Hur bekämpar man återbetalningar av visum?
Om du hanterar många återkrav, arbeta med Visa och din bank för att hitta sätt att begränsa dem.
Återbetalningar av kreditkort kan vara extremt kostsamma för handlare. Det finns en möjlighet att du kan förlora försäljningen och sålda varor. Återkrav är vanligtvis resultatet av kundtvister, bedrägerier, bearbetningsfel och auktoriseringsproblem. Även om de inte helt kan undvikas är det möjligt att bestrida återkrav. Det finns också steg du kan vidta för att förhindra dem i framtiden.
Del 1 av 3: förbereda ett svar
- 1Slå upp orsakskoden. När du har fått ett anspråk, granska orsakskoden för återbetalningen och ta reda på varför du fick det. Visa har specifika koder för varje återkrav. När du väl har orsakskoden kommer du bättre att kunna ge bevis för din bank.
- 2Granska transaktionen. När du väl har fått orsakskoden måste du bygga ett ärende för varför återkravet är felaktigt. Sök i dina filer efter kvitton, kontoutdrag eller andra register över transaktionen. Du kommer att behöva denna information senare i processen.
- Var noga med att förvara både elektroniska och fysiska kopior av alla dina företags transaktioner.
- Om du inte kan hitta några bevis som stöder ditt anspråk kommer du troligen att förlora försäljningen och varan.
- 3Kontakta köparen. Som en del av dina ansträngningar att samla information om återbetalningen kan det vara nödvändigt att kontakta köparen direkt. Du eller någon i din faktureringsavdelning bör kontakta köparen och fråga om tvistens karaktär. Du kanske kan lösa problemet och inte behöva hantera återbetalningsprocessen ytterligare.
- I de flesta fall kommer en köpare troligen att kontakta dig med eventuella tvister, som du kan hantera omedelbart och helt undvika återbetalningsprocessen.
Om du inte kan hitta några bevis som stöder ditt anspråk, kommer du sannolikt att förlora försäljningen och varan. - 4Hitta dokument som stöder ditt anspråk. Om din bank inte har register över den omtvistade transaktionen kommer de att kontakta dig för mer information. De kommer sannolikt att begära att du skickar en kopia av kvittot och all annan information som beskriver transaktionen.
- Om kortinnehavaren till exempel hävdar att en kredit inte gavs för returnerade varor kan du lösa problemet genom att skicka in bevis för att du krediterat dem vid ett visst datum. Ett bank- eller kreditkortsutdrag eller en insättningsavgift kommer sannolikt att ha den informationen.
- Skicka alla kvitton, försäljningsdokument eller andra relevanta dokument. Om du inte har tillräckligt med dokumentation för att stödja ditt ärende kommer du sannolikt att förlora försäljningen.
Del 2 av 3: svara på återkrav
- 1Skicka dokumentationen till din bank i rätt tid. Skicka alltid så mycket information som möjligt till din bank för att hjälpa dem att åtgärda återbetalningen. Det är viktigt att du är i rätt tid att skicka in din dokumentation till banken. Det är en begränsad tid under vilken du och din bank kan svara på en återbetalning.
- Tiden för att svara på en begäran kan variera beroende på din bank. Var noga med att kontrollera deras policyer för återkrav innan du börjar processen.
- Om du saknar ditt fönster för att skicka dokumentation kommer du troligen att förlora försäljningen.
- 2Lägg tillbaka återbetalningen. Om din bank har tillräckligt med information skickar de in eller "presenterar" återbetalningen till den utfärdande banken. Vid denna tidpunkt kan den utfärdande banken återboka transaktionen till kortinnehavarens konto.
- 3Gå igenom skiljedom. Om din bank presenterar återbetalningen på nytt och du förlorar kan du välja att skicka frågan till förhandsförlikning. Under denna process undersöks återbetalningen ytterligare och kan, om den utfärdande banken inte är nöjd med resultatet, skicka den till Visa för slutlig skiljedom. I detta sista steg bestämmer Visa vem som har det slutliga ansvaret.
- Frågan kring återbetalningen kan lösas när som helst under processerna före skiljedom och skiljedom.
Om din bank inte har register över den omtvistade transaktionen kommer de att kontakta dig för mer information. - 4Följ upp för att säkerställa korrekt upplösning. När din bank, den utfärdande banken eller Visa har fattat ett slutgiltigt beslut om återbetalningen ska du följa upp de olika berörda enheterna för att säkerställa att problemet löses. Se till att du förstår vad du är ansvarig för och hur du skyddar dig i framtiden.
- Om du hanterar många återkrav, arbeta med Visa och din bank för att hitta sätt att begränsa dem.
- 5Stäm kunden. Om du inte kan få en lösning genom Visa kan du överväga att stämma kunden i småmål eller civilrättslig domstol. Rättegångskostnaderna kan dock göra denna rutt mindre attraktiv. Du kan sluta spendera mer än vad du kan få tillbaka från kunden.
- Prata med en advokat innan du vidtar några rättsliga åtgärder.
Del 3 av 3: Undvik återkrav
- 1Var tydlig om din policy. Ange din policy för retur, justering och avbokning tydligt vid försäljningstillfället. Din försäkring, eller ditt meddelande om utlämnande, ska skrivas läsbart på din transaktionskvitto nära signaturraden. Se till att policyn är läsbar på alla kopior av kvittot.
- Om försäljningen är online, inkludera ditt meddelande om information på sidorna före "kassan" eller nära skicka-knappen.
- Kontakta din bank om du är osäker på hur du ska visa din information.
- Underlåtenhet att korrekt visa ditt meddelande om utlämnande kan göra det svårt för dig att undvika återbetalningar. Det kan också göra det svårare för dig att bestrida dem.
- 2Sätt in kvitton omedelbart. Var noga med att sätta in eventuella försäljnings- och kreditkvitton inom en till fem arbetsdagar efter transaktionen. Om du håller på dina krediter för länge kan du få en återbetalning av "sen presentation".
- För att undvika detta, ställ in en bestämd tid varje vecka när du gör dina insättningar.
Underlåtenhet att korrekt visa ditt meddelande om utlämnande kan göra det svårt för dig att undvika återbetalningar. - 3Logga transaktioner noggrant. Se till att felaktiga och dubbla kvitton annulleras för att säkerställa att transaktionerna endast behandlas en gång. Se också till att du inte gör flera insättningar på samma transaktion med olika banker. Detta kan resultera i en återbetalning av "duplikatransaktion".
- Håll detaljerade register över dina transaktioner för att undvika duplicerade transaktioner.
- 4Informera kunder om status för deras transaktion. Låt kortinnehavaren veta om statusen för deras varor förändras. Om datumet för tjänsten ändras, eller om det finns förseningar i leveransen, kontakta kunden och meddela dem om dessa ändringar. Detta hjälper dig att undvika återbetalning av "tjänster som inte tillhandahålls eller varor inte mottagits".
- Om du kan, prova att använda ett automatiserat system för att hålla kunderna informerade om deras leveransstatus.
- 5Skicka varor innan du sätter in transaktionen. Även om du vill sätta in dina transaktioner snabbt, undvik att göra det innan du har skickat varan. Om en kortinnehavare ser en transaktion på sitt uttalande innan de tar emot sina varor eller tjänster, kan de betrakta det som bedrägeri och göra anspråk. Kommunicera till kunden att varorna är på väg innan du sätter några pengar i banken.
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
Relaterade artiklar
