Hur anställer jag en anställd?

För att anställa en anställd, upprätta en lista med minimikrav för tjänsten så att du kan prioritera kvalificerade sökande.

Varje dag försöker arbetsgivare anställa välkvalificerade och högt kvalificerade kandidater för att gå med i sitt team. Med miljontals människor som söker jobb bara i USA är det nödvändigt att sätta kandidater genom en noggrann anställningsförfarande för att hitta den perfekta medarbetaren för jobbet. Som arbetsgivare finns det många steg du kan ta för att se till att du inte bara hittar rätt kandidater utan också grundligt utvärderar deras förmåga för att garantera att den bästa mannen eller kvinnan väljs ut för jobbet.

Del 1 av 3: utveckla en arbetsbeskrivning

1

Utveckla en beskrivning av den tillgängliga positionen. En positionsbeskrivning används för att komma med intervjufrågor och för att utvärdera hur väl en kandidat passar positionens behov. Det bör tydligt beskriva arbetsuppgifterna och ansvarsområdena, inklusive allmän information om tjänsten, syftet med tjänsten, viktiga jobbfunktioner, minimikandidatkrav och föredragna kandidatkvalifikationer.
2

Inkludera allmän positionsinformation. Detta inkluderar positionstitlar, lönegrad, avdelningsinformation, handledarens namn och andra speciella krav som bakgrundskontroller eller giltigt körkort.
3
Kom med ett positionssyfte. Ditt positionssyfte ska ange de grundläggande funktionerna i positionen, särskilt i förhållande till att stödja, leda eller leda avdelningar eller organisation. Det bör också innehålla antalet öppningar (om fler än en) och positionens varaktighet (om en annan karriär).
- Till exempel i en ekonomisk ställning kan du säga "syftet med den ekonomiska situationen är att hjälpa avdelningen att bedöma organisationens ekonomiska hälsa som helhet".
4
Utveckla en viktig arbetsfunktion. Detta används för att tydligt formulera de uppgifter och skyldigheter som krävs för en position så att arbetssökande får en tydlig uppfattning om prestationsförväntningar. De väsentliga funktionerna bör ordnas efter betydelse, komplexitetsnivå bör diskuteras och viktiga uppgifter bör listas.
- Du kan till exempel skriva, "De väsentliga funktionerna för evenemangsplanering inkluderar många uppgifter som: att säkra en plats, intervjua handlare och genomföra kontrakt, hantera matleverans och installation och övervaka alla evenemangspersonal".
5
Inkludera minimikandidatkrav. Detta bör vara grundläggande kvalifikationer som kandidater måste ha för att kunna övervägas för positionen. De måste vara nära relaterade till tjänstens uppgifter och måste vara nödvändiga krav för att fullgöra de väsentliga funktionerna i tjänsten.
- "Mjuka färdigheter" som kommunikationsförmåga eller teamworkförmåga, kan inkluderas men de fastställs bättre genom intervjuer kontra CV.
- Kraven måste vara objektiva, icke-jämförande och affärsrelaterade. Till exempel, istället för att säga "Att söka en kandidat som gick i en" bra "skola, ligger inom de fem bästa kandidaterna i många års erfarenhet och har frivillig erfarenhet," försök att säga "Att söka en kandidat med en kandidatexamen, fem års erfarenhet och ett års erfarenhet av redovisning ".
- Undvik att lista för många färdigheter eftersom det i hög grad kan begränsa dina potentiella kandidater. Lista högst fem "hårda" kvalifikationer (examen, års erfarenhet, etc.) och lista "mjuka" färdigheter baserat på nivån på positionen.
6
Bestäm önskade kandidatkvalifikationer. Föredragna kvalifikationer är önskade färdigheter, men inte nödvändigtvis ett krav på anställning. Dessa färdigheter och förmågor används för att definiera en högre lämplighetsnivå för att slutföra viktiga funktioner.
- Du kan till exempel begära tidigare erfarenhet av Microsoft Excel men inte kräva det.
- Föredragna kvalifikationer används med förhoppningar om att någon som har större förmåga ska vara snabbare att nå sin fulla potential.

För tips om hur du sätter ihop ett erbjudandepaket för en blivande anställd, läs vidare!

Del 2 av 3: rekrytera anställda

1
Bestäm mediet för publicering och lägg upp en annons. När du bestämmer din metod för att publicera din jobbannons måste du ta reda på vilket medium som sannolikt kommer att nå de bästa och ljusaste anställda för jobbet. Tänk på de väsentliga funktionerna, samt de färdigheter och kvalifikationer som behövs för att avgöra vilka medier som är bäst för rekrytering.
- Olika sätt att lägga ut jobb inkluderar onlinekarriärwebbplatser, högskolekarriärbrädor, tidningar, sociala medier, rekryteringskort, jobbmässor och remisser från anställda.
- Annonser bör läggas ut i minst tio dagar för supportpersonalspositioner och minst femton dagar för ledande befattningar. "Öppet tills fyllt" är det rekommenderade alternativet, vilket gör att inlägget kan visas tills positionen fylls.
- Använd så många medier som nödvändigt för att säkerställa en kvalificerad pool av kandidater.
2

Granska sökande. Den personalchefen eller söka kommitté bör se alla program och kompletterande material, såsom följebrev, meritförteckningar, avskrifter, etc. Vid bedömningen en kandidat, bör du tänka på vad du söker i en kandidat, såsom erfarenhet, utbildning, och färdigheter som listades i arbetsbeskrivningen.
3
Utveckla en kort lista. En kort lista är en lista över sökande som har bestämt sig för att ha de färdigheter och kvalifikationer som krävs för att effektivt fungera i positionen. Korta listor kan också användas för att avgöra om kandidatpoolen är tillräckligt varierande. Kortlistan innehåller vanligtvis tre till fem potentiella kandidater för intervju.
- Det är vanligt att screena kandidater per telefon för att minska antalet sökande. Var beredd genom att ha en lista över potentiella screeningfrågor för att avgöra om den sökande har potential.
- Telefonfrågor bör vara öppna så som "Varför är du intresserad av den här positionen?" och "Vilka specifika färdigheter skulle du ge till vårt team?"
4
För en intervju. Intervjun anses vara det viktigaste steget i rekryteringsprocessen eftersom det ger båda parter en chans att lära sig mer om varandra. Innan intervjun ska arbetsgivare förbereda sig genom att bestämma intervjuformat, frågor som ska ställas till kandidaten och önskat startdatum för positionen.
- Bestäm vilket format du ska använda för din intervju och vem som kommer att vara närvarande. Intervjuer kan genomföras på många sätt inklusive en personlig intervju, en panelintervju eller en virtuell intervju. Dessutom kan intervjun genomföras av en person eller en personkommitté.
- Beteendefrågor och kompetensfrågor bör söka lära sig mer information om en kandidats arbetsförmåga och egenskaper. Prova till exempel en fråga som "beskriv dina tidigare erfarenheter av att arbeta med beviljande av bidrag ".
- Använd en uppsättning av tio till tolv konsekventa frågor så att du bättre kan jämföra kandidatsvar.
- Meddela alltid kandidater om när du kommer att slutföra ditt beslut och hur du kommer att meddela dem.
5
Begränsa det till en slutlig sökande. När alla intervjuer har slutförts kommer din sökkommitté eller anställningschef att bedöma hur nära varje kandidat uppfyllde urvalskriterierna i arbetsbeskrivningen. Var noga med att dokumentera ditt beslut och se till att kandidaten valdes enbart på grundval av kvalifikationer för att undvika att bryta federala lagar som används av den amerikanska jämställdhetskommissionen.
- EOCC säger att det är olagligt att diskriminera en sökande baserat på deras ras, färg, religion, kön, könsidentitet, sexuella läggning, graviditet, ursprungsland, ålder, funktionshinder eller genetiska information.
6
Slutför olika personalkontroller. Du kan genomföra en bakgrundskontroll för att avslöja eventuella problem, inklusive kriminalregister, tillståndsregister, militära register och mer. Dessutom kan anställningskontroller utföras för att avgöra hur en anställd presterade och uppförde sig på sina tidigare anställningsplatser.
- Kandidater måste underteckna samtyckeformulär för att bemyndiga en potentiell arbetsgivare att slutföra anställning och bakgrundskontroller.
- För anställningsverifiering, beskriv positionen och fråga sedan den tidigare arbetsgivaren, "Med tanke på de diskuterade kraven, vad är din bedömning av individens kvalifikationer för den här tjänsten?" Ställ uppföljningsfrågor för att få mer specifika svar om arbetsprestanda och förmågor.
- Bakgrunds- och referenskontroller bör genomföras innan ett officiellt erbjudande lämnas till kandidaten. Detta hjälper till att garantera att det inte kommer att finnas några problem som hindrar slutförandet av anställningsprocessen.

Andra beteenden under intervjun som du vill att din anställd i denna position ska förkroppsligar — Fokusera på kroppsspråk, engagemang och andra beteenden under intervjun som du vill att din anställd i denna position ska förkroppsligar.

Del 3 av 3: slutförande av rekrytering

1
Sätt ihop ett erbjudandepaket. Bestäm viktig information som startlön, förmåner, startdatum och utbildning som behövs. I större företag hanteras denna process vanligtvis av HR-avdelningen och kräver slutligt godkännande. I mindre företag kan detta göras av en HR-chef, en handledare eller till och med direkt av ägaren.
- Var noga med att göra ett rättvist och rimligt erbjudande först. Det visar inte bara rättvisa och god tro för kandidaten, men det ger också utrymme för förhandlingar.
2
Meddela den sökande om erbjudandet. När erbjudandet har slutförts, ring kandidaten för att meddela dem att du förlänger ett anställningserbjudande och för att avgöra om de fortfarande är intresserade. Diskutera fullständigt erbjudandepaketet inklusive lön, förmåner och betald ledighet och visa din entusiasm att låta kandidaten gå med i ditt team.
- Ett avtalsförhållande skapas när det har gjorts ett muntligt erbjudande om anställning och en muntlig acceptans av kandidaten. Därför är det viktigt att se till att du verkligen tänker anställa kandidaten till tjänsten. Annars kan kandidaten ha ett krav på avtalsbrott.
- Om kandidaten avvisar tjänsten kan du alltid välja en annan kandidat från kortlistan. Se bara till att de fortfarande är intresserade och att du fortfarande följer alla nödvändiga personalkontroller innan du erbjuder en anställning.
3
Förbered dig på ett motbud. Ibland kan en sökande avslå tjänsten baserat på den erbjudna lönen. Diskutera sökandens behov och deras skäl för att avvisa erbjudandet. Vissa företag kan tillåta motbud, så diskutera problemet med din HR-avdelning eller anställningschef. För större företag måste motbjudare ligga inom riktlinjerna för just den rollen och måste granskas av HR.
- Moterbjudanden förekommer, men företag begränsar vanligtvis noggrant vad erbjudandet innehåller.
- Att förhandla effektivt innebär att hitta fler villkor att förhandla om, såsom betald ledighet, startdatum och fördelar. Det är viktigt att förbli flexibel och överväga vad som är viktigt för båda parter för att komma till ett ömsesidigt fördelaktigt avtal.
4
Slutför erbjudandet. Accept av ett erbjudande kan vara både formellt och informellt baserat på företaget. För vissa företag räcker ett muntligt godkännande och startdatum. Mer formella slutföranden inkluderar att skicka ett erbjudande (eller e-post), få skriftligt godkännande av erbjudandet, behålla rekryteringsdokument och stänga jobben.
- När ett erbjudande har slutförts, var noga med att kontakta kandidaterna som intervjuades (och inte valdes) via telefon eller brev.

Olika sätt att lägga ut jobb inkluderar online-karriärwebbplatser, högskolekarriärbrädor, tidningar, sociala medier, rekryteringskort, jobbmässor och remisser från anställda.

Tips

Se till att du verkligen fokuserar på beteenden och personlighetsdrag när du skriver jobbbeskrivningen. Du kan alltid träna färdigheter och kunskap men du kan inte träna deras personlighet.
Under intervjun, fokusera på kroppsspråk, engagemang och andra beteenden som du vill att din anställd i denna position ska förkroppsligar.
Inkludera andra teammedlemmar i processen så att de kan bli investerade i medarbetarens framgång.

Varningar

När du gör ett erbjudande, var helt säker på att kandidaten har uppfyllt alla dina krav och har färdigheterna för att bli en bra teammedlem. Välj inte bara den som gjorde det genom handsken.

Läs också: Hur man hittar, intervjuar och anställer anställda för ett litet företag