Hur skriver jag ett uppsägningsbrev?

För att skriva ett uppsägningsbrev, börja med att ange om den anställde får sparken eller säger upp, samt när uppsägningen är effektiv.

Det är svårt att fatta beslut att säga upp en anställd. Men om du bestämmer att en anställd inte passar bra för ditt företag eller inser att du behöver minska, bör du skriva ett brev för att formellt informera den anställde om hans eller hennes uppsägning. Att utarbeta ett effektivt brev kräver att du identifierar orsaken till uppsägningen, stöder beslutet med dokumentation och sedan utarbetar ett uppsägningsbrev som överensstämmer med lagen.

Del 1 av 2: förbereder sig för att skriva brevet

1
Identifiera anställningsförhållandet. De flesta anställda i Europa betraktas som "efter behag". Detta innebär att de kan släppas av någon anledning alls. Bortsett från statliga och federala lagar som skyddar mot vedergällning eller diskriminering (om ras, kön, sexuell läggning, ålder, religion, etc.), har en "efter behag" anställd inget rättsligt skydd mot uppsägning.
- För att förstå federala lagar mot diskriminering kan du läsa sammanfattningarna från den federala jämställdhetskommissionen.
- Din stat eller kommun kan också ha antidiskrimineringslagar. Du bör försöka hitta dem genom att söka online eller genom att träffa en advokat.
2
Granska kontraktet. Ett viktigt undantag från "efter behag" -läran är en anställd som arbetar enligt ett kontrakt. Avtalen innehåller ofta bestämmelser som säger att en anställd kan sägas upp för "god sak" eller "rättvis sak". En lista med exempel eller omständigheter som övervägs kan också inkluderas. Du bör granska avtalet för att se under vilka omständigheter uppsägning är tillåten.
- Din anställd kan också omfattas av ett kollektivavtal. Om så är fallet, leta upp en kopia av avtalet och granska bestämmelserna om uppsägning. Vanligtvis innehåller ett kollektivavtal en flerstegsprocess som du måste följa när du avslutar anställningen.
- Ibland kan en anställd hävda att ett "underförstått kontrakt" har skapats under arbetsförhållandet. Om en finns, kan du kanske avsluta anställningen endast för "god sak". En domstol kommer att titta på olika faktorer för att avgöra om ett underförstått avtal existerar:
  - anställningstid
  - arbetskampanjer
  - anställdas handböcker, brev, policyhandböcker eller andra dokument som innehåller språk som ger ett löfte om fortsatt anställning
  - en arbetsgivares försäkringar om fortsatt anställning
  - branschpraxis
3
Samla bevis på skälen för uppsägning. Även om du har en anställd "som du vill" vill du fortfarande se till att du har ett pappersspår som stöder ditt beslut att säga upp om den anställde hävdar olaglig diskriminering.
- Titta på din tidigare feedback. Se om du i tidigare prestationsgranskningar har nämnt problemet som är orsaken till uppsägningen. Om du inte har gett något annat än glödande recensioner och orsaken till uppsägningen inte är ett behov av att minska, kanske du vill hålla ut med att avsluta dem tills du kan ge fler signaler om att prestanda är subpar.
- Gör din egen undersökning av arbetstagarens prestationer. Om du har en handledare som vill att den anställde ska få sparken ska du inte bara ta hans eller hennes ord för det. Titta på den anställdes fil och notera eventuella beröm, påminnelser och prestationsgranskningar eller kommentarer.
- Identifiera ditt giltiga skäl till skjutningen. Du ska kunna uttrycka ord med varför du sparkar den anställde. Om du bara "känner" att den anställde är dålig "passar", försök sedan komma med specifika exempel på hur den anställde inte passar och varför du tror att den anställde skadar företaget. Genom att kunna formulera uppsägningsgrunder kan du isolera dig från ett felaktigt uppsägningsanspråk.
Detta meddelande är ganska kort och motsvarar inte ett fullständigt uppsägningsbrev.
4
Sök råd från en advokat. Statlig lag ger många krav som du måste följa när du säger upp en anställd. Vissa stater har till exempel antagit ett avtal med god tro och rättvis handel i varje kontrakt. För att försäkra dig om att du följer alla tillämpliga lagar, kanske du vill söka råd från en kvalificerad advokat.
- För att uppfylla förbundet med god tro och rättvis handel måste parterna avstå från att göra något som gör det omöjligt för den andra parten att fullgöra sina skyldigheter. Dessutom måste varje part göra allt som är rimligt för att fullgöra sina skyldigheter. Konceptet är tillräckligt elastiskt för att du ska få en juridisk åsikt om att du följer det.
- För att hitta en kvalificerad advokat, besök din stats advokatförening, som ska köra ett remissprogram.
- När du har hittat en advokat, kontrollera deras kvalifikationer genom att besöka deras webbplats. Leta efter en advokat som har erfarenhet av att ge råd till kunder om anställningsfrågor.
- Vissa stater tilldelar också certifiering inom arbetsrätten. Denna certifiering görs inte tillgänglig för alla advokater. Istället måste en advokat ha ägnat en betydande andel av sin praktik till anställningsrätt, gått på specialutbildningskurser för juridisk utbildning och fått rekommendationer från kamrater eller domare. Ofta måste advokaten också klara ett prov.

Del 2 av 2: utarbetande av uppsägningsbrevet

1
Använd företagets brevpapper. Mellanslag ner två rader och infoga datumet. Fördela sedan ner två rader och lägg till orden "Personligt och konfidentiellt" under datumet med fetstil. Mellanslag ner och ange anställdens adress, justerad till vänster.
- Om din företagsadress inte är en del av brevpapper, sätt sedan in din adress högst upp på sidan, två rader ovanför datumet. Rikta upp den jämnt med vänster marginal, som du gjorde medarbetarens adress.
2
Förklara förändringen i anställningsförhållandet. Du bör börja brevet med att uttryckligen ange om den anställde sägs upp eller avskedas från tjänsten. Du bör också ange det datum då uppsägningen eller uppsägningen träder i kraft.
- Exempel på språk kan vara: "Jag beklagar att meddela dig att din anställning hos [ange företagsnamn] avslutas från och med [infoga datum]." Eller "Jag beklagar att meddela dig att du kommer att sägas upp från och med den..."
3
Inkludera orsakerna till ändringen. I andra stycket bör du förklara orsaken till ändringen. Om företaget till exempel kämpar ekonomiskt kanske du vill säga upp den anställde för att spara pengar. Alternativt, om den anställde är en dålig artist, skulle du också vilja notera det.
- Du kanske vill säga "Tyvärr har din prestanda varit otillfredsställande."
- Om uppsägningen är av ekonomiska skäl kan du säga: "Den nuvarande ekonomiska miljön har tvingat oss att fatta svåra beslut om nedskärningar."
4
Adressera otillfredsställande prestanda med detaljer. Du kan gå in i mer detaljer om hur anställdas prestationer har varit otillfredsställande. Statsspecifikationer, till exempel datum för prestationsgranskningar och vilka brister som noterades. Du kan också bifoga kopior av allt som stöder dig, såsom tidigare prestationsrecensioner, skriftliga påminnelser eller kundklagomål.
- Om den anställde sägs upp för otillräcklig prestation kan du skriva: "Din anställning avslutas på grund av upprepad misslyckande med att utföra arbetsuppgifterna. När du anställdes fick du en beskrivning av dina arbetsuppgifter. Sedan dess har du har fått återkoppling och utbildning med jämna mellanrum. Det har dock funnits fortsatt brister i din prestation och misslyckande med att följa direktiven. Detta har diskuterats med dig flera gånger: den [infoga datum]. Ingen förbättring har resulterat från din sida. "
- Om den anställde får sparken för dålig närvaro kan du skriva: "Din anställning avslutas på grund av din upprepade fördröjning och frånvaro. Detta diskuterades upprepade gånger med dig på [infoga datum]. På dessa datum påminde jag dig igen om våra policyer. angående närvaro. "
- Om den anställde sägs upp av ekonomiska skäl kan du gärna säga att du är tacksam för det goda arbete som den anställde utfört.
För mer information om hur man delar vänskap med en anställd, se guiden Hur man förhindrar felaktiga uppsägningar.
5
Inkludera information om den sista lönechecken. Om du erbjuder den anställde avgång, bör du också ange detaljerna här.
- Till exempel, om den anställde har en slutgiltig lönecheck, skriv: "Din slutcheck kommer att innehålla betalning för alla upplupna, oanvända timmar semesterledighet upp till maximalt [statligt maximum]." Ange sedan kontaktinformation om den anställde behöver prata om ersättningen.
- Du kanske vill lämna avgång, antingen för att det krävs avtalsenligt eller för att du är villig att tillhandahålla det i utbyte mot en ansvarsfrihet. Om du vill lämna avgång i utbyte mot ett frisläppande ska du kontakta din advokat. Utgåvor måste utformas noggrant och du vill att en advokat ska hjälpa dig att beskriva avgången och eventuella skyldigheter för den anställde för att kvalificera sig.
6
Be om återlämnande av företagets egendom. Vid behov bör du också förklara när och hur den anställde kan returnera företagets fastighetsnycklar, bärbara datorer, telefoner, personsökare etc. Du kanske vill be den anställde att kontakta dig för att ställa in en tid för att returnera all företagsfastighet.
- Du kan till exempel skriva "Du kan kontakta mig på [sätt in telefonnummer] för att ordna en tid för att returnera din [listutrustning] och samla in personliga saker som finns kvar i din arbetsyta."
7
Påminn den anställde om icke-avslöjande eller icke-konkurrensavtal. Som anställningsvillkor kan den anställde ha undertecknat ett icke-avslöjande- eller icke-konkurrensavtal. Granska anställningsavtalet.
- Om den anställde samtyckte till något av dessa, bör du kopiera och klistra in villkoren i NDA eller avtalet om icke-konkurrens. Förord denna information genom att säga "Enligt det anställda avtalet undertecknat [infoga datum] godkände du följande:"
8
Erbjud dig att ge rekommendationer. Om du skiljer dig på goda villkor, kanske du vill avsluta brevet med att erbjuda att ge en positiv rekommendation till den anställde. Du kan också erbjuda dig att tillhandahålla hjälp med arbetsplacering, om du vill.
- Typ: "Tack för ditt hårda arbete. Jag är glad att ge en positiv referens för framtida jobb. Låt potentiella arbetsgivare kontakta mig på [inkludera kontaktinformation]. Jag är också villig att ge en skriftlig referens om det föredras."
- Alternativt kanske du bara vill ange att om du kontaktas angående en referens kommer du bara att ange datum för anställning och jobbtitel.
9
Lägg till ett mellanslag för att underteckna. Du kommer att underteckna brevet, men helst får du den anställde att också underteckna en kopia. Följaktligen bör du infoga en rad för din signatur. Inkludera också en rad för den anställde att bekräfta att han eller hon fick brevet.
- Ovanför den anställdes signaturrad kan du skriva: "Genom min underskrift nedan bekräftar jag att jag fick en kopia av detta meddelande. Min signatur indikerar inte nödvändigtvis överens med innehållet."
Att utarbeta ett effektivt brev kräver att du identifierar orsaken till uppsägningen, stöder beslutet med dokumentation och sedan utarbetar ett uppsägningsbrev som överensstämmer med lagen.
10
Inkludera nödvändiga bilagor. Statlig eller federal lag dikterar ofta att kompletterande information tillhandahålls med brevet, ofta i form av utdelningar. Till exempel kräver vissa stater, som Kalifornien, att arbetsgivare tillhandahåller en broschyr, "För din fördel", till alla uppsatta eller uppsagda anställda.
- Vissa stater kräver att en arbetsgivare omedelbart meddelar en ändring av anställningsstatus. Detta meddelande är ganska kort och motsvarar inte ett fullständigt uppsägningsbrev. Ett provmeddelande från Kalifornien finns här.
- Ge information om COBRA-rättigheter. Dessutom måste du meddela utskrivna anställda om alla fortsättnings, funktionshindringsförlängningar och omvandlingsalternativ under alla arbetsgivarsponserade täckningar som de kan vara berättigade till.
- Inkludera allt annat som rekommenderas av din advokat för att följa statlig eller federal lag.
- Slutligen inkludera allt som det hänvisas till i själva brevet, såsom kopior av prestationsrecensioner eller skriftliga påminnelser.

Tips

För mer information om hur man delar vänskap med en anställd, se guiden Hur man förhindrar felaktiga uppsägningar.
Tryck för att anställda ska skriva under en release. En frisläppande kommer att befria dig från ansvaret för en framtida rättegång. Du bör antagligen försöka få en frisläppande om den anställde är en rasminoritet, kvinna eller över 40 år. Be din advokat utarbeta den.

Läs också: Hur upptäcker jag ebays bil- och datorbedrägerier?

Hur skriver jag ett uppsägningsbrev?

Steg

Del 1 av 2: förbereder sig för att skriva brevet

Del 2 av 2: utarbetande av uppsägningsbrevet

Tips

Frågor och svar

Kommentarer (2)

Läs också: