Hur förbereder jag ett uppdrag?

Stimulera diskussion med exempeluppdrag. Få uppdrag från framgångsrika organisationer som liknar dina. Undersök dem noggrant. Fråga varje medlem eller din grupp om deras åsikter om vad dessa exempel på uttalanden fungerar bra och vad de inte gör bra. Ditt färdiga uppdrag behöver inte efterlikna dina konkurrenters uttalanden. Men genom att titta på några exempel kan du hjälpa dina gruppmedlemmar att brainstorma nya idéer som kan fungera för din organisation.

Definiera din målkund. Fokusera på vem du vill köpa din produkt. Gör ditt bästa för att föreställa dig själv ur kundens perspektiv. Bestäm vad ditt företag tillhandahåller som ingen av dina konkurrenter gör. Du bör också spendera tid på att ta reda på hur din kund hittar dig. Genom att tänka igenom "varför köpa" börjar du på höger fot.

• Om du driver en klubb som tar ut medlemsavgifter, ta reda på vad din organisation tillhandahåller sina medlemmar som ingen annan liknande klubb gör.
• Om du driver en ideell organisation eller välgörenhetsorganisation som engagerar sig direkt med samhället, överväga att prata med medlemmar i samhället för att få en bättre uppfattning om hur din organisation kan tjäna dem bäst. Du kan hålla rådhusmöten eller träffa viktiga samhällsmedlemmar som ministrar, lärare eller affärsmän.

Betona det goda du gör. Oavsett om din organisation är ideell eller ideell, bör du nämna den positiva effekten du har. Om du gör det kan du förbättra din position på marknaden. Att nämna hur ditt företag tar hand om sina anställda genom att erbjuda incitament som ingen annan gör, kan till exempel hjälpa dig att locka högkvalitativa arbetssökande.

Håll dig målinriktad. Ditt uppdrag kommer att vara en ständig påminnelse om vad din organisation försöker uppnå. Därför är ett uttalande som formulerar ett tydligt mål mycket mer användbart än ett vagt klingande uttalande som inte säger så mycket. Att säga "Vi strävar efter att göra rent vatten tillgängligt för alla i utvecklingsländerna" eller "Vi strävar efter att hitta en bra mekaniker så enkelt som möjligt" är ett bra sätt att lägga fram din vision för din organisation i första meningen och bygga vidare på det i de följande meningarna, om det finns några.

• Gå så stor som möjligt när du formulerar ditt mål. Om du gör det kan du skapa en känsla av laganda bland dina anställda genom att sätta ett förenande mål. Det kan också hjälpa dig att vara mer minnesvärd, oavsett om det gäller dina kunder, investerare eller potentiella anställda. Det betyder inte att du kan känna dig fri att skjuta över och göra vilt orealistiska eller felaktiga påståenden om vad din organisation gör. Det betyder helt enkelt att du ska göra ditt bästa för att lägga fram din organisations övergripande vision i ditt uppdragsbeskrivning.

Undvik jargong. Potentiella anställda och investerare kan bli avstängda av uppdragsuttalanden fulla av långa slagord som låter imponerande men inte betyder mycket. Ord som "paradigm", "empowerment" och "commitment" kan fungera mot dig genom att göra ditt uppdragsuttalande vagt. Kom ihåg att om du inte har en väldigt tydlig uppfattning om vad din organisation gör efter att ha läst uttalandet, måste du ändra uttalandet.

• Många företag, särskilt stora företag, använder slagord i sina uttalanden. Så genom att undvika ett sådant språk kan du sticka ut ur förpackningen.

Var kortfattad. Du bör kunna läsa ditt uppdragsmeddelande på högst 15-30 sekunder. Vissa ideella ledare förespråkar till och med att hålla sig till högst en mening. Även om ditt uppdragsmeddelande inte behöver vara så kort, borde det inte vara längre än absolut nödvändigt.

Använd flera utkast. Börja med ett första utkast som är ett helt stycke långt. Klipp sedan allt du inte behöver tills du inte kan klippa mer. Använd så många redigeringsomgångar som behövs. Återigen bör ditt mål vara att göra uttalandet inte längre än det absolut behöver vara.

Involvera ännu fler människor. Om du redan har kunder och leverantörer, be om deras feedback på uppdragsbeskrivningen. Se om de skulle vilja göra affärer med ett företag som använde ett sådant uttalande. Om din organisation är en ideell organisation som sökte feedback från samhället i de tidiga stadierna av utarbetningsprocessen, gå tillbaka till dessa medlemmar för att se vad de tycker.

Ta dig tid med revideringsprocessen. Du bör inte börja använda din uppdragsbeskrivning förrän du är säker på att den gör exakt vad du vill att den ska göra. Sätt bort hur mycket tid du tror att du kommer att behöva förfina och bygga ditt uppdragsbeskrivning. Detta kan vara några dagar eller till och med flera veckor.

Använd uttalandet så vitt du kan när du är klar med revideringen. Lägg upp uttalandet överallt där du tror att det kan vara användbart. Inkludera det till exempel på organisationens brevpapper eller som signaturrader i dina e-postmeddelanden. Lägg uttalandet på din webbplats på ett sådant sätt att det är det första människor ser när de besöker den webbplatsen. Du kan till och med ge bort varor som T-shirts med uttalandet präglat på dem. Se till att människor vet exakt vad ditt företag står för.

Ändra inte uppdragsbeskrivningen när den är klar såvida du inte absolut måste. Ditt uppdrag bör vara en av de mest offentliga delarna av din organisation. Eftersom den beskriver din övergripande vision och ditt mål bör du undvika att göra ändringar i den även om detaljer om hur din organisation fungerar förändras över tid. Snarare bör du bara ändra ditt uppdragsmeddelande om din organisation svänger till en helt annan modell eller ett annat mål.