Hur accepterar jag ett uppsägningsbrev?

Utveckla ett logiskt system för hantering av uppsägningsbrev. Du kommer att framstå oprofessionell om du inte har ett tydligt, koncist sätt att hantera utgående anställda.

• Det kan vara fördelaktigt att ha generiska separationsinformationspaket att ge till avskedade anställda. Om de kommer till dig med sin avgång vill de förmodligen prata med dig om att göra de steg som krävs för att övergången från ditt företag ska gå så smidigt som möjligt. Ge dem professionell rådgivning och upprätthålla en strukturerad beskrivning för artiklar som avgångsvederlag, krav på uppsägningstid, tillhandahållande av en vidarebefordringsadress för slutlön och slutliga anställningsdatum.

Bestäm när motbud kommer att göras. Varje avgång är annorlunda och innebär olika faktiska scenarier. Som arbetsgivare måste du avgöra när moterbjudanden är acceptabla och när du helt enkelt släpper arbetstagaren. Vissa arbetsgivare har en policy att aldrig försöka behålla en anställd som till synes inte vill vara där. En policy som möjliggör vissa förhandlingar kan dock vara fördelaktig, särskilt när den anställde är värdefull för ditt team.

• Till exempel, om personen som skickar ett avgångsbrev är en högt uppsatt befattningshavare eller företagsledare i ditt företag kanske du vill förstå hans eller hennes oro och rätta dem så att den anställde stannar.

Utarbeta ett svarbrev. Inkluderat i ditt vanliga godkännandesystem för avgång bör vara ett svar. I brevet bör det anges att du ångrar den anställdas förlust, men respekterar och förstår deras beslut. Informera dem om datumet då du mottog brevet och datum för deras sista arbetsdag. Var hjärtlig och önska din avgående medarbetare det bästa.

• Ett exempel på ett svarsbrev kan läsa:
  "Kära [anställds namn],
  jag har beklagligt mottagit ditt avgångsmeddelande den [datum uppsägningsmeddelande lämnades]. Din avgång har godkänts och din sista arbetsdag kommer att vara [datum för den sista arbetsdagen]. har varit ett nöje att arbeta med dig och på uppdrag av hela företaget vill jag önska dig lycka till i framtiden. Vänligen rikta frågor till detta kontor. Tack för din många års tjänst.
  Med vänliga hälsningar, [ditt namn]. "

Skydda konfidentiell affärsinformation. Om ditt företag har gett en enskild åtkomst till företagets kreditkort, bankkonton, bilar eller bärbara datorer eller annan elektronisk utrustning, se till att dessa returneras. Efter att de har lämnat eliminerar du medarbetarens tillgång till kontoret via säkerhetskort och ändrar systeminloggningsinformation. Att skydda ditt företag och dess egendom bör vara högst upp på din prioriteringslista när du överväger hur du accepterar ett avgångsbrev.

• Om anställda är skyldiga att underteckna ett konkurrensavtal som en del av anställningsprocessen, läs igenom detta dokument med den anställde när du accepterar deras avgång. Detta kommer att säkerställa att de är fullt medvetna om sina begränsningar när det gäller att lämna ut företagsinformation och kontakta företagets kunder eller medarbetare.

Slå in saker. Om den avgående anställda befinner sig mitt i ett projekt eller en affär, få dem att slutföra det. Om det är omöjligt för dem att slutföra sin nuvarande arbetsbelastning innan de avgår, få dem att utarbeta en rapport som beskriver vad som har gjorts och vad som har lämnats ångrat. Låt dem veta vad som förväntas av dem innan de lämnar företaget.

• Be den anställde att tillhandahålla en lista över viktiga e-postadresser, telefonnummer och datorfiler för deras ersättning.
• Begär att arbetstagaren tillhandahåller en vidarebefordringsadress för sina skatteuppgifter och slutliga lönecheck.

Upprätta ett slutdatum. Vanligtvis föreskrivs riktlinjer för personalresurser att arbetstagaren ger minst två veckors varsel innan han avgår. I slutet av de två veckorna är den anställde fri att lämna. Baserat på vad du känner till den anställdes nuvarande arbetsbelastning kan du eventuellt begära att förlänga tidsfristen. Slutdatum kan variera med arbetstagarens position inom företaget; individer med mer ansvar måste vanligtvis vänta längre innan de officiellt lämnar företaget än yngre anställda.

• Olika stater har olika lagar om meddelande. Till exempel i Kansas behöver en anställd inte lämna något meddelande när han eller hon slutar. Vissa stater kan dock kräva förvarning. Var noga med att kontrollera dina lokala lagar för att säkerställa att det fastställda slutdatumet är giltigt.

Arbeta med att anställa en ersättare. Vägen mot att ersätta den anställde som lämnar med en annan anställd bör börja omedelbart. Sök i ditt företags lista för en godtagbar kandidat. Be den avgående medarbetaren om förslag på vem de tror passar bra för tjänsten. Om det inte finns några kvalificerade medarbetare inom ditt företag, öppna anställningsförfarandet för externa kandidater. Att hitta och utbilda den avgående anställdens ersättare snabbt och i rätt tid kommer att säkerställa att arbetsflödesavbrott minimeras.

• Om du kan anställa den avgående arbetstagarens ersättare innan de lämnar, låt dem träna under den avgående anställd. Detta garanterar en smidig övergång.

Genomföra en exitintervju. En utgångsintervju ger den avgående anställda en chans att prata om sin erfarenhet med dig och uttrycka vad de kände fungerade i deras specifika avdelning eller i branschen i stort. Uppmuntra din avresande anställd att vara ärlig i sin utvärdering av företaget, hans kollegor och ledning under exitintervjun. Lyssna noga och använd deras insikter som en möjlighet att lära dig hur du bäst kan identifiera deras ersättare och anpassa förväntningarna för den person som intar positionen.

• Glöm inte att ta reda på mer om varför den anställde vill lämna när du genomför exitintervjun. Det finns vanligtvis en anledning i avskedsbrevet, men det är en bra idé att gräva djupare in i vad som kan göras för att få den anställde att stanna.