Hur väljer jag ett restaurangförsäljningssystem?

Det är bara en annan tjänst som kommer in via en tråd — En POS är inte längre en investering i hårdvara och mjukvara och support; det är bara en annan tjänst som kommer in via en tråd.

Ända sedan Square gjorde det möjligt för små företag att enkelt ta kreditkort har handlare börjat ta hänsyn till nya möjligheter för hur de tar betalningar. Molnbaserad POS-programvara exploderar på marknaden och med så många alternativ att välja mellan kan det vara svårt att veta var man ska börja. Den här snabbguiden hjälper dig att begränsa ditt fokus för att se till att du inte slösar bort tid på att titta på fel appar.

Steg

1

Tänk inte ens på hårdvara. Historiskt tvingade en hårdvaruberoende POS dig att ta hänsyn till vilken hårdvara du hade eller behövde köpa. Detta är ett föråldrat sätt att fatta programbeslut. Med prisvärd bandbredd som flyter över hela världen behöver du inte ta ansvaret för att köpa servrar och underhålla dem. Kör din programvara som en molntjänst och låt någon annan hantera databehandlingen. Du försöker driva en restaurang.
2
Definiera dina behov. Även inom det till synes smala utrymmet i kategorin "Restaurang POS" finns det en mängd olika erbjudanden som tillgodoser många olika behov. Vissa kan vara inriktade på ett kafé med en begränsad meny, och andra kan utformas kring fullservice kök som behöver spåra ingredienser, inte menyalternativ. Ytterligare andra tar ett modulärt tillvägagångssätt genom att erbjuda programvara som kan utökas genom tillägg som utvecklats internt eller av tredje part. Vissa områden att tänka på när du definierar dina krav (detta bör inte betraktas som en slutgiltig lista, utan ett förslag på utgångspunkter när du bestämmer dina krav):
- Betalning / redovisning - Om du är nöjd med din kreditkortsprocessor vill du se till att den nya kassan integreras med dem. Detsamma gäller för din bokföringsprogramvara. Det är också viktigt att se till att POS stöder den nya EMV-säkerhetsstandarden. I oktober 2015 kommer handlare att behöva vara redo för det eller riskera ansvar för dataintrång.
- Inventory - Vad behöver du hålla reda på? Hur detaljerad behöver du för att hantera ditt lager?
- Orderflöde - Erbjuder du bordsservice? Hur kommer beställningarna till köket? Ett trådlöst surfplattebaserat system kan hantera informationsflödet, från bord till kök och tillbaka igen.
- Rapportering - Se alltid till att den typ av rapportering som ett system erbjuder faktiskt skulle vara användbar för dig och att du har möjlighet att filtrera resultat baserat på dina egna kriterier.
- Customer Relationship Management - Du kanske inte tror att du behöver det här, men oddsen är att du gör det. Dessutom kommer alla kassor som är värda sitt månadspris att inkludera sätt att få kundinformation och lagra den.
- Andra restaurangrelaterade funktioner för att se till - Det finns massor av små saker som du inte vill glömma bort: Tippfunktioner, delade betalningar, öppna flikar, bordshantering, möjlighet att lägga till modifierare i beställningar och artikelvarianter (S, M, och L, t.ex.), för att nämna några.
- Support - Finns det under de timmar du behöver det?
- Offline-support - Fungerar det även när du har tappat bort anslutningen?
Ett trådlöst surfplattebaserat system kan hantera informationsflödet, från bord till kök och tillbaka igen.
3

Tänk på din budget, men tänk inte på den. Konventionell visdom säger att din POS-budget på något sätt är relaterad till dina intäkter med en procentsats (till exempel: många tycker att du ska spendera 1% - 2% av ditt årliga intag). Detta är ett recept för överutgifter. En POS är inte längre en investering i hårdvara och mjukvara och support; det är bara en annan tjänst som kommer in via en tråd. Du kommer inte att spendera mer på el bara för att du tjänar mer intäkter. Det finns inget kabelpaket på 7460€ per månad för personer som tjänar 5,20€ miljoner eller mer per år. Du behöver någon form av POS, så den här tjänsten är en nödvändig kostnad. När du har begränsat din sökning till några alternativ, ta reda på vad de kommer att kosta på förhand och sedan varje månad - och koppla in siffrorna i din affärsplan. Arbeta sedan igenom en återförsäljare och förhandla fram en bättre affär. Om siffrorna inte fungerar kan problemet vara med din affärsplan, inte POS.
4

Räkna ut en femårsplan. Kanske börjar du små och planerar att lägga till tjänster och utrymme när det blir möjligt. En snabb serveringskiosk kan växa till ett kafé med full service bara genom att slå ner en vägg och städa upp skräpet. Att ha ett POS som kan växa med dig hindrar dig från att behöva gå igenom allt detta igen. En leverantör som har skapat starka partnerskap med andra utvecklare och som delar sin API fritt ger dig den största möjliga framtida korrekturen.
5

Ta en provkörning. När du har begränsat din sökning och gått igenom några prissättningsövningar, bestäm vilka 2 eller 3 alternativ som är dina favoriter och försök sedan bara. Jag har bara sett ett moln POS-företag som inte erbjuder en gratis testperiod, och även de kommer att göra det om du frågar dem snyggt. Testa mjukvaran för enkel användning. Hur konfigurerar det kassan för första gången? Vad sägs om att lägga till lager och ringa upp en order? Är layouten intuitiv? Du kan få en ganska bra känsla för ett POS bara genom att apa runt med det i några timmar.

Molnbaserad POS-programvara exploderar på marknaden och med så många alternativ att välja mellan kan det vara svårt att veta var man ska börja.
6

Testa deras stöd också. Förutsatt att du har verifierat att teknisk support är tillgänglig när du behöver det, och att din testkörning gick smidigt och att du är nöjd med programvarans stabilitet / nytta, är detta fortfarande ett viktigt steg. Se till att deras stöd är värdefullt. Gör upp ett problem. Fråga dem hur man gör något. Ring eller e-post eller båda. Bara för att allt ser bra ut nu betyder det inte att något inte går sönder i framtiden, och det är bra att vara säker på att du kommer att ha ett kompetent och lyhörd supportteam att nå ut till. Glöm inte att titta igenom deras supportwebbplats också.
7

Ta ett beslut. Det finns ingen universell visdom att välja ditt slutliga val. Om du har följt alla steg är chansen att det blir en utmärkelse.

Tips

Var uppmärksam på att använda ordet "integration" med vissa leverantörer. Exempel:
- När man undersöker om en POS integreras med din nuvarande betalningsprocessor räcker det inte att fråga om programvaran fungerar med dem. Många företag kommer att säga att deras programvara fungerar med alla betalningsleverantörer, men ibland betyder det bara att du kan behålla din separata kortterminal och sedan manuellt ange betalningen som kredit i kassan. En riktig integration kommer att fungera från POS.
- En annan knepig språkanvändning här innebär att leverantörer säger att de "integreras med Quickbooks" eller något liknande, när det bara betyder att du manuellt kan exportera data från kassan och sedan importera till "tillägget". Fråga alltid hur en integration fungerar, och om den inte inkluderar direktsynkronisering i realtid är det inte en riktig integration.
Ytterligare andra tar ett modulärt tillvägagångssätt genom att erbjuda programvara som kan utökas genom tillägg som utvecklats internt eller av tredje part.
Att gå igenom en kanalåterförsäljare kan ofta fungera till din fördel, särskilt med mer modulära system. Ofta kan du ha en blandning av molnappar i spel som en enda återförsäljare kan stödja och / eller implementera.

Varningar

Se upp för påståenden om offline-funktionalitet. Inte allt offline-skydd skapas lika och du kan befinna dig i en olycklig situation. Fråga inte "Vad kan kassan göra när den är offline" - fråga vad den inte kan göra.

Läs också: Hur bildar man ett aktiebolag (LLC) i Europa?