Hur håller jag företagsregister?
Dina företagsregister bör innehålla kopior av alla brev eller annan officiell kommunikation mellan företaget och alla eller några aktieägare.
En av de största skillnaderna mellan ett företag och en LLC ligger i de formella registreringskraven för företag. I USA är dessa krav föreskrivna i statlig lag, så detaljerna kan variera beroende på var ditt företag bildades. Vissa register bör dock hållas i enlighet med bästa affärsmetoder oavsett om de är föreskrivna av en viss stats lag.
Metod 1 av 3: Bevara organisationsdokument
- 1Kontrollera din stats lag. Varje stat har sina egna regler som styr de register som företagen måste hålla och hur länge de måste förvara dem.
- Statssekreterarkontoret hanterar införlivande i de flesta stater och kommer vanligtvis att ha en lista över krav på företagsregistrering på sin webbplats.
- Förutom att ha regler om vilka dokument som måste sparas och var, kräver de flesta stater att dessa register är öppna för inspektion av företagsdirektörer eller statliga tjänstemän när som helst.
- Även om ditt införlivande inte kräver vissa register, kan andra stater där du verkar i framtiden kanske. Dessutom kan vissa register inte krävas av staten men kan krävas av banker eller av skatte- eller licensmyndigheter.
- Om du anställde en advokat för att hjälpa till med att organisera ditt företag, be honom eller henne om en detaljerad uppdelning av de dokument du måste förvara i dina företagsregister och hur länge du måste behålla dem.
- 2Organisera dina konstitutionella dokument tillsammans med eventuella ändringar. Förutom att lämna in dina organisationsdokument till staten måste du förvara en kopia av dem på din huvudsakliga verksamhetsplats och hos ditt företags registrerade agent.
- Dina bolagsordning och stadgar anses vara ditt företags konstitutionella dokument. Dessa måste vanligtvis lämnas in till statssekreteraren i den stat där företaget bildades.
- Om ditt företag är införlivat i en annan stat än den där det gör affärer, bör du förvara kopior av dessa dokument med den registrerade ombudet i varje stat.
- Om ditt företag till exempel bildades i Massachusetts men också gör affärer i Connecticut och New Hampshire, måste du förvara kopior av dessa dokument på ditt huvudkontor i Massachusetts, liksom med dina registrerade agenter i Connecticut och New Hampshire.
- Du bör också inkludera kopior av alla årsrapporter eller andra arkiv som krävs av ditt bolagsstatus eller andra stater där du verkar.
Även om ditt införlivande inte kräver vissa register, kan andra stater där du verkar i framtiden kanske. - 3Håll en lista över nuvarande och tidigare styrelseledamöter och tjänstemän. Denna lista bör uppdateras varje år eller efter behov för att redovisa eventuella ändringar.
- Din lista bör innehålla fullständiga juridiska namn på varje regissör och tjänsteman, samt deras senast kända adresser och annan relevant kontaktinformation.
- 4Spara kopior av all kommunikation med aktieägarna. Dina företagsregister bör innehålla kopior av alla brev eller annan officiell kommunikation mellan företaget och alla eller några aktieägare.
- Många företagstransaktioner, inklusive stor försäljning av aktier eller omklassificering av aktier, kräver meddelande till aktieägarna. Dessa kopior ger ett bevis på att du uppfyller kraven på meddelanden.
- All kommunikation bör förvaras i minst tre år eller så länge den fråga som beskrivs i dokumentet är aktiv och har kontinuerlig relevans för företaget.
Metod 2 av 3: upprätthålla skatter och finansiella poster
- 1Inkludera en aktieöverföringsbok och register över alla aktieägare. Du måste i allmänhet ha korrekta och uppdaterade register om företagets ägande.
- Din lista över aktieägare bör innehålla varje aktieägares namn samt antal och klasser av aktier de äger.
- Om du har ett aktieägaravtal, behåll en kopia av detta tillsammans med dina andra ägardokument.
- Du bör också inkludera alla beslut som fattas av styrelsen som går tillbaka minst tre år som fastställer rättigheter, preferenser eller begränsningar för en eller flera aktiekategorier.
Innan du rensar register kan du överväga att konsultera en advokat eller CPA om huruvida finansiella poster ska sparas. - 2Föra register över alla finansiella rapporter och transaktioner. En ordnad fil över företagets ekonomi gör det lättare att sammanställa årsredovisningar och andra finansiella rapporter.
- Generellt bör dessa register sparas i minst tre år.
- Leverantörsskulder och kundreskontrar bör förvaras i minst sju år, liksom kontoutdrag och avstämningar.
- Bästa praxis kräver att vissa register - som balansräkningar, huvudböcker, kontantutbetalningar och kvitton och annullerade utdelningskontroller - ska hållas på obestämd tid.
- Om du har några frågor angående hur länge ett register ska hållas, var försiktig och behåll den.
- Innan du rensar register kan du överväga att konsultera en advokat eller CPA om huruvida finansiella poster ska sparas.
- 3Spara kopior av alla statliga och lokala skattedeklarationer. Såvida inte din statliga lag föreskriver en längre tidsperiod, bör du i allmänhet hålla dina företagsdeklarationer i arkiv i minst tre år.
- Den IRS rekommenderar att hålla skattedeklarationer och tillhörande handlingar åtminstone så länge som den tid begränsningar, vilket är den tid under vilken du kan ändra en deklaration eller IRS kan bedöma ytterligare skatter. Denna period är tre år för de flesta dokument.
- Sysselsättningsskatteregistreringar bör förvaras i fyra år från det datum då du betalade skatten eller det datum då skatten förfaller, beroende på vilket som inträffar senare.
- Registrering av alla objekt som begärs för avskrivningar bör sparas så länge den artikeln fortfarande skrivs av. Till exempel, om företaget kräver avskrivningar på tillgångar på en sjuårig tidtabell, bör register över köp av dessa tillgångar sparas i sju år.
Metod 3 av 3: hålla företagsprotokoll
- 1Spela in viktiga företagsaktiviteter. Alla beslut som fattas av styrelsen angående organisationen eller driften av företaget bör ingå.
- När du väl har blivit medlem kan ditt företag endast agera genom sin styrelse. Du kommer ofta att behöva bevisa styrelsens godkännande av vissa åtgärder som att öppna en ny kredit eller sälja aktier till investerare.
- Företagsprotokoll blir en viktig del av den aktsamhet som krävs när ett annat företag är intresserad av att ta över dig eller om du förvärvar ytterligare stora investerare.
- Om ett beslut kräver godkännande från aktieägarna bör detta godkännas i ditt företagsprotokoll.
- Du bör generellt planera att hålla protokollet från styrelsemöten och styrelsebeslut i minst tre år från dagen för mötet eller beslutet.
Förutom att ha regler om vilka dokument som måste sparas och var, kräver de flesta stater att dessa register är öppna för inspektion av företagsdirektörer eller statliga tjänstemän när som helst. - 2Inkludera relevant information för varje post. Du borde kunna titta på posten och snabbt avgöra vilken åtgärd som vidtogs, vem som tog den och när.
- Utse en sekreterare vid varje styrelsemöte. Han eller hon kommer att vara ansvarig för att anteckna alla beslut som fattats och formella beslut som antagits vid mötet.
- Ha för vana att skapa protokoll omedelbart efter ett styrelsemöte snarare än att skapa protokoll för flera möten samtidigt månader efter det. Detta säkerställer att poster är korrekta och viktiga detaljer inte utelämnas.
- 3Använd ett standardformat för alla poster. Detta gör att varje post enkelt kan ordnas och läsas.
- Sök online efter grundläggande mallar som kan användas för dina företagsprotokoll.
- Du kan också överväga att köpa eller prenumerera på en mjukvarutjänst för att hantera och formatera dina protokoll.
- Inkludera en filstämplad kopia av företagets intyg om införlivande och stadgar framför din företags minutbok för enkel referens, samt din lista över befäl och styrelseledamöter.
Läs också: Hur man beter sig i domstol?
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
Relaterade artiklar
