Hur skriver jag en bekräftande handlingsplan?
Om du är en federal entreprenör kan bestämmelser kräva att du har en plan för positiva åtgärder.
Om du är en federal entreprenör kan bestämmelser kräva att du har en plan för positiva åtgärder. Många statliga regeringar kräver detta även för statliga entreprenörer. Syftet med en plan för positiva åtgärder är att korrigera effekterna av tidigare diskriminering av människor på grund av deras ras eller kön och ge lika anställningsmöjligheter för alla. Processen med att skapa en bekräftande handlingsplan är extremt komplex, så du bör granska flera exempelplaner innan du börjar. Du kanske vill arbeta med någon som har erfarenhet av att utveckla planer för positiva åtgärder för företag eller organisationer som liknar dina.
Del 1 av 4: genomföra självanalys
- 1Samla demografiska data. Den första delen av din positiva åtgärdsplan innehåller vanligtvis information om antalet anställda du har för närvarande av olika raser och kön.
- Enligt federala bestämmelser måste du analysera din arbetskraft och din arbetssätt, även om det inte finns någon obligatorisk metod för detta.
- Du kanske vill granska exempel på planer för positiva åtgärder eller godkända planer för positiva åtgärder för organisationer som liknar dina, för att bestämma de bästa sätten att samla in och analysera nödvändig information.
- Till exempel har arbetsdepartementet några exempel på bekräftande åtgärdsplaner tillgängliga för nedladdning på http://dol.gov/ofccp/regs/compliance/aaps/aaps.htm.
- 2Analysera mångfalden hos din nuvarande personal. När du har samlat in data kan du jämföra dem med regleringsstandarder eller branschgenomsnitt.
- Den första delen av din skriftliga godkännandeplan innehåller vanligtvis tabeller eller diagram som visar antalet anställda i varje avdelning, deras lönesats och antalet manliga och kvinnliga anställda i varje ras.
- Avsnittet om självanalys bör innehålla andelen kvinnor och rasminoriteter i varje avdelning och lönegrupp.
- Tänk på att målet för en positiv åtgärdsplan är att uppnå den olika arbetskraft du skulle ha om diskriminering aldrig hade funnits.
- Du måste placera dina anställda i specifika arbetsgrupper och jämföra andelen minoriteter och kvinnor i din organisation med andelen personer som är tillgängliga för att arbeta i den arbetsgruppen inom ett rimligt rekryteringsområde.
- Din plan för positiva åtgärder bör innehålla tabeller som anger andelen kvinnor och minoriteter som är tillgängliga jämfört med andelen kvinnor och minoriteter i din organisation.
- 3Utvärdera anställningsmetoder och tidigare program. En del av målet med din självanalys är att avgöra om du har någon praxis eller policy som har till följd att personer som historiskt har diskriminerats utesluts.
- Om du tidigare har haft planer för positiva åtgärder, ta en titt på mångfalden i din organisation före och efter planens ikraftträdande.
- Titta på dina arbetsbeskrivningar såväl som dina anställnings- och rekryteringsmetoder för att se om de har effekten av att utesluta kvinnor eller rasminoriteter.
Du kan inkludera personens arbetsbeskrivning i din plan för positiva åtgärder.
Del 2 av 4: fastställa prioriteringar
- 1Bestäm vilka problem som är de allvarligaste. I den mån det är ekonomiskt genomförbart bör din plan ta itu med de allvarligaste problemen först.
- Antag till exempel att kvinnor utgör cirka 40 procent av den tillgängliga arbetskraftspoolen för en viss position i din organisation, men din organisation anställer inte en enda kvinna med den jobbet. Det indikerar ett allvarligt problem som bör hamna högt på din prioriteringslista.
- Om du tittar på tabellerna du skapade för din självanalys kan du avgöra hur nära dina procentsatser är andelen kvinnor eller minoriteter som är tillgängliga. Ditt mål bör vara att förhållandet mellan din procentsats och tillgänglighetsprocenten ska vara minst 80 procent.
- 2Undersök din budget. Du måste ha en god uppfattning om de resurser du har för att avhjälpa problem innan du kan bestämma vad dina högsta prioriteringar kommer att vara.
- Vissa policyer kan kräva betydande arbete och ta stora resurser. När du tittar på din budget vill du balansera kostnaderna för att lösa ett problem mot svårighetsgraden av det problem du identifierat.
- En del av granskningen av din budget inkluderar att projicera möjligheten till lediga platser och huruvida projekt kommer att läggas till eller utökas för att skapa nya befattningar.
- 3Utvärdera möjliga lösningar. När du förstår dina budgetbegränsningar kan du eliminera strategier som skulle vara för komplexa eller dyra att inkludera i den slutliga planen.
- För att återgå till exemplet med den position för vilken din organisation inte anställer kvinnor, skulle möjliga lösningar på det problemet inkludera rekrytering av kvinnor till den positionen eller tillhandahållande av utbildning och utbildning för kvinnor i din organisation som har potential att utföra just det jobbet.
- Titta inte bara på vad som kommer att behöva göras för att implementera en möjlig lösning, utan vem som är ansvarig för att utföra specifika handlingar och vad som förväntas av dem enligt din plan.
- Dessa förväntningar bör listas specifikt i din plan när du fastställer roller och utser ansvar för varje strategi.
Processen med att skapa en bekräftande handlingsplan är extremt komplex, så du bör granska flera exempelplaner innan du börjar.
Del 3 av 4: utveckla strategier
- 1Möt med chefer och handledare. När du skapar din plan för positiva åtgärder måste du samråda flera gånger med de personer som i slutändan kommer att ha ansvaret för att genomföra den.
- Människor som arbetar med att anställa och rekrytera nya anställda har ofta mest kunskap om strategier för att locka kvinnor, minoriteter och andra grupper till din arbetskraft.
- Det är viktigt för att din plan ska bli så effektiv att chefer som ansvarar för att genomföra specifika policyer både förstår dessa policyer och känner att de har spelat en roll i utvecklingen av planen.
- Chefer och handledare bör också ha en god förståelse för vad som förväntas av dem enligt planen och hur de kan hjälpa din organisation att uppnå planens mål.
- 2Välj effektiva policyer. Baserat på input från medarbetare och en analys av din organisations behov och resurser bör du kunna förutsäga vilka policyer som har störst chans att lyckas.
- Till exempel är en policy som godkänts för planer för positiva åtgärder enligt federala bestämmelser skapandet av ett rekryteringsprogram som är utformat för att locka kvalificerade minoriteter eller kvinnor till vissa befattningar inom din organisation.
- Du kan också bestämma dig för att omforma arbetsbeskrivningar för att omfördela arbete så att positioner kräver mindre kunskap eller färdigheter än tidigare för att locka medlemmar i grupper som historiskt inte hade tillgång till utbildning.
- Medan du måste lösa de problem som identifierats i din självanalys bör dina policyer skräddarsys för att undvika onödiga begränsningar av möjligheterna för dina anställda som helhet.
- 3Ställ in riktmärken. När du har skrivit den övergripande beskrivningen bör du ställa in specifika, mätbara mål som kan nås över tiden.
- Mer än att diskutera höga mål och ideal bör din plan innehålla specifika steg som kan vidtas för att avhjälpa effekterna av tidigare diskriminering på din arbetsplats.
- Inkludera både långsiktiga och kortfristiga mål, med tidtabeller för att nå dessa mål.
- Målen bör vara specifika för arbetsklassificeringar och lönegrupper med hänsyn till den nuvarande och beräknade arbetsmarknaden för dessa positioner.
- Tänk på att ditt yttersta mål är att lösa problemen så långt att det inte längre behövs en plan för bekräftande åtgärder.
- 4Utse nyckelmedarbetare. Din plan ska innehålla namn eller roller på varje person som kommer att utvärdera och övervaka genomförandet av din plan.
- Enligt federala bestämmelser ska din plan utse personer som har ansvaret för att genomföra var och en av de specifika åtgärder som du har beskrivit i din plan.
- Du kan överväga att utse någon inom din personalavdelning som chef för lika anställningsmöjligheter. Du kan inkludera personens arbetsbeskrivning i din plan för positiva åtgärder.
Din plan för positiva åtgärder bör innehålla tabeller som anger andelen kvinnor och minoriteter som är tillgängliga jämfört med andelen kvinnor och minoriteter i din organisation.
Del 4 av 4: vidta åtgärder
- 1Skapa en slutlig skriftlig rapport. Din plan för positiva åtgärder kommer att innehålla en detaljerad statistisk analys av demografin för din arbetskraft, en beskrivning av dina mål och en lista över steg att ta mot varje riktmärke.
- Enligt federala bestämmelser måste din plan för positiva åtgärder vara skriftlig och daterad.
- Förutom att skicka in din rapport till regeringen bör du också göra den tillgänglig för alla chefer, handledare och andra anställda som kommer att vara involverade i genomförandet av någon del av planen.
- 2Skicka in din plan för certifiering. Den federala regeringen eller din statliga regering kan kräva att du får din plan godkänd innan ditt regeringskontrakt slutförs.
- Generellt sett måste du skicka en kopia av din skriftliga plan till den byrå som ansvarar för ditt kontrakt. Planen kommer att granskas av en statsanställd.
- Om din plan godkänns får du ett intyg som anger att planen överensstämmer med statliga eller federala bestämmelser.
- 3Utvärdera framstegen regelbundet. Inkludera ett förfarande i din plan för att mäta planens effektivitet och de mål du har uppnått.
- Enligt federala bestämmelser måste du upprätta ett system för att övervaka effekterna av ditt program för positiva åtgärder och göra justeringar vid behov för att uppnå dina önskade mål.
- Du är ansvarig för att regelbundet granska programmet och underhålla dokumentation som visar att du fortsätter att följa federala bestämmelser.
- Du kan vara ansvarig för att skicka in en årlig efterlevnadsrapport till staten eller federala regeringen som analyserar din organisations resultat enligt den positiva åtgärdsplanen och dina framsteg mot planens mål.
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
