintliga policyer för registrering. All finansiell information ska lagras på ett tillförlitligt, säkert och organiserat sätt. All relevant information, såsom kontoutdrag, annullerade checkar och kassaregister ska lagras åtminstone till slutet av varje rapporteringsperiod. Att ha denna information lagrad och lättillgänglig hjälper dig att lösa eventuella problem eller avvikelser som uppstår.
- Det bör finnas tillhörande dokumentation för varje transaktion, med relevanta förklaringar för transaktioner som kommer att användas för avdrag. Om du till exempel spenderade 75€ på gas för att resa för att träffa en potentiell kund, borde det inte bara finnas kvitton (eller bankposter) för transaktionen, men det bör också registreras att 75€ -kostnaden var att rekrytera en ny kund och är därför en avdragsgill affärskostnad.
- 3Undersök hur ekonomiska dokument överförs till redovisningspersonalen. Det första steget i ditt lilla företags redovisningsrevision består av att samla in finansiella dokument, såsom fakturor, kvitton och kontoutdrag, och lämna dem till revisorn eller bokföringsavdelningen för behandling. Om denna process är långsam eller opålitlig kommer bokföringen att drabbas och bli opålitlig.
- Om du är egenföretagare förenklas det här steget och din uppgift är istället att se till att du tar dina egna finansiella transaktionsposter och bearbetar dem snabbt och regelbundet för att säkerställa att dina poster är uppdaterade.
- 4Skapa ett system för övervakning av företagets interna kontroller. Intern kontroll är de bestämmelser som hjälper till att skydda mot bedrägeri, stöld och andra interna redovisningsfrågor. Det är de procedurer som ditt företag använder för att säkerställa att dina tillgångar skyddas och att din information är korrekt.
- Separera redovisningsuppgifter så mycket som det är rimligt. Det är till exempel bäst att inte tillåta samma person att hantera kontanter och göra bokföring, eftersom det gör det lättare att förklara bort saknade kontanter.
- Kassaskåp bör vara låsta när de inte används, och företagsprogramvara och datorer ska vara lösenordsskyddade.
- Kamerasystem är fördelaktiga för att övervaka genomförandet av interna kontroller i detaljhandeln.
- Avstämning av konton, såsom avstämning av kontoutdrag med checkhäftet, bör regelbundet ske som ett sätt att validera finansiell information.
- Tekniker som numreringsdokument som kontroller för att förhindra dubbelarbete är också en användbar intern kontroll.
- 5Tänk på de redovisnings- och skatteregler som ditt företag måste följa. För skatteändamål är du vanligtvis enligt lag skyldig att föra omfattande bokföringsregister för ditt företag. Att förbereda dina bokföringsposter för att överensstämma med lagen gör det möjligt för en potentiell federal intäktsrevision att följa.
- Gör IRS-procedurer som att hålla bokföringsregister i minst sex år till en del av din interna revisionsspårningsprocess. På detta sätt har du redan de processer på plats som krävs för att svara på externa revisioner från IRS och andra externa parter.
- För att ta reda på vilka lagar som är relevanta för dig är webbplatsen Small Business Administration en mycket användbar resurs. Dessutom kan du konsultera din revisor eller bokhållare om du har en.
Att lära sig att utföra en grundläggande intern redovisningsrevision på ditt eget lilla företag kan ge dig en omfattande förståelse för ditt företags ekonomiska styrkor och svagheter.
Metod 3 av 3: genomföra en intern redovisningsrevision
- 1Använd branschaccepterade revisionsmetoder. God revisionssed bör fungera som din första guide för att genomföra din interna redovisningsrevision. Att använda ett program för affärsredovisning, en skatteadvokat eller en revisor är det bästa sättet att se till att din interna bokföringsgranskning överensstämmer med god redovisningssed.
- De allmänt accepterade revisionsstandarderna (GAAS) är de vanligaste revisionsstandarderna som används för att granska privata företag. Tänk på GAAS-policyerna när du börjar din interna bokföringsgranskning.
- GAAS är de grundläggande reglerna och standarderna som används vid en revision. Även om dessa vanligtvis används av professionella revisorer kan konsultation av dessa grundläggande principer ge en användbar riktlinje för din egen personliga revision.
- 2Korsreferera varje del av ditt företags redovisningssystem. Granska varje plats där redovisningsinformation matas in, inklusive allmänna journal, huvudbok och individuella kontosaldon. Kontosaldo bör granskas fortlöpande snarare än precis innan försöksbalansen beräknas i slutet av räkenskapsperioden.
- Se till att alla poster har motsvarande poster över varje element i ditt system och att eventuella avvikelser löses snabbt. Till exempel skulle ett köp av varor att sälja kräva en debitering till lagerkontot och en kredit på ditt kontokonto.
- Använd redovisningsdokumentation för att verifiera ditt företags bruttointäkter, kostnader och kostnader.
- Om du har ett mycket stort antal transaktioner är det acceptabelt att ta ett statistiskt urval för att undersöka enskilda transaktioner, snarare än att försöka undersöka dem alla.
- 3Jämför interna bokföringsposter med externa poster. Kontrollera troget för din egen bokföring genom att jämföra den med externa register. Du kan till exempel jämföra inköpskvitton från dina leverantörer mot dina egna inköpsposter. Observera att problem som uppstår genom denna process kan bero på externa fel, såsom felberäkningar från en leverantör eller kund.
- Om du stöter på några fel är det viktigt att först korrigera felet. Eventuella fel på uppdrag av externa faktorer (som ett leverantörsfel) bör också korrigeras genom att kontakta den berörda parten. Därefter är det viktigt att dokumentera felet och fråga dig själv varför felet hände och vem som är ansvarig. Är det ett engångsfel eller är det ett problem med grundläggande policy eller procedur? Härifrån kan du fokusera på att säkerställa att felet inte upprepas.
- Om du har fysiska produkter eller använder utrustning i ditt företag måste du också genomföra fysiska granskningar. Till exempel bör inventering eller utrustning räknas och inspekteras visuellt.
- 4Kontrollera interna skatteregister mot dina skattedeklarationer. Titta igenom dina senaste statliga skatteintäkter och jämför dessa med dina interna register över betald skatt och skatteskulder. I USA ska du ha skatteintäkter till hands i minst sju år, eftersom detta är lagen om begränsningar av skattebedrägeri.
- 5Skapa en revisionsrapport. Sammanställa en lista över dina resultat i en kortfattad revisionsrapport. En revisionsrapport är helt enkelt ett dokument som sammanfattar resultaten av din revision. Det kommer att ange problem du hittat, förbättringar som gjorts och områden som fungerade bra.
- Eftersom detta är din egen granskning behöver detta inte vara ett formellt dokument, och det borde helt enkelt vara ett användbart dokument som du kan hänvisa till för din egen användning, eller att du kan visa IRS om ditt företag granskas.
Att använda ett program för affärsredovisning, en skatteadvokat eller en revisor är det bästa sättet att se till att din interna bokföringsgranskning överensstämmer med god redovisningssed.
- Överväg att anställa en revisor. Ovanstående vägledning för att skapa ett granskningsspår kan verka skrämmande. Överväg att anställa en revisor om du inte kan utföra nödvändiga processer som krävs för att skapa ett granskningsspår. En revisor kan hyras specifikt för att skapa och genomföra en spårningsprocess för redovisning, som du sedan kan övervaka utan att revisorn får hjälp. Dessutom kan en långvarig relation med en revisor vara avgörande för affärsframgång.
Läs också: Hur startar jag ett destilleri?
Kommentarer (10)
- Det gav hela granskningen av den revision som ska genomföras och vad som behöver kontrolleras under revisionen.
- Jag har tagit ny kunskap från din konkreta granskningsprocess. Tack!
- Den här artikeln hjälpte mig så mycket. Tack så mycket för att du skrev detta.
- Detta har verkligen varit så bra. Jag förberedde mig för en revisionsintervju, så det förberedde mig. Tack så mycket.
- Hjälpte bara för att påminna mig om viktiga komponenter för revision. Tack!
- Jag fick en allmän uppfattning om finansiella revisioner. Tack!
- Jag har utsetts till ordförande för en organisation revisionskommitté. Jag behövde veta steg för steg hur jag skulle komma igång med mitt utskott, hur man ställer in det efter att jag fått all finansinformation från kassör och sekreterare. Tack.
- Det hjälpte till att förstå grunderna för ett revisionsföretag.
- Mycket informativt. Jag är en auktoriserad revisor av yrke, med över 15 år inom revisionsområdet, och jag kan utan tvekan säga att informationen som presenteras här är rätt på plats.
- Jag kan inte tacka dig nog, din analys och presentationer är fantastiska. Kudos till dig. Jag älskar bara din inställning, lätt att förstå.
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
