Hur passerar jag en HOA-revision?

Behovet av att klara en granskning av husägare (HOA) bör inte förvirra din styrelse. Detta är ett standardförfarande för att utvärdera din organisations ekonomiska situation och avgöra om dess dokument överensstämmer med allmänt accepterade redovisningsförfaranden (GAAP) eller andra rapporteringsramar. En HOA-granskning måste utföras av en oberoende CPA (Certified Public Accountant) från tredje part som är licensierad i ditt land. Följande steg hjälper dig att förbereda dig för en HOA-granskning och skicka den utan problem:

Steg

1
Bestäm målet för en revision. Statliga regler eller interna dokument i ditt HOA kan tvinga dig att genomföra revisioner med en viss regelbundenhet. Om detta inte är fallet, överväga fördelarna som en omfattande redovisningsundersökning kan ge dig:
- Den högsta graden av säkerhet och förmågan att visa styrelsens exklusiva resultat för aktieägare, investerare, potentiella fastighetsköpare, hyresgäster och andra intresserade parter;
- Granskade finansiella rapporter ger dig en pool med användbar finansiell information. En CPA kommer att ge dig förbättringsrekommendationer och peka på sätt att begränsa bedrägerier och en kultur av oaktsamhet som leder till bokföringsfel och ekonomiskt läckage.
- Råd från en licensierad CPA kommer att göra det lättare för din styrelse att gå över till en ny ledningstyp, genomföra kontroll från en utvecklare eller sammanställa en sund budgeteringsstrategi för nästa år, med tanke på de tidigare misstag och prestationer.
2

Kontakta en CPA. Hitta en oberoende CPA eller ett offentligt bokföringsföretag som betjänar HOA i din stat. Planera en första konsultation för att diskutera målen för undersökningen, omfattningen av arbetet, rapporteringsfrister och pris. Förmedla dina bekymmer till revisorn och peka på alla sårbara områden som du vill analysera med noggrannhet.

Följande steg hjälper dig att förbereda dig för en HOA-granskning och klara den utan problem.
3
Förbered dig på en revision. Meddela styrelsen om den kommande revisionen, liksom behovet av att samarbeta och delta i intervjuer. Tilldela ett fysiskt utrymme på styrelsens kontor för revisorns arbete. Extrahera viktiga redovisningshandlingar från ditt arkiv och sortera dem efter datum, namn, projekt eller avdelning.
- Under granskningsprocessen kan CPA begära dina styrelseprotokoll, förbund, stadgar och andra interna handlingar. De kommer också att vilja se den senaste granskningsrapporten, kopior av årliga skattedeklarationer, aktuell och nästa års budget, kvitton, fakturor, undertecknade kontrakt, utkast till förbättringsprojekt och information om eventuella rättsliga fall som din HOA var inblandad i, tillsammans med dess primära och ytterligare inkomstkällor. Därför är korrekt bokföring under hela verksamhetsåret kritisk.
- Du kan också behöva förse CPA med kontaktuppgifter från din förenings advokat och banken där dina operativa och reservkonton förvaras. Revisorn kommer att nå ut till tredje part för att kontrollera om dina uppskattningar sammanfaller med deras.
4

Samarbeta. Som värdpart måste du gå igenom revisorn genom föreningens viktigaste redovisningsprocesser, se till att de får all den begärda dokumentationen utan förseningar och påpeka befintliga frågor så att CPA inte behöver spendera tid på problem som du redan har känna till. Under intervjuer ska styrelseledamöter svara på revisorns frågor ärligt och inte dölja några detaljer genom egenintresse.
5
Få en revisionsberättelse. När de planerade granskningsförfarandena är slutförda får du en officiell revisionsrapport från din CPA. De kan utfärda någon av följande typer av åsikter:
- Okvalificerat yttrande (eller klart yttrande), om dina redovisningsdokument är korrekta, legitima och överensstämmer med GAAP.
- Kvalificerad åsikt, om mindre misstag som är lätta att fixa hittades.
- Motsatt åsikt, om allvarliga problem upptäcktes som tyder på bedrägeri eller vårdslöshet hos din styrelse.
- Dessutom kan en ansvarsfriskrivning utfärdas om CPA inte kan lämna in en revisionsrapport.
Dessutom kan en ansvarsfriskrivning utfärdas om CPA inte kan lämna in en revisionsrapport.
6

Gör en upprepad granskning vid behov Om du har fått ett kvalificerat eller negativt yttrande eller åsiktsfriskrivning kan du åtgärda de frågor som CPA avslöjat och genomföra en upprepad granskning för att förbättra ditt resultat och återfå förtroendet hos dina aktieägare och investerare.

Läs också: Hur söker jag bort journaler?