Hur verifierar jag anställdas behörighet?

Bestäm när du måste fylla i formulär i-9. Form I-9 måste fyllas i varje gång du anställer en ny anställd. Du anses "anställa" en anställd så snart du börjar betala dem för deras tjänster. En "anställd" är någon som utför tjänster eller arbete inom Europa. Form I-9 ska inte fyllas i förrän du har erbjudit den anställde ett jobb och han eller hon accepterar ditt erbjudande.

• Du behöver inte fylla i formulär I-9 om du anställer någon för ledigt arbete i ett privat hem (t.ex. klippning av gräsmattor, städning), anställning av en oberoende entreprenör eller om du anställer någon som inte arbetar fysiskt på amerikansk mark.
• Du måste fylla i formulär I-9 helt inom tre arbetsdagar efter anställningen.

Skaffa en kopia av formuläret i-9. Du måste fylla i ett separat formulär I-9 för varje nyanställd du anställer. Du kan få en kopia online på webbplatsen US Citizenship and Immigration Services. För att hitta en kopia, helt enkelt Google "Form I-9 USCIS" och en länk ska visas. Formuläret är nio sidor, men endast sidorna sju och åtta behöver fyllas i. De andra sidorna innehåller instruktioner för hur du fyller i formuläret.

• När du har laddat ner och skrivit ut ett formulär kan du helt enkelt kopiera det formuläret så många gånger som behövs.

Be den anställde fylla i avsnitt 1. När du har fått en kopia av blankett I-9 och anställt en ny anställd måste den anställde fylla i avsnitt 1 i formuläret under sin första anställningsdag. Sitt ner med den anställde och se till att avsnitt 1 är fullständigt fyllt. Du är ansvarig för att kontrollera att informationen är fullständig och korrekt. Avsnitt 1 kräver att arbetstagaren lämnar följande information:

• Deras fullständiga lagliga namn, inklusive alla efternamn de har använt tidigare.
• Deras adress. Om de inte har en adress måste den anställde tillhandahålla en beskrivning av var de bor.
• Deras födelsedatum. Dessutom, om du använder E-Verify-systemet, måste den anställde också ange sitt personnummer. Den anställde har också möjlighet att ange en e-postadress och ett telefonnummer.
• Ett intyg om deras medborgarskap och deras förmåga att arbeta i USA. Om den anställde intygar att han är en "utlänning som är auktoriserad att arbeta", måste de ange antingen ett utländskt registreringsnummer eller deras blankett I-94 inträdesnummer.
• Deras signatur och ett datum.

Undersök anställdens originaldokument. Innan du kan fylla i avsnitt 2 och 3 i formulär I-9 måste du skaffa originalkopior av vissa dokument för att hjälpa dig verifiera din medarbetares identitet. När din anställd presenterar nödvändiga originaldokument för dig, undersök dem noggrant för att säkerställa att de är äkta. Den person som granskar dokumenten måste vara samma person som undertecknar avsnitt 2 i formulär I-9. Dessutom måste den anställde fysiskt presentera dokumenten för dig. De kan inte låta någon annan göra det åt dem och de kan inte lämna dem för dig att titta på senare. En lista över godtagbara dokument finns på sidan nio i formulär I-9.

• Godtagbara dokument inkluderar pass, körkort, väljarregistreringskort, militär-ID, ett socialförsäkringskort och födelsebevis.
• Vissa dokument faller inom vissa listor. När du fyller i avsnitt 2 måste du ha vissa dokument från vissa listor för att uppfylla Form I-9-kraven (dvs. du behöver ett dokument från antingen lista A eller B och ett dokument från lista C).

Komplett avsnitt 2. När du har fått acceptabla former av dokument fyller du i avsnitt 2. Ange först anställdas namn som det skrevs i avsnitt 1. För det andra anger du dokumentinformationen i det angivna området. Se till att du erhåller önskat antal originaldokument från önskade listor. För det tredje anger du det datum då den anställde började arbeta för dig. För det fjärde måste arbetsgivaren som granskade dokumenten intyga att de fysiskt granskar dem genom att underteckna och datera avsnitt 2.

• Vid denna tidpunkt uppfylls dina skyldigheter så länge den anställde inte ändrar sitt namn, ändrar sin identitetsinformation eller blir omarbetad. Utan dessa omständigheter kan du hoppa över avsnitt 3 och helt enkelt skicka in det ifyllda formuläret I-9.

Fyll i avsnitt 3 vid behov. Om du anlitar en anställd eller deras information behöver verifieras (dvs, den anställde ändrar namn eller identifieringsinformation) måste du fylla i avsnitt 3 i formulär I-9. Om någon av dessa omständigheter finns måste du hitta det tidigare ifyllda formuläret I-9 och:

• Ange den anställdes nya namn
• Ange den anställdes datum för återanställning
• Ange den nya dokumentinformationen
• Underteckna och datera det färdiga avsnitt 3.

Förvara formuläret i-9 på ett säkert ställe. Du måste behålla ifyllda I-9-formulär så länge som den anställde arbetar för dig. När den anställde har avslutats måste du behålla sin blankett I-9 i antingen tre år efter anställningsdatumet eller ett år efter uppsägningen, beroende på vilket som inträffar senare. Kopior kan sparas på papper eller elektroniskt.

• Om du lagrar dina I-9s på papper kan du lagra dem på eller utanför anläggningen så länge du kan presentera formuläret inom tre dagar efter det att de begärts.
• Om du lagrar dina I-9s elektroniskt måste de lagras på ett sådant sätt att den skyddar den privata informationen och behåller informationens äkthet. När du lagrar dina formulär elektroniskt måste du underhålla och tillhandahålla dokumentation om dina lagringsprocesser.

Gör blanketterna tillgängliga på begäran. Den amerikanska regeringen, särskilt Department of Homeland Security, Office of Special Counsel och Department of Labour, kan be om bevis på dina slutförda I-9s så länge de ger dig tre dagars varsel. Om du får en laglig begäran, se till att du tillhandahåller all begärd dokumentation i rätt tid. Om du inte gör det kan du bli böter.