Hur skapar jag ett bankkonto för donationer?

Granska din historiska finansiella aktivitet. Titta över din finansiella information för att lära dig mer om hur pengar flyter in och ut ur din organisation. Bestäm ditt genomsnittliga månatliga kontosaldo och förstå vilka månader som är dina långsammaste och mest trafikerade månader. Utvärdera vilka typer av återkommande transaktioner du kommer att ha på ditt konto, till exempel antalet insättningar, inkommande ACH-transaktioner och betalade checkar.

Projektera framtida finansiell aktivitet. Om du är en ny organisation som just börjat kanske du inte har historisk ekonomisk information att granska. Använd istället lite tid på att projicera hur medel kommer att strömma in och ut ur din organisation för att bestämma rätt bankkonto. Börja med att skapa en budget för dina månatliga utgifter. Beräkna sedan hur mycket du tror att du kommer att få i donationer och andra inkomster varje månad. Använd denna information för att projicera ditt genomsnittliga kontosaldo. Faktorera eventuella säsongsinflytande på din ekonomiska aktivitet, till exempel hektiska eller långsamma månader. Slutligen projicera hur du förväntar dig att ditt företag ska växa under de kommande tre till fem åren. Analysera hur dina månatliga utgifter och inkomster förväntas förändras och vilka specifika planer du har på plats för att få dessa förändringar att hända.

• Wallace Foundation erbjuder gratis mallar och verktyg som hjälper ideella organisationer att skapa en budget, projektets kassaflöden och scenarier för projektintäkter.
• Den Foundation Center erbjuder handledning på att skapa en budget.

Utvärdera bankens tjänster. När du har tagit hand om din månatliga ekonomiska aktivitet, träffa en bank för att avgöra om deras tjänster uppfyller dina behov. Jämför olika banker och hitta den som är bäst för dig. Var beredd att diskutera detaljerna i din finansiella aktivitet med varje bank. De flesta banker har tre vanliga kontotyper.

• Grundläggande kontrollkonton är för mindre organisationer med minimal månadsaktivitet.
• Kommersiella kontrollkonton är för organisationer med hög månatlig aktivitet. Saldo på dessa konton tjänar kredit som används för att kompensera avgifter.
• Ideell kontroll med räntekonton gör det möjligt för organisationer med olika saldon att tjäna ränta.

Överväg alternativ för förvaltningen av finanser. Det här är tjänster som kan automatisera vissa transaktioner och erbjuda ditt skydd. Utvärdera något av dessa alternativ som banken erbjuder. Bestäm om de skulle gynna din organisation.

• Med fjärrinsättning kan du skanna kontroller och deponera dem var du än har tillgång till internet.
• Automatic Clearing House (ACH) är ett system för spårning och mottagning av automatiska betalningar.
• Återköpskonton över natten investerar automatiskt saldon över en viss gräns i statspapper över natten.
• Bedrägerikontroller inkluderar positiv lön, som skyddar din mot förfalskade och ändrade kontroller, och ACH-positiv lön, som filtrerar eller blockerar bedrägliga ACH-transaktioner.

Samla in nödvändig dokumentation. När du har valt en bank och en typ av bankkonto, samla in din dokumentation. Banker kräver specifika dokument för att kunna öppna ett konto som tar emot donationer. Banken behöver bevis på att du har registrerat dig hos staten och att du har det nödvändiga skatteidentifieringsnumret. De kommer att vilja se en kopia av dina bolagsordning. Dessutom behöver de ditt arbetsgivaridentifieringsnummer utfärdat av IRS.

Ställ in din webbplats. Bra webbdesign leder till ökade donationer. Givare vill ha en användarvänlig upplevelse, så gör det enkelt för dem att hitta "donera" -knappen. Ge dem också olika alternativ som att använda ett kreditkort eller använda elektroniska check- / ACH-alternativ. Inkludera information om ditt uppdrag, inklusive det arbete du har gjort och dina framtida mål. Ge också information om hur du planerar att använda dina donationer.

Välj ett alternativ för att acceptera onlinebetalningar. Generellt sett har du två alternativ för att ställa in dig för att acceptera onlinebetalningar. Den första är att få ett handelskonto och en betalningsport. Det här är två separata konton med separata leverantörer som du måste konfigurera för att kunna acceptera kreditkortsdonationer. Det andra alternativet är att gå med en tredjeparts betalningsbehandlare, till exempel PayPal, som fungerar som ett handelskonto och betalningsgateway allt i ett.

• Alternativ ett kräver fler steg och mer forskning för att skapa, så det är bättre för en större ideell organisation som kan behandla hundratals donationer per månad. Transaktionerna är också transparenta, vilket innebär att ditt företagsnamn visas på transaktionen. Givare ser ditt namn på sina kreditkortsutdrag.
• Mindre ideella organisationer som inte vill betala för ett handelskonto och en betalningsgateway kan välja alternativ två. När du använder en tredjepartsprocessor kommer givarna att omdirigeras från din webbplats för att slutföra transaktionen. Om du till exempel använder PayPal omdirigeras givare till PayPal-webbplatsen för att slutföra sin transaktion. Namnet på din tredje parts betalningsbehandlare, inte ditt företagsnamn, visas också på givarens kreditkortsutdrag.

Öppna ett handelskonto online. Detta skiljer sig från din organisations bankkonto. Det är ett konto genom vilket kreditkortstransaktioner behandlas och överförs till ditt bankkonto. Handelskonton skyddar dig eftersom de innehar betalningen tills kreditkortsföretaget godkänner det. När transaktionen har godkänts deponeras medlen på ditt bankkonto. Generellt sett kan du inte öppna ett handelskonto förrän du har ett företagsbankkonto. Den konto leverantör kommer att kräva ditt bankkonto och bankkod och din EIN.

• Populära leverantörer av handelskonton för ideella organisationer inkluderar Dharma Merchant Services, Payline, CDG Commerce och Host Merchant Services. De erbjuder verktyg för att hjälpa ideella organisationer att hantera återkommande transaktioner, givaruppsök och evenemangsplanering.

Registrera dig med en betalningsgateway. En betalningsgateway kommunicerar mellan din givare och ditt handelskonto. Det är ett program som motsvarar en kreditkortsterminal online som du skulle ha i en tegelbutik. När givare klickar på knappen "donera" på din webbplats kommunicerar de med betalningsportalen. Betalningsgatewayen krypterar och godkänner transaktionen. Sedan överför den informationen till ditt handelskonto.

• Populära betalningsgateway-konton för ideella organisationer inkluderar authorize.net och PayPal Pro.

Använd en tredjeparts betalningsbehandlare. Många välgörenhetsorganisationer och ideella organisationer använder Network for Good, Google Checkout eller PayPal. De erbjuder dig ett handelskonto och betalning gateway-tjänst allt i ett. De ger dig kod för att installera en "donera" -knapp på din webbplats. Var dock medveten om att när givare klickar på "donera" -knappen kommer de att omdirigeras bort från din webbplats till den tredje parts betalningsbehandlarens webbplats. Avgifterna kan också uppgå till en betydande del av dina månatliga donationer.

• PayPal och andra leverantörer erbjuder rabatter för företag med dokumenterad 501 (c) (3) -status.

Hyra en bokhållare eller revisor. Hitta en kvalificerad bokförare eller revisor som är bekant med de specifika rapporteringskraven för en ideell organisation. Den Financial Accounting Standards Board (FASB) kräver särskild finansiell rapportering från ideella organisationer. Du behöver någon som kan förbereda alla dina rapporter korrekt och i rätt tid. Dessutom kan personen lämna in nödvändiga skattedeklarationer. Bokföraren eller revisorn kan också hantera andra ekonomiska skyldigheter varje månad. Dessa inkluderar avstämning av kontoutdrag och hantering av leverantörskonton.

Upprätta en rapport över finansiell ställning. Detta liknar en balansräkning som en vinstdrivande organisation skulle skapa. Den rapporterar ditt företags tillgångar och skulder. Denna rapport kan utarbetas varje månad, kvartalsvis eller årligen. Denna rapport ger en ögonblicksbild av organisationens ekonomiska ställning vid en viss tidpunkt.

Skapa en inkomst- och kostnadsredovisning. Denna rapport kallas också ett aktivitetsuttalande. Den rapporterar ditt företags ekonomiska verksamhet under en viss tidsperiod. Det kan till exempel visa aktivitet i en månad, kvartal eller år. Den innehåller information om alla inkomster och utgifter. Det beräknar också intäkter minus kostnader för att visa om företaget tjänade tillräckligt för att täcka kostnader.

Utveckla ett kontantflödesanalys. Denna rapport sammanfattar kontanter som blev tillgängliga för företaget under en viss tidsperiod och hur kontanterna spenderades. Medan resultat- och resultaträkningen inkluderar periodiseringar som kundfordringar och avskrivningar, innehåller kassaflödesanalysen information om faktiska kontanter. Detta är användbar information när du planerar för stora utgifter för att förutse eventuella brister.

Skapa en redogörelse för funktionella kostnader. Detta rapporterar utgifter beroende på deras funktion. Kostnaderna delas in i funktioner som program, förvaltning och insamling. Inom var och en av dessa kategorier är kostnaderna uppdelade i typer, såsom lön, hyra eller avskrivningar. Financial Accounting Standards Board (FASB) kräver inte denna rapport, men den uppmuntras.