Hur skyddar jag ditt företags bankkonto från bedrägeri?
Från övertagande av företagskonton till komprometterad e-post, bedrägliga kontroller och obehöriga ACH-debiteringar, det finns gott om portar för en bedragare att försöka få tag på pengarna på ditt företags bankkonto.
Från övertagande av företagskonton till komprometterad e-post, bedrägliga kontroller och obehöriga ACH-debiteringar, det finns gott om portar för en bedragare att försöka få tag på pengarna på ditt företags bankkonto. Att följa dessa bästa metoder hjälper dig att minska risken för bedrägerier på ditt företags bankkonto.
Del 1 av 3: Skydda ditt konto från övertagande av företagskonton
- 1Håll tillgången till dina affärsbanker online begränsad till dem som absolut behöver åtkomst. Det kan vara frestande att ge tillgång till dina konton online till många människor som hjälper ditt företags ekonomi, såsom revisorer, lönepersonal och andra finansiella yrkesverksamma inom din organisation. Tänk på att ju mer åtkomst du ger till dina konton, desto mer sannolikt kommer din kontoinformation att hamna i fel händer.
- Det är viktigt att se till att du inte överdrivit åtkomst till dina konton, men det är också viktigt att se till att mer än en person regelbundet övervakar dina konton. Daglig övervakning av dina konton av minst två personer hjälper till att undvika fall av förskingring eller annan skuggig aktivitet som du annars inte får veta förrän ditt konto har tömts.
- 2Underhåll säkra arbetsstationer som endast är avsedda för nätbankaktiviteter. Detta är särskilt viktigt om ditt företag använder kassaförvaltningsrelaterade tjänster, till exempel möjligheten att initiera banköverföringar och / eller skicka ACH-filer till din bank för behandling.
- Genom att begränsa all internetanvändning till endast nätbank kan du kraftigt minska risken för att din dator smittas med skadlig kod eller virus som kan infiltrera din dator och stjäla din inloggningsinformation genom nyckelloggning eller andra skadliga medel.
- 3Håll datorns operativsystem och virusskydd uppdaterade. Hackare är snabba med att hitta sårbarheter med operativsystem, så se till att du alltid har den senaste versionen av dessa system och virusskydd hjälper till att minska risken för att bedragare kommer att äventyra din dator.
- 4Var mycket ledsen för förfrågningar som du har fått via e-post för att skicka banköverföring eller ACH-överföring, även om du litar på e-postadressen som skickade begäran till dig. Företag runt om i världen förlorar hundratals miljoner dollar varje år på grund av dessa typer av e-postförfrågningar, och du som företag kommer ofta att anta bedrägeriförluster relaterade till att skicka ut bedrägliga banköverföringar eller ACH-krediter, inte din bank.
- Använd bandautentisering för att verifiera legitimiteten för alla förfrågningar du får om att skicka pengar. Out of band-autentisering är helt enkelt att verifiera på annat sätt än hur du mottog begäran med den som skickade begäran. Exempel på autentisering utanför bandet kan vara att följa upp ett telefonsamtal, SMS, snabbmeddelande, fax eller någon annan typ av säker verifiering som är tillgänglig för din organisation. Även om det kan verka som överdrivet kommer du att bli påmind om värdet av att ta dessa extra säkerhetssteg första gången du undviker att skicka en bedräglig banköverföring för tiotusentals dollar.
Att följa dessa bästa metoder hjälper dig att minska risken för bedrägerier på ditt företags bankkonto.
Del 2 av 3: Skydda ditt konto från falska penningöverföringar
- 1Använd dubbel verifiering / godkännande för alla begäranden om överföring av pengar, inklusive banköverföringar och ACH-överföringar. Dubbel verifiering erbjuds av nästan alla banker och begränsar användarna av dina online- bankkonton från att skicka in överföringar på egen hand utan att få godkännande från en annan användare med tillräcklig behörighet för att godkänna begäran.
- Även om du inte är bekymrad över att en anställd går skurk, kan det krävas dubbla verifieringar att en anställds inloggningsuppgifter på nätet äventyras av bedragare.
- 2Begär tokeniserad åtkomst till ditt konto, om tillgängligt. Tokeniserad åtkomst ges i allmänhet till företagskunder som använder mer avancerade treasury managementtjänster, som tråd- och ACH-överföringar, och det kräver att en token (som liknar ett USB-minne) anges varje gång du loggar in på ditt konto. Token kommer att tillhandahålla ett nytt engångskod för varje inloggning.
- 3Begär autentisering från din bank för inlämnade banköverföringar och ACH-filinlämningar. Om din bank erbjuder denna tjänst kommer de inte att släppa några banköverföringar eller ACH-filinlämningar som de får från dig förrän du har bekräftat på annat sätt att överföringarna är okej att skickas. Out-band-autentisering utförs vanligtvis med hjälp av ett återuppringnings, call-in, fax- eller säkert meddelandesändning där du verifierar dollarn för överföringen, antalet objekt i filen (för ACH-filer) och annat tillämplig information.
De flesta transaktioner på företagskonton kan inte returneras av din bank senare än följande arbetsdag efter det att de har bokförts på ditt konto.
Del 3 av 3: Skydda ditt konto från bedrägliga kontroller och ACH-debiteringar
- 1Använd positiv lön. Nästan alla banker erbjuder en tjänst som kallas Positive Pay, vilket är ett av de bästa sätten att försvara mot bedrägliga debiteringar på ditt konto. Det finns många olika variationer av Positive Pay, men tjänsten tillåter i huvudsak en auktoriserad användare i ditt företag att granska kontrollerna, ACH-debiteringar och andra transaktioner som skickas till ditt konto för att verifiera att de verkligen är auktoriserade. Om det finns obehöriga debiteringar kan de markeras för att returnera och din bank kommer att kunna returnera den falska debiteringen tillbaka till avsändaren.
- Alla ACH-debiteringar från företag till företag har mycket begränsade omgångstider för att lämna in bedrägeribekräftelser mot, och om du bara granskar dina kontokonton varje månad, kommer du eventuellt att vara ansvarig för upp till en månad av bedrägliga transaktioner. Du måste rapportera bedrägliga ACH-transaktioner från företag till företag senast bankdagen efter att de presenterats för betalning för att undvika ansvar i de flesta fall. Kontakta din bank eller granska dina kontovillkor för att verifiera eventuella ytterligare bestämmelser eller krav för rapportering av bedrägerier.
- 2Undvik om möjligt att skriva kontroller. Varje gång en check skrivs av ditt företagskonto överlämnar du åtkomst till ditt företagsnamn, adress, banknamn, bankruttnummer och företagets bankkontonummer - alla verktyg som behövs för bedragare att skicka obehöriga debiteringar till ditt konto eller skapa bedrägliga kontroller.
- Om ditt företag måste utfärda kontroller, se till att du använder ytterligare verktyg för att förebygga bedrägerier som Positive Pay för att övervaka ditt konto dagligen.
- 3Använd ACH-ursprung för löner och andra fordringar och skulder. ACH-ursprung för löner och andra skulder hjälper till att hålla ditt kontonummer och kontoinformation säker och också minska flyttiden. Fråga med din banks Treasury Management- eller Cash Management-team för mer information om hur ditt företag bäst kan använda ACH-ursprung.
Tidig rapportering av bedrägerier till din bank hjälper till att minska eller till och med eliminera ditt ansvar för eventuella bedrägeriförluster.
- Daglig övervakning av ditt konto kan inte stressas tillräckligt. De flesta transaktioner på företagskonton kan inte returneras av din bank senare än följande arbetsdag efter det att de har bokförts på ditt konto. Tidig rapportering av bedrägerier till din bank hjälper till att minska eller till och med eliminera ditt ansvar för eventuella bedrägeriförluster.
- Rapportera obehörig aktivitet, inklusive bedrägliga transaktioner, till din bank omedelbart. Ju snabbare aktiviteten rapporteras till din bank, desto snabbare kommer din bank att kunna svara och hjälpa till att stänga eller frysa åtkomst till ditt konto, eller försöka få tillbaka förlorade medel.
Läs också: Hur jämför jag inteckningsprogram?
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
