Hur skriver jag leverantörskontrakt?
Till exempel, om du anställer en leverantör för att städa din arbetsplats, är din ersättning betalning för städningen och städtjänsten är leverantörens ersättning.
Vissa företag och organisationer samarbetar med leverantörer för att tillhandahålla en bättre produkt eller tjänst. Andra företag använder leverantörer som entreprenörer och tillhandahåller något de behöver antingen på engångsbasis eller ett löpande schema. Till exempel använder många företag leverantörer för att leverera teknik, städtjänster, kontorsutrustning eller transport. Varje gång du använder en leverantör ska du och leverantören båda skriva ett kontrakt. Leverantörskontrakt bör ha ett avtal om tjänsternas omfattning, hur lång tid ni kommer att arbeta tillsammans och detaljer om hur oväntade oförutsedda utfall kommer att hanteras.
Del 1 av 3: fastställande av avtalsvillkoren
- 1Utvärdera dina behov. Innan du försöker ingå ett leverantörskontrakt, bedöma dina behov. Försök att bestämma exakt vilka tjänster du vill att en leverantör ska tillhandahålla. Bestäm hur länge du behöver leverantören för att betjäna dig om det inte är en engångshändelse.
- Överväg att använda en begäran om förslag (RFP) för alla leverantörer att fylla i och svara på. Detta kan senare införlivas i ditt leverantörskontrakt, eftersom det inkluderar omfattningen av arbetet och förväntade prestationer.
- 2Förhandla ett erbjudande. Ett erbjudande måste kommuniceras tydligt, ha ett visst åtagande att följa upp och ha bestämda villkor. Det kan behöva förhandlas fram, genomgå ett eller flera moterbjudanden med säljaren innan villkoren avtalas.
- Du kan till exempel erbjuda dig att betala en städtjänst 220€ för att städa din arbetsplats varje torsdag. Säljaren kan presentera ett moterbjudande, vilket föreslår att de kommer att gå med på att städa din arbetsplats för 370€ för den första städningen och 220€ per vecka efter den första städningen.
- 3Vänta på ett godkännande. Ett godkännande sker när båda parter är överens om villkoren i ett avtal. Om ett motbjudande var inblandat är det upp till den ursprungliga erbjudaren att acceptera motbudet. Båda parter måste komma överens om att acceptera villkoren i ett erbjudande i dess senaste tillstånd.
- Till exempel, om säljaren erbjuder ett moterbjudande på 370€ för den initiala städningen och 220€ per vecka efter det, är det upp till personen som ursprungligen försökte kontrakta säljaren att acceptera det moterbjudandet. Den företagare kan välja att avböja motförslag och hitta ett annat företag.
- 4Identifiera överväganden. Ett kontrakts vederlag är den vara eller tjänst som avtalas med i avtalet. Ofta är en parts vederlag en vara eller tjänst och den andra partens vederlag är en monetär betalning för den varan eller tjänsten. Det är bäst att vederlaget är lika, men en domstol utvärderar inte lika vederlag.
- Till exempel, om du anställer en leverantör för att städa din arbetsplats, är din ersättning betalning för städningen och städtjänsten är leverantörens ersättning.
- 5Sörja för ändringar av kontraktet. Även om det inte är ett nödvändigt inslag i ett kontrakt, är det en bra idé att inkludera en bestämmelse för en eller båda parter att göra ändringar i avtalet utan att bryta mot det.
- Till exempel, även om ditt kontrakt kan specificera att en leverantör kommer att städa din arbetsplats varje torsdagskväll, kan leverantören ha en konflikt och vill städa på onsdagskvällar istället. Att lägga till en bestämmelse som "ändringar kan göras i detta avtal genom ömsesidig skriftlig eller muntlig överenskommelse mellan båda parter" kan göra det möjligt att göra sådana ändringar lättare.
- 6Kontakta en advokat. Det bästa sättet att upprätta ett bra juridiskt avtal är att få upprätta (eller åtminstone kontrollera) avtalet av en advokat. En advokat kan hjälpa dig att utvärdera eventuella sårbarheter eller kryphål i ditt kontrakt och kan hjälpa till att klargöra rättsliga krav för kontraktet.
Till exempel, om Shiny Cleaners inte dyker upp för rengöring (ett prejudikatförhållande) hålls du inte vid din del av kontraktet (att betala dem för städning).
Del 2 av 3: skrivande av kontraktet
- 1Skriv ditt kontrakt skriftligen. Inte alla kontrakt behöver vara skriftliga. Varje stat har en bedrägeriföreskrift som dikterar vilka typer av kontrakt som måste vara skriftliga (såsom kontrakt för fastigheter, att betala en annan persons skuld och för varor eller tjänster värda över 3730€). Ett kontrakt kan emellertid lättare bevisas och upprätthållas i domstol om det är skriftligt, så det är bäst att skriva ett kontrakt skriftligen.
- 2Identifiera de inblandade parterna. Parterna i avtalet bör uttryckligen anges i kontraktet. Detta kan betyda de fullständiga juridiska namnen på de inblandade parterna, eller det kan betyda det officiella företagsnamnet på det anställda företaget och säljaren.
- Till exempel kan ditt kontrakt säga, "Tom Jones går härmed med på att ingå Sarah Smith för att städa..." eller det kan stå "ABC Corporation godkänner härmed att ingå Shiny Cleaners för att rengöra..."
- 3Använd tydliga, specifika detaljer. Se till att villkoren i avtalet är tydliga, så att alla inblandade förstår villkoren och specifika, så att kontraktet preciserar vad som kontrakteras.
- Till exempel är följande uttalande för vagt för ett kontrakt: "ABC Corporation anställer en leverantör för att städa arbetsplatsen." Mer specifikt skulle vara: "ABC Corporation godkänner härmed avtal med Shiny Cleaners om att rengöra arbetsplatsen på 50 Main Street varje torsdagskväll mellan kl. 17.00 och 23.00."
- 4Ange varje parts förväntade bidrag. Ett avtal bör i detalj innehålla hänsyn till båda inblandade parter. Om en parts vederlag är betalning bör betalningsmetod och belopp anges.
- Använd tillägg om du behöver bli specifik eller detaljerad. Annars bör din beskrivning av leverantörens tjänster återspegla vad du kom överens om när leverantören anställdes.
- Till exempel kan kontraktet för en städtjänst säga "ABC Corporation går med på att betala Shiny Cleaners 370€ för en första städning, därefter 220€ per veckostädning därefter. Betalning sker med affärskontroll varje månad när Shiny Cleaners skickar en faktura till kundavdelning i rum 305. Shiny Cleaners tillhandahåller städtjänster inklusive, men inte begränsat till, dammsugning, dammning, tvättning av fönster, rengöring och sanering av badrum, desinficering av dörrknappar och ljusbrytare och byte av luftfilter efter behov. "
- 5Inkludera prestandastandarder. När du har definierat omfattningen av arbetet, se till att kontraktet återspeglar de prestationsförväntningar du har för säljaren.
- Inkludera påföljder om prestandastandarderna inte uppfylls. Om ditt kontor till exempel inte städas enligt dina förväntningar, bör du kunna be Shiny Cleaners att komma en andra gång den veckan eller betala dem ett reducerat belopp för att återspegla kvaliteten på det utförda arbetet.
- 6Upprätta äganderätten och rättigheterna till data, licenser, tillstånd och andra saker som är viktiga för ditt företag. Speciellt för leverantörskontrakt som involverar teknik, se till att du behåller äganderätten till all din immateriella egendom samt mjukvarulicenser.
- Prata med dina webb, teknik- och mobilleverantörer om hur de kan försäkra att din information och digitala egenskaper förblir skyddade och säkra. Överväg att lägga till ett tillägg till ditt kontrakt med dessa försäkringar skriftligen och hur skador på grund av ett säkerhetsbrott kan hanteras.
- 7Ange specifika datum. Avtalen bör innehålla specifika datum för tjänsten. För fortsatt service bör ett start- och slutdatum anges samt datumet för kontraktets undertecknande. Om det inte finns något slutdatum bör avtalet innehålla ett sätt att säga upp kontraktet i framtiden.
- I avtalet kan det till exempel sägas att "Shiny Cleaners kommer att genomföra den första städningen den 2 april 2015 och städa varje efterföljande torsdag tills någon av parterna vill säga upp tjänsten. Uppsägningen kräver två veckors varsel av någon av parterna."
- 8Tänk på framtida behov. Vissa typer av tjänster kan behöva uppföljningstjänster. Avtalet ska innehålla ändringar eller uppdateringar.
- Till exempel, om en teknologileverantör anställs för att installera en mjukvaruprodukt, bör avtalet möjliggöra att programuppdateringar kommer att hanteras i framtiden, inklusive utbildning av anställda vid behov.
- 9Inkludera ett signaturområde. Tillåt en plats för alla parter i avtalet att underteckna och datum för att de går med på att ingå avtalet. De flesta signaturblock ger en plats för en signatur och ett tryckt namn. I händelse av att avtalet är mellan två företag, bör en lämplig representant från varje företag underteckna.
Till exempel kan kontraktet för en städtjänst säga "ABC Corporation går med på att betala Shiny Cleaners 370€ för en första städning, sedan 220€ per veckostädning därefter.
Del 3 av 3: uppsägning av kontrakt
- 1Undvik avtalsbrott. Det är viktigt att undvika att bryta mot ett kontrakt om det är möjligt. Om du bryter mot ett avtal genom att inte upprätthålla din "sida" av kontraktet, öppnar du dig själv för en rättegång eller skiljedom som kan sluta med att du betalar skadestånd till den andra parten.
- Om du till exempel har ett kontrakt med Shiny Cleaners skulle du bryta mot kontraktet om du inte betalar dem för de tjänster de tillhandahöll. Shiny Cleaners skulle bryta mot kontraktet om de inte dyker upp och städar enligt avtalsenlig skyldighet.
- 2Slutför kraven i kontraktet. Ett sätt att ett kontrakt kan sägas upp är genom att båda parter lyckats fullfölja sin övervägande inom den förväntade tidsramen.
- Till exempel avslutas ett kontrakt för en engångstjänst när tjänsten har utförts och betalningen har gjorts. Om du anställer Shiny Cleaners för att städa ditt hem efter att du är värd för en fest är kontraktet slutfört när rengöringen är klar och betalningen har gjorts.
- 3Håller med att avsluta kontraktet. Ett kontrakt kan sägas upp om båda parter i avtalet är överens om att avsluta det. I de flesta fall bör det första steget för att försöka säga upp ett kontrakt vara att bara prata med den andra inblandade parten. den andra parten kan komma överens om att säga upp avtalet utan några skador eller påföljder.
- Om ditt företag till exempel har ekonomiska svårigheter kan du be Shiny Cleaners att säga upp ditt kontrakt utan det två veckors varsel som krävs inom kontraktet. Om Shiny Cleaners har avvisat nya affärer på grund av att de är för upptagen kan de gärna gå med på att ett kontrakt sägs upp.
- 4Identifiera en anledning att lagligt säga upp avtalet. Det finns sätt att säga upp ett kontrakt som inte innebär att avtalet bryts.
- Omöjlighet: ett kontrakt kan sägas upp på grund av omöjligheten om någon händelse (inte orsakas av en part i avtalet) gör det omöjligt att slutföra avtalet.
- Till exempel, om din arbetsplats brinner är Shiny Cleaners inte längre skyldig att rengöra den, eftersom det skulle vara omöjligt. Men om du brände ner ditt eget företag kan du behöva betala Shiny Cleaners skadestånd för deras inkomstförlust eftersom du orsakade omöjligheten.
- Opraktiskitet: ett kontrakt kan anses vara opraktiskt om något villkor uppstår som skulle medföra en onödig börda för en part.
- Till exempel, om dina tonåriga barn har en paintball-kamp på din arbetsplats, välter skrivbord och lämnar färg över hela väggarna, skulle det vara opraktiskt att förvänta sig att Shiny Cleaners rengör den extra röran utan att därmed öka deras monetära ersättning.
- Misslyckande med ett villkor: ett avtal kan sägas upp om ett villkor som föregår ett annat villkor inte är uppfyllt.
- Till exempel, om Shiny Cleaners inte dyker upp för rengöring (ett prejudikatförhållande) hålls du inte vid din del av kontraktet (att betala dem för städning). Du kan hålla inne betalning utan att bryta mot kontraktet eftersom de först brutit mot kontraktet.
- Omöjlighet: ett kontrakt kan sägas upp på grund av omöjligheten om någon händelse (inte orsakas av en part i avtalet) gör det omöjligt att slutföra avtalet.
I avtalet kan det till exempel sägas att "Shiny Cleaners kommer att genomföra den första rengöringen den 2 april 2015 och städa varje efterföljande torsdag tills någon av parterna vill säga upp tjänsten.
- Skapa och upprätthålla goda relationer med dina leverantörer. Dessa är värdefulla affärsrelationer som kan hjälpa ditt företag att växa.
- Tillåt lite flexibilitet. Detta hjälper ditt företag och dina leverantörer. Ange till exempel ett deadlineintervall istället för ett hårt förfallodatum för att deras arbete ska slutföras. Samma artighet kan utökas till hur snabbt du betalar dina fakturor till säljaren.
- Försök inte att ingå olagliga varor eller tjänster; detta gör hela ditt kontrakt ogiltigt.
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
Relaterade artiklar
