Hur upptäcker man förskingring?

Om du misstänker att en förskingrare dränerar ditt företag finns det olika åtgärder du kan vidta och policyer du kan genomföra för att upptäcka ett förskingringsschema.

Förskingring är en typ av bedrägeri där en anställd missbrukar en förtroendeposition för att stjäla från sin arbetsgivare. Smarta förskingrare kan stjäla stora summor pengar under långa perioder utan att väcka misstankar. Faktum är att förskingrar ofta verkar vara bland företagets mest engagerade anställda. Om du misstänker att en förskingrare dränerar ditt företag finns det olika åtgärder du kan vidta och policyer du kan genomföra för att upptäcka ett förskingringsschema.

Del 1 av 4: analysera ditt företag

1
Leta efter oförklarliga vinstbrister. Ovanliga vinstfall är ett symptom på förskingring. Fråga dig själv om, baserat på din erfarenhet i din bransch, ditt företag är lika lönsamt som du förväntar dig att det blir. Om det inte är fallet kan du bli offer för förskingring.
- Till exempel, om ditt företag vanligtvis ger större vinster under semestern, men dina semestervinster bara har varit genomsnittliga i år, bör du undersöka varför.
2
Gå igenom ditt företags register. Du bör regelbundet gå igenom ditt företags ekonomiska poster för att se att allt är i ordning. I synnerhet bör du vara uppmärksam på följande, vilket kan vara tecken på förskingring:
- Posterna är oorganiserade. Ditt företags register ska vara organiserade och lätta att förstå. Om du inte förstår vad du tittar på kan en anställd försöka förvirra dig medvetet för att dölja förskingring.
- Dokument saknas eller är för sent. Om du inte hittar bankavstämningar eller andra viktiga dokument kan det vara ett tecken på att den anställde förskingrar.
- Redovisningsförfarandena har plötsligt förändrats. Om du har bokfört dina finansiella poster på ett visst sätt bör du vara uppmärksam på plötsliga förändringar. Om din anställd ändrar hur han gör betalningar och debiteringar bör du fråga varför.
- Flera betalningar görs till personer med samma namn eller adress. Den anställde kan ha skapat ett falskt konto som han skickar pengar till.
3
Svara på klagomål och tips. Kunder kan klaga på att de redan har betalat sina räkningar. Om någon faktureras flera gånger kan det vara ett tecken på förskingring.
- Leverantörer kan också klaga på sena betalningar. Ditt företag ska betala leverantörer omedelbart. Om räkningar betalas sent kan en anställd stjäla pengar.
- Lyssna också på dina anställda. En av dem kan upptäcka en kollega som fäster inventering eller pengar. Du bör inte avvisa tips från anställda.
- En kund kanske också märker att en anställd fick in betalningen istället för att ringa upp försäljningen och utfärda ett kvitto. Åta sig att följa upp tipset och fråga medarbetaren om den aktuella transaktionen.

Vilket kan vara tecken på förskingring — I synnerhet bör du vara uppmärksam på följande, vilket kan vara tecken på förskingring: Uppgifterna är oorganiserade.

Del 2 av 4: övervaka dina anställda

1
Notera förändringar i anställdas beteende. Var uppmärksam på dina anställda. Betydande förändringar i en anställds livsstil eller attityd är ett tecken på förskingring.
- Du kanske till exempel märker att en anställds levnadsstandard oväntat har ökat. Den anställde kan ha köpt ett stort hus eller flera nya bilar. När en anställd börjar leva på ett sätt som är oförklarligt baserat på sin lön, bör du betrakta detta som ett varningstecken för förskingring.
- En anställds attityd kan också plötsligt förändras. En anställd som vanligtvis är lättsam kan bli undvikande eller verkar nervös. Denna attitydförändring är ett tecken på att han stjäl från verksamheten. Vid andra tillfällen blir frikopplade arbetare plötsligt engagerade anställda som aldrig saknar arbete eller ber om hjälp. I denna situation beror förändringen i beteende också på att den anställde täcker sina spår i ett förskingringsschema.
- En anställd kan också insistera på att arbeta sent eller aldrig ta semester. Denna inställning kan signalera att den anställde är rädd att andra kommer att avslöja förskingringen om han är borta.
2
Observera anställdas försvar. Om du ber en anställd att förklara varför dokument saknas, var uppmärksam på hur den anställde reagerar. Någon som blir defensiv eller irriterad på rimliga frågor kan begå förskingring.
- En medarbetare som kritiserar andra anställda är också en risk. De kan försöka flytta fokus till andra.
3
Ignorera inte risktagande beteende. Du kanske tror att det som dina anställda gör på sin egen tid är deras eget företag. På sätt och vis är detta sant. Dina anställda kan dock bedriva beteenden som indikerar förskingring. Leta till exempel efter följande risktagande beteende:
- Spelande. När någon spelar i en sådan utsträckning att de äventyrar sin ekonomi, kan denna person riskera att förskingra pengar för att täcka förlusterna. Var uppmärksam på anställda som diskuterar flera resor till Las Vegas eller Atlantic City, eller som spenderar betydande summor pengar på lotteriet.
- Skrytar av exploater. Någon som är en högljudd risktagare kan också ta risker genom att hjälpa sig själva med medel. Du bör övervaka alla anställda i en myndighetsposition som ständigt skryter om sina privata bedrifter.
- Dricker och festar för mycket. Anställda som festar och umgås med tvivelaktiga karaktärer riskerar att förskingra sig. De kan finansiera de roliga nätterna olagligt med företagspengar.
4
Var uppmärksam på medicinska och andra nödsituationer. Vissa anställda fördubbar eftersom de behöver täcka sjukvårdskostnader som de annars inte kan betala. Observera alla anställda som har drabbats av en tragedi som en sjuk familjemedlem eller ett hus som förstörts av brand. Den här personen löper ökad risk för förskingring.
- Uppenbarligen är en anställd som har ett sjukt barn inte automatiskt förskingrat. Och du ska inte anklaga någon för förskott utan bevis. Ändå bör du undersöka helt enkelt för att bekräfta att personen inte tar pengar. Be att se företagets böcker och gå igenom dem noggrant.

Som i första hand kan avskräcka dem från att begå förskingring — Förskottet måste då skapa en underskrift, som i första hand kan avskräcka dem från att begå förskingring.

Del 3 av 4: förhindra förskingring

1
Öppna kontoutdrag personligen. Du kan bli frestad att delegera allt ekonomiskt ansvar till dina anställda. Du bör dock åtminstone öppna och läsa ditt företags kontoutdrag.
- Skicka kontoutdrag till ditt hem istället för till företaget. Du kan sedan granska uttalandena för misstänkt aktivitet. Du kan upptäcka förfalskade checkunderskrifter, saknade checknummer, betalningar till okända parter eller dubbla betalningar.
- Dubbla betalningar ser ut som en olycka men kan vara avsiktliga. Om arbetstagaren arbetar med någon annan på utsidan kan de skicka pengar till den personen med jämna mellanrum.
2
Övervaka kontrollkonton. Förutom att granska dina kontoutdrag varje månad, granska dina företagssaldon och transaktionshistoriker oftare. Att kontrollera dina konton oftare hjälper till att förhindra kortvariga förskingringssystem, till exempel "check-kiting".
- Check kiting är ett system där förskingraren själv skriver en mycket stor check från ett företagskonto. För att förhindra att checken studsar upp blåser förskottaren saldot på det kontot artificiellt genom att skriva en annan check till det kontot från ett andra företagskonto.
- Med korrekt timing kommer den första kontrollen att rensas och förskingraren kan försvinna med en stor summa pengar innan den andra kontrollen studsar.
3
Undersök kontroller. Ditt kontoutdrag bör innehålla kopior av checkar skrivna från företagskontot. Se upp för signaturer som verkar vara förfalskningar.
- Leta också efter dubbla kontrollnummer. Dubblettnummer kan indikera att den första kontrollen gick till den rättmätiga betalningsmottagaren medan duplikatet deponerades av förskingraren.
4
Spåra anställdas betalningar. Ett vanligt förskingringssystem kallas "lapping". Lappning inträffar när förskingaren stjäl en del av en kunds betalning men sedan gör skillnaden med vissa medel från en efterföljande kunds betalning.
- Förskottet måste ständigt kompensera för skillnaderna från senare betalningar. Detta system kan fortsätta på obestämd tid, och varje kundbetalning verkar ha mottagits senare än den faktiskt var.
- För att förhindra "lapping", kommunicera med dina kunder för att verifiera när de gjorde sina betalningar. Om du märker att din bokhållare bokför betalningar för sent kan bokföraren vara engagerad i ett lappningsschema.
- Du kan också hjälpa till att förhindra detta system genom att dela upp uppgifterna för att hantera kontanter och bokföra betalningar till kundkonton mellan två olika anställda.
5
Granska alla återbetalningar. Förskingrare kan ficka pengar genom att skapa falska återbetalningar. För att göra detta skapar förskottet en falsk post att en kund returnerade några varor eller överbetalt sin räkning. Förskottet sätter sedan in de "återbetalade" pengarna.
- Granska anställda som utfärdar ovanligt många återbetalningar. Du kan sedan sätta upp ett möte med den anställde för att diskutera det höga antalet återbetalningar.
- Försök också få kunder att skriva under något när de får återbetalning. Förskottet måste då skapa en underskrift, som i första hand kan avskräcka dem från att begå förskingring.
- Alla anställda som utfärdar en återbetalning utan signatur kan sedan övervakas.

I denna situation beror förändringen i beteende också på att den anställde täcker sina spår i ett förskingringsschema.

Del 4 av 4: genomförande av policyer

1
Dela medarbetarnas ansvar. Om en anställd hanterar hela företagets ekonomi har han eller hon möjlighet att fördjupa sig. Till exempel är en bokhållare som gör hela fakturering, insamling, utbetalning, bankverksamhet och bokföring för verksamheten väl positionerad för att stjäla från dig.
- Denna bokhållare har möjlighet att avleda tillgångar och sätt att täcka stölden genom att ändra företagets transaktionsregister.
- Du kan göra förskingring svårare genom att dela ansvar. Du kan till exempel kräva att en anställd ska föra register och kräva att en annan anställd signerar alla kontroller. Du kan också ta över några av dessa ansvar själv.
2
Få anställda att arbeta tillsammans. Anställda som ofta arbetar ensamma har större möjligheter och frestelser att stjäla affärstillgångar. Om en uppgift måste utföras på kontoret eller under tider när ingen annan är i närheten, tilldela två anställda att utföra uppgiften tillsammans. Dessa anställda kan övervaka varandra, vilket gör det mindre troligt att man stjäl från verksamheten.
- Kräva att två anställda öppnar och stänger kontoret tillsammans varje dag. Detta säkerställer att ingen enskild anställd är ensam med kontanter, varor eller affärsposter före eller efter öppettider.
3
Tillämpa obligatoriska semestrar. Bokförare som fördubbar är ofta engagerade i långsiktiga system där de kontinuerligt måste manipulera affärsposterna för att täcka sina spår. Dessa anställda har inte råd att låta någon annan granska sitt arbete, så de vägrar att ta sjukdagar eller semester.
- Han eller hon kan också vägra att tilldela arbete till andra även om de är överbelastade med uppgifter. Kräv dina anställda att använda sina semesterdagar och låt en annan anställd (eller en extern redovisningstjänst) hantera den frånvarande anställdens ansvar.
4
Delta i ärliga affärsmetoder. Vissa källor indikerar att en kultur av oärlighet inom ett företag är kopplad till förskingring. Anställda kan vara mer benägna att stjäla från verksamheten om de tror att verksamheten behandlar anställda orättvist eller handlar oetiskt med andra.
- Följaktligen bör du skapa en kultur av öppenhet, ärlighet, vaksamhet och integritet. Håll ditt företag höga etiska standarder.
- Du måste också signalera att du inte har tolerans för bedrägeri eller oärlighet. Detta innebär att straffa dem som är oärliga eller som bedriver stöld. Om du låter små överträdelser passera utan påminnelse, signalerar du för andra anställda att de också är fria att stjäla.
- För att uppmuntra ärlig rapportering av överträdelser, bör du skapa en whistleblower-policy och publicera den i dina medarbetarhandböcker eller handböcker. Denna policy kommer att berätta för de anställda att de kan rapportera misstänkt bedrägeri och oärlighet utan rädsla för repressalier.
- Se till att du vet rätt sätt att rapportera förskingring, oavsett om du tänker hantera situationen internt eller involvera brottsbekämpning.
5
Skapa ett anställdassistansprogram. Du kan också minimera stöld genom att ha ett anställdassistansprogram. Dessa program ger en plats för anställda att avslöja problem som de har med missbruk, spel eller deras hälsotillskott att fördjupa.
- Programmet för medarbetarassistans du använder ska ge en hotline som anställda kan ringa när som helst på dygnet.
- Ett effektivt program för anställdsassistans leder anställda till de resurser de behöver för att hantera missbruk, spel eller andra problem.

Varningar

Denna artikel är avsedd som juridisk information och ger ingen juridisk rådgivning. Om du behöver juridisk rådgivning, kontakta en licensierad advokat.

Läs också: Hur lämnar jag in ett OSHA-klagomål?