Hur hanterar jag företagsekonomi?
Även om du driver ditt företag som enmansföretag vill du ändå hålla din företagsekonomi åtskild från din personliga ekonomi.
Effektiv och effektiv ekonomihantering är avgörande för tillväxten och framgången för alla småföretag. Det enklaste sättet att göra detta är att anställa en dedikerad revisor eller bokhållare direkt. Om du inte har resurser att anställa en professionell, dra nytta av bokföring och annan ekonomisk programvara för att spåra ditt kassaflöde och generera rapporter. På så sätt kan du hålla koll på dina vinster och agera snabbt för att minimera förluster.
Metod 1 av 4: ta betalningar och betala kostnader
- 1Skapa en budget och granska den regelbundet. En budget är viktig om du vill att ditt företag ska vara lönsamt. Kategorisera ditt företags vanliga kostnader för att avgöra hur mycket inkomst ditt företag behöver generera.
- Att skapa flera budgetar kan vara till hjälp. Du kanske till exempel vill skapa en med ett minimum av försäljning så att du vet hur du fördelar pengarna när det inte kommer mycket in.
- Använd din budget för att planera för ditt företags tillväxt, till exempel att anställa en ny anställd eller utöka din reklam och marknadsföring.
- 2Öppna ett separat affärsbankkonto. Även om du driver ditt företag som enmansföretag vill du ändå hålla din företagsekonomi åtskild från din personliga ekonomi. Om du blandar dina tillgångar kan det orsaka problem om du granskas eller stäms av en företagskreditor.
- Ta inte pengar från ditt företags bankkonto för att betala för personliga utgifter. Om du behöver pengar från verksamheten, märk det på lämpligt sätt som en dragning från verksamheten och överför pengarna till ditt personliga bankkonto först.
- 3Bestäm vilka typer av betalning du accepterar. Att ha en mängd olika betalningsalternativ är en bekvämlighet för dina kunder. Varje betalningsmetod har sina egna kostnader och risker som du vill ta hänsyn till.
- Kontanter är den enklaste betalningsmetoden men innebär säkerhetsrisker. Om du ska ta kontanter, ha ett säkert kassaskåp och planera att göra vanliga bankinsättningar.
- Om du vill ta kredit- eller betalkort, kolla in de olika tjänsterna för att hitta den som bäst passar dina behov och din totala budget. Du måste vanligtvis betala en abonnemangsavgift för tjänsten plus en avgift per transaktion. Du kanske vill kräva ett lägsta inköpsbelopp för kredit- eller bankkort.
- 4Standardisera betalningsvillkor. Du bör ha en policy som fastställer regler för betalning av dina produkter eller tjänster. Tillämpa dessa regler på alla kunder, snarare än att skapa betalningsvillkor för enskilda kunder på en bitvis basis.
- Universella betalningsvillkor underlättar din bokföring och kan underlätta din insamlingsprocess. Om du använder samma villkor över hela linjen behöver du inte heller oroa dig för att komma ihåg de arrangemang du gjorde med varje enskild kund.
För att hantera din företagsekonomi måste du välja antingen kontant- eller periodiseringsmetoden och använda den konsekvent.
Metod 2 av 4: spåra det totala kassaflödet
- 1Välj din redovisningsmetod. För att hantera din företagsekonomi måste du välja antingen kontant- eller periodiseringsmetoden och använda den konsekvent. Med kontantmetoden registrerar du försäljning och kostnader när pengar faktiskt byter händer. För periodiseringsmetoden registrerar du å andra sidan försäljning och kostnader när de äger rum, snarare än när pengar byter händer.
- Antag till exempel att du är byggentreprenör och att du får en faktura. Om du använde kontantmetoden registrerade du kostnaden i dina böcker när du faktiskt betalade fakturan. Men om du använde ackumuleringsmetoden skulle du registrera den dagen du fick den, även om du inte betalade den på flera dagar eller veckor.
- Kontantredovisning fungerar bättre om du har ett litet företag som främst handlar med försäljningsställen. Om du hanterar större kontrakt som inte betalas på en gång kan periodiseringsmetoden vara ett bättre alternativ för dig.
- 2Registrera alla försäljningar och kostnader. Ställ in ett system så att alla försäljningar och kostnader läggs i boken den dag de inträffar, enligt den redovisningsmetod du har valt. Att bara göra böckerna varje månad eller kvartalsvis kan leda till fel.
- Om du har en butik kan du använda ett försäljningssystem för att spåra försäljning och producera rapporter som du enkelt kan använda för att avstämma dina böcker varje dag.
- När du har anställda eller andra partners som köper saker för verksamheten, se till att du får dessa kvitton så snart som möjligt så att du kan hålla dina böcker uppdaterade.
- 3Köp bokföringsprogramvara. Det finns ett antal bokföringsprogram, till exempel QuickBooks, som du kan köpa och använda för att hantera din företagsekonomi. De flesta av dessa program är ordnade så att du betalar en månadsavgift för att använda tjänsten.
- När du använder en prenumeration, programvara-som-tjänst-plattform, lagras dina data i molnet så att du inte behöver oroa dig så mycket för säkerhet eller dataförlust.
- Dessa program kan anslutas till dina affärsbankkonton, kreditkort och andra system så att mycket av informationen matas in i dina böcker automatiskt.
- 4Anställ en revisor om du behöver hjälp. Om du inte har utbildning och erfarenhet inom redovisning och bokföring kanske du vill anställa någon som har det. Särskilt om du har lånat pengar för att starta ditt företag kan en professionell hjälpa dig att undvika potentiellt dyra misstag.
- Fråga med den lokala licens- eller tillsynsmyndigheten för att se till att någon finansiell professionell du vill anställa har all nödvändig utbildning och certifieringar, och att deras licenser är aktiva och utan disciplinåtgärder.
- Om du inte har råd att ha någon som arbetar för ditt företag på heltid kan du regelbundet rådgöra med en revisor eller använda en bokhållare ibland för att gå igenom dina böcker och korrigera eventuella fel.
Det finns ett antal bokföringsprogram, till exempel QuickBooks, som du kan köpa och använda för att hantera din företagsekonomi.
Metod 3 av 4: generera finansiella rapporter
- 1Ladda ner bokföringsprogramvara för att förenkla skapandet av rapporter. När du använder bokföringsprogramvara har du också möjlighet att generera de finansiella rapporter du behöver med ett klick på en knapp. Rapporterna som skapas är dock bara lika bra som den information du lägger in i programvaran.
- Gå igenom dina försäljningar och kostnader innan du genererar dina slutrapporter. Förena dina böcker med dina kvitton och bankkontoutdrag för att säkerställa att informationen är korrekt.
- När du är nöjd med informationen klickar du igenom för att skapa dina rapporter. Du uppmanas vanligtvis att ange de datum du vill att rapporten ska täcka och den specifika information du vill inkludera.
- 2Skapa kvartalsvisa vinst- och förlustrapporter. Dina P & L-rapporter är bland de viktigaste verktygen för att utvärdera och växa ditt företag. Många bokföringsprogram genererar dessa rapporter åt dig om du anger parametrarna för den rapport du vill ha.
- Din P&L börjar med din totala försäljning. Du drar sedan från försäljningen kostnaden för de produkter eller tjänster som säljs för att få din bruttovinst.
- Ta din bruttovinst och dra andra utgifter, såsom hyra eller verktyg, från det numret. Du kommer att stå kvar med din nettovinst under tidsperioden.
- P&L-rapporter är särskilt viktiga om du räknar med att du behöver småföretagslån eller annan extern finansiering.
- 3Upprätta kvartalsvisa affärsredovisningar. Förutom din P&L finns det flera andra uttalanden, till exempel ditt kassaflödesanalys och din balansräkning, som hjälper dig att avgöra var pengar flyter in och ut ur din verksamhet.
- Ditt kassaflödesanalys rapporterar ökningen eller minskningen av pengarna som strömmar in i ditt företag. Du kan snabbt se mängden kontanter till hands och vad du gjorde med det, samt var de pengarna kom från (vare sig från försäljning eller andra källor, till exempel ett lån).
- I balansräkningen sammanfattas ditt företags tillgångar och skulder. Det kommer att vara särskilt användbart om du har ett företagskreditkort eller om du har tagit upp ett lån för småföretag för att finansiera start av ditt företag.
- 4Uppdatera dina prognoser baserat på ditt faktiska kassaflöde. Din affärsplan inkluderar sannolikt kassaflöden och vinstprognoser flera år framöver. När du driver ditt företag vill du kontrollera regelbundet och se till att dessa prognoser fortfarande är korrekta med tanke på ditt företags faktiska resultat.
- Titta på din affärsplan och uppdatera den två gånger om året. Du vill också uppdatera det när du ansöker om ett lantföretagslån eller uppvakta investerare, så att de har den mest aktuella informationen för att fatta sitt beslut.
- Beroende på hur dina faktiska resultat jämförs med dina ursprungliga förväntningar, kanske du också vill justera några av dina affärsmål och planer för tillväxt eller expansion.
Även om du driver ditt företag som enmansföretag kommer ett separat skatte-ID-nummer för ditt företag att hålla ditt företag och din personliga ekonomi separat.
Metod 4 av 4: lämna in företagsskatter
- 1Få ett separat skatte-ID-nummer för ditt företag. Även om du driver ditt företag som enmansföretag kommer ett separat skatte-ID-nummer för ditt företag att hålla ditt företag och din personliga ekonomi separat.
- Om du har ett amerikanskt företag kan du enkelt få ett arbetsgivaridentifieringsnummer (EIN) på IRS: s webbplats. Gå bara till https://sa.www4.irs.gov/modiein/individual/index.jsp och börja din ansökan.
- I andra länder, konsultera en skatteprofessionell eller företagsadvokat för att ta reda på vad du behöver göra för att korrekt dokumentera ditt företag för skattesyfte.
- 2Välj ditt skatteår. För skatteändamål kan du använda kalenderåret eller vilken period som helst på 12 månader som börjar på ett visst datum. I de flesta fall är det enklast att använda kalenderåret. När du väljer ditt skatteår måste du använda det konsekvent så länge du förblir verksamt. Vanligtvis kan du inte ändra det senare.
- De flesta företag använder kalenderåret som skatteår. Om du funderar på att använda en annan 12-månadersperiod kanske du vill konsultera en advokat eller skattepersonal först.
- 3Spara register över avdragsgilla kostnader. När du driver ditt eget företag har du möjlighet att dra av många av dina företagsrelaterade kostnader på dina skatter. Dessa avdrag sänker dina vinster och minskar ditt företags skatteskuld.
- I allmänhet kommer allt du köper för att göra affärer åtminstone delvis avdragsgill. Kostnaden måste vara rimlig. Om du är osäker på något, spara kvitton och diskutera det med en kvalificerad skattepersonal.
- Kostnader som hyra och verktyg för kommersiellt utrymme, datorer och kontorsmateriel är exempel på affärskostnader som vanligtvis är avdragsgilla.
- 4Använd avskrivningar för dyrare tillgångar och inventarier. Om du köper något att använda i ditt företag som du förväntar dig att använda i många år kan du vanligtvis inte dra av hela kostnaden på en gång. Snarare drar du av en del av det i flera år.
- Hur lång tid och tid du kan kräva avskrivningar beror på hur kostnaden kategoriseras och hur lång livslängden är. Dessa definieras av regeringen.
- Om du har en betydande mängd inköp som är föremål för avskrivningar är det en bra idé att låta en skattepersonal göra dina skatter så att du kan se till att du avskrivar dem med rätt metod och får maximalt avdrag.
- 5Kontrollera skatte- och licensförpliktelser med din stat eller lokala myndigheter. Statliga och lokala myndigheter kan också beskatta företag eller kräva att du upprätthåller certifieringar eller licenser om du vill driva ditt företag.
- Din lokala småföretagssammanslutning eller handelskammare kommer vanligtvis att ha information om de licenser som krävs för att driva ett litet företag i ditt område.
- Besök webbplatsen för din statliga eller lokala skattemyndighet för att ta reda på vilka skatter du måste betala som företagsägare. Till exempel, om du har anställda är du vanligtvis skyldig att betala för arbetstagarens ersättning försäkring.
- 6Ställ in rätt kupong för alla anställda. Om du anställer ordinarie anställda och betalar dem lön eller timlön måste du hålla tillbaka federala skatter och socialförsäkring från deras lönecheckar. Du kan också behöva hålla inne för statliga skatter.
- Många småföretag avtalar med en löntjänst för att ta hand om deras innehav och utfärdande av lönecheckar för dem. Prata med företagare i ditt område för att ta reda på hur de hanterar löner.
- 7Betala kvartalsvis beräknade skatter. Som företagsägare måste du vanligtvis betala skatt kvartalsvis och sedan avstämma på företagets skattedeklaration i slutet av året. Din stat kan också ha uppskattade skatteregistreringskrav.
- Beroende på ditt företags karaktär kan du också behöva ta ut statlig eller lokal moms för alla inköp.
- 8Använd en skatteberedningstjänst för att förenkla processen. Många företag som erbjuder bokföringstjänster har också skatteberedningstjänster. Att koppla samman kontona kan spara mycket krångel eftersom de automatiskt kategoriserar dina avdrag och uppskattar kvartalsvisa skattebetalningar åt dig.
- Som med bokföringstjänster är skatteförberedelsetjänster bara lika bra som den information du lägger i dem. Om du är osäker på om något kvalificerar som avdrag, prata med en kvalificerad skattepersonal.
Läs också: Hur köper jag en restaurang?
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
