Hur skapar jag ett kommersiellt leasingavtal?

Ett kommersiellt leasingavtal är ett avtal mellan en fastighetsägare och ett kommersiellt företag som behöver hyra utrymme för sin verksamhet. Om du inte driver ditt företag från ditt hem eller en annan fastighet som du äger, kommer du antagligen att behöva hyra kommersiellt utrymme. Villkoren för ett kommersiellt hyresavtal förhandlas ofta ut, och även om det inte finns någon typisk hyresmall, bör alla kommersiella hyresavtal ha några nödvändiga klausuler. Skapa ett kommersiellt hyresavtal genom att identifiera ägaren och hyresgästen och fastställa hur mycket hyra som ska betalas och vem som ansvarar för kostnader som renovering, reparationer, fastighetsskatt, försäkring och underhåll.

Del 1 av 5: formulering av villkoren för hyresavtalet

1

Inkludera alla villkor i ditt avtal skriftligen. För att vara ett bindande avtal måste det kommersiella leasingavtalet innehålla alla delar av ditt avtal skriftligen. Om du och hyresvärden diskuterar något som du anser är en viktig del av affären skriver du det i hyresavtalet.
2
Identifiera tydligt parterna och egendomen. Om det finns någon tvist i framtiden måste ditt hyresavtal vara ett dokument som kan läsas och förstås av någon som inte är relaterad till din affär. Den måste innehålla följande tydliga identifieringar:
- Parternas namn. Både du och hyresvärden måste namnges. Om någon av er arbetar som ett företag måste du lista det med dess namn och befäl. Annars använder du förmodligen ditt eget namn.
- Fastighetens adress och beskrivning.
3

Inkludera hyrestiden och relaterade poster. Var exakt. De flesta kommersiella hyresavtal tenderar att löpa längre än ett år. Om det ska finnas en möjlighet att förnya hyresavtalet, förklara villkoren för förnyelsen. Ange de datum då hyresavtalet börjar och slutar, så det kan inte bli någon förvirring.
4
Inkludera all information om hyrespriset. Ange hur mycket som ska betalas och hur ofta. Om betalning förväntas i någon särskild form (certifierad check, etc.), var noga med att säga det.
- Observera eventuella hyreshöjningar som kan förväntas (kallas eskaleringar) och om hyresgästen kommer att ha möjlighet att förnya hyresavtalet i slutet av perioden.
5

Ange beloppet på den deposition som hyresgästen kommer att behöva betala. Ibland kan ett kreditbrev från din finansinstitution ersättas. Om så är fallet, ange det i hyresavtalet. Förklara syftet med depositionen, när den kommer att återlämnas, och vilka omständigheter som kan leda till förlust av depositionen.
6

Lista de verktyg som hyresvärden och hyresgästen är ansvariga för. Dessa kan inkludera el, vatten, telefonlinjer och avfallshantering. Om du gör betalningar till hyresvärden för verktyg kan du överväga att inkludera en anteckning om hur ofta hyresvärden kan be om höjningar av verktygsbetalningarna.
7

Adressera renoveringskostnader. Vissa kommersiella hyresgäster vill göra ändringar i fastigheten innan de flyttar in. Hyresavtalet ska identifiera det arbete som ska utföras, ska ange vem som betalar för dessa kostnader och ta itu med ditt resurs om arbetet inte utförs tillfredsställande eller i tid.
8

Ange vem som ska betala för underhålls, försäkrings- och fastighetsskatt. Dessa kostnader delas ofta av hyresvärdar och hyresgäster. Var specifik om hur dessa kostnader kommer att beräknas så det finns ingen förvirring för varken hyresvärden eller hyresgästen. Diskutera hur du kommer att hantera ökningar i framtiden.
9

Inkludera ett avsnitt om uthyrning. Särskilt med ett nystartat företag kan du i framtiden hitta behovet av att dela upp utrymmet och ta en egen hyresgäst. Eller så kanske du vill anlita en partner och låta den partnern ta på sig några av ansvarsområdena som underhyresgäst. Diskutera dessa möjligheter i förväg med hyresvärden och ange eventuella villkor.
10

Observera alla regler eller krav på skyltning. De flesta kommersiella skyltfönster och kontorsbyggnader har skyltar som anger vilka de är. Din hyresvärd kan tillhandahålla dessa tecken, och i så fall bör detta nämnas i det kommersiella hyresavtalet.
11
Inkludera ett förfarande för tvistlösning. Om hyresvärden eller hyresgästen har en tvist bör det finnas en process som varje part går med på att följa. I början av ditt företag hoppas du förmodligen att allt kommer att bli underbart. Du måste dock förutse problem och inkludera procedurer. Några villkor att överväga inklusive:
- Vilken typ av meddelande måste ni ge varandra?
- Hur mycket måste någon av parterna lämna för att rätta till ett problem?
- Krävs medling innan någon av parterna går till domstol?
- Finns det en gräns för de skador som kan krävas? Om så är fallet, vad är gränsen och hur ska den beräknas?
12
Förklara under vilka förhållanden hyresavtalet kan sägas upp. Ett kommersiellt leasingavtal är ett bindande juridiskt avtal, och du kan inte förvänta dig att komma ut ur det mycket lätt. Men särskilt om du driver ett nytt företag eller en nystartad verksamhet kan din framtid vara spekulativ. Även om du hoppas att vara i verksamhet under en lång tid, kanske du inte kan behålla hyresavtalet för hela löptiden. När du planerar hyresavtalet kan du förutse denna möjlighet och inkludera bestämmelser som gör det tillåtet att avsluta hyresavtalet tidigt.
- Notera eventuella ekonomiska påföljder eller konsekvenser som uppstår om hyresvärden eller hyresgästen bryter hyresavtalet på ett felaktigt sätt.

Ett kommersiellt hyresavtal har vanligtvis mycket mer att diskutera än ett bostadshyresavtal.

Del 2 av 5: skriva det slutliga hyresdokumentet

1
Överväg att använda en kommersiell mall för att komma igång. Även om varje kommersiellt hyresavtal måste skräddarsys efter dina egna specifika behov och ditt specifika avtal, kan du få en bra start med en mall. Detta är ett formulär som innehåller många av de villkor som krävs för att göra ett kontrakt bindande. En bra mall kan också ge dig och den andra parten en beskrivning för att förhandla om villkoren för din affär. När du granskar mallen och arbetar med att fylla i mellanslag kan du behöva diskutera om ditt avtal om du hittar något du inte har adresserat.
- Den Internet Legal Research Group vid ILRG.com ger en online-källa av kommersiella leasing mallar för var och en av de femtio stater.
- SCORE är en volontärbyrå som finns för att hjälpa småföretagare och entreprenörer. De tillhandahåller också en kommersiell hyresmall som du kan ladda ner.
2

Använd en online malltjänst. Det finns en mängd onlinetjänster som kan hjälpa dig att skriva ditt hyresavtal. Om du gör detta på egen hand kan du kanske använda någon av dessa tjänster. Du måste samla all information för kontraktet (namn, adress, kontraktets villkor etc.) och ange dem i onlineprogrammet. I slutet kommer du att kunna skriva ut ett helt skrivet hyresavtal som innehåller dina personliga villkor.
3
Läs alla mallar noggrant. Oavsett om du använder en mall som du får från en advokat, från en bok eller från en onlinetjänst är det viktigt att du läser hela avtalet noggrant. Du vill se till att formuläret inte innehåller språk som du och den andra parten i ditt avtal inte tänkte inkludera. Om du hittar bestämmelser som du inte förväntade dig, överväga om du vill behålla dem eller stryka dem.
- Se till att hyresvärden är överens med alla ändringar du gör.
4
Låt alla parter underteckna hyresavtalet. När du har hyresavtalet i sin slutliga form, och både du och den andra parten har granskat det och håller med om att det står vad du vill att det ska vara, måste du båda underteckna det. Det finns i allmänhet inget krav på att ett hyresavtal ska vara notariserat, men att göra det är till en låg kostnad och kan vara till hjälp längs linjen om det någonsin blir en tvist om signaturernas giltighet.
- Det är en bra praxis att skriva ut en kopia av hyresavtalet för varje part, så att varje part har originalsignaturer.
- Registrera ditt undertecknade hyresavtal på en säker plats så att du kan hänvisa till det i framtiden.
5

Låt din företagsadvokat granska hyresavtalet. Innan du går med på att hyra kommersiell egendom, be din advokat att titta på pappersarbetet. Du bör sitta tillsammans, läsa igenom varje avsnitt och förklara dina avsikter. En advokat kan se till att det du skrev ner kommer att tjäna de ändamål som du tänker.

Villkoren för ett kommersiellt leasingavtal förhandlas ofta ut, och även om det inte finns någon typisk hyresmall, bör alla kommersiella leasingavtal ha några nödvändiga klausuler.

Del 3 av 5: hantera problem som kan uppstå under ditt kommersiella leasingavtal

1

Håll öppen kommunikation med hyresvärden. Ett kommersiellt leasingavtal är som ett affärspartnerskap. Din hyresvärd vill att ditt företag ska lyckas så att han fortsätter att ta emot sina hyrespengar. Om du har problem av något slag eller om dina behov förändras, meddela dessa behov till din hyresvärd. Ni två bör arbeta tillsammans för att lösa eventuella konflikter tidigt.
2

Försök att förutse problem innan de uppstår. Du vill inte hamna i en nödsituation där din företagswebbplats plötsligt är otillräcklig. Försök att förutsäga ditt företags behov i förväg genom att granska data, inkomster, utgifter, anställdas behov, kundbehov etc. Om du förutser något som inte ingick i ditt hyresavtal kan du behöva göra ändringar i hyresavtalet.
3
Utarbeta en ändring av hyresavtalet vid behov. Ett kommersiellt leasingavtal är ett juridiskt bindande dokument, men det är inte helt oförlåtligt. Om du och din hyresvärd diskuterar en situation och når en överenskommelse som du inte ursprungligen hade förutsett i det kommersiella hyresavtalet kan du ändra hyresavtalet.
- Ändringen bör hänvisa specifikt till stycken eller avsnitt i det ursprungliga hyresavtalet som påverkas.
- Ändringen bör innehålla det reviderade eller tillagda språket.
- Ändringen måste dateras och undertecknas på samma sätt som det ursprungliga hyresavtalet.

Del 4 av 5: Förstå skillnaderna mellan kommersiella och bostadsrätter

1
Räkna inte med samma konsumentskyddsbestämmelser. När du är i verksamhet förväntas du prestera på en högre nivå. Privata bostadshyresgäster förväntas inte ha vissa affärs- eller förhandlingskunskaper, så det finns fler konsumentskyddslagar på plats för att skydda bostadshyresgäster. Som företagsägare förväntas du förhandla om många av dessa skydd för dig själv eller anställa en advokat.
- Till exempel har en bostadshyresgäst vissa integritetsrättigheter som en kommersiell hyresgäst vanligtvis inte förväntar sig.
2

Räkna med att skapa ditt eget hyresavtal. Bostadshyresavtal finns ofta i standardformer, med vissa bestämmelser som är gemensamma för alla bostäder inom ett geografiskt område. Det finns inga erkända standardformulär för kommersiella leasingavtal. Även om det finns mallar som kan hjälpa dig, är varje kommersiellt leasingavtal annorlunda. Du måste granska hyresvillkoren noggrant och se till att de matchar dina egna behov.
3
Tänk noga på varaktigheten för ditt kommersiella leasingavtal. Ett kommersiellt hyresavtal tenderar att vara på längre sikt och är juridiskt bindande. Medan ett typiskt bostadsavtal kan vara så kort som en månad eller, mer typiskt, ett år, tenderar företagen att förbli på plats längre, så hyresvillkoren blir längre. Du måste veta när du går in i affären att du gör ett seriöst åtagande.
- Om en bostadshyresgäst behöver bryta ett hyresavtal tidigt kan han eller hon förlora en månads deposition, men det är ofta förlustens omfattning. En kommersiell hyresgäst kan få större konsekvenser beroende på hur det enskilda hyresavtalet skrivs.
4

Var redo att förhandla om villkoren för ditt kommersiella hyresavtal mer detaljerat. Kommersiella hyresavtal tenderar att vara öppen för mer förhandlingsbarhet än bostadsavtal. När du hyr ett hus eller lägenhet finns det ofta begränsningar för det arbete du kan förvänta dig. Men med ett kommersiellt utrymme kan du kanske förhandla om betydande renoveringar eller specialfunktioner som ditt företag kan behöva. Tänk på detta när du förhandlar om avtalet.

Når en överenskommelse som du inte ursprungligen hade förutsett i det kommersiella hyresavtalet kan du ändra — Om du och din hyresvärd diskuterar en situation och når en överenskommelse som du inte ursprungligen hade förutsett i det kommersiella hyresavtalet kan du ändra hyresavtalet.

Del 5 av 5: Identifiera dina behov och förhandla om hyresavtalet

1
Gör en lista över utrymmeskraven för ditt företag. Innan du någonsin kommer till läget för att utarbeta ett kommersiellt leasingavtal måste du vara säker på att du är helt medveten om dina behov. Tänk på ditt företag och dess framtid. Tänk på följande frågor:
- Är ditt företag troligt att växa? Behöver du mer utrymme i framtiden än du har nu?
- Hur mycket synlighet kommer du att lita på? Är ditt företag det slag som är beroende av allmän trafik för att överleva, till exempel ett kafé eller bokhandel? Eller är du nöjd med mycket begränsad synlighet och klienterna kommer att hitta dig, till exempel ett tandvårdskontor eller en privat advokatbyrå?
- Hur tillgänglig vill du vara? Vill du vara mitt i stadens centrum, eller kan du spara pengar och ta en mer förortsplats?
- Vilka specialfunktioner behöver ditt affärsområde? Behöver du bara grundläggande kontorsbelysning, eller öppnar du till exempel en lasertagg och videospelanläggning som behöver speciella elektriska ledningar?
- Är det utrymme du vill hyra zonerat för den typ av verksamhet du vill driva? Det är inte hyresvärdens skyldighet att se till att du kan driva ditt företag. Det här är en detalj du bör undersöka innan du går in i en affär.
2

Överväg att konsultera en kommersiell advokat. Om du driver ett företag är en av de vanliga kostnaderna för att göra affärer juridiskt arbete. Det kan tyckas dyrt om du bara börjar, men kostnaden för att konsultera en advokat i början kan vara mycket billigare än att få ett kommersiellt avtal som inte riktigt passar dina behov och sedan möta en juridisk tvist senare.
3

Undersök fastighetsutrymmen och hitta en lämplig plats. Precis som du skulle rådfråga en mäklare för att hyra eller köpa ett hus kan du göra detsamma för ditt företag. En fastighetsmäklare kan också hjälpa dig med att förhandla om villkoren i ditt avtal och utarbeta ett hyresavtal.
4
Träffa ägaren / hyresvärden och förhandla om hyresvillkoren. När du hittar en lämplig plats, prata med hyresvärden och diskutera villkoren i ditt avtal. Ett kommersiellt hyresavtal har vanligtvis mycket mer att diskutera än ett bostadshyresavtal. Några saker att tänka på är:
- hyresavtalets längd
- hyrespris
- renoveringar som du vill ha innan du tar besittning
- allmänna betalningar
- fastighetsunderhåll
- skyltningskrav
- möjligheter till tidig uppsägning

Tips

SCORE.org har online-referensmaterial tillgängligt för småföretag. Förutom de mallar som nämns ovan finns det videor och online-workshops om en mängd olika ämnen angående kommersiella hyresavtal.

Läs också: Hur söker jag bort journaler?