Hur rapporterar jag förskingring?

När du har lämnat in din rapport till brottsbekämpning kommer de att undersöka din arbetsplats och eventuellt intervjua anställda om förskingringen.

Som arbetsgivare strävar du efter att anställa de bästa anställda för att arbeta med dig. Att ta reda på att en av dem potentiellt har förskingrat fonder kan ha både personliga och juridiska konsekvenser. Även om det kan ta lite tid att komma över missbruket av förtroende har du två grundläggande alternativ för att hantera situationen: du kan försöka ta hand om det internt eller rapportera det till brottsbekämpning och låta myndigheterna hantera det. Oavsett vilken väg du följer, framför allt vill du se till att de förskingrade medlen returneras till ditt företags kassa.

Metod 1 av 3: hantera situationen internt

1
Meddela försäkringsbolag om det behövs. Om du har en försäkring som täcker förluster på grund av anställds stöld eller förskingring, ring ditt försäkringsbolag så snart du upptäcker stölden, även om du inte har några misstänkta i åtanke. Ditt försäkringsbolag kan kräva specifik dokumentation av de steg du tar för att samla in bevis och identifiera ansvarig person.
- Din policy kräver vanligtvis att du gör en anmälan inom en viss tidsperiod efter att du upptäckt förlusten. Om du väntar för länge kan du förlora möjligheten att göra ett anspråk.
- När du har slutfört din interna utredning skickar du vanligtvis ett bevis på skadedokument som anger förlustbeloppet och den anställd eller anställd du tror är ansvarig. Du kan också behöva inkludera dokumentation om den disciplinära åtgärden som vidtogs mot den anställde.
2
Samla så mycket information du kan. Förskingringsfall kan vara svåra att bevisa om bevisen som ansluter stölden till den ansvariga anställda går förlorade eller förstörs. Dessutom vill du inte anklaga en anställd utan väsentliga bevis för att de är ansvariga.
- Medan du samlar in bevis och bygger ditt ärende bör misstänkta anställda inte ha någon anledning att tro att de är under misstankar. Annars kan de börja vidta åtgärder för att täcka sina spår eller förstöra poster du behöver för att bevisa deras handlingar.
- Om du inte har en enskild misstänkt ännu, ta reda på möjliga sätt att pengarna stjäls så att du kan begränsa en lista över anställda med tillgång. Om du intervjuar andra anställda eller potentiella vittnen, se till att de håller strikt konfidentialitet.
- Titta på säkerhetsåtgärder du kan genomföra tyst så att du kan fånga gärningsmannen i handling. Deras metod ger bevis som du kan använda för att ansluta dem till tidigare stölder som inträffade på samma sätt.
3
Informera tavlan om dina misstankar. När du har samlat grundläggande information om förskottet och den person du misstänker för att göra det, låt andra ägare eller styrelseledamöter veta om förskingringen så att du kan vidta åtgärder kollektivt.
- Om den person du misstänker för förskingring av medel är tjänsteman eller styrelseledamot kan du behöva vara mer försiktig. Du kan inte vara säker på att det inte finns andra som deltar i systemet.
- Håll strikt sekretess under hela detta utredningsskede, särskilt om du har begränsat dina misstankar till specifika anställda. Att offentligt identifiera en oskyldig arbetsgivare som förskott kan öppna dig för ansvar för förtal.
Ta med alla bevis du har, både för förskingringen och dess koppling till en viss anställd eller anställda.
4
Genomföra en grundlig granskning. Hyra en oberoende rättsmedicinsk revisor för att granska böckerna för ditt företag eller din organisation. En flitig rapport kommer att avslöja exakt hur mycket pengar som har förlorats för förskingraren, och hur länge förskingringen har pågått.
- Även om du kanske har hittat en avvikelse nyligen efter en rutinmässig granskning, kan förskingringen ha pågått oupptäckt mycket längre. Få revisorn att gå igenom flera års finansiella poster.
5
Begränsa den misstänkta anställdens tillgång till medel, om det är lämpligt. Du kanske vill omfördela den anställde som du tror förskingrar medel för att begränsa stöldens omfattning. Vanligtvis vill du bara göra detta om det kan göras utan att den anställde misstänker att de har fastnat.
- Detta kan också bekräfta dina misstankar. Om du tar bort den anställdas tillgång till medel och förskottet upphör, ger det bevis för att de var ansvariga.
- Om du till exempel misstänker att din kontorsassistent har tagit pengar från småpengar kan du låta dem arbeta hemifrån i några dagar. Medan de är hemma, övervaka situationen för små kontanter och se om pengar fortsätter att försvinna.
6
Intervju den misstänkta medarbetaren. När du har tillräcklig bevisning för att knyta stölden till en viss anställd, sätt dig ner dem för ett möte för att diskutera situationen. Ge dem en möjlighet att förklara sin sida av berättelsen och komma fram frivilligt.
- Även om du kan vara upprörd över den anställde, försök att vara lugn och öppensinnad. Presentera dina bevis för den anställde och ge dem en chans att förklara.
- Den anställde kan vara generad och skämmas och vara angelägen om att hålla frågan tyst om de gör ett avtal med dig om att återbetala pengarna. Ge inga löften till den anställde utan att först prata med en advokat och din försäkringsagent (om du lämnade in en fordran).
- Om den anställde inte erkänner förskottet frivilligt kan det vara nödvändigt att stänga av dem (med eller utan lön, beroende på vad du anser lämpligt) medan du vidtar ytterligare åtgärder.
7
Informera omläggningen av tillgångar till IRS. Rapportering av förskingring till IRS krävs för både ideella organisationer och vinstdrivande företag. Mängden förskingrat betraktas som beskattningsbar inkomst för den anställde.
- Undvik att rapportera de förskingrade beloppen på en W-2 eller en 1099-MISC, eftersom dessa formulär är för att rapportera inkomster som du frivilligt betalade till en anställd som tjänade den inkomsten. Använd istället formulär 3949A. Ladda ner en kopia av formuläret på https://irs.gov/pub/irs-pdf/f3949a.pdf.
- Rapportera förskingrade medel som en förlust på ditt företags egna skattedeklarationer. Om du har en skatteförberedare som gör ditt företags avkastning, var noga med att meddela dem om förskingringen. Förvara din revisionsrapport som bevis på förlusten.

Metod 2 av 3: rapportering till brottsbekämpning

1
Ring den lokala polisen eller sheriffavdelningen. I de flesta fall av personalstöld hanterar din lokala brottsbekämpande myndighet utredningen. Ring ett nödnummer eller gå personligen till kontoret för att lämna in din rapport.
- Ta med alla bevis du har, både för förskingringen och dess koppling till en viss anställd eller anställda. Berätta för tjänstemannen som tar din rapport när du först märkte den möjliga stölden och vilka åtgärder du har vidtagit sedan dess.
- Få en kopia av den skriftliga polisrapporten. Det kan finnas omedelbart, eller så kan du behöva gå tillbaka för det. Gör kopior för dina företagsregister. Skaffa namn och märkesnummer för tjänstemannen som slutförde rapporten så att du kan kontakta dem direkt om du behöver följa upp.
En flitig rapport kommer att avslöja exakt hur mycket pengar som har förlorats för förskingraren, och hur länge förskingringen har pågått.
2
Meddela FBI, om det är lämpligt. Om förskingringen inträffade i mer än en stat, eller om det bryter mot federal lag, hanterar FBI och den amerikanska advokaten alla brottsutredningar och åtal. I vissa fall, till exempel om bank- eller värdepappersbedrägerier är inblandade, måste du rapportera aktiviteten till federala myndigheter.
- För att hitta ditt närmaste FBI-fältkontor, gå till https://fbi.gov/contact-us/field-offices. Du kan klicka på närmaste plats på kartan eller bläddra igenom den alfabetiska listan.
- Låt FBI-agenten veta om du redan har lämnat in en rapport till lokal brottsbekämpning. De kanske vill ha en kopia av den skriftliga polisrapporten.
3
Samarbeta med brottsutredningen. När du har lämnat in din rapport till brottsbekämpning kommer de att undersöka din arbetsplats och eventuellt intervjua anställda om förskingringen. Gör ekonomiska filer och register tillgängliga och identifiera potentiella vittnen de kan intervjua.
- Utredaren kommer att samla in information och överlämna ärendet till åklagaren. Åklagarmyndigheten kommer troligen att kontakta dig för ytterligare information och dokumentation om stölden.
4
Delta i återställningsdiskussioner. Om åklagaren väcker anklagelser mot den anställde kommer anställdens advokat sannolikt att försöka vädja om en lättare straff. Se till att alla överklaganden inkluderar fullständig återbetalning av beloppen som förskingras från ditt företag.
- Om den anställde döms efter rättegången kommer domaren sannolikt att göra återställande till en del av arbetstagarens straff. Om den anställde inte betalar tillbaka medlen enligt överenskommelse kan de få ytterligare fängelsetid.

Metod 3 av 3: Återvinning av de tilldelade medlen

1
Utarbeta ett avtal med den anställde. Beroende på förskingringens omfattning och personliga faktorer kan du bestämma att du inte vill rapportera händelsen till brottsbekämpning. Om den anställde frivilligt ska betala tillbaka de medel de har förskingrat, utarbeta ett avtal med hjälp av en advokat.
- Om en anställd omedelbart erkänner och går med på att återbetala pengarna är det oftast det enklaste sättet att gå vidare. Andra metoder, inklusive en brottslig eller civilrättslig rättegång, är osäkra och förbrukar tid och pengar.
- Låt en advokat utarbeta avtalet för att säkerställa att det är lagligt verkställbart. Inkludera konsekvenser om den anställde misslyckas med att betala tillbaka pengarna vid ett visst datum eller genom att göra avbetalningar enligt överenskommelse.
2
Få betalningar genom kriminell återställning. Om du anmäler brottet till brottsbekämpning och den anställde är åtalad och dömd, kommer domstolen att beordra arbetstagaren att återbetala de pengar de förskingrade. Det kan ta lite tid om den anställde först måste avtjäna fängelsestraff.
- Till skillnad från en frivillig överenskommelse eller en civilrättslig prövning utsätts en anställd för att återställa en straffdomstol inför fängelsestraff om de inte följer ordern.
- En annan fördel med kriminell återställning är att det är mycket svårare för den anställde att hoppa över staden och försvinna. Om en anställd undertecknar ett frivilligt avtal och sedan försvinner måste du spåra dem innan du kan verkställa avtalet i en domstol.
Beroende på förskingringens omfattning och personliga faktorer kan du bestämma att du inte vill rapportera händelsen till brottsbekämpning.
3
Stämma anställd i civil domstol om du inte får kriminell återställning. I vissa fall kan du inte få full återhämtning genom kriminell återställning. I andra kan du välja att inte lämna in straffrättsliga anklagelser alls. Att stämma medarbetaren vid civilrättsliga domstolar är ett annat sätt att få tillbaka dina pengar, även om de kan vara mer komplexa och resultaten inte garanteras.
- Du har en lägre bevisbörda i ett civilrättsligt mål än i ett brottmål. Därför, om det inte fanns tillräckligt med bevis för att döma den anställde för brottmål, kan du fortfarande vinna återbetalning i en civilrättegång.

Varningar

Denna artikel täcker förskingring av medel hos amerikanska företag och organisationer. Om ditt företag eller din organisation är belägen i ett annat land, kontakta en lokal advokat eller revisor för råd om hur du ska gå vidare.

Läs också: Hur kan jag fånga någon som stjäl på jobbet?

Hur rapporterar jag förskingring?

Steg

Metod 1 av 3: hantera situationen internt

Metod 2 av 3: rapportering till brottsbekämpning

Metod 3 av 3: Återvinning av de tilldelade medlen

Varningar

Frågor och svar

Läs också: