Hur anställer jag en praktikant?
Du kan inte anställa en obetald praktikant när det du verkligen behöver göra är att anställa personal.
En praktikplats är ett utmärkt tillfälle för studenter att lära sig mer om din bransch och för dig att öka medvetenheten om ditt företag med potentiella anställda. När de är strukturerade på rätt sätt vinner både praktikanten och ditt företag. Du måste dock planera ordentligt för din praktikplats. Vanligtvis måste du också betala praktikanter om du är en vinstdrivande verksamhet. Om du vill skapa en obetald praktik måste du strukturera praktiken på ett visst sätt så att du inte bryter mot federala arbetslagar.
Del 1 av 3: Ställa in ditt praktikprogram
- 1Bestäm när du behöver praktikanten. Det tar veckor och möjligen månader att granska CV, intervjua och anställa praktikanter. Identifiera när du behöver praktikanten för att arbeta och planera därefter.
- Om du planerar att anställa nuvarande högskolestudenter till praktikant, bör du vara medveten om scheman för sommarlovet. Du kanske vill koppla din praktik till sommarsemestern. Du kan säkert ha en studentpraktikant under läsåret, men du kan få färre sökande.
- Titta också på dina affärsbehov. Det kan finnas en viss tid på året när du behöver extra hjälp.
- 2Kontrollera om juridiska krav. Innan du anställer någon bör du förstå dina juridiska skyldigheter angående praktikanten. I vissa stater måste du inkludera praktikanten i dina arbetstagares ersättningsförsäkring.
- Du kan också behöva betala förmåner, beroende på ditt företags policyer och dina statliga och lokala lagar.
- Om du är ett vinstdrivande företag och vill skapa en obetald praktik bör du också få juridisk rådgivning innan du startar programmet.
- 3Skriv en arbetsbeskrivning. Du måste lägga upp en arbetsbeskrivning som innehåller en lista över uppgifter. Det här är en bra övning eftersom den får dig att tänka på exakt vad du behöver din praktikant att göra. Be personen som omedelbart övervakar praktikanten att hjälpa till med arbetsbeskrivningen.
- Kom ihåg att ta med en lönesats. För närvarande tjänar praktikanter cirka 12€ i timmen för praktikplatser på kandidatexamen. Om du inte har råd att betala kan du utveckla en obetald praktikplats, men du måste följa specifika steg.
- Tänk noga på timmarna som praktikanten kommer att arbeta. Om de arbetar mindre än 30 timmar i veckan kan du klassificera dem som deltidsanställda.
- 4Identifiera urvalskriterier. När du utarbetar din arbetsbeskrivning, tänk också på vilka uppgifter eller färdigheter du vill att dina praktikanter ska ha. Tänk till exempel på följande:
- Särskild akademisk huvud. Till exempel kan ett bokföringsföretag vilja ha en student som är huvudämne i redovisning.
- Studieresultat. Tänk på om du vill ha en akademisk all-star på toppen av sin klass, eller om du är bra med någon nivå av prestanda.
- Demonstrerad skrivförmåga. Om din praktik skriver intensivt kanske du vill se ett skrivprov. En tidning kan till exempel be praktikanter om exempelklipp.
- Demonstrerade matematiska färdigheter. Du kan eventuellt göra ett matteprov eller kräva att en praktikant har gått specifika matematikkurser.
- Datorfärdigheter. Många jobb är webbaserade och kräver att eleverna navigerar på Internet, e-post etc.
- Specialiserade färdigheter. Om ditt företag till exempel gör affärer internationellt kanske du vill ha en praktikant som kan tala ett främmande språk.
ABC Company vill till exempel anställa en praktikant till sin marknadsavdelning. - 5Analysera hur ditt program kommer att gynna praktikanten. Praktikanter är inte vanliga anställda, och du bör inte se dem som billig arbetskraft. Spendera lite tid på att tänka på hur din praktikant kommer att dra nytta av utbildningen.
- I synnerhet är praktikplatser möjligheter för studenter att lära sig. Identifiera vem som kommer att mentor studenten och vilken form den mentorn kommer att ha.
- Du kanske vill prata med andra företag om deras program. Ta reda på hur andra företag strukturerar sina praktikprogram. De kan ha litteratur om den praktik du kan läsa. Ställ också eventuella frågor.
- 6Utveckla projekt för praktikanten. Gör projekt specifika. Men leta efter projekt som en praktikant kan hantera från början till slut. Släpp inte en praktikant på ett stort projekt där de börjar någonstans i mitten och lämnar innan det är klart. Du vill att praktikanten ska få en känsla av prestation genom att slutföra hela projekt, så välj saker som är små.
- Undvik att ge en praktikant bara upptagen arbete, som att arkivera eller skriva in grundläggande dokument. Denna typ av arbete hjälper inte praktikanten och du kan inte korrekt bedöma praktikantens förmåga att utföra andra uppgifter.
- Helst fungerar dina betalda praktikanter som medlemmar i ett team. Om det finns flera lag bör du tänka på att rotera dem så att de kan se hur varje lag ansluter till den större organisationen.
- 7Välj en handledare noggrant. Praktikanter vet väldigt lite om din bransch och ännu mindre om den moderna arbetsplatsens trevlighet. Följaktligen kan handledaren behöva spendera mycket tid på att coacha praktikanten och lära dem grundläggande färdigheter som att skriva ett professionellt e-postmeddelande. Välj en direkt handledare med omsorg.
- Vissa företag gillar att anställa praktikanter eftersom det ger yngre anställda en chans att agera som chefer. Du bör dock tänka noga innan du tilldelar denna uppgift till en relativt oerfaren anställd.
- Den direkta handledaren behöver inte vara mentor. Det kan faktiskt vara lättare att dela upp rollerna.
- Prata med någon handledare innan du tilldelar dem en praktikant. Fråga om de är villiga att tjäna.
- 8Annonsera praktikplatsen. Skicka jobbbeskrivningen till närliggande universitet. Titta online för att hitta kontaktinformationen för deras karriärcentra. Du kan behöva gå igenom en registreringsprocess. Ring i förväg och fråga.
Del 2 av 3: skapa en obetald praktikplats som en vinstdrivande verksamhet
- 1Gör praktikplatsen till praktikantens fördel. Syftet med praktiken ska vara för praktikanten att lära sig mer om ditt företag. Om den främsta fördelen är att ditt företag får en extra uppsättning händer i en månad, tänk sedan på att betala praktikanten eller anställa deltidsanställda.
- Din fördel som företag bör vara oförutsedd.
- Försök att identifiera varför du godkänner en obetald praktik som en vinstdrivande verksamhet. Du kan till exempel göra en tjänst till en anställd genom att ge sitt barn praktikplatsen. Eller så kan du anse det som en professionell skyldighet att hjälpa till att utbilda nästa generation inom ditt område.
- 2Ge tillräckligt med utbildning. Utbildningen du erbjuder måste likna den utbildning någon skulle få i en utbildningsmiljö. I synnerhet kommer det att vara till hjälp om ett universitet eller högskola övervakar praktiken och studenten tjänar utbildningskrediter.
- Fokusera på att lära praktikanterna de kan användas på en mängd olika arbetsplatser - inte bara dina egna.
- Till exempel vill ABC Company anställa en praktikant för sin marknadsavdelning. ABC bör lära Jane grunderna för effektiv marknadsföring istället för att ha sitt arbete med en aktuell marknadsföringskampanj som ABC gör för en kund.
Om du anställer en obetald praktikant skapar du en unik screeningprocess för praktikanter. - 3Undvik att använda praktikanten som anställd. Du kan inte anställa en obetald praktikant när det du verkligen behöver göra är att anställa personal. Din praktikant bör inte ersätta eller öka din nuvarande personal. Istället måste praktikanten arbeta nära under sin tillsyn.
- Till exempel vill Smith Accountants anställa någon som hjälper till under skattesäsongen, när saker blir galna på kontoret. Smith Accountants bör anställa en deltidsanställd, inte en obetald praktikant.
- Om Smith Accounting anställer en obetald praktikant, borde de förvänta sig att praktikanten mestadels jobbar med en anställd. Faktum är att obetalda praktikanter inte ska göra någon uppgift som bidrar till företagets verksamhet, som att svara på telefonen, svara på e-post eller dokumentera inventering.
- 4Undvik att få någon fördel. Ett nyckeltest är om du drar nytta av praktiken. För att erbjuda en obetald praktik får du inte få någon ekonomisk fördel. Faktum är att din affärsverksamhet förmodligen borde avbrytas ibland.
- Till exempel anställer ABC marknadsföring Jane som praktikant. Hon skakar mestadels jobbet men slutför också enskilda projekt för sin egen pedagogiska nytta. ABC Marketing använder inte sina projekt för kunder. Detta är en giltig obetald praktikplats.
- ABC Marketing kan också behöva ringa tillbaka en del av den verksamhet de tar på sig på grund av den tid som tränas Jane. Detta är helt normalt när du har en obetald praktikant.
- 5Berätta för praktikanten att du inte betalar lön. Slutligen kan du inte lura en praktikant att tro att de kommer att få betalt. Gör det istället kristallklart att de inte har rätt till någon lön för sin erfarenhet av praktiken.
- Praktikanten ska inte känna att praktiken är en obetald "provperiod" där du får känna studenten innan du gör ett heltidserbjudande.
- Praktiken bör också vara under en viss tidsperiod. Ju längre en praktik varar, desto mer ser förhållandet ut som ett anställningsförhållande.
- 6Betala minst minimilön om du inte uppfyller testet. Du måste uppfylla var och en av faktorerna i detta avsnitt för att en obetald praktikant inte ska kvalificera sig som anställd enligt Fair Labor Standards Act. Om du inte kan möta dem alla, betala praktikanten åtminstone den rådande minimilönen.
- Lagen om obetald praktik förändras också. Vissa domstolar har antagit sina egna tester, som inte är identiska med de faktorer som diskuteras i detta avsnitt. Rådgör med en advokat om du överväger att anställa en obetald praktikant.
Del 3 av 3: granskning av ansökningar
- 1Utse en praktik koordinator. Någon bör granska ansökningar och arbeta med universitetets karriärcenter (om du samarbetar med ett universitet). Det här kan vara ett tidskrävande jobb, så tappa det inte i knäet på någon som redan är överbelastad.
- Om du anställer en obetald praktikant skapar du en unik internprövningsprocess. Sättet du bedömer och anställer sökande bör inte vara identiskt med hur du anställer vanliga anställda. Om de är desamma ser det ut som att du anställer en anställd och inte en praktikant.
- Du bör till exempel inte lägga någon vikt på att analysera hur länge en anställd sannolikt kommer att stanna hos dig, eftersom praktikplatser är kortvariga.
- Du bör inte heller flyga in praktikanten för att besöka dig om du betalar vanliga anställda för att göra det.
- 2Följ antidiskrimineringslagar. Anställningsbeslut täcks av statliga, federala och vissa lokala lagar mot diskriminering. Du bör fortfarande följa dem i din anställningsprocess. Träffa en advokat som kan förklara antidiskrimineringslag för dig. I allmänhet begränsar lagarna dig på följande sätt:
- Du kan inte fatta anställningsbeslut baserat på stereotyper som involverar en persons funktionshinder, ras, färg, nationella ursprung, kön, religion eller ålder.
- Du kan inte använda något test för att rensa bort sökande som kan ha olika inverkan på skyddade grupper. Fråga till exempel inte sökande om de kan lyfta 23 kg såvida det inte är ett nödvändigt, arbetsrelaterat krav.
Om Smith Accounting anställer en obetald praktikant, bör de förvänta sig att praktikanten mestadels jobbar med att skugga en anställd. - 3Genomföra intervjuer. Du kan intervjua möjliga praktikanter på samma sätt som du intervjuar potentiella anställda - fråga om styrkor, svagheter, varför de vill praktisera hos dig osv. Men du kanske också vill bli kreativ.
- Du kan till exempel ställa udda frågor, till exempel vad som är det sista rena skämtet de har hört eller vilket tillstånd de skulle mata ut från unionen. Det är viktigt att fokusera mer på den sökandes svar på frågan än svaret.
- Gillar till exempel praktikanten utmaningen? Skratt? Försök att svara i god tro? Dessa svar visar att praktikanten är flexibel.
- Om du samarbetar med ett college eller universitet bör du fråga om du kan intervjua kandidater på campus. Det här kan vara bekvämt. Studenterna har lätt för att komma till intervjun och de kan känna sig mer bekväma att intervjua i bekanta omgivningar.
- 4Förläng ett erbjudande. Ring upp den kandidat du väljer och lämna ett erbjudande. Du bör också skriva en praktikant erbjudande brev. Det finns exempelbokstäver online som du kan använda som modell när du skriver dina egna.
- I ditt erbjudande bör det anges att jobbet är kortvarigt. Förklara också om praktikanten kommer att kvalificera sig för företagsförmåner.
- Du måste antagligen också meddela studentens skola om praktikanten får högskolekredit.
- 5Skapa en arbetsyta för praktikanten. Ställ in dem om möjligt med sin egen arbetsstation, inklusive telefon, e-postkonto och brevlåda. Du kan få dem att dela en sekreterare med andra anställda.
- Du kan behöva svara på frågor om bostäder om dina praktikanter kommer från stan. Även om du inte behöver skaffa bostäder bör du ha resurser att dela med praktikanten om att hitta ett boende.
- 6Låt praktikanten fylla i nödvändigt pappersarbete. Om du betalar praktikanten måste du lägga till dem på din lön. Låt eleven fylla i ett W4-formulär och alla andra löneformer. Helst bör de slutföra detta pappersarbete den första dagen.
- Det är lättast att klassificera praktikanter som vanliga anställda. De kvalificerar sällan som oberoende entreprenörer.
- Du kan behöva praktikanter, inklusive obetalda praktikanter, för att fylla i andra formulär. Kontrollera med personal.
Läs också: Hur anställer jag?
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
Relaterade artiklar
